Divulgación de datos personales por vía electrónica en las decisiones de los tribunales administrativos

Febrero 2010

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Elementos que los tribunales administrativos deberían tomar en cuenta cuando prevén publicar sus decisiones en la Internet

Los tribunales administrativos y cuasi judiciales federales examinan cuestiones tales como la denegación de pensiones y de prestaciones de seguro de desempleo, la conformidad con las normas del empleo y otras normas profesionales, las alegaciones de infracciones a las normas y las impugnaciones al proceso de contratación en la función pública federal. Estos órganos que están gobernados por la Ley de protección de los datos personales suelen publicar sus decisiones en la Internet, incluso cuando dichas decisiones incluyen con frecuencia detalles de índole personal que pocas personas quieren ver difundidas a gran escala, tales como salarios, problemas de salud física y mental, descripciones detalladas de conflictos con empleadores y alegaciones de conducta inapropiada en el lugar de trabajo. Otra información de cuestionable pertinencia que a veces también se incluye en las decisiones publicadas son nombres de niños, domicilios, lugares y fechas de nacimiento y descripciones de condenas penