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Charte sur la vérification interne

Janvier 2010

Table des matières

1. OBJECTIF DE LA CHARTE SUR LA VÉRIFICATION INTERNE
2. PROCESSUS DE VÉRIFICATION INTERNE
3. INDÉPENDANCE ET OBJECTIVITÉ DE LA VÉRIFICATION INTERNE
4. APPROCHE EN MATIÈRE DE RAPPORTS DE VÉRIFICATION INTERNE
5. RÔLES ET RESPONSABILITÉS
6. POUVOIRS
7. ÉTHIQUE PROFESSIONNELLE
8. APPROBATION DE LA CHARGE SUR LA VÉRIFICATION INTERNE
9. ANNEXE 1 – Pouvoirs et références

1. OBJECTIF DE LA CHARTE SUR LA VÉRIFICATION INTERNE

Les organismes fédéraux, y compris les hauts fonctionnaires du Parlement, sont censés se doter d’une charte sur la vérification interne pour leur fonction de vérification interne. La Charte décrit l’objet, les pouvoirs et les responsabilités de la fonction de vérification interne, ainsi que la portée et la nature des services que celle-ci offre. La Charte établit aussi la place que tient la vérification interne dans l’organisation, décrit les liens hiérarchiques et autorise l’accès aux documents utiles et aux employés compétents pour la conduite des missions de vérification.

La fonction de vérification interne (VI) fournit au commissaire des renseignements, des assurances et des conseils objectifs et indépendants factuels sur l'efficacité et le bien-fondé des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance¹ du Commissariat afin d'aider celui-ci à mieux atteindre ses objectifs.

L'esprit et l'intention de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor² sont respectés dans la présente Charte, à la lumière de l'Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement³. Le Groupe de travail a convenu que l’intention de la Politique sur la vérification interne du gouvernement se reflétera dans les systèmes, les processus et l’infrastructure de vérification interne de l’organisation de chacun des hauts fonctionnaires du Parlement, mais en tenant compte de leur statut d’organisme indépendant du gouvernement, de leur taille relativement modeste et du rôle de surveillance assumé par le Comité consultatif sur le financement à l’intention des hauts fonctionnaires du Parlement.

Le présent document sera mis à jour périodiquement, puisqu'il évoluera en fonction des leçons tirées de l'expérience acquise dans l'application générale de la nouvelle Politique sur la vérification interne du gouvernement et, plus particulièrement, son application particulière au commissaire en tant que haut fonctionnaire du Parlement⁴.

RÔLE DE LA VÉRIFICATION INTERNE

La fonction de vérification interne du gouvernement du Canada est une fonction de vérification professionnelle et indépendante qui fournit des conclusions objectives et fondées relativement à la conception des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l’organisation et à la façon dont ils fonctionnent.

La vérification interne met l’accent sur tous les systèmes, les processus et les pratiques de gestion ainsi que sur l’intégrité des renseignements financiers et non financiers.

La vérification interne permet d’ajouter de la valeur en évaluant l’efficacité des mécanismes qui sont déjà en place pour s’assurer que l’organisation atteint ses objectifs et en fournissant des recommandations à ce sujet d’une façon qui démontre que des décisions éclairées et responsables sont prises à l’égard des principes d’éthique, de conformité, de risques, d’économie et d’efficience.

Les vérificateurs internes assument le rôle décrit ci-dessus en fournissant une assurance. Cette assurance doit servir de fondement sur lequel les décideurs peuvent s’appuyer pour surveiller et contrôler leur organisation, assurer la saine gestion des risques, diriger leur attention vers les secteurs devant être améliorés et faire preuve de responsabilité. Les vérificateurs internes adoptent donc une approche rigoureuse et fondée sur la preuve afin de déterminer s’ils peuvent donner l’assurance que les principaux systèmes et processus ont été conçus de façon appropriée et qu’ils fonctionnent comme prévu.

Essentiellement en complément de leur mission d'assurance et dans leur champ d'expertise, les vérificateurs internes fournissent aussi des services consultatifs à l’organisation de manière à formuler des recommandations pour régler les problèmes constatés.

