Programme des contributions – Recherche financée par le CPVP

Guide du demandeur
Programme des contributions
2010-2011

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent, 3^e étage
Ottawa (Ontario)
K1A 1H3

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Table des matières

1. Objet du guide

1.1 Demandeurs admissibles

1.2 Demandeurs non admissibles

1.3 Date de la demande

1.4 Budget du Programme des contributions

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

2.2 Projets admissibles

• Domaines de recherche prioritaires

  1^re priorité – Intégrité et protection de l'identité
  2^e priorité – Technologies de l'information
  3^e priorité – Protection des renseignements génétiques et mise en banque de matériel génétique
  4^e priorité – Sécurité nationale

• Initiatives de sensibilisation et de conscientisation du grand public

2.3 Durée des projets

2.4 Dépenses autorisées

3. Comment remplir le formulaire de demande

3.1 Demande de financement

• Identité du demandeur

3.2 Proposition

3.3 Déclarations

3.4 Autres sources de financement

4. Processus d'évaluation

4.1 Évaluation de l'organisation

4.2 Évaluation des projets proposés

• Opportunité et pertinence du sujet
• Méthodologie, capacité et coût
• Utilisations prévues des résultats
• Communication des résultats du projet
• Considérations supplémentaires

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

5.2 Exigences en matière de rapports

5.3 Mode de paiement

5.4 Reconnaissance publique et mention du concours de l'État

5.5 Exigences de vérification

5.6 Recouvrement

6. Politique linguistique

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1. Objet du guide

Ce guide vise à vous aider à préparer une demande de financement au titre du Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP). Des renseignements précis sur la manière de remplir le formulaire de demande et des renseignements sur le processus d'évaluation sont inclus.

1.1 Demandeurs admissibles

Les organismes à but non lucratif, dont les établissements d'enseignement et les associations industrielles et commerciales, sont admissibles dans le cadre du Programme à des fonds à l'appui de la promotion et de la protection de la vie privée ainsi que de la recherche sur la protection des renseignements personnels. Les demandeurs admissibles comprennent les organisations de consommateurs, de bénévoles et de défense des droits.

1.2 Demandeurs non admissibles

• Organismes à but lucratif;
• Partis et organismes politiques qui participent à une activité politique partisane;
• Titulaires d'une charge publique ou fonctionnaires, qu'ils soient ou non en poste, qui ne respectent pas le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat ou le Code régissant les conflits d'intérêt et l'après-mandat s'appliquant à la fonction publique.

1.3 Date de la demande

La date limite pour présenter une demande est le 26 février 2010 pour l'exercice 2010-2011. Veuillez faire parvenir votre demande à l'adresse suivante :

Colin McKay
Directeur, Recherche, sensibilisation et engagement
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Place de Ville, tour B, 3^e étage
Ottawa (Ontario)  K1A 1H3
Téléphone : 613-947-7226
Télécopieur : 613-995-1139
Courriel : contrib@priv.gc.ca

Nota Les demandeurs doivent prendre note du fait que leur demande sera considérée comme complète seulement lorsque le Commissariat aura en main tous les renseignements qui sont exigés dans le guide et le formulaire de demande. Seules les demandes complètes qui auront été reçues à l’une des coordonnées indiquées ci-dessus au plus tard à la date d’échéance seront prises en considération. Les demandes sont réputées avoir été reçues par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à la date d'oblitération, à la date de remise à un messager ou à un service de messagerie spécialisée, ou à la date de l'envoi par télécopieur ou par courriel. Nous vous recommandons de vérifier avec le CPVP que votre demande a été reçue.

1.4 Budget du Programme des contributions

Le montant total disponible au titre du Programme des contributions du CPVP est de 500 000 $ pour l'exercice 2010-2011. Ce montant pourrait être annulé, réduit ou augmenté dans l'éventualité où les niveaux de financement seraient modifiés par le Parlement.

Le CPVP étudiera la possibilité de financer plus d'un projet par organisation. Toutefois, le montant maximal qui peut être octroyé pour un projet est de 50 000 $ et le montant total maximal qui peut être octroyé à une organisation en particulier est de 100 000 $.

