Rapport annuels au Parlement

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Rapport annuel au Parlement 2003-2004

Troisième partie - Gestion intégrée

Notre cheminement vers le renouveau institutionnel

Cette dernière année a été éprouvante pour le Commissariat en raison de l'enchaînement des événements ayant entouré la démission de l'ancien commissaire en juin 2003. L'enquête d'un comité parlementaire, le rapport de la vérificatrice générale, une enquête de la Commission de la fonction publique et de nombreux examens et vérifications internes ont détourné temps et énergie des fonctions de bureau normales. Ces vérifications et examens ont mis au jour une défaillance d'envergure des processus de gouvernance externe et de contrôle interne au CPVP. Le Commissariat a pris des mesures notables pour rebâtir et renouveler l'organisme.

Une série de mesures correctives ont été prises et continuent de l'être afin d'améliorer le cadre et les processus de gestion du Commissariat, dont celles qui suivent :

• la nomination de deux commissaires adjoints et d'un agent en chef des services financiers;
• la mise sur pied d'un comité consultatif externe d'experts-conseils nationaux en matière de renseignements personnels ;
• la présentation d'un plan de modernisation de la fonction de contrôleur au Conseil du Trésor;
• l'offre de séances de formation en matière de politiques de gestion financière ainsi que de valeurs et d'éthique aux gestionnaires et aux employés;
• la nomination d'un des commissaires adjoints à titre de chef de file en matière d'éthique et de valeurs du CPVP;
• l'élaboration d'une stratégie et d'un plan d'action en matière de ressources humaines;
• la mise sur pied de comités de santé et sécurité et de comités consultatifs syndicaux-patronaux;
• la mise en oeuvre d'un programme d'apprentissage de l'École de la fonction publique du Canada à l'intention des employés.

Le processus de planification stratégique, lancé en janvier 2004, représente une importante partie de notre renouvellement interne. Il s'agit d'un exercice de planification transparente exigeant une très forte participation des employés. Le processus a établi un cadre global d'élaboration des stratégies du CPVP ainsi que des mesures clés pour l'exercice 2004-2005. Le cadre stratégique qui en a résulté a servi de fondement au Rapport sur les plans et les priorités que nous avons remis au Conseil du Trésor en avril.

Dans le cadre de l'exercice de planification, la haute direction a établi des résultats stratégiques clés pour le CPVP dont celui d'« être un organisme parlementaire bien géré, efficace et efficient ». Pour ce faire, le CPVP devra principalement élaborer et mettre en oeuvre un plan de modernisation de la fonction de contrôleur. Le Plan d'action de la modernisation de la fonction de contrôleur établi et présenté au Conseil du Trésor en mars dernier nous permettra de nous assurer que des processus et des contrôles de gestion satisfaisants sont en place et qu'ils procurent de solides assises aux activités du Commissariat. Les communications périodiques aux employés sur la modernisation de la fonction de contrôleur et la présentation de rapports d'étape à la haute direction favoriseront une culture de contrôleur moderne et veilleront à ce que les principes et les pratiques se rapportant à la modernisation de la fonction de contrôleur soient respectés.

Le cadre de modernisation de la fonction de contrôleur du Commissariat accorde une très grande importance aux ressources humaines et repose au premier plan sur des éléments tels que les valeurs et l'éthique partagées et des employés motivés. Nous mettons l'accent sur ces importants volets du cadre de modernisation de la fonction de contrôleur, lequel s'inscrit dans les efforts globaux de renouveau du CPVP.

Les autres grandes réalisations en matière de gestion intégrée en 2003-2004 sont énumérées ci-après :

• Lancement de l'Application d'enquête intégrée (AEI), un système intégré de gestion de la charge de travail qui appuie les principaux procédés opérationnels.
• Achèvement d'une analyse des menaces et des risques associés à la technologie de l'information (TI), qui a porté sur des éléments tels que la sécurité et les opérations de TI. Nombre des recommandations formulées dans l'analyse, dont celles se rapportant précisément à l'intégration des réseaux externes et internes, ont été mises en oeuvre.
• Achèvement et mise en place d'un cadre révisé de délégation des pouvoirs financiers.
• Fourniture de séances de formation aux employés du CPVP sur les politiques financières importantes comme celles sur la délégation des pouvoirs, les voyages et l'accueil.
• Élaboration d'une stratégie relative à l'hébergement pour le CPVP.
• Amélioration des contrôles du processus de passation de marchés.

