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Mandat du Comité de vérification interne

Le 17 février 2010

Table des matières

1. INTRODUCTION
2. MANDAT
3. REPRÉSENTATION ET COMPOSITION DU COMITÉ
4. RÉUNIONS DU COMITÉ
5. RESPONSABILITÉS
6. OPÉRATIONS
7. ÉVALUATION DU RENDEMENT DU COMITÉ
8. RAPPORT ANNUEL
9. APPROBATION DU MANDAT DU COMITÉ

1. INTRODUCTION

Le présent document décrit la raison d’être, les responsabilités, la composition et le mode de fonctionnement du Comité de vérification (CV) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Le CV est un élément essentiel du régime de vérification interne établi au sein du CPVP, et il est inspiré de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2006¹, et de l’Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement². Cette dernière renforce le statut du commissaire en tant que haut fonctionnaire du Parlement.

Les membres du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement ont convenu que l'intention de la Politique sur la VI du gouvernement se reflétera dans les systèmes, les processus et l'infrastructure de vérification interne de l’organisation de chacun des hauts fonctionnaires du Parlement, mais en tenant compte de leur statut d'organisme indépendant du gouvernement, de leur taille relativement modeste et du rôle de surveillance assumé par le Comité consultatif sur le financement à l’intention des hauts fonctionnaires du Parlement.

2. MANDAT

Le CV (ou Comité) joue un rôle consultatif auprès du commissaire. Il donne des conseils objectifs et fait des recommandations sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance de la pertinence et du fonctionnement des processus et cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

Pour offrir ce soutien au commissaire, le CV surveille activement, et de façon intégrée et systématique, les principaux domaines de contrôle et de responsabilité du CPVP de manière à ce que les résultats des vérifications internes puissent être intégrés dans les processus d’établissement des priorités et de planification stratégique du CPVP. Par conséquent, le travail du Comité renforce la qualité et la fiabilité de l’information financière et de l’information sur le rendement utilisée par les gestionnaires du CPVP dans le cadre de la prise de décisions et de la reddition de comptes et, par le fait même, il contribue au renforcement de la responsabilité de la gestion. Le CV sert également à consolider l’indépendance, l’efficacité et la responsabilité du dirigeant principal de la vérification.

En tant que ressource stratégique du commissaire, le CV offre également des conseils et des recommandations à la demande de celui-ci sur des priorités, préoccupations, possibilités et risques nouveaux et particuliers, ou sur la reddition de comptes.

3. REPRÉSENTATION ET COMPOSITION DU COMITÉ

3.1 Composition

Le commissaire est chargé d’établir un comité de vérification indépendant pour le Commissariat. Ce comité est composé de trois membres. Deux d’entre eux sont des membres de l’extérieur qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale, et le commissaire est membre d’office. Le dirigeant principal de la vérification (DPV) et dirigeant principal des finances (DPF) assiste à toutes les réunions.

Il incombe au commissaire de choisir le président, les membres et le secrétaire du Comité. Tous les membres du CV doivent être compétents en matière financière, ou le devenir pendant la première année de leur mandat, et avoir une bonne connaissance des rapports financiers dans le secteur privé ou public. Au moins un des membres doit être un expert financier.

Les membres doivent être indépendants et en faire la démonstration par l'absence d’intérêts personnels et financiers réels ou perçus, directs ou indirects, de leur part ou de celle de leur famille, de leurs associés ou de leurs concurrents, ET par leur capacité personnelle à amener la direction, le DPV et les vérificateurs externes à examiner les pratiques et les sujets de préoccupation. Cette exigence va jusqu’à imposer au membre de signaler les rapports et les pratiques qui lui semblent incompatibles avec les faits ou les pratiques acceptables — même lorsque ses collègues du Comité sont enclins à passer outre. Les membres ont donc l’obligation d’informer le commissaire directement dans de tels cas. La protection de l’indépendance peut conduire à un accord mutuel pour mettre un terme à la nomination.

3.2 Représentation

Le président représente le Comité lors des réunions périodiques avec le commissaire.

3.3 Durée du mandat

Les membres sont nommés pour une période de quatre ans³. Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin d'assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les nominations initiales peuvent être de moins de quatre années.

4. RÉUNIONS DU COMITÉ

4.1 Fréquence

Le CV doit se réunir deux ou trois fois par année, en personne ou par téléconférence, et davantage de réunions sont organisées si le président le juge nécessaire. Le calendrier des réunions du Comité sera généralement établi un an d’avance de manière à ce que la direction du CPVP et les vérificateurs internes puissent préparer l’information et les rapports nécessaires au travail du Comité. La modification des dates des réunions du CV ne se fera que dans des circonstances exceptionnelles.