2. Programme des contributions

2.1 Objectifs

Le Programme vise à mettre à profit la capacité existante de recherche dans les secteurs universitaire, à but non lucratif et autres afin de produire de nouvelles connaissances et de soutenir le développement d'une expertise dans des domaines particuliers de la protection de la vie privée et de la protection des données.

Le Programme vise aussi à faire en sorte que les personnes et les organisations dans l'ensemble du Canada connaissent et comprennent mieux leurs droits et obligations en matière de protection de la vie privée.

2.2 Projets admissibles

Le CPVP accordera des fonds selon chaque projet aux organismes admissibles, pour que ces derniers entreprennent des projets de recherche sur la protection de la vie privée et des initiatives de sensibilisation et de conscientisation du grand public. Le CPVP octroiera des fonds pour contribuer au développement des connaissances et à leur diffusion auprès de divers intervenants.

Domaines de recherche prioritaires

Afin de favoriser la recherche en vue de combler les lacunes dans les connaissances et d'offrir des conseils ayant trait à l'élaboration des politiques et des pratiques exemplaires, nous encourageons les projets de recherche qui portent sur les questions de protection de la vie privée dans les quatre domaines prioritaires énumérés ci-dessous. Toutefois, le CPVP examinera également des demandes de financement pour des projets de recherche portant sur des questions autres que celles se rapportant à ces domaines.

1^re priorité : Intégrité et protection de l'identité

Le vol d'identité est une préoccupation majeure de la population canadienne et du CPVP. L’une des idées maîtresses derrière la notion de protection de la vie privée consiste en ce que les personnes puissent exercer un contrôle sur la manière dont leurs renseignements personnels sont recueillis, sur le moment de la collecte et les personnes qui les recueillent, ainsi que sur l’utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Or, les victimes de vol d’identité ont perdu le contrôle de leurs renseignements personnels.

Nous sommes intéressés à financer des projets de recherche portant, entre autres, sur les sujets suivants :

• un examen des conséquences du vol d’identité;
• la protection de la vie privée par l'entremise de la dépersonnalisation des renseignements personnels;
• les risques d'atteinte à la vie privée associés à la re-personnalisation des renseignements personnels;
• le vol d'identité : comment le prévenir, comment y faire face;
• un examen des techniques de pointe en matière de techniques d’authentification anonyme et de pseudonymisation.

2^e priorité : Technologies de l'information

Les répercussions des technologies de l'information en émergence comptent parmi les principaux défis auxquels la protection de la vie privée est désormais confrontée.

Cette année, le CPVP vise à soutenir en particulier les chercheurs et les laboratoires qui se concentrent précisément sur la vie privée et la sécurité, d’un point de vue technique et/ou scientifique. Les technologies de l’information et des communications en émergence peuvent mettre en jeu la vie privée de la population canadienne ou encore la protéger davantage.

Cela étant dit, le CPVP est particulièrement intéressé à financer des projets de recherche portant sur les questions suivantes :

• un examen des vulnérabilités des appareils de télécommunication mobiles (p. ex. les téléphones intelligents) et leur incidence sur le vol d’identité, la vie privée et la protection des renseignements personnels;
• un examen des techniques de pointes en matière de technologies de protection des renseignements personnels (p. ex. chiffrement et dépersonnalisation);
• une étude de l’incidence sur la vie privée des réseaux de capteurs intelligents, tels que le réseau de distribution d’électricité intelligent et les systèmes de transport intelligents;
• une étude des technologies à l’appui des dossiers de santé électroniques;
• « l'Internet des choses » — p. ex. les technologies d'identification par radiofréquence (IRF), les technologies de détection et les technologies intelligentes;
• la nanotechnologie et les dangers de la surveillance omniprésente;
• les répercussions de l’informatique dans les nuages sur la protection de la vie privée et la sécurité.

3^e priorité : Protection des renseignements génétiques et mise en banque de matériel génétique

Le CPVP est intéressé à financer des projets de recherche novateurs portant sur la protection des renseignements génétiques et les biobanques. Les biobanques contiennent des biomatériaux d’origine humaine et des renseignements connexes. Elles comprennent une vaste gamme d’échantillons prélevés au cours d’interventions médicales, des échantillons envoyés à des entreprises offrant des tests directement aux consommateurs, des échantillons prélevés auprès de volontaires dans le cadre d’études et des échantillons prélevés par les organismes d’application de la loi à des fins médico-légales.

