Conclusions en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La plainte d'un ancien combattant met en lumière des questions importantes liées à la protection de la vie privée

Un ancien combattant a déposé une plainte au Commissariat alléguant qu’Anciens Combattants Canada a transgressé la Loi sur la protection des renseignements personnels en utilisant ses renseignements personnels de façon inappropriée lorsqu’il a inséré des renseignements médicaux trop détaillés et délicats dans des notes d’information destinées au ministre des Anciens Combattants.

Le plaignant affirme également que le Ministère a envoyé son dossier médical à l’hôpital géré par Anciens Combattants sans son consentement.

Les incidents mentionnés dans la plainte ont eu lieu en 2005 et en 2006.

Contexte

L’enquête a permis de confirmer que plusieurs notes d’information destinées au ministre des Anciens Combattants comprenaient des renseignements médicaux de nature délicate concernant le plaignant. De plus, les notes indiquaient en détail comment le plaignant interagissait avec le Ministère, non seulement en tant que client, mais aussi en tant que défenseur des anciens combattants.

L’enquête a aussi permis de conclure que les fonctionnaires de nombreux secteurs d’Anciens Combattants Canada, y compris Politiques en matière de programmes, Communications et Relations avec les médias, ont participé aux discussions, ont contribué au contenu des notes d’information et avaient un accès illimité à celles‑ci.

Pour ce qui est de la deuxième question soulevée dans la plainte, l’enquête a révélé que le Ministère a envoyé une grande quantité de renseignements personnels et médicaux du plaignant à un hôpital qu’il gère. Ces documents comprenaient des rapports médicaux, des lettres échangées entre le plaignant et le Ministère ainsi qu’une note d’information destinée au ministre.

Anciens Combattants Canada affirme avoir transmis l’information à l’hôpital dans le but de déterminer si le plaignant était apte à suivre un programme de traitement qui y est offert. Les lignes directrices du Ministère prévoient que les clients doivent remplir un formulaire pour autoriser de telles communications, ce qui n’a pas été fait.

Constatations

L’enquête a révélé que les renseignements personnels compris dans deux notes d’information destinées au ministre, notamment les renseignements médicaux, étaient trop nombreux et de nature trop délicate. Ils dépassaient largement les renseignements nécessaires pour atteindre les objectifs visés par les notes d’information. D’autres notes d’information comprenaient des renseignements personnels, mais elles étaient préparées pour que le ministre puisse aborder des questions particulières soulevées par le plaignant. Leur contenu semblait donc approprié.

Une des notes qui a suscité d’importantes préoccupations a été rédigée en mars 2006 afin d’aviser le ministre que le plaignant participerait à une conférence de presse sur la Colline du Parlement pour aborder des enjeux liés aux anciens combattants. En plus d’informer le ministre sur les activités de défense des intérêts des anciens combattants menées par le plaignant, cette note comprenait beaucoup de renseignements médicaux délicats, y compris un diagnostic, des symptômes, un pronostic, la chronologie des interactions avec le Ministère en tant que client, le montant des prestations financières reçues, la fréquence des rendez‑vous et les plans de traitement recommandés. Le plaignant avait soumis ces renseignements au Ministère dans le cadre d’une demande de prestations destinées aux anciens combattants.

Plusieurs mois plus tard, Anciens Combattants Canada a réutilisé et mis à jour la note d’information détaillée de mars 2006 dans l’intention d’informer le ministre sur une question très précise liée aux traitements/prestations.

Le fait que les renseignements personnels du plaignant aient été largement diffusés entre les secteurs d’Anciens Combattants Canada aux fins de la préparation des notes d’information est aussi très préoccupant. Des renseignements personnels de nature délicate ont été échangés de façon inappropriée par des fonctionnaires du Ministère qui n’auraient normalement besoin que d’un accès très limité ou nul aux renseignements médicaux pour assumer leur fonction. En fait, il n’était pas du tout nécessaire de connaître les renseignements médicaux du plaignant pour contribuer à la préparation des notes d’information.

En ce qui a trait à la deuxième question soulevée dans la plainte, l’enquête a permis de déterminer que le plaignant n’a jamais consenti à ce que ses renseignements personnels soient transmis à l’hôpital.

L’enquête a permis de déterminer qu’en ce qui concerne les deux questions soulevées dans la plainte, l’utilisation des renseignements personnels et médicaux du client par Anciens Combattants Canada enfreignait l’article 7 de la Loi, en vertu duquel les renseignements personnels relevant d’un ministère ne peuvent servir, à défaut du consentement de l’individu concerné, qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou compilés de même que pour les usages qui sont compatibles avec ces fins.

Par conséquent, la plainte était fondée.

Recommandations

À la suite de l’enquête et à la lumière de renseignements provenant de reportages médiatiques et d’appels téléphoniques de la part d’autres personnes, le Commissariat à la protection de la vie privée a de sérieuses préoccupations relatives à la protection des renseignements personnels en ce qui a trait à l’utilisation de renseignements médicaux de nature délicate au sein d’Anciens Combattants Canada. Le Commissariat est particulièrement préoccupé par ce qui semble être un manque de contrôles visant à restreindre l’accès à grande échelle à des renseignements médicaux de nature délicate et leur diffusion au sein du Ministère. 

Le Commissariat a rappelé à Anciens Combattants Canada ses obligations en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et, en particulier, que l’utilisation de renseignements personnels doit être limitée de façon appropriée et proportionnelle aux besoins opérationnels de l’institution afin de bien respecter l’article 7 de la Loi.

Le Commissariat à la protection de la vie privée a présenté à Anciens Combattants Canada les recommandations officielles suivantes :

  • Entreprendre immédiatement l’élaboration d’un cadre amélioré de protection des renseignements personnels ainsi que des mesures de protection et des contrôles adéquats visant à restreindre l’accès aux renseignements personnels au sein du Ministère.
  • Revoir les politiques et les pratiques de gestion de l’information en place afin de s’assurer que les renseignements personnels ne sont communiqués qu’aux employés du Ministère qui en ont véritablement besoin. Les renseignements personnels, dont les renseignements médicaux de nature délicate, ne devraient pas être communiqués à des programmes qui n’ont pas besoin d’y avoir accès dans le cadre de leurs activités.
  • Offrir aux employés une formation sur le traitement approprié des renseignements personnels.
  • Examiner les procédures afin de s’assurer que le consentement est obtenu de la personne avant le transfert des renseignements la concernant aux hôpitaux pour les anciens combattants.

Prochaines étapes

Le Commissariat à la protection de la vie privée est d’avis que cette affaire pourrait être le signe d’un problème plus systémique en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels au sein d’Anciens Combattants Canada.

Au cours de l’enquête, les personnes rencontrées n’ont pas convaincu le Commissariat que le Ministère dispose à l’heure actuelle de politiques et de pratiques adéquates pour encadrer le traitement des renseignements personnels des anciens combattants. De plus, ces personnes n’ont pas pu clairement nommer ni expliquer les politiques, les procédures et les pratiques courantes liées à la communication de renseignements.

En outre, par le biais de reportages et de renseignements fournis par des personnes qui ont communiqué avec nous, le Commissariat est maintenant au courant d’autres allégations concernant le traitement inapproprié de renseignements personnels.

C’est pourquoi le Commissariat estime qu’il est pertinent d’effectuer une vérification pour examiner la façon dont le Ministère traite les renseignements personnels des anciens combattants, afin de s’assurer que le tout est conforme aux lois fédérales en matière de protection des renseignements personnels.