2. PROCESSUS DE VÉRIFICATION INTERNE

La fonction de vérification interne reposera sur la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada et des normes, y compris les Normes internationales pour la pratique professionnelle de la vérification interne de l’Institut des vérificateurs internes.

Chaque année, un plan de vérification axé sur les risques sera établi conformément aux objectifs du Commissariat, tiendra compte des commentaires des cadres supérieurs du Commissariat et appuiera la prestation de services d’assurance concernant l’efficacité et le bien‑fondé des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. De plus, le plan prendra en compte les thèmes de vérification horizontaux ou sectoriels découlant des vérifications menées par le Bureau du contrôleur général.

Le Comité de vérification examinera le plan de vérification axé sur les risques et en recommandera l’approbation au commissaire, qui a le dernier mot en la matière. Le Comité consultatif sur le financement à l’intention des hauts fonctionnaires du Parlement et d’autres comités parlementaires recevront de l’information sur le plan de vérification et sur les rapports de vérification, au besoin.

Les missions de vérification interne seront confiées à contrat à des professionnels de la vérification conformément aux lignes directrices gouvernementales sur l’attribution des contrats. La section qui suit explique la façon dont le Commissariat assurera l’intégrité de la fonction de vérification interne.

La fonction de vérification interne (VI) concentre essentiellement ses activités sur la prestation de services d’assurance et ne fournira d’autres types de services qu’à titre exceptionnel.

3. INDÉPENDANCE ET OBJECTIVITÉ DE LA VÉRIFICATION INTERNE

La fonction de vérification interne doit être indépendante de sorte que les vérificateurs internes puissent mener des évaluations impartiales et objectives tout en évitant les conflits d’intérêts. Vu la taille modeste de l’organisation, il ne serait pas utile que le Commissariat consacre un employé à temps plein à la vérification interne. Dans ce contexte, le directeur général, Gestion intégrée est le dirigeant principal de la vérification ainsi que le dirigeant principal des finances au Commissariat. Conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT, le titulaire est un haut fonctionnaire qui relève directement du haut fonctionnaire du Parlement et possède un titre de comptable (si possible).

L’intégrité de la fonction de vérification interne est assurée par les mécanismes suivants :

• Des professionnels de la vérification sont chargés à contrat d’élaborer le plan annuel de vérification interne axé sur les risques et de vérifier les programmes et les processus et pratiques de gestion du Commissariat. Les produits de vérification créés par les entrepreneurs porteront l’en-tête des vérificateurs pour faire ressortir l’indépendance de ceux-ci. Les vérificateurs auront accès à tous les dossiers, base de données, lieux de travail et employés du Commissariat et le droit d’obtenir de l’information et des explications des employés et des entrepreneurs du Commissariat;

• Le Comité de vérification examine le plan de vérification interne axé sur les risques et en recommande l’approbation au commissaire, qui a le dernier mot en la matière;

• Un lien hiérarchique direct est établi entre les professionnels de la vérification embauchés à contrat, d’une part, et le commissaire et le Comité de vérification, d’autre part. Ainsi, les vérificateurs présentent leurs constatations de vérification directement au commissaire et au Comité et ne sont pas tenus de s’adresser d’abord au dirigeant principal de la vérification lorsque les constatations concernent la Gestion intégrée et tous les autres secteurs relevant du titulaire.

Le dirigeant principal de la vérification est responsable de l’intégrité de la fonction de vérification interne.

Conformément à l’Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement, le Commissariat ne donnera pas au contrôleur général accès aux employés affectés à la vérification interne ni aux documents de travail s’y rapportant comme l’exige normalement la Politique. Nous estimons en effet qu’un tel accès conférerait au contrôleur général un rôle de gestion en ce qui concerne la mise en œuvre de la Politique, ce qui compromettrait l’indépendance du Commissariat. De plus, le Commissariat ne participera normalement pas aux vérifications pangouvernementales lancées par le contrôleur général.