Le Commissariat est intéressé à financer des projets portant sur des enjeux tels que :

• l’augmentation rapide du nombre de biobanques — au Canada et ailleurs — et ses répercussions sur la protection de la vie privée;
• « l’appartenance » et le contrôle des échantillons biologiques, en tenant compte du caractère collectif ou commun des renseignements génétiques;
• l’incidence sur la vie privée de la collecte croissante d’échantillons biologiques par des organisations du secteur privé.

4^e priorité : Sécurité nationale

Au cours des dernières années, le CPVP a été particulièrement préoccupé par l'érosion progressive du droit à la vie privée dans le contexte de la sécurité nationale découlant des événements du 11 septembre. Diverses initiatives relatives à la sécurité nationale, telles que la Loi antiterroriste et les programmes de sécurité relatifs aux voyages comme la liste des personnes interdites de vol ont ébranlé le droit à la vie privée que nous tenions pour acquis jusqu'à tout récemment. Conséquemment, nous sommes particulièrement intéressés à financer des projets de recherche sur les enjeux de sécurité nationale.

Important : Veuillez noter que nous ne financerons que les projets de recherche portant à la fois sur la sécurité nationale et sur le secteur privé. En effet, le Programme des contributions est réalisé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui protège le droit des Canadiennes et des Canadiens à la vie privée dans le secteur privé. Cela étant dit, nous sommes intéressés à financer des projets de recherche de pointe sur la sécurité nationale qui portent sur des questions telles :

• Les répercussions des mesures gouvernementales de sécurité sur la protection des renseignements financiers des Canadiennes et Canadiens
• Le partage d’information entre les secteurs public et privé en général, à des fins de sécurité nationale
• Les répercussions des programmes gouvernementaux de sécurité relatifs aux voyages (p. ex. la liste des personnes interdites de vol) et la mise à contribution de l’industrie aérienne dans le but d’atteindre les objectifs de sécurité nationale de l’État
• Les mises à jour proposées du régime canadien d’interception et de surveillance —  notamment par les projets de loi C-46 et C-47 — et leurs répercussions potentielles sur le droit à la vie privée
• Une réflexion sur ce qu’il reste des « attentes raisonnables en matière de respect de la vie privée » des Canadiennes et Canadiens au 21e siècle, dans le sillage des rôles grandissants des organismes publics et privés dans les programmes de sécurité nationale et la cueillette de renseignements stratégiques

Appel de propositions pour des initiatives de sensibilisation et de conscientisation du grand public

En plus des projets de recherche, le CPVP invite les parties intéressées à présenter des demandes de financement pour l'organisation d'initiatives de sensibilisation et de conscientisation du grand public. La sensibilisation du grand public est un élément principal du mandat du CPVP. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDÉ), la commissaire à la protection de la vie privée est mandatée de promouvoir l'objet de la Loi par tous les moyens qu’elle juge appropriés.

Nous sommes intéressés à recevoir des demandes de financement pour :

• l'organisation d'ateliers à l'intention de publics ciblés, tels que l'industrie, le commerce et les groupes de consommateurs, visant à améliorer la sensibilisation et la compréhension à l’égard du cadre canadien de protection de la vie privée;
• l'organisation de conférences et de symposiums réunissant des intervenants œuvrant dans le domaine de la protection de la vie privée et des experts du Canada et de l'étranger afin de discuter des possibilités et des nouveaux défis relatifs à la protection des données personnelles;
• l'élaboration de matériel d'information sur la promotion et la protection de la vie privée, notamment du matériel d'information en ligne.

Les propositions de projets de sensibilisation du grand public ne doivent pas nécessairement porter sur les quatre domaines prioritaires de recherche indiqués ci-haut. Toute proposition traitant d'un sujet lié à la promotion de la vie privée et à la protection des renseignements personnels sera prise en considération et évaluée selon le principe du mérite.

2.3 Durée des projets

Nous préférons financer des projets qui prennent fin pendant l'exercice au cours duquel le financement est accordé — c’est-à-dire pendant l’année financière 2010-2011. Cependant, nous sommes également disposés à financer des projets qui se poursuivent au-delà de l'exercice (c.‑à‑d. qui se terminent après le 31 mars 2011) si l’on nous démontre clairement que ces projets nécessitent davantage de temps pour être menés à terme.

