Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée

Objet

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) invite les intervenants (entreprises, associations industrielles, universitaires, porte-paroles) et le public à lui présenter des mémoires dans le cadre de ses consultations sur les enjeux de protection de la vie privée des consommateurs. Le Commissariat invitera également les intervenants à formuler des observations additionnelles à l'égard de son ébauche de rapport sur les consultations.

Il est à prévoir que des particuliers agissant à titre personnel présenteront des mémoires au Commissariat. Ces mémoires sont susceptibles de comprendre des renseignements personnels tels le nom, les coordonnéesNote de bas de page 1 (facultatives) et les opinions.

Le CPVP invite également les personnes à manifester leur intérêt à participer comme panélistes ou comme membres de l’auditoire. Les personnes intéressées à devenir panélistes, ou celles invitées par le CPVP à cet égard, peuvent soumettre des renseignements biographiques sommaires, en plus du nom et des coordonnées. Les panélistes confirmés seront invités à fournir un numéro de téléphone mobile aux fins de communiquer avec eux une fois qu’ils seront sur place pour prendre part à l’événement, ainsi que leurs dates d’arrivée et de départ. Les panélistes dont les frais de déplacement sont déboursés par le CPVP devront soumettre au CPVP une demande de remboursement de frais de voyage.

Les membres de l’auditoire devront fournir leur nom, le nom de leur organisation (facultatif) et leurs coordonnées, afin de s’assurer que le nombre de places sera suffisant, pour confirmer le nombre de personnes présentes et pour préparer la liste des participants.

Les panélistes et les membres de l’auditoire pourront communiquer volontairement leurs préférences diététiques et leurs contraintes sur le plan de la mobilité.

Les noms des panélistes et des membres de l’auditoire seront communiqués au coordonnateur de l’événement afin de préparer les insignes et de distribuer celles-ci lors de l’événement.

Y a‑t‑il lieu de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée?

  • un accroissement de la collecte, de l’utilisation et de la communication de renseignements personnels, ou de nouvelles activités de cette nature, avec ou sans le consentement des personnes concernées; OUI
  • un élargissement des populations visées; NON
  • le passage de la collecte directe à la collecte indirecte de renseignements personnels; NON
  • une extension de la collecte de renseignements personnels à des fins d’intégration et d’administration des programmes ou relativement aux critères d’admissibilité connexes; NON
  • la réalisation de nouvelles activités de couplage de données ou un partage accru des renseignements personnels entre les programmes, les institutions, les administrations ou les secteurs; NON
  • le recours nouveau ou accru à des identificateurs personnels communs; NON
  • des changements importants aux systèmes ou processus opérationnels qui influent sur la séparation physique ou logique des renseignements personnels ou sur les mécanismes de sécurité utilisés pour gérer et contrôler l’accès aux renseignements personnels; NON
  • l’impartition ou la cession d’un programme ou d’un service à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé. NON

Évaluation préliminaire des facteurs relatifs à la vie privée

Renseignements personnels devant être recueillis :

  1. Auprès des auteurs de mémoires : nom, coordonnées (facultatives), opinions
  2. Auprès des panélistes : nom, coordonnées, renseignements biographiques sommaires, numéro de téléphone mobile, dates d’arrivée et de départ, préférences diététiques (le cas échéant), contraintes sur le plan de la mobilité (le cas échéant), demande de remboursement de frais de voyage (le cas échéant)
  3. Auprès des membres de l’auditoire : nom, nom de l’organisation (facultatif), coordonnées, préférences diététiques (le cas échéant), contraintes sur le plan de la mobilité (le cas échéant)

Lois, politiques et responsabilité du programme : En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, le Commissariat à la protection de la vie privée a le pouvoir de faire de la recherche et d’éduquer le public. La Consultation de 2010 sur la protection de la vie privée des consommateurs s’inscrit dans la réalisation du mandat du Commissariat en matière de recherche et d’éducation du public.

