Guide sur le processus relatif aux plaintes

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) établit des règles de base sur la façon dont les organisations peuvent recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels dans le cadre d’activités commerciales. La Loi vous autorise également à consulter les renseignements qu’une organisation a pu recueillir à votre sujet et à demander que des corrections y soient apportées. Si vous croyez qu’une organisation assujettie à la Loi n’assume pas les responsabilités que cette loi lui confère, vous avez le droit de déposer une plainte officielle.

La LPRPDE vous donne le droit :

• de connaître les raisons pour lesquelles une organisation recueille, utilise et communique des renseignements personnels à votre sujet;
• de vous attendre à ce qu’une organisation recueille, utilise et communique vos renseignements personnels de façon raisonnable et appropriée, et à ce qu’elle n’utilise pas l’information à des fins autres que celles auxquelles vous avez consenti;
• de savoir qui dans l’organisation est responsable de la protection de vos renseignements personnels;
• de vous attendre à ce que les renseignements personnels qu’une organisation détient à votre sujet soient aussi exacts, complets et à jour que nécessaire pour les fins auxquelles ils sont destinés;
• d’avoir accès aux renseignements personnels vous concernant et, au besoin, de demander qu’ils soient corrigés;
• de déposer une plainte sur les pratiques de gestion de vos renseignements personnels d’une organisation, si vous jugez que vos droits au regard de la protection de la vie privée n’ont pas été respectés.

Selon la LPRPDE, les organisations :

• doivent expliquer pourquoi elles recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels;
• doivent obtenir votre consentement lorsqu’elles recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels;
• ne peuvent vous refuser un produit ou un service si vous refusez de consentir à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels, sauf si ceux-ci sont essentiels à la transaction;
• doivent recueillir les renseignements de façon honnête et licite;
• doivent adopter des politiques en matière de protection des renseignements personnels qui sont claires, compréhensibles et faciles à consulter.

Toute organisation doit détruire, effacer ou dépersonnaliser les renseignements personnels recueillis à votre sujet s’ils ne sont plus nécessaires aux fins convenues.

Qu’est-ce qui n’est pas visé par la LPRPDE?

• Les institutions fédérales déjà assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Les gouvernements provinciaux et territoriaux et leurs représentants.
• La collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels par une organisation à des fins strictement journalistiques, artistiques ou littéraires.
• La collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels à des fins personnelles, comme les recherches généalogiques partagées avec d’autres membres de la famille.
• Les renseignements sur les employés, dans certaines circonstances.
• Les organisations qui ont des activités dans certaines provinces (voir ci-après).

Quel est le champ d’enquête de la commissaire à la protection de la vie privée?

La commissaire peut examiner toutes les plaintes déposées en vertu de la LPRPDE, sauf dans les provinces qui ont adopté des lois essentiellement similaires à la loi fédérale en matière de protection des renseignements personnels, soit le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta. L’Ontario se classe maintenant dans cette catégorie pour ce qui est des renseignements personnels sur la santé détenus par les dépositaires de cette information en vertu de la loi ontarienne sur la protection des renseignements personnels sur la santé.

Cependant, même dans les provinces qui ont adopté une loi essentiellement similaire, et ailleurs au Canada, la LPRPDE s’applique toujours aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par les installations, ouvrages, entreprises ou secteurs d’activité fédéraux (entreprises fédérales), y compris les renseignements personnels concernant leurs employés. Voici quelques exemples d’entreprises fédérales :

• les télécommunications;
• la radiodiffusion;
• le camionnage, la marine marchande, les chemins de fer et les autres moyens de transport d’une province à l’autre ou d’un pays à l’autre;
• l’aviation;
• les banques (voir les annexes 1 et 2 de la Loi sur les banques);
• l’énergie nucléaire;
• les activités connexes à la navigation maritime et à la marine marchande (les activités portuaires, les opérations de débardage, etc.);
• les entreprises locales au Yukon et au Nunavut, de même qu’aux Territoires du Nord-Ouest (où tout le secteur privé est de compétence fédérale).

La LPRPDE s’applique également à toutes les données personnelles qui circulent d’une province ou d’un pays à l’autre dans le cadre d’activités commerciales.

Le processus d’enquête

Il est important de comprendre que la commissaire travaille de façon indépendante à l’examen des plaintes. Par conséquent, la commissaire ne devient pas votre défenseure personnelle lorsqu’elle est saisie de votre plainte. Elle exerce plutôt ses pouvoirs à titre de défenseure du droit à la vie privée des Canadiennes et Canadiens.

Les plaintes à examiner seront traitées par un ou plusieurs enquêteurs qui :

• clarifieront la plainte de façon à cerner les questions à examiner;
• détermineront la meilleure façon de régler le problème;
• communiqueront avec l’organisation mise en cause pour déterminer les mesures prises ou envisagées;
• examineront les dossiers pertinents et réaliseront les entrevues nécessaires;
• effectueront une analyse de l’information obtenue durant l’enquête;
• détermineront s’il est justifié de formuler des conclusions et des recommandations;
• le cas échéant, communiqueront les conclusions préliminaires aux parties et leur offriront l’occasion de présenter d’autres arguments.

Le rapport d’enquête

Si la plainte est justifiée ou fondée, la commissaire adjointe (LPRPDE), en vertu des pouvoirs qui lui ont été délégués par la commissaire, dressera un rapport contenant :

• un résumé des positions des deux parties concernées et de ce que l’enquête a permis de découvrir;
• les conclusions et recommandations;
• toute entente conclue entre les parties;
• s’il y a lieu, une demande adressée à l’organisation pour qu’elle donne avis, dans un délai prescrit, des mesures prises ou envisagées pour la mise en oeuvre des recommandations ou des motifs invoqués pour ne pas y donner suite;
• les recours dont dispose la Cour fédérale en vertu de la Loi, le cas échéant

Rapidité d’exécution des enquêtes

Le Commissariat effectuera ses enquêtes le plus rapidement possible. Toutefois, les facteurs suivants déterminent souvent la durée d’une enquête :

• le volume des plaintes et la disponibilité des ressources;
• la complexité de l’affaire ou le nombre de questions à examiner;
• la présentation d’une question de droit, telle qu’un problème d’interprétation juridique, qui pourrait devoir être examinée et réglée;
• le degré de coopération ou la facilité de communication avec les parties concernées;
• la possibilité d’un règlement rapide en cours d’enquête.