2.4 Dépenses autorisées

Les fonds peuvent être utilisés uniquement pour les dépenses directement liées aux activités du projet. Ces activités sont établies dans la présentation budgétaire ou par le biais de rajustements budgétaires approuvés ultérieurement. Les dépenses comprendraient notamment :

• les salaires et les avantages sociaux pour les membres de l'équipe de recherche, notamment les chercheurs et les assistants à la recherche, les étudiants, les titulaires d’une bourse de recherche postdoctorale, les techniciens, etc.;
• les coûts administratifs, la traduction, les aides administratives et les coûts liés à la publication;
• les coûts contractuels pour l'expertise non disponible à l'interne ou le travail ne pouvant être réalisé à l'interne tels que les sondages;
• les autres coûts, notamment les frais de déplacement (qui doivent être conformes aux règles gouvernementales sur les voyages), les ateliers, le matériel et les fournitures, et les communications.

L'aide offerte par le CPVP n'inclut pas le remboursement des dettes et des dépenses déjà encourues, ou des dettes et des dépenses effectuées avant que l'entente ne soit autorisée ou ne prenne effet. Selon les termes de l'entente, les autres dépenses non admissibles au financement incluent l'achat d'immeubles, de terres ou de véhicules, et la plupart des autres frais d'immobilisation importants. Les frais administratifs ne doivent pas être supérieurs à 15 p. 100 du coût total du projet.

Finalement, le financement accordé à un demandeur est assujetti aux modalités de l'entente de contribution qui est signée par le demandeur et le CPVP. Les fonds doivent être consacrés uniquement au projet et ne peuvent en aucun cas être utilisés à d'autres fins. Les dépenses liées au projet peuvent faire l'objet d'une vérification.

3. Comment remplir le formulaire de demande

L'information qui suit correspond à chacune des sections du formulaire de demande; une copie du formulaire est incluse en annexe à ce guide. Veuillez répondre à toutes les questions et fournir tous les détails nécessaires en annexe au formulaire de demande.

3.1 Demande de financement

Identité du demandeur

• Inscrire le nom au complet de l'organisme accompagné de toutes les abréviations usuelles, ainsi que le nom de la section ou de la division.
• Indiquer le nom précédent, si l'appellation a été changée au cours de la dernière année.
• Inscrire l'adresse postale et l’adresse de courriel, le numéro de téléphone (y compris les numéros de poste) et de télécopieur ainsi que l'adresse du site Web, le cas échéant.

L'adresse doit être complète et indiquer clairement l’emplacement physique de l’organisme (le numéro de la pièce, l'étage, le numéro de la voirie et le code postal). Si une case postale a été désignée comme étant l'adresse postale, veuillez préciser les renseignements sur l’emplacement physique.

3.2 Proposition

Les demandeurs devront présenter une proposition de projet qui, lorsqu'elle aura été acceptée par le CPVP, servira de fondement à l'entente de contribution et aux mouvements de trésorerie. La proposition de projet devrait contenir l'information suivante :

1. Le nom, l'adresse, le numéro de téléphone et de télécopieur, et l'adresse de courriel du représentant autorisé du demandeur, la structure organisationnelle y compris le statut juridique, les noms des employés essentiels et des administrateurs de projet. Veuillez fournir les coordonnées du chercheur principal, s'il y a lieu, et/ou de la personne chargée de l'administration du projet.
2. Les antécédents de l'organisme, y compris son mandat, ses objectifs et ses réalisations.
3. Des renseignements sur l'aide financière déjà obtenue du CPVP dont le montant, l'année où le financement a été accordé, le but de l'activité financée et les résultats atteints.
4. Une description détaillée du projet y compris le titre, les buts et les objectifs, la désignation des groupes visés par la proposition, la mention des avantages précis qui sont prévus pour les Canadiennes et les Canadiens, les résultats anticipés, et la mention des avantages pour le CPVP en ce qui a trait aux connaissances pouvant favoriser l'élaboration des politiques, la sensibilisation du grand public et la protection des renseignements personnels. Une liste des résultats attendus dans le cadre du projet devrait également être fournie.
5. Une brève description d'une page du projet qui peut être utilisée dans l'entente de contribution.
6. Les délais d'exécution et le plan de travail détaillé des activités à entreprendre pour atteindre les objectifs du projet et exercer un contrôle sur les activités.
7. Le budget précis du projet y compris les sommes exigées du CPVP (voir l'annexe B de l'entente de contribution, qui est aussi affichée sur notre site Web) et les autres sources de revenus envisagées, dont l’appui non financier.
8. S'il y a lieu, de l'information sur la mesure dans laquelle la communauté sera appelée à participer (l'engagement, l'appui, la portée et le niveau de participation, la collaboration, et le bénévolat).
9. Le cas échéant, des renseignements sur l'ampleur du soutien provincial et territorial qui est accordé au projet.
10. Une mention des activités de suivi ou des prochaines étapes anticipées, qui pourraient inclure des activités liées à la diffusion de l'information.
11. La façon dont le projet reconnaîtra la contribution du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

