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Jennifer Stoddart
Commissaire

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Accès à l'information et protection des renseignements personnels

Guide de procédures et de conformité

Demandes en vertu de la Loi sur l'accs à l'information

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Principes à suivre pour aider les demandeurs

Directive et procédures concernant l’article 67.1 de la Loi sur l’accès à l’information

Politique sur la protection des renseignements personnels du CPVP

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Rapports annuels au Parlement

Sommaires des demandes

Guide de procédures et de conformité

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Préparé par
La Section de l’AIPRP

Avril 2008

Remerciements

La Section de l’AIPRP aimerait remercier tout le personnel du CPVP pour le travail exceptionnel, le temps et les efforts consacrés au traitement des demandes en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
La capacité du CPVP de respecter les exigences législatives de ces lois dépend grandement de l’implication de chacun de ses employés.
Vous n’êtes pas que d’importants collaborateurs dans ce processus, vous êtes aussi des participants indispensables.

MERCI À TOUS!

Table des matières

Introduction

Bien que la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) soient entrées en vigueur le 1er juillet 1983, ce n’est que le 1er avril 2007 que le CPVP a dû commencer à s’y conformer. L’AIPRP a conçu ce guide pour le CPVP afin :

d’expliquer les règles de base de la LAIet de la LPRP;
de décrire les processus qui doivent être mis en œuvre par la Section de l’AIPRP pour répondre aux demandes en vertu de ces lois;
de décrire les processus qui doivent être mis en œuvre par les membres du personnel du CPVP dans l’exercice de leurs responsabilités concernant les réponses aux demandes en vertu des lois;
d’aider les membres du personnel du CPVP à comprendre leurs responsabilités quant au traitement des renseignements personnels conformément à la LPRP.

Ces deux lois jouent un rôle démocratique essentiel en rendant le gouvernement plus ouvert et transparent. Elles favorisent aussi la responsabilisation en permettant aux personnes de participer à la prise de décisions par le gouvernement dans les domaines qui les concernent. Cette transparence est dans l’intérêt incontestable du public et permet de s’assurer que le gouvernement rend compte de l’atteinte de ses objectifs et que son rendement est mesuré en fonction de ces objectifs. Le gouvernement est donc plus redevable auprès de ses électeurs, la participation d’un public informé dans la formulation des politiques publiques est facilitée et on assure l’équité en matière de prise de décision gouvernementale.

À titre d’employés du CPVP, nous sommes les gardiens des renseignements que nous recueillons, utilisons, communiquons ou conservons dans l’exercice de nos responsabilités. Nous devons rendre des comptes à la commissaire à la protection de la vie privée, au gouvernement fédéral ainsi qu’au public canadien quant à la manière dont nous nous acquittons de nos tâches en vertu des diverses lois, dont la LAI et la LPRP. Nous avons aussi des droits en vertu de ces lois, soit le droit de connaître le rendement du gouvernement fédéral à cet égard et quels renseignements personnels il détient sur nous.

L’application adéquate de la LAI et de la LPRP au sein du CPVP est une responsabilité partagée qui exige une participation active de tous les employés. Ce guide vous aidera à comprendre le rôle que vous jouez dans ce processus et pourquoi votre entière coopération revêt une si grande importance.

BIENVENUE DANS LE MONDE DE L’ACCÈS À L’INFORMATION ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Foire aux questions

1. Qui est le demandeur et pourquoi demande-t-il ces documents?

Aucun article de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) n’empêche l’AIPRP de divulguer le nom du demandeur. Cependant, les identités des demandeurs en vertu de la LAI sont généralement considérées comme des renseignements personnels.

Dans les cas où l’auteur de la demande relative à la LAIest une société, le nom de la société n’est pas un renseignement personnel. La décision de protéger ou non l’identité de la personne qui a déposé la demande pour le compte de la société comme étant des renseignements personnels doit être déterminée selon le cas. Cependant, l’AIPRP ne divulgue habituellement pas le nom de la société ou de l’employé puisque l’identité du demandeur ne doit pas influencer la décision de divulguer les renseignements aux termes de la LAI. Que la demande provienne du public, d’un journaliste ou d’un avocat n’a pas d’importance. Les décisions concernant la divulgation doivent être fondées sur le contenu des documents et sur la Loi, non sur l’identité de la personne qui a demandé les documents.