4.2 Quorum

Le quorum est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3 Préparation et participation des membres

Pour améliorer l’efficacité des réunions du CV, chaque membre doit :

• consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion : il doit lire les rapports et les documents de référence fournis pour la réunion;
• maintenir un excellent dossier de participation aux réunions.

4.4 Participation des non‑membres

Le dirigeant principal de la vérification assiste à toutes les réunions du CV. Le président peut demander la présence d'autres cadres supérieurs. Au besoin, il demande qu'un représentant principal du Bureau du vérificateur général (BVG) assiste aux réunions du Comité pour discuter des plans et constatations du BVG, et d'autres questions d'intérêt mutuel.

4.5 Compte rendu des réunions

Le compte rendu de chaque réunion est conservé. Il contient la liste des personnes présentes, un résumé des décisions prises et un aperçu des points discutés.

4.6 Réunions à huis clos

À chacune de ses réunions, le CV doit tenir une réunion à huis clos avec le DPV/DPF, le représentant du BVG, lorsqu'il est présent, et tout autre représentant que le Comité décide de convoquer.

5. RESPONSABILITÉS

Les principaux secteurs de responsabilité du CV sont les suivants.

5.1 Plan annuel du Comité

Le président du Comité doit préparer un plan afin que les responsabilités annuelles et continues du Comité soient prévues et exercées intégralement. Ce plan doit être soumis à l’approbation du Comité.

5.2 Valeurs et éthique

Le CV doit examiner, en tenant compte du cycle et des risques de façon appropriée, les dispositions prises par la direction pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et assurer le respect des lois, règlements, politiques et normes de comportement éthique.

5.3 Gestion des risques et reddition de comptes

Le CV doit examiner, en tenant compte du cycle et des risques de façon appropriée, le profil de risque organisationnel et les dispositions de gestion du risque au CPVP.

5.4 Cadre de contrôle de la gestion

Le CV doit examiner, en tenant compte du cycle et des risques de façon appropriée, des dispositions de contrôle interne du Commissariat, y compris les vérifications lancées par la direction.

5.5 Fonction de vérification interne

Le Comité doit :

• recommander et revoir périodiquement la charte du CPVP pour la vérification interne aux fins de son approbation par le commissaire;
• surveiller la pertinence des ressources affectées à la fonction de vérification interne;
• examiner l'évaluation des risques et le plan de vérification interne préparés par le dirigeant principal de la vérification et en recommander l'approbation au commissaire;
• surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne, y compris le rendement par rapport au plan de vérification interne approuvé;
• conseiller le commissaire au sujet de la nomination et de l'évaluation du rendement du dirigeant principal de la vérification;
• obtenir et recommander, aux fins d'approbation par le commissaire, les rapports de vérification interne et les plans d'action de la gestion qui donnent suite aux recommandations;
• être informé des plans ou des tâches de vérification qui n'entraînent pas la présentation d'un rapport au Comité et être informé aussi, par le niveau approprié de gestion, de toutes les questions importantes associées à ces travaux;
• recevoir et examiner les rapports habituels sur les progrès accomplis relativement au plan de vérification, y compris un rapport d’étape annuel du dirigeant principal de la vérification sur ces progrès;
• recevoir et examiner les rapports habituels sur l’état du suivi de la direction sur les recommandations des vérifications internes;
• recevoir et recommander pour approbation un rapport annuel d’assurance global préparé par le dirigeant principal de la vérification.  

5.6 États financiers et rapports des comptes publics

Comme les états financiers du CPVP sont vérifiés par le BVG, le Comité doit examiner :

• les états financiers vérifiés en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction, discuter de toute modification importante devant être apportée aux états financiers par suite de la vérification et discuter de toute difficulté ou de tout différend avec la direction qui se sont produits au cours de la vérification;
• les lettres de la direction découlant de la vérification externe des états financiers du Commissariat ou des comptes publics;
• les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les mécanismes de contrôle interne visant les rapports sur les états financiers;
• le rendement du vérificateur externe.

5.7 Suivi des plans d’action de la gestion

Le CV doit informer le commissaire de l’efficacité des dispositions visant à surveiller et à faire le suivi des plans d’action de la gestion en réponse aux recommandations des vérifications internes, du BVG ou d’autres vérificateurs ou organismes centraux.

À cet égard, le dirigeant principal de la vérification est responsable de s’assurer que le CV reçoit régulièrement des rapports à propos de la mise en œuvre des plans d’action de la gestion, à partir du travail de suivi sur les risques, s’il y a lieu de remettre en question l’efficacité des mesures prises. Le rapport du dirigeant principal de la vérification doit indiquer tout secteur dans lequel il estime que la gestion a accepté un niveau de risque inacceptable pour le CPVP.

5.8 Présentation de rapports sur le risque et la responsabilité

Le CV doit examiner le profil de risque organisationnel du CPVP et offrir des conseils en la matière au commissaire.

Le CV recevra également des copies du Rapport sur les plans et les priorités, du Rapport ministériel sur le rendement ainsi que de tout autre rapport pertinent. Avec le temps, et au cours des examens successifs de ces documents, le Comité sera attentif à toutes les inexactitudes et omissions et donnera des conseils à propos de celles-ci.

5.9 Plan et rapports d’évaluation

Lorsque le Commissariat aura mis en place une fonction d’évaluation, le plan et les rapports d’évaluation seront soumis au Comité à titre d’information, après leur approbation par l’autorité compétente (c.‑à‑d. un autre comité ou la haute direction).

5.10 Examen du mandat du Comité

Le Comité doit régulièrement examiner son mandat et, si des modifications y sont apportées, elles doivent être soumises à l’approbation du commissaire.

6. OPÉRATIONS

6.1 Accès

Le Comité a libre accès au dirigeant principal de la vérification ainsi qu’aux autres employés du Commissariat et aux documents requis, sous réserve des dispositions législatives pertinentes, pour s’acquitter de ses fonctions. Le DPV a libre accès au Comité et au président du Comité.

6.2 Orientation, formation et éducation continue des membres du Comité

Les membres doivent recevoir une orientation et une formation en bonne et due forme au sujet des responsabilités et des objectifs du Comité et des activités du CPVP.

6.3 Soutien

La fonction de vérification interne fournit au Comité le soutien nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités et exercer ses fonctions. Le Comité a aussi le pouvoir d’obtenir de l’aide et des conseils indépendants. Entre autres choses, le soutien accordé au Comité inclut :

• les tâches administratives (p. ex., préparation et distribution des ordres du jour, des comptes rendus et des documents des réunions);
• le soutien au Comité pour effectuer son travail;
• le soutien au Comité pour l’évaluation de son rendement;
• le soutien au Comité pour sa reddition de comptes;
• le soutien relatif à l’orientation des nouveaux membres.

6.4 Obligation d’informer et obligation de démissionner — Désaccord

Si un membre du CV a une divergence de vues avec un autre membre qui ne peut être résolue par le président ou si le membre a une divergence de vues non résolue avec le président et à condition que cette différence d’opinions, du point de vue du membre, a ou pourrait avoir un impact négatif substantiel sur la justesse de l’information rapportée ou sur l’intégrité des opérations du CPVP ou qu’elle implique le comportement douteux d’un individu, alors le membre doit soulever la question en vue de sa résolution, comme suit :

• porter la question à l’attention du commissaire dans un délai raisonnable;
• si le commissaire est incapable de résoudre la question et que le membre est d’avis que celle‑ci doit être résolue, le membre a l’obligation de démissionner.

7. ÉVALUATION DU RENDEMENT DU COMITÉ

Le Comité doit évaluer périodiquement son rendement en vue de l’amélioration continue de l’exercice de ses responsabilités. Le rendement du Comité doit aussi faire partie de l’évaluation externe de la fonction de vérification interne, qui sera effectuée au moins tous les cinq ans par un vérificateur indépendant.

8. RAPPORT ANNUEL

Le Comité doit préparer un rapport annuel à l’intention du commissaire qui :

• résume les activités du Comité et les résultats de ses examens;
• présente l’évaluation par le Comité du système de contrôles internes du CPVP;
• étaye les préoccupations importantes que le Comité peut avoir en ce qui a trait aux processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du CPVP;
• présente son évaluation de la capacité et du rendement de la fonction de vérification interne;
• présente, si nécessaire, des recommandations en vue de l'amélioration des processus de gestion du risque, de contrôle et de reddition de comptes, y compris des recommandations en vue d’améliorer la fonction de vérification interne du CPVP.

9. APPROBATION DU MANDAT DU COMITÉ

 

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