Rapports et publications

ARCHIVÉ - Bilan annuel sur les langues officielles

Bilan annuel sur les langues officielles
2006-2007

Bilan quantitatif

Établi par : Maureen Munhall
Directrice du Service des ressources humaines

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada


Rapport de bilan quantitatif

Suivis et bonnes pratiques en matière de langues officielles

Objectif visé*

  • L’institution donne suite aux suivis requis et aux commentaires formulés par la DLO et fournit les bonnes pratiques en matière de langues officielles.

Gouvernance du Programme des langues officielles

Leadership
1.1.3 Bonnes pratiques

Le Commissariat à la protection de la vie privée adhère aux principes des langues officielles, soit assurer la promotion du français et de l’anglais au sein du Commissariat et contribuer à la préservation de l’héritage précieux que constitue la dualité linguistique au Canada.

À ce titre, les réunions des comités de la haute direction se déroulent dans les deux langues officielles et les ordres du jour sont traités en alternance entre le français et l’anglais. Nous avons demandé à tous les gestionnaires de rappeler à leur personnel que les messages de messagerie vocale, les signatures de courrier électronique et les réponses « absent du bureau » doivent être bilingues.

À titre de champion des langues officielles pour le CPVP, la directrice des Communications et de la sensibilisation du grand public encourage l’utilisation et le respect des langues officielles dans les communications internes avec les employés du Commissariat et les communications externes avec les homologues et les intervenants provinciaux et territoriaux du Commissariat. Le Commissariat a continué d’appuyer les Rendez vous de la Francophonie et le champion des langues officielles a envoyé un message à tous les employés pour les inviter à prendre part aux activités de cet événement, qui a également été promu à la section « Activités à venir » du site intranet du CPVP.

Gestion de l’information
1.2.1 Progrès par rapport à l’an dernier et activités réalisées en 2006-2007 pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006
  • SIPC ou SILO II
    Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O
  • Burolis
    Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O
1.2.4 Bonnes pratiques

Des mises à jour mensuelles du Système d’information sur les postes et la classification (SIPC) sont menées conjointement par le Commissariat à la protection de la vie privée et le Commissariat à l’information. Les rapports préparés à l’aide du SIPC sont passés en revue et des mesures correctives sont prises au besoin.

Exécution du Programme des langues officielles

Communication avec le public et prestation des services dans les deux langues officielles
2.1.3 Progrès par rapport à l’an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006 2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006)

Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O

2.1.5 Bonnes pratiques

Tous les documents d’information et les publications sur les dispositions législatives concernant la protection de la vie privée ou les nouvelles questions s’y rapportant et visant le grand public et les médias (rapports annuels, fiches documentaires, guides d’information) sont fournis dans les deux langues officielles.

Le nombre de demandes provenant des intervenants et du grand public pour obtenir des documents de communication bilingues sur des questions liées à la protection de la vie privée, de même que sur les droits et les obligations se rapportant à ces questions, ne cesse d’augmenter, ce qui a entraîné une augmentation des services de traduction, de révision et de rédaction offerts par la Direction des communications et de la sensibilisation du grand public en vertu des dispositions législatives fédérales sur la protection de la vie privée. En 2006-2007, outre le partenariat avec le Bureau de la traduction, la Direction des communications et de la sensibilisation du grand public a fait appel au secteur privé et à un réviseur de textes français à l’interne pour faire face à l’augmentation des demandes. À la fin de 2006 2007, un processus de dotation a été enclenché pour doter un poste permanent de rédacteur/réviseur de textes français afin d’accroître le nombre d’employés bilingues au sein de la direction responsables du contrôle de la qualité des documents français et bilingues.

Nous encourageons et acceptons les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour fins d’examen rédigées uniquement dans l’une ou l’autre langue officielle. Cependant, tous les rapports de vérification sont fournis dans les deux langues officielles. Par ailleurs, nous acceptons et évaluons les projets présentés par des organismes admissibles en vertu de notre Programme de contributions dans l’une ou l’autre des langues officielles. L’annonce des projets subventionnés est faite dans les deux langues officielles, mais les rapports finaux de recherche sont affichés sur notre site Web dans la langue d’origine.

L’une des grandes priorités du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est de traiter les demandes de renseignements et d’instruire les plaintes déposées par des personnes de toutes les régions du pays, lesquelles plaintes se rapportent aux pratiques de traitement des renseignements personnels dans les secteurs privé et public. Le Commissariat doit également constamment communiquer efficacement avec les organisations en cause. Le Commissariat a une excellente représentation et capacité bilingues à tous les niveaux et, plus particulièrement, au sein de la Direction des enquêtes et des demandes de renseignements, et ce, afin de répondre efficacement aux demandes de renseignements et au traitement des plaintes dans les deux langues officielles.

Nous continuerons de suivre le travail effectué par les différents intervenants quant à la qualité de leurs services bilingues, que les services proviennent du Commissariat ou de fournisseurs. En nous basant sur la rétroaction, nous nous emploierons de manière constante à assurer que les services soient d’un niveau de qualité satisfaisant et nous explorerons d’autres options et (ou) solutions au besoin en vue d’améliorer nos services.