Également, la Politique sur la protection des renseignements personnels du gouvernement exige des institutions fédérales qu’elles ne divulguent l’identité du demandeur que si la LAI l’autorise et que s’il est réellement nécessaire de le savoir pour exercer les pouvoirs ou les fonctions en lien avec la LAI.

Quant à l’identité d’un demandeur en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, puisqu’il exige l’accès à ses propres renseignements personnels, l’AIPRP doit habituellement révéler son identité au responsable de la direction du CPVP qui détient les renseignements demandés. Le personnel du bureau de première responsabilité est tenu de ne pas divulguer plus qu’il n’en faut sur l’identité de l’individu pour trouver les renseignements que ce dernier désire. En fait, la divulgation de renseignements personnels à quiconque n’ayant pas « besoin de savoir » constitue une infraction à la LPRP.

2. Lorsque je rassemble des documents en réponse à une demande, dois-je inclure les notes manuscrites, les courriels sur mon ordinateur et tout autre document non officiel?

Si les renseignements que ces documents contiennent sont visés par la demande, alors oui, ils doivent tous être rassemblés et envoyés à l’AIPRP à des fins d’examen. Conformément à la LAI, « document » signifie « éléments d’information, quel qu’en soit le support ».

3. Je fais partie d’un comité interministériel et tous les membres ont reçu un exemplaire d’un document confidentiel du secteur privé à des fins de commentaires. On m’a maintenant soumis une demande de renseignements sur le même sujet. Dois-je inclure l’exemplaire du document confidentiel avec les autres documents pertinents?

Oui. Tout document pertinent se trouvant au CPVP lorsqu’une demande est reçue doit être inclus. Une promesse de considérer certains renseignements comme confidentiels n’a pas préséance sur le droit d’accès conféré par la Loi. À moins que ces renseignements ne soient visés par une exception ou une exclusion prévues dans la Loi, ils doivent être mis à la disposition du demandeur.

4. Parfois je reçois des documents de tiers qui portent la mention « tous droits réservés ». Je ne veux pas violer la Loi sur le droit d’auteur si jamais un de ces documents est visé par une demande d’accès à l’information. Le CPVP doit-il obtenir le consentement de l’auteur avant de communiquer le document?

Non, le CPVP n’a pas à obtenir le consentement de l’auteur. En vertu des alinéas 32.1(1) a) et b) de la Loi sur le droit d’auteur, ne constituent pas des violations du droit d’auteur les communications de documents effectuées en vertu de la LAI ou de la LPRP.

5. Je travaille sur des projets prioritaires avec des délais serrés et je n’ai pas le temps de m’occuper de la demande d’information de l’AIPRP. Puis-je traiter cette demande quand j’en aurai le temps?

Non. Selon les délais imposés par la LAI et la LPRP, le CPVP doit répondre aux demandes dans les 30 jours civils — ce qui équivaut normalement à seulement 20 jours ouvrables pour trouver les documents, les examiner pour repérer les exceptions et préparer l’ensemble des renseignements communicables. Si vous ne pouvez respecter le délai de l’AIPRP, il est impératif que vous communiquiez immédiatement avec l’AIPRP pour discuter de la possibilité d’une prorogation, mais ce serait seulement d’une journée ou deux. Si vous ne respectez pas la date limite, l’AIPRP communiquera avec vous et vous devrez fournir une raison valable pour ce retard. Ces retards pourraient entraîner le dépôt de plaintes fondées à l’encontre du CPVP.

6. Je vais mettre des heures pour examiner les documents, les photocopier, en discuter avec mon directeur et préparer les recommandations. Puis-je imposer des frais pour ce temps de travail?

Non. En vertu de la LAI, le temps passé à examiner les renseignements, photocopier les documents et émettre une recommandation n’est pas à facturer. On peut seulement facturer le temps passé à trouver les documents et à enlever les renseignements sensibles. Une fois ce travail exécuté, l’AIPRP peut demander 20 cents par page photocopiée remise au demandeur. Contrairement à la LAI, la LPRPne permet pas l’imposition de frais, pour quelque raison que ce soit.