3.3 Déclarations

Vous êtes tenu de répondre à des questions concernant :

• le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d'intérêts et l'après-mandat, sur le formulaire de demande (à savoir, avez-vous à votre service ou au sein du conseil d'administration un ancien titulaire d'une charge publique qui a quitté le gouvernement fédéral dans les 12 derniers mois?);
• l'enregistrement de toute personne qui exerce des pressions politiques au nom de l'organisme conformément à la Loi sur l'enregistrement des lobbyistes.

3.4 Autres sources de financement

Les demandeurs peuvent chercher à obtenir d'autres sources de financement pour les projets proposés. Les bénéficiaires potentiels doivent communiquer toutes les sources de financement du projet proposé lorsqu'ils présentent une demande au CPVP, y compris l'aide financière (subventions, contributions, etc.) anticipée ou obtenue de tous les ordres de gouvernement et liée au thème du projet proposé. Inclure également les demandes d'aide financière qui sont en attente.

Si l'aide globale reçue de l'État (y compris la province et la municipalité) dépasse le coût du projet, le bénéficiaire remboursera l'État au prorata (fondé sur la proportion de l'aide totale reçue du gouvernement qui revient au CPVP).

4. Processus d'évaluation

Chacune des demandes d'aide financière sera examinée pour établir la portée, la nature, les objectifs et la faisabilité du projet proposé. Les organismes demandeurs et les demandes de financement feront l'objet d'un examen conformément aux objectifs généraux du Programme et aux critères d'admissibilité précis qui ont été exposés précédemment, et qui sont décrits ci-dessous.

4.1 Évaluation de l'organisation

Parmi les principaux facteurs à prendre en considération, on retrouve :

• une évaluation de la compétence, de la crédibilité et de la responsabilité de l'organisation qui demande une aide financière;
• la capacité de l'organisation de gérer le projet et, le cas échéant, son expérience antérieure dans ce type de projet;
• l’expérience antérieure du CPVP auprès du demandeur;
• la capacité de l'organisation à présenter des résultats de projet à temps.

4.2 Évaluation des projets proposés

Lorsqu'il choisit les bénéficiaires des contributions, le CPVP peut, s'il y a lieu, consulter d'autres ministères fédéraux, provinciaux et territoriaux et d'autres commissaires à la protection de la vie privée ou ombudsmans.

Le CPVP tiendra compte des facteurs suivants lorsqu'il examinera les propositions et fera des recommandations y ayant trait :

1. la mesure dans laquelle le projet fait progresser les connaissances du CPVP, et/ou soutient directement la promotion de la vie privée et la protection des renseignements personnels;
2. la mesure dans laquelle le projet proposé s'harmonise aux priorités du CPVP;
3. la somme demandée;
4. la valeur de la demande, à savoir la description du projet, le plan de travail, le plan d'activités, le budget, etc.;
5. l'expertise du chercheur principal et/ou du demandeur;
6. la participation d'autres intervenants y compris, notamment, des commissaires à la protection de la vie privée et des ombudsmans provinciaux et territoriaux;
7. les résultats escomptés dans le cadre du projet, y compris les plans de distribution de tous les rapports qui seront produits.

Le CPVP évaluera les éléments suivants de la proposition du projet de contribution. Les organisations devraient revoir leurs propositions en tenant compte de ces éléments.