Langue de travail
2.2.3 Progrès par rapport à l’an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006 2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006)

Insérer ici votre information s’il y a lieu.

2.2.5 Bonnes pratiques

Le Commissariat offre et continuera d’offrir, en fonction des besoins recensés, une formation linguistique à ses employés pendant l’heure du dîner. L’an passé, le Commissariat a lancé son site intranet, lequel sert à faire en sorte que tous les employés ont accès à l’information interne et à des liens Internet dans les deux langues officielles. Comme il était indiqué dans le bilan de l’an dernier, une section spéciale du site intranet est maintenant consacrée aux langues officielles, y compris des outils comprenant des liens vers des sites Internet offrant des outils autonomes se rapportant à l’usage des deux langues officielles, p. ex. l’Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC). Les employés peuvent ainsi rapidement et facilement accéder à l’information. Toutes les réunions du personnel se déroulent dans les deux langues officielles et la correspondance destinée à tous les employés est envoyée dans les deux langues officielles.

Gestion des ressources humaines
2.3.3 Progrès par rapport à l’an dernier et résultats* des activités réalisées en 2006 2007 (y compris celles pour donner suite aux suivis et commentaires formulés par la DLO dans sa réponse à votre bilan de 2005-2006)

Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O

2.3.5 Bonnes pratiques

La production continue d’informations démographiques sur les employés des deux groupes linguistiques de l’organisme nous permet d’assurer la représentativité de ces deux groupes. Les informations sont présentées trimestriellement au Comité de la haute direction pour fins d’examen et ont été incluses dans la Stratégie de dotation du Commissariat. Dans le cadre du programme d’évaluation du rendement annuel des employés, un examen des plans d’apprentissage continue d’être effectué afin d’établir les besoins en matière de formation linguistique. Cette démarche nous indique également si les formations linguistiques offertes à l’heure du dîner devront se poursuivre.

Coûts de formation linguistique

Objectif visé*

  • L’institution dispose de mécanismes pertinents pour capter l’information sur les coûts de formation linguistique.
2.4.1 Activités réalisées en 2006-2007

La Direction générale des ressources humaines surveille tous les coûts liés à la formation linguistique, lesquels sont inscrits dans FreeBalance, le système financier de l’organisme, et dans le Système d’information sur les ressources humaines (SIRH). FreeBalance procure au Commissariat le moyen de saisir tous les coûts salariaux et non salariaux associés à la formation linguistique. En 2006-2007, aucune exigence ne prévoyait de formation linguistique à temps plein découlant de nominations non impératives. Une formation a été offerte à 33 employés pour fins de perfectionnement, y compris des séances de formation linguistique offertes à l’heure du déjeuner (participation volontaire).

2.4.2 Activités prévues en 2007-2008

Une formation linguistique à plein temps sera offerte pour respecter notre engagement et notre obligation qui découlent de toute nomination non impérative. Par ailleurs, le Commissariat prévoit poursuivre les formations linguistiques à l’heure du dîner selon les besoins.

2.4.3 Données statistiques sur les coûts de formation linguistique
(uniquement pour les institutions assujetties à la Directive sur la formation linguistique et le maintien de l’acquis)
  1. Coût de la formation linguistique* en français acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou encore auprès de l’École par recouvrement de fonds dans le cadre d’un protocole d’entente pour la dotation non impérative (y compris les nominations et mutations).
    0 $
    Nombre d’employés visés par ces coûts
    0 Employés
  2. Coût de la formation linguistique* en anglais acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou encore auprès de l’École par recouvrement de fonds dans le cadre d’un protocole d’entente pour la dotation non impérative (y compris les nominations et mutations).
    0 $
    Nombre d’employés visés par ces coûts
    0 Employés
  3. Autres coûts de la formation linguistique* en français pour le perfectionnement, le développement de carrière, le rehaussement de profil et la réidentification des postes; soit de la formation acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou auprès de l’École par recouvrement de fonds dans le cadre d’un protocole d’entente ou, encore de la formation donnée par l’institution même.
    6 022 $
    Nombre d’employés visés par ces coûts
    33 Employés
  4. Autres coûts de la formation linguistique* en anglais pour le perfectionnement, le développement de carrière, le rehaussement de profil et la réidentification des postes; soit de la formation acquise auprès du secteur privé, du milieu universitaire ou auprès de l’École par recouvrement de fonds dans le cadre d’un protocole d’entente ou, encore, de la formation donnée par l’institution même.
    0 $
    Nombre d’employés visés par ces coûts
    0 Employés

Vérification des communications avec le public et des services au public dans les deux langues officielles aux bureaux de l’Alberta (rapport préliminaire)

3.4.1 Activités menées à la suite de cette vérification et plan d’action (si déjà élaboré)

Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O

Vérification sur les services au public dans les deux langues officielles fournis par les bureaux ayant de nouvelles obligations dans les bureaux de l’Alberta, l’Ontario et le Québec (rapport préliminaire)

3.5.1 Activités menées à la suite de cette vérification et plan d’action (si déjà élaboré)

Insérer ici votre information s’il y a lieu. S/O