4. APPROCHE EN MATIÈRE DE RAPPORTS DE VÉRIFICATION INTERNE

Rapports de vérification interne

Une fois approuvés par le commissaire, les rapports de vérification interne seront affichés dans un délai raisonnable sur le site Internet du Commissariat dans les deux langues officielles et dans la mesure permise par la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le Comité de la haute gestion (CHG) recevra copie des rapports de vérification dès que ceux‑ci auront été approuvés par le commissaire.

Rapport annuel sur la vérification interne du dirigeant principal de la vérification

Le dirigeant principal de la vérification fournira au Comité de vérification des rapports d'étape concernant le plan annuel de vérification ainsi qu'un rapport annuel sommaire faisant état de toutes les activités de vérification menées au cours de l'année.

Le rapport fournira de l’information sur :

• les activités menées à bien ou en cours
• les résultats de chaque mission entreprise
• les mesures correctrices prises
• le caractère adéquat des ressources consacrées à la mise en œuvre du plan
• le rendement de la fonction de VI
• les progrès réalisés en vue de la prestation d’une opinion globale quant à l’efficacité et au bien-fondé des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

5. Rôles et responsabilités

5.1 Le commissaire a les responsabilités suivantes :

5.1.1 Instaurer une fonction de vérification interne dotée de ressources suffisantes qui fonctionne conformément à la Politique sur la vérification interne du SCT, sous réserve des conditions convenues par les hauts fonctionnaires du Parlement et le gouvernement, et qui respecte les normes reconnues pour une fonction de vérification interne professionnelle;

5.1.2 Instaurer un Comité de vérification composé d’une majorité de membres externes qui ne sont pas à l’emploi de la fonction publique fédérale;

5.1.3 Nommer un dirigeant principal de la vérification qualifié, au niveau de haut fonctionnaire, chargé de diriger la fonction de vérification interne, conformément à l’Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement;

5.1.4 Approuver le plan et le budget de vérification interne du Commissariat et les rapports de vérification selon la recommandation du Comité de vérification;

5.1.5 Veiller à ce que le Comité de vérification reçoive toute l’information et la documentation nécessaires ou demandées pour s’acquitter de ses responsabilités, sous réserve des dispositions législatives qui s’appliquent;

5.1.6 Veiller à ce que les cadres supérieurs établissent des plans d’action qui abordent comme il se doit les recommandations et les constatations découlant des vérifications internes et à ce que les plans d’action soient bien mis en œuvre.

5.2 Le dirigeant principal de la vérification a les responsabilités suivantes :

5.2.1 Établir la Charte sur la vérification interne et la faire approuver;

5.2.2 Voir chaque année à l’établissement, à contrat, d’un plan de vérification axé sur les risques qui est conforme aux objectifs du Commissariat, qui tient compte des commentaires de la haute direction et du Comité de vérification du Commissariat et qui soutient la prestation de services d’assurance concernant tous les secteurs importants du Commissariat.

5.2.3 Coordonner les activités et les plans de vérification interne avec ceux d’autres fournisseurs internes et externes d’activités d’assurance et de consultation de façon à couvrir tous les secteurs de l’organisation et à réduire au minimum le double emploi;

5.2.4 Communiquer le plan de vérification et les besoins en ressources de la fonction de vérification interne, y compris les changements provisoires importants et l’incidence des contraintes liées aux ressources, au commissaire et au Comité de vérification et veiller à ce que les ressources affectées à la vérification interne soient adéquates, suffisantes et déployées comme il se doit en vue de la pleine mise en œuvre du plan approuvé;

5.2.5 Confier à contrat la conduite de missions de vérification interne conformément au plan approuvé et veiller à ce que les rapports de vérification soient fournis au Comité de vérification sans délai;

5.2.6 Élaborer et maintenir un programme d’assurance de la qualité et d’améliorations qui couvre tous les aspects de la fonction de vérification interne et suivre en permanence son efficacité;

5.2.7. Assurer le suivi et fournir des rapports quant à l’avancement de la mise en œuvre des recommandations de vérification;