Opportunité et pertinence du sujet

1. En ce qui concerne les projets de recherche et les projets de sensibilisation et de conscientisation du grand public, comment s'harmonisent-ils, dans l'ensemble, au mandat et aux priorités du CPVP?
2. En ce qui concerne les projets de recherche plus particulièrement, où se situent-ils par rapport aux quatre priorités de recherche et de politiques décrites ci-dessus?
3. Le rapport sur le projet de recherche sera-t-il rédigé à temps pour fournir de l'information aux responsables des mesures législatives projetées, de l'examen de la réglementation, des enquêtes pertinentes ou des processus de consultation –

Méthodologie, capacité et coût

1. La portée de la proposition de projet est-elle réaliste, compte tenu des résultats attendus et des délais d'exécution (p. ex. le projet est-il trop vaste ou complexe pour y donner suite efficacement dans le délai prescrit)?
2. En ce qui concerne les projets de recherche, la méthodologie est-elle sûre et les données obtenues seront-elles fiables? La méthodologie permettra-t-elle d'obtenir des données applicables aux objectifs énoncés?
3. En ce qui concerne les projets de sensibilisation et de conscientisation du grand public, l'approche organisationnelle est-elle sûre et susceptible de mener à une plus grande connaissance et à une sensibilisation accrue des droits et obligations relatifs à la vie privée?
4. L'organisation profite-t-elle des connaissances, de l'expérience et du travail déjà accompli par d'autres intervenants, y compris le CPVP, s'il y a lieu ?
5. Les coûts prévus sont-ils réalistes –
6. Le délai d'exécution est-il raisonnable, étant donné l'ampleur du projet –
7. La proposition montre-t-elle que l'équipe du projet est qualifiée et capable de réaliser un travail de qualité?
8. La proposition montre-t-elle que l'organisation a une bonne compréhension :
   • du sujet?
   • des principaux intervenants?

Utilisations prévues des résultats

La proposition de projet énonce-t-elle de façon détaillée la ou les utilisations prévues des résultats (c.-à-d. le rapport de recherche, ou l'initiative de sensibilisation ou de conscientisation du grand public) — par  exemple, l'utilité des résultats pour les Canadiennes et les Canadiens, et les décideurs gouvernementaux, organisations et intervenants du Canada?

Communication des résultats du projet

La proposition de projet inclut-elle des recommandations pour informer les intervenants de l’existence du projet? En ce qui concerne les projets de recherche plus particulièrement, la proposition inclut-elle des recommandations pour la diffusion des résultats de recherche?

Considérations supplémentaires

Les demandeurs devraient avoir à l'esprit la nature concurrentielle du processus de demande. Lorsque plusieurs propositions sont reçues sur un même sujet, les coûts relatifs des propositions dans le cadre du programme de financement ainsi que d'autres facteurs seront pris en considération pour en évaluer le mérite de chacune d'entre elles.

5. Procédures de contrôle

5.1 Entente de contribution

Lorsque la demande de contribution aura été approuvée, une entente de contribution détaillée sera rédigée et signée par le bénéficiaire et le CPVP. L'entente de contribution est un accord contractuel conclu entre une organisation et le Commissariat en ce qui a trait à la contribution accordée dans le cadre d'un projet.

Lorsqu'elle accepte une contribution, l'organisation consent à mener à bonne fin le projet financé et à assumer la responsabilité des montants reçus. Par conséquent, le Commissariat accepte à certaines conditions de payer la totalité ou une partie des coûts du projet. Les conditions relatives au financement accordé au projet, sous forme de contributions, sont expliquées en détail dans l'entente de contribution.

Comme on le précise dans l'entente, le bénéficiaire ne peut pas apporter de changements importants à la portée du projet sans obtenir au préalable le consentement écrit du CPVP.

5.2 Exigences en matière de rapports

Lorsque l'organisation signe l'entente, elle s'engage à présenter un rapport provisoire et un rapport financier à la fin de chaque trimestre (ou plus fréquemment selon ce qui est indiqué dans l'entente) pendant la durée du projet. Plus particulièrement, les bénéficiaires feront part de l'avancement des travaux chaque fois qu'ils présenteront une demande de paiement.