7. Je dispose de plusieurs ébauches d’un document qui sont très similaires à la version définitive. Dois-je tous les envoyer à la Section de l’AIPRP à des fins d’examen?

Oui, tous les documents pertinents doivent être inclus dans la recherche et l’examen.

8. J’ai une demande concernant un dossier qui contient des avis juridiques, tous soumis au secret professionnel. Puis-je invoquer le secret professionnel au lieu d’avoir à examiner tout le dossier, document par document?

Non. Vous devez regarder tout le contenu du dossier afin de vous assurer que tous les documents font bien l’objet du secret professionnel. Certains ont peut-être été rendus publics, d’autres ne sont peut-être pas couverts par le secret professionnel ou il peut y avoir une raison d’y renoncer et de communiquer les renseignements. Également, seuls la directrice de l’AIPRP et le directeur des Services intégrés détiennent le pouvoir, délégué par la commissaire, de citer les exceptions en vertu deslois.

9. J’ai trouvé un document du conseil des ministres classifié « Secret » qui n’a toujours pas été vu par la commissaire. Devrais-je le laisser de côté, puisque, de toute manière, il n’y a aucune chance qu’il soit communiqué?

Non. Tous les documents pertinents, peu importe la classification de sécurité ou la faible possibilité de leur divulgation, doivent être envoyés à l’AIPRP à des fins d’examen. Les mentions « Protégé », « Confidentiel », « Secret » ou autre signifient qu’il peut s’agir d’information sensible, mais elle doit tout de même être examinée pour déterminer si une exception s’applique.

10. Le CPVP a-t-il une politique selon laquelle les conseils à la commissaire seront automatiquement exclus?

Non. Une politique générale pour exclure les « conseils » ou autre stipulation discrétionnaire irait à l’encontre de l’exercice requise du pouvoir discrétionnaire. Pour déterminer les exceptions discrétionnaires, comme les conseils, chaque cas doit être évalué en fonction de son bien-fondé. Pour prendre la décision d’appliquer l’exception, il faudra qu’on ait des motifs raisonnables de croire à un dommage prévisible. Également, l’exercice du pouvoir discrétionnaire est sujet à examen par la Cour fédérale.

11. Certains renseignements, s’ils sont divulgués, pourraient mettre la commissaire dans l’embarras. Devrait-on empêcher leur communication?

Le fait de mettre quelqu’un dans l’embarras n’est pas une raison valable en vertu deslois pour retenir des renseignements. En l’absence d’une exception valide, les renseignements doivent être communiqués.

12. De nombreuses directions ont participé à la rédaction d’ébauches d’une note d’information à l’intention de la commissaire à propos d’une question sensible et plusieurs réunions ont été tenues à ce sujet. Pouvons-nous détruire ces ébauches si nous décidons plus tard de ne pas envoyer la version définitive de la note d’information à la commissaire?

Non. Puisque des réunions organisationnelles ont mené à la création des ébauches de notes d’information, elles doivent être conservées dans les dossiers de l’organisme même si elles ne sont pas envoyées au destinataire. Toute la documentation pertinente qui existe au moment de la demande doit être envoyée à l’AIPRP à des fins de traitement.

13. Un consultant a été engagé pour produire un rapport avec de l’information sensible clé destinée à la commissaire. Comment pouvons-nous empêcher la communication de ce rapport si une demande d’accès à l’information est reçue?

Aucun article de la LAI ne traite de la protection de rapports ou d’autres produits livrables préparés par des consultants. Ces documents doivent être communiqués sauf si une exception en vertu de la LAIou de la LPRP s’applique.

14. J’ai trouvé un document dont un seul paragraphe est pertinent à la demande. Peut-on empêcher la divulgation du reste du document puisque ce n’est pas pertinent?

En vertu de la LAI, non. Conformément à cette loi, si des renseignements pertinents se trouvent dans un document, alors tout le document est pertinent. Par contre, en vertu de la LPRP, il est possible de ne traiter que les renseignements personnels, mais on doit tout de même soumettre tout le document à l’AIPRP.

15. On demande une liste du financement octroyé à certaines organisations. Cette liste n’existe pas; sommes-nous obligés d’en créer une?

