Résumé de conclusions d’enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2009-005

Les renseignements financiers d’un homme sont communiqués aux avocats de sa femme par un cabinet d’experts comptables ayant mal respecté une citation à témoin

[Principes 4.3 et 4.6 de l’annexe 1, et alinéa 7(3)c)]

Une personne en instance de divorce s’est plainte qu’un cabinet d’experts‑comptables a communiqué sans son consentement des renseignements sur ses investissements et ses impôts au cabinet d’avocats représentant sa femme. Le cabinet d’avocats de sa femme avait délivré une citation à témoin au cabinet d’experts‑comptables, demandant à celui‑ci de comparaître en cour pour présenter les renseignements financiers en tant que preuve. La personne a affirmé que l’organisation, en communiquant tous les renseignements, a dépassé les exigences de la Loi, et qu’elle avait violé son droit à la vie privée. La commissaire adjointe a déterminé que le cabinet d’experts‑comptables avait mal interprété la Loi dans les circonstances, n’avait pas respecté le sens de la citation à témoin et avait communiqué de manière inappropriée des renseignements personnels sur l’intéressé.

La section qui suit est un aperçu de l’enquête et des conclusions de la commissaire adjointe.

Résumé de l’enquête

Consentement

Un cabinet d’experts‑comptables et d’experts‑conseils national a reçu une citation à témoin, selon la formule prescrite, conformément aux règles de procédure en droit de la famille de l’Ontario. La citation exigeait sa présence en cour afin qu’il fournisse des preuves, et demandait particulièrement les dossiers financiers et les déclarations de revenus du plaignant à partir de l’année 2000.

Toutefois, deux jours avant la date d’audience, un employé de l’organisation a fourni les renseignements directement au cabinet d’avocats ayant délivré la citation, sans demander ou obtenir le consentement préalable du plaignant pour communiquer ses renseignements personnels. Le cabinet d’avocats représentait la femme du plaignant en instance de divorce.

Au moment de la communication, le cabinet d’experts‑comptables n’entretenait pas de relation active avec le plaignant et ce dernier n’était pas son client; cependant, quatre ans auparavant, il lui avait fourni des services comptables.

L’organisation a expliqué au Commissariat qu’elle croyait que l’alinéa 7(3)c) de la Loi lui permettait de communiquer les renseignements.

Le Commissariat a tout d’abord informé l’organisation du fait qu’une citation à témoin peut être considérée comme une assignation (puisqu’elle impose une obligation de se présenter en cour et une pénalité en cas de non‑respect de l’obligation). Toutefois, l’alinéa 7(3)c), qui comporte une exception à la règle d’obtention du consentement d’une personne, ne s’applique pas en l’espèce puisque la citation exigeait simplement la présence en cour pour fournir des preuves et présenter des documents précis (les documents n’avaient pas à être communiqués).

De plus, même en cas de communication en vertu de l’alinéa 7(3)c), il incombe tout de même à l’organisation de communiquer les renseignements en tenant compte d’abord et avant tout des intérêts de la personne concernée. Le Commissariat a souligné le fait que la communication doit se limiter aux documents requis, et que l’organisation responsable de la communication doit s’efforcer de limiter la quantité de renseignements communiqués autant qu’elle le peut.

Exactitude

Le plaignant a affirmé que les renseignements communiqués par l’organisation étaient inexacts. Plus précisément, il contestait l’exactitude des renseignements ayant servi à répartir les biens au moment du divorce.

Bien que ce soit le plaignant qui ait fourni les renseignements au cabinet d’experts‑comptables, ce dernier affirme que certains de ces renseignements avaient été recueillis et utilisés seulement à des fins de comptabilité et de calcul de l’impôt, en raison des investissements qu’il avait faits quatre ans auparavant. Selon le plaignant, les renseignements étaient inexacts et ne permettaient pas de déterminer la répartition des biens.

Conclusions

Rendues le 23 février 2009

Application : Le principe 4.3 de l’annexe 1 précise que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu’il ne soit pas approprié de le faire. Selon l’alinéa 7(3)c) l’organisation ne peut communiquer de renseignement personnel à l’insu de l’intéressé et sans son consentement que si la communication est exigée par assignation, mandat ou ordonnance d’un tribunal, d’une personne ou d’un organisme ayant le pouvoir de contraindre à la production de renseignements ou exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de documents. Le principe 4.6 indique que les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Pour rendre sa décision, la commissaire adjointe s’est appuyée sur les considérations suivantes :

Consentement

• L’organisation ne conteste pas avoir communiqué les renseignements aux avocats de la conjointe du plaignant, mais croyait au départ que ses gestes respectaient l’alinéa 7(3)c) de la Loi.
• L’enquête du Commissariat a montré que la citation à témoin délivrée à l’organisation n’exigeait pas la production de documents. Elle exigeait simplement de l’organisation qu’elle comparaisse en cour la journée prévue, et lui demandait d’apporter des documents précis qui l’aideraient à répondre aux questions de la cour.
• L’alinéa 7(3)c) permet de communiquer des renseignements sans le consentement de l’intéressé, en vertu du principe 4.3, si la communication est exigée par des règles de procédure se rapportant à la production de renseignements ou de documents. En l’espèce, bien que la commissaire adjointe ait noté que la citation à témoin pourrait être considérée comme une assignation (puisqu’elle impose une obligation de se présenter en cour ainsi qu’une pénalité en cas de non‑respect de cette obligation), le fait de délivrer la citation n’obligeait pas l’organisation à produire des renseignements à l’intention des avocats de la femme du plaignant. L’organisation devait simplement se présenter en cour pour fournir des preuves, en apportant des documents précis.
• Par conséquent, la commissaire adjointe a déterminé que le principe 4.3 n’avait pas été respecté.

Exactitude

• Le cabinet d’experts‑comptables a agi conformément au principe 4.6 en communiquant les renseignements aussi exacts, complets et à jour qu’il est nécessaire aux fins du calcul des impôts et de la comptabilité relativement aux investissements du plaignant (c.‑à‑d. les fins pour lesquelles ces renseignements avaient été recueillis et utilisés).
• Il n’aurait pas été raisonnable d’attendre de l’organisation qu’elle modifie ou mette à jour les renseignements avant de les présenter au tribunal aux fins de son utilisation, qui peuvent être différentes des fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou utilisés. Les questions liées au fait que les renseignements sont exacts, à jour et pertinents pour les décisions de la cour auraient été traitées de façon appropriée dans le contexte des exigences touchant la communication conforme à la loi.
• En cas de communication conforme à la loi, l’organisation doit, conformément à la Loi, fournir le contexte duquel les renseignements sont tirés afin de mieux représenter les intérêts de la personne visée par les renseignements.

Conclusion

La commissaire adjointe a conclu que la plainte était fondée et résolue en ce qui a trait à la question du consentement, et n’était pas fondée relativement à l’exactitude contestée des renseignements communiqués.