5.2.8 Veiller à ce que les normes professionnelles relatives à la vérification interne soient suivies et à ce que les vérificateurs internes embauchés à contrat aient les titres et qualités professionnels voulus (en inscrivant ces conditions au contrat), et faire un rapport au moins chaque année au Comité de vérification sur le respect, par la fonction de vérification interne, des normes professionnelles de vérification interne;

5.2.9 Rencontrer le commissaire tous les trois mois et assister à toutes les réunions du Comité de vérification;

5.2.10 En collaboration avec le Comité de vérification, veiller à ce qu’une inspection professionnelle ou un examen externe d’assurance de la qualité de la fonction de vérification interne soit mené au moins tous les quatre ans par un examinateur indépendant ou une équipe d’examen externe qualifiés, et que les résultats de cette évaluation externe soient communiqués au commissaire et au Comité de vérification.

5.3 Les gestionnaires et le personnel du Commissariat ont les responsabilités suivantes :

5.3.1 Faire preuve d’ouverture et de proactivité dans la prestation de l’information se rapportant à une vérification et veiller à ce que les vérificateurs aient pleinement accès aux documents, bases de données, lieux de travail et employés du Commissariat et aient le droit d’obtenir de l’information et des explications des employés du Commissariat dans l’exercice des responsabilités qui leur ont été confiées;

5.3.2 Établir et mettre en œuvre des plans d’action de la gestion en réponse aux recommandations de vérification sans tarder et fournir des rapports d’étape périodiques au dirigeant principal de la vérification.

5.4 Le Comité de vérification a les responsabilités suivantes :

5.4.1 Donner des conseils et faire des recommandations au commissaire sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance de la pertinence et du fonctionnement des processus et cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance;

5.4.2 Les responsabilités du Comité sont énoncées plus en détail dans le mandat du Comité de vérification.

6. Pouvoirs

Il revient au commissaire d’établir une fonction de vérification interne à la mesure des besoins du Commissariat. Ses pouvoirs à cet égard sont conférés par les instruments suivants :

• Loi fédérale sur la responsabilité
• Loi sur la gestion des finances publiques (Partie I.1)
• Loi sur la protection des renseignements personnels
• Politique sur la vérification interne du Secrétariat du Conseil du Trésor (1er avril 2006; version révisée : 1er juillet 2009).

7. ÉTHIQUE PROFESSIONNELLE

L’activité de vérification interne du Commissariat souscrit aux normes du gouvernement du Canada concernant la vérification interne ainsi qu’au Code d’éthique du Commissariat.

8. APPROBATION DE LA CHARTE SUR LA VÉRIFICATION INTERNE

Élaborée par le dirigeant principal de la vérification		Date
Recommandée par le Comité de vérification		Date
Approuvée par la commissaire		Date

ANNEXE 1 – Pouvoirs et références

Un certain nombre d’instruments connexes visant à faciliter l’interprétation de la nouvelle Politique sur la vérification interne du gouvernement ont été émis sous la forme de lignes directrices ou directives. Il s’agit des documents suivants :

• Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada — Elles énoncent les normes de vérification interne que doivent appliquer tous les ministères assujettis à la Politique sur la vérification interne.
• Lignes directrices sur les responsabilités des dirigeants de la vérification — Ces lignes directrices visent à aider les administrateurs généraux dans l’établissement des responsabilités du dirigeant principal de la vérification.
• Lignes directrices sur les compétences attendues des dirigeants de la vérification — Ces lignes directrices visent à conseiller les administrateurs généraux sur les titres ou qualités que devraient posséder les dirigeants principaux de la vérification.
• Directive sur les dirigeants de la vérification, plans de vérification interne et soutien au contrôleur général — Ce document fournit des orientations aux administrateurs généraux en ce qui concerne les dirigeants principaux de la vérification, les plans de vérification interne et le soutien à apporter au contrôleur général du Canada.
• Directive sur les comités ministériels de vérification — Ce document fournit des orientations aux administrateurs généraux concernant les responsabilités, la composition et les activités des comités ministériels de vérification.

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