Rôles et responsabilité des principaux intervenants. On compte cinq intervenants :

Le personnel du Commissariat à la protection de la vie privée a la responsabilité d’informer les auteurs des mémoires que le Commissariat est soumis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Il doit lire les mémoires et les résumer. Il doit produire un rapport résumant les points de vue exposés lors des consultations, y compris des mémoires reçus. Aucun particulier ne sera nommé dans ce rapport. Le personnel du CPVP est également responsable de recueillir le nom et les coordonnées des membres de l’auditoire, afin de s’assurer que le nombre de places est suffisant, pour confirmer le nombre de personnes présentes et pour préparer une liste des participants. Le personnel du CPVP recueillera également le nom, les coordonnées et des renseignements biographiques sommaires auprès de panélistes potentiels et confirmés, afin de déterminer si la participation d’une personne à une table ronde en particulier est opportune. En outre, les panélistes confirmés seront invités à fournir un numéro de téléphone mobile aux fins de communiquer avec eux une fois qu’ils seront sur place pour prendre part à l’événement, ainsi que leurs dates d’arrivée et de départ. Les panélistes dont les frais de déplacement sont déboursés par le CPVP devront soumettre au CPVP une demande de remboursement de frais de voyage. Les panélistes et les membres de l’auditoire pourraient communiquer volontairement leurs préférences diététiques ou leurs contraintes sur le plan de la mobilité.

  • Les auteurs de mémoires devront fournir leur nom afin que leur exposé écrit soit reçu.
  • Les panélistes potentiels et confirmés devront fournir leur nom et leurs coordonnées, et possiblement des renseignements biographiques sommaires. Les panélistes confirmés seront invités à fournir leurs numéros de téléphone mobile, leurs dates d’arrivée et de départ, leurs demandes de remboursement de frais de voyage (le cas échéant), leurs préférences diététiques (facultatives) et leurs contraintes sur le plan de la mobilité (facultatives).
  • Les personnes qui demandent à faire partie de l’auditoire devront fournir leur nom, le nom de leur organisation (facultatif) et leurs coordonnées, aux fins de l’inscription. Les membres de l’auditoire confirmés pourront communiquer volontairement leurs préférences diététiques et leurs contraintes sur le plan de la mobilité.
  • Le coordonnateur de l’événement est responsable de préparer les insignes et de distribuer ces dernières lors de l’événement.

Risques d’atteinte à la vie privée : Le Commissariat devra disposer des noms, des coordonnées (facultatives) et des opinions des personnes qui présenteront des mémoires dans le cadre des consultations.

Les personnes seront avisées sur le site Web du Commissariat, le formulaire de commentaires et le courriel d’accusé de réception que leurs observations au sujet de l’ébauche de rapport seront rendues publiques à moins d’avis contraire de leur part.

Analyse des données

Le Commissariat à la protection de la vie privée a préparé un avis de consultation et une demande de mémoires en vue de la consultation sur le suivi, le profilage et le ciblage, et de la consultation sur l’informatique dans les nuages.

Le Commissariat rédigera également un rapport provisoire sur les consultations afin d’inviter les parties intéressées à soumettre d’autres commentaires.

La vaste majorité des mémoires ne nécessiteront ni la collecte, ni l’analyse de renseignements personnels. Les personnes qui choisissent de présenter des mémoires devront fournir leur nom, leurs coordonnées (facultatives) et leurs opinions.

Les renseignements pourront être transmis au Commissariat de deux façons : par courriel ou par la poste. L’adresse de courriel à laquelle les mémoires pourront être transmis correspondra à une boite de courriel à laquelle seuls certains employés du Commissariat auront accès. La personne recevra une réponse lui indiquant que son mémoire a bel et bien été reçu. L’adresse postale sera celle du Commissariat. Quel que soit le moyen choisi pour envoyer les mémoires, ceux-ci ne seront accessibles qu’à certains employés du Commissariat, qui les consulteront dans le but d’en résumer le contenu et de préparer la position du Commissariat sur les questions faisant l’objet des consultations.

Le nom et les coordonnées de l’auteur, si ces dernières ont été fournies, serviront à identifier la source du mémoire.

On pourra aussi se servir du mémoire ainsi que du nom et des coordonnées de son auteur pour communiquer avec ce dernier et lui demander s’il souhaite assister en personne, comme participant à une table ronde ou comme membre de l’auditoire, à une des séances de consultation.

Si une personne souhaite assister en personne à l’une des séances de consultation, comme participant à une table ronde ou comme membre de l’auditoire, elle aura l’occasion de se manifester dans le cadre du processus de consultation.

Les personnes qui souhaitent faire partie des tables rondes, ou celles que le CPVP invite à cet égard, peuvent soumettre des renseignements biographiques sommaires. Si cette information est soumise, elle servira à évaluer si le point de vue du panéliste correspondra aux sujets soumis à la réflexion de la table ronde et à l’équilibre des points de vue recherché par le CPVP dans le choix des panélistes. Les renseignements biographiques sommaires des panélistes pourraient également servir dans les documents relatifs à l’événement.