Au cours de l'exercice 2004-2005, la Direction de la gestion intégrée concentrera ses efforts sur des initiatives dans des domaines tels que la mesure du rendement, la rationalisation des procédés opérationnels ainsi que la gestion et la planification des ressources humaines au CPVP.

Au début de l'exercice 2003-2004, le budget du Commissariat s'établissait à 11,2 millions de dollars, soit le même montant que celui de l'exercice précédent. De cette somme, 6,7 millions de dollars visent les activités du Commissariat à l'égard de la LPRPDE. Le financement des activités du CPVP est et demeure un enjeu important.

Au départ, le financement au titre de la LPRPDE a été fourni pour une période de trois ans se terminant le 31 mars 2004, ce qui devait permettre au CPVP d'administrer la nouvelle Loi. Cette Loi a commencé à s'appliquer à certains secteurs, notamment les entreprises sous réglementation fédérale, en janvier 2001. Toutefois, à partir de janvier 2004, la portée de la Loi a été élargie afin d'inclure l'ensemble du secteur privé. Lorsque le financement a été accordé pour les trois premières années de mise en oeuvre de la LPRPDE, on s'attendait à ce qu'à la fin de cette période, le Commissariat tienne en compte l'exercice des activités liées à la LPRPDE et confirme auprès du Conseil du Trésor ses besoins financiers permanents pour ces travaux.

Malheureusement, en raison des événements de l'exercice 2003-2004 se rapportant à la démission de l'ancien commissaire, nous n'avons pu mener cet examen avec le Conseil du Trésor. À la fin de 2003-2004, nous avons obtenu des fonds provisoires pour un an au titre des activités du CPVP liées à la LPRPDE pour l'exercice 2004-2005. À l'heure actuelle, le Commissariat se penche sur ses ressources financières et prévoit remettre un compte rendu au Conseil du Trésor à l'automne 2004 dans lequel il demandera des crédits permanents conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la LPRPDE.

Ressources
Du 1^er avril 2003 au 31 mars 2004

À noter que depuis mars 2004, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada compte 95 employés à temps plein.

⁽¹⁾ Les dépenses globales correspondent aux données des comptes publics.

États financiers

Ces dernières années, dans le cadre de la Stratégie d'information financière, le receveur général du Canada et les ministères se sont appliqués à implanter de nouveaux systèmes d'information financière et à acquérir l'expertise comptable essentielle à l'adoption de la comptabilité d'exercice intégrale. Chargé de surveiller la réalisation de cette initiative, le Secrétariat du Conseil du Trésor a aussi mis au point les conventions comptables et les programmes de formation nécessaires pour instaurer la comptabilité d'exercice à l'échelle du gouvernement.

Grâce à la méthode de la comptabilité d'exercice, il est possible d'établir des états financiers qui présentent un tableau plus complet et à jour de la situation financière et reflètent davantage l'impact des événements économiques et des décisions qui ont été prises au cours de l'année financière. Une information de meilleure qualité contribue à accroître la transparence et la responsabilisation.

Les ministères et organismes vont intégrer des états financiers établis selon la méthode de la comptabilité d'exercice de façon progressive. Les établissements publics ont commencé à présenter des états financiers établis selon cette méthode à la partie II du volume II des Comptes publics du Canada 2001-2002. Pour 2003-2004, les bureaux des cinq agents du Parlement (vérificateur général, directeur général des élections, commissaire aux langues officielles, commissaire à l'information et commissaire à la protection de la vie privée) présenteront leurs états financiers selon la comptabilité d'exercice en appliquant les principes comptables généralement reconnus. L'information sur l'utilisation de leurs crédits que contenaient les rapports précédents sur le rendement est présentée dans les tableaux qui suivent.

La présentation de renseignements sur l'utilisation des crédits est axée sur les dépenses et l'acquisition de ressources. La comptabilité d'exercice permet de présenter le coût des activités qui ont été réalisées ou les recettes qui ont été perçues au cours de l'année ainsi que les avoirs qui ont été utilisés et les obligations financières dont il faudra s'acquitter à l'avenir. Pour plus de renseignements sur l'adoption de la comptabilité d'exercice intégrale, veuillez vous reporter à l'annexe 6 du Plan budgétaire de 2003.

La lettre de responsabilité de la direction a l'égard des états financiers et les états financiers vérifiés en date du 31 mars 2004 peuvent êtres consultés sur notre site web http://www.priv.gc.ca.

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