Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2003-257

Les employés s'opposent à l'obligation imposée par l'entreprise d'avoir un diagnostic médical sur les certificats de congé de maladie

[Principe 4.4, annexe 1]

Plainte

Un certain nombre de personnes se plaignent que leur employeur, une entreprise offrant des services en matière de transport, exige qu'un diagnostic médical figure sur les certificats de congé de maladie fournis par leurs médecins traitants.

Résumé de l'enquête

Les plaignants occupaient des postes à haut risque et essentiels pour la sécurité. La politique de l'entreprise stipule que les employés doivent présenter un certificat médical pour tout congé de maladie qui survient après qu'ils ont pris les cinq jours de congé de maladie sans attestation de médecin accordés annuellement par l'entreprise. Le certificat, qui doit être remis à l'infirmie(ère) en santé du travail, doit inclure un diagnostic médical.

Les employés ont reconnu que l'employeur avait le droit de leur demander, après leur retour au travail, s'ils avaient vu un médecin et si des restrictions leur avaient été imposées, y compris tout médicament qu'ils pourraient prendre, les empêchant de s'acquitter de leurs fonctions en toute sécurité. Ils avaient toutefois l'impression que l'obligation de fournir un diagnostic médical était excessive. Ils jugeaient également que l'employeur était déraisonnable en exigeant un tel diagnostic pour leur payer leurs crédits de congés de maladie.

L'employeur a précisé deux raisons qui l'ont amené à exiger un diagnostic médical. La première portait sur la nature critique pour la sécurité des fonctions exercées par les plaignants et leurs postes à risque élevé. Selon la politique sur les congés de maladie de l'employeur, les employés à risque sont tenus de fournir les renseignements suivants sur leur certificat médical :

• Un diagnostic médical;
• Une liste des traitements reçus, y compris les médicaments prescrits qui pourraient affecter la capacité de l'employé à travailler de façon sécuritaire;
• De l'information sur les limitations fonctionnelles.

L'entreprise a expliqué qu'un diagnostic médical est requis de ces employés parce qu'ils travaillent souvent de longues heures seuls et qu'ils s'acquittent de tâches qui requièrent à la fois de la force, de l'agilité et de l'attention. L'entreprise soutient que, dans de nombreux cas, le médecin d'un employé ne connaît pas la nature exacte de son travail, mais qu'un infirmier en santé du travail est plus en mesure de juger s'il est sécuritaire qu'un employé retourne occuper ses fonctions habituelles. L'organisation n'a pas prouvé qu'elle utilisait à cette fin de façon poussée les renseignements diagnostiques.

La deuxième raison pour laquelle l'employeur exige un diagnostic médical se rapportait aux « absences suspectes ». L'entreprise se réserve le droit d'exiger un certificat médical, y compris un diagnostic, de tout employé qui a été en congé de maladie immédiatement avant ou après des vacances ou durant une période pour laquelle l'entreprise avait antérieurement refusé de lui accorder un congé. Dans certains de ces cas, les antécédents des plaignants en matière de congés étaient jugés suspects par l'employeur.

Après des discussions avec le Commissariat, l'organisation a convenu qu'elle ne demanderait plus aux employés de présenter un certificat médical dans le cas d'absences suspectes. Elle a également fait part de sa disponibilité à examiner l'obligation qu'ont les employés à risque de présenter un diagnostic médical donné.

Conclusions du commissaire

Rendues en automne 2003

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à toute installation, tout ouvrage, toute entreprise ou tout secteur d'activité fédéral. La commissaire est compétente dans ce cas parce que l'organisation visée est une entreprise fédérale, selon l'interprétation de la Loi.

Application : Le principe 4.4 stipule que la collecte d'information personnelle doit être limitée à l'information qui est nécessaire aux fins identifiées par l'organisation.

L'entreprise visait deux objectifs précis lorsqu'elle exigeait que les plaignants lui présentent un diagnostic médical :

1. Vérifier leur aptitude au travail à des postes désignés essentiels pour la sécurité après une absence qui dépasse la période de congés accordés annuellement sans attestation de médecin;
2. Vérifier, dans les cas jugés suspects, si les absences résultaient d'une maladie réelle.

Le Commissariat a reconnu il y a longtemps le droit d'un employeur à vérifier si l'absence au travail d'un employé est justifiée et son obligation d'établir si un employé qui retourne au travail après un congé de maladie est apte à reprendre les fonctions qui lui ont été assignées ou s'il faut adapter son lieu de travail. Le Commissariat reconnaît également que, afin de s'acquitter des objectifs susmentionnés, il peut être nécessaire de recueillir des renseignements personnels d'ordre médical sur l'employé. La question qu'il faut prendre en considération est quelle information est suffisante dans des circonstances données ?

La commissaire a délibéré comme suit :

• Il était tout à fait approprié et raisonnable pour l'organisation d'exiger un certificat médical lorsque les absences des employés dépassaient la limite permise pour un congé de maladie sans attestation de médecin.
• Toutefois, la parole des médecins des employés aurait dû être suffisante. L'entreprise avait le droit de demander et de recevoir un certificat à l'effet que les employés étaient malades, mais, comme l'a reconnu l'organisation, il n'est pas nécessaire d'exiger des employés qu'ils fournissent des renseignements diagnostiques dans le cas d'absences suspectes.
• L'organisation n'a pas démontré à la satisfaction du Commissariat qu'elle devait poser des questions sur la nature de la maladie des plaignants afin de s'assurer qu'ils étaient aptes à reprendre leurs fonctions normales.
• Bien qu'un tel objectif soit légitime et que des renseignements diagnostiques puissent parfois être nécessaires pour l'atteindre, il était à la fois inutile et inapproprié que l'organisation exige des diagnostics médicaux dans les circonstances entourant ces cas.

La commissaire a par conséquent conclu que l'organisation avait contrevenu au principe 4.4.

Elle a conclu que les plaintes étaient fondées.

Autres considérations

La commissaire a formulé les recommandations suivantes :

• L'organisation devrait retirer l'exigence selon laquelle les employés désignés à risque ont l'obligation d'inclure un diagnostic dans le certificat médical qu'ils présentent et limiter désormais la collecte de renseignements diagnostiques aux cas d'employés où cela est clairement nécessaire pour réaliser les fins légitimes. L'entreprise devrait modifier sa politique sur les congés de maladie en conséquence.
• L'organisation devrait également revoir sa décision de refuser un congé de maladie aux employés qui ont refusé de présenter un diagnostic médical.