En outre, les panélistes seront invités à fournir un numéro de téléphone mobile aux fins de communiquer avec eux une fois qu’ils seront sur place pour prendre part à l’événement, ainsi que leurs dates d’arrivée et de départ. Les panélistes dont les frais de déplacement sont déboursés par le CPVP devront soumettre au CPVP une demande de remboursement de frais de voyage. Les panélistes pourront également communiquer volontairement leurs préférences diététiques et leurs contraintes sur le plan de la mobilité.

Les personnes qui souhaitent faire partie de l’auditoire fourniront leur nom, le nom de leur organisation (facultatif) et leurs coordonnées. Ces renseignements serviront à s’assurer que le nombre de places est suffisant, pour confirmer le nombre de personnes présentes et pour préparer une liste des participants. En outre, les membres de l’auditoire peuvent communiquer volontairement leurs préférences diététiques et leurs contraintes sur le plan de la mobilité.

Les personnes seront avisées sur le site Web du Commissariat, le formulaire de commentaires et le courriel d’accusé de réception que leurs observations au sujet de l’ébauche de rapport seront rendues publiques à moins d’avis contraire de leur part.

Risques résiduels

Les personnes qui communiqueront au Commissariat à la protection de la vie privée leurs opinions sur le sujet des consultations sont susceptibles de lui communiquer en même temps leurs opinions et de l’information sur d’autres sujets.

Avertissements

La demande de mémoires indique au public que le Commissariat est soumis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

On recommande également aux personnes de ne pas transmettre de renseignements personnels délicats par voie électronique à l’heure actuelle, puisque le Commissariat ne peut pas garantir la sécurité de ses systèmes électroniques ou de courriel. Nous offrons une adresse postale comme alternative au courriel.

Les personnes qui signalent leur intérêt à faire partie des tables rondes seront avisées que le Commissariat est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les personnes seront avisées sur le site Web du Commissariat, le formulaire de commentaires et le courriel d’accusé de réception que leurs observations au sujet de l’ébauche de rapport seront rendues publiques à moins d’avis contraire de leur part.

Communication de l’information

Le Commissariat étant soumis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels, certains renseignements fournis lors des consultations pourront être obtenus en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, à l’exclusion des renseignements personnels, tels que définis dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les noms des membres de l’auditoire et des panélistes seront communiqués au coordonnateur de l’événement afin de préparer les insignes et de distribuer celles-ci lors de l’événement.

Les renseignements biographiques sommaires des panélistes pourraient également être communiqués au public dans les documents relatifs aux consultations.

Les personnes seront avisées sur le site Web du Commissariat, le formulaire de commentaires et le courriel d’accusé de réception que leurs observations au sujet de l’ébauche de rapport seront rendues publiques à moins d’avis contraire de leur part.

Mécanismes de protection

Les mémoires reçus par le Commissariat à la protection de la vie privée seront examinés uniquement par les employés du Commissariat chargés de résumer les mémoires. Les noms et les coordonnées des auteurs des mémoires seront ainsi protégés. Les mémoires seront enregistrés sur un volume réseau auquel seules certaines personnes auront accès. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a une politique sur les atteintes à la vie privée.

Les renseignements biographiques soumis par les panélistes potentiels seront examinés par un nombre restreint d’employés du CPVP, qui ont un besoin légitime de consulter ces renseignements afin de déterminer si la personne en question serait un panéliste opportun.

Les renseignements biographiques sommaires au sujet des panélistes pourraient être utilisés dans les documents relatifs aux événements et, par conséquent, être communiqués au public.

Conservation et suppression

Les mémoires seront conservés avec les noms et les coordonnées des auteurs pendant la durée des consultations, soit jusqu’en décembre 2011.

Les renseignements biographiques soumis par les personnes ayant signalé leur intérêt à faire partie d’une table ronde mais n’ayant pas été invitées à le faire seront conservés jusqu’en 2011.

Après la conclusion du projet, l’information sera conservée uniquement dans le but d’élaborer des politiques et d’effectuer de la recherche. Tout élément permettant de rattacher de l’information conservée à une personne donnée sera alors supprimé.

Conclusion

Étant donné le risque généralement faible d’atteinte à la vie privée dans le cadre des consultations, le Commissariat est d’avis qu’il n’est pas nécessaire de procéder à une évaluation complète des facteurs relatifs à la vie privée.

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