Le CPVP se réserve le droit de publier le nom de l'organisation et le montant de la contribution versée comme il le juge approprié, y compris, mais sans s'y limiter, dans le site Web et le Budget principal des dépenses du CPVP, et ainsi de suite.

5.3 Mode de paiement

Le paiement sera effectué conformément à la trésorerie et au plan de travail qui ont été approuvés, et il sera conforme aux lignes directrices du Conseil du Trésor sur le paiement comptant aux termes de la Politique sur les paiements de transfert. Voir le http://www.tbs-sct.gc.ca/pol/doc-fra.aspx?id=13525.

Le paiement final de la retenue ne doit pas dépasser 20 p. 100 de la contribution totale ou du recouvrement du surplus, s'il y a lieu; le paiement sera effectué lorsque le bénéficiaire aura satisfait à toutes les exigences du projet, et que le CPVP aura reçu et accepté les états financiers.

Les paiements seront effectués en se fondant sur les demandes de remboursement documentées des dépenses admissibles raisonnables qui auront été encourues; les bénéficiaires ne peuvent présenter qu’une seule demande par trimestre.

La commissaire à la protection de la vie privée peut faire un paiement anticipé, suite à un examen du plan budgétaire du projet, ne dépassant pas 20 p. 100 de la contribution totale, pour garantir le succès du projet, s'il y a lieu. Ces avances sont versées conformément à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor.

Les contributions sont habituellement accordées à des projets précis sur une base annuelle. Si les projets se prolongent pendant plus d'une année, le paiement est assujetti à une affectation de fonds par le Parlement, et au fait que le bénéficiaire doit satisfaire aux exigences en matière d'examen et de rapports, selon les modalités de l'entente de contribution.

5.4 Reconnaissance publique et mention du concours de l'État

Le bénéficiaire doit mentionner que la commissaire à la protection de la vie privée du Canada contribue au projet dans toutes ses communications, qu'il s'agisse de documents imprimés ou électroniques, ou de communications de vive voix, qui décrivent le projet au grand public ou au sein de la communauté. La reconnaissance doit être conforme aux lignes directrices des communications du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, lesquelles seront distribuées aux bénéficiaires. La commissaire à la protection de la vie privée ou un représentant désigné aura la possibilité de participer à l'annonce publique du projet.

5.5 Exigences de vérification

Conformément à l'entente de contribution, l'organisation doit tenir en règle des livres comptables, relevés de compte, et relevés des revenus et des dépenses qui ont trait au projet financé. Ces relevés doivent pouvoir être vérifiés par le CPVP pour s'assurer qu'ils sont conformes aux modalités de l'entente de contribution. Le CPVP peut faire des copies et extraire de l'information, chaque fois que cela est convenable, pendant les trois années qui suivent l'achèvement du projet.

Le CPVP peut exiger en tout temps que les bénéficiaires fassent la preuve satisfaisante que toutes les dépenses admissibles ont été remboursées.

5.6 Recouvrement

Si pour toute raison :

1. un bénéficiaire n'a pas droit à la contribution; ou
2. le montant de la contribution dépasse celui auquel le bénéficiaire a droit;

le montant de la contribution ou le montant excédentaire, selon le cas, constitue une dette envers Sa Majesté la Reine du chef du Canada qui sera recouvrée du bénéficiaire à ce titre.

L'entente de contribution précisera les cas de défaut, y compris le fait que le bénéficiaire n'a pas observé les modalités de l'entente; en cas de faute, l'entente prévoit aussi des recours à l'intention de la commissaire à la protection de la vie privée, entre autres :

1. suspendre ou annuler toutes les obligations de la commissaire de continuer à contribuer aux dépenses admissibles du projet, y compris toute obligation de payer un montant réclamé avant la date de la suspension;
2. exiger que le bénéficiaire rembourse sur-le-champ la totalité ou une partie de la contribution au Commissariat, ce montant étant une dette exigible par Sa Majesté la Reine du chef du Canada et pouvant être recouvrée à ce titre.

Politique linguistique

Les résultats des projets peuvent être présentés dans la langue officielle de votre choix. Les organisations qui œuvrent à l'échelle nationale et qui reçoivent une aide financière considérable du CPVP sont invitées à offrir des services en français et en anglais et à favoriser la reconnaissance et l'usage des deux langues, notamment dans les régions où la demande est importante reconnues par le Commissariat.