En vertu des lois, il n’y a aucune obligation de créer un document seulement pour répondre à une demande. Cependant, un document peut être créé si une institution le désire et, en fait, il serait peut-être bien de le faire. Dans un tel cas, il est préférable d’en discuter avec l’AIPRP afin de prendre la meilleure décision.

16. Si je crois qu’un document contient certains renseignements sensibles ou non pertinents, puis-je effacer ces renseignements avant de donner le document à la Section de l’AIPRP?

Non; vous devez remettre tout le document à l’AIPRP. Cependant, vous pouvez faire part de vos commentaires à l’AIPRP pour qu’ils soient pris en considération au moment de l’examen des renseignements. L’AIPRP déterminera si des dispositions des lois peuvent s’appliquer pour soustraire certains renseignements à la communication.

Un mot au sujet des ?
   ? documents temporaires
   ? courriels
   ? ébauches

Qu’est-ce qu’un « document »?

Lorsque le terme « document » est utilisé, on ne pense souvent qu’à ceux existant sous forme imprimée. Cependant, selon la Loi sur l’accès à l’information (LAI), le terme « document » se définit ainsi : éléments d’information, quels qu’en soit le support. Le terme est donc très général et englobe tous renseignements produits, reçus ou acquis par le CPVP, y compris :

documents imprimés et électroniques;
correspondance, notes de service, rapports;
courriels, renseignements contenus dans des bases de données, documentation sur des pages Web;
livres, plans, cartes, dessins, diagrammes, illustrations ou graphiques;
photographies, films, microfilms, enregistrements sonores et audio, vidéocassettes.

La partie « Gestion et technologie de l’information » du site intranet contient un lien menant à une section sur la gestion de l’information qui comprend des tutoriels en ligne très utiles. L’AIPRP recommande fortement à tous les employés du CPVP de profiter de cet outil ainsi que des autres renseignements offerts sur l’intranet au sujet de la gestion adéquate des documents.

De plus, sachant que tous les employés du gouvernement du Canada sont responsables de la gestion efficace de l’information, il est impératif que les employés du CPVP soient informés de la Politique de gestion de l’information du CPVP qui se retrouve sur le site intranet, sous Politiques et lignes directrices.

Les documents temporaires

Afin de repérer et de préserver les archives et les documents historiques, la loi interdit la destruction de documents du gouvernement sans le consentement de l’Archiviste national. Les institutions obtiennent le consentement pour éliminer leurs documents d’exploitation conformément aux plans conçus en collaboration avec les Archives. Le pouvoir général délégué par l’Archiviste national pour la destruction de documents de nature transitoire fait exception à la règle. Dans le contexte de ce pouvoir, les « documents éphémères » sont en fait :

Les documents dont on a besoin seulement pour une période limitée, afin d’achever des mesures courantes ou de rédiger d’autres documents. Les documents éphémères ne comprennent pas les documents nécessaires aux institutions fédérales ou aux ministres pour contrôler, appuyer ou documenter la réalisation de programmes, pour effectuer des opérations, pour prendre des décisions, ou pour rendre compte d’activités du gouvernement.

Chaque jour, les employés du CPVP créent et reçoivent des milliers de documents sous forme imprimée, électronique ou autre. Nombre de ces documents ont une très grande valeur pour le CPVP et doivent être protégés et conservés, notamment ceux qui :

documentent l’initiation, la conduite ou l’exécution d’une activité ou d’une opération commerciale;
contribuent au développement d’une loi ou à l’élaboration d’une politique;
portent sur des questions financières ou juridiques, ou qui ont des répercussions sur les programmes ou les procédures;
documentent comment ou pourquoi certaines décisions et actions ont ou n’ont pas été prises ou entreprises;
fournissent de l’information au Parlement dans le but de rendre compte des activités du CPVP.

Toutefois, un grand nombre de documents perdent rapidement de leur valeur à partir du moment où ils ont été créés ou reçus par le CPVP et ils n’ont par conséquent plus besoin d’être conservés. Les documents n’ayant pas de valeur à long terme pour le CPVP sont considérés « temporaires » et peuvent être détruits une fois qu’ils ne sont plus utiles (sauf pour une exception énoncée à la note ci-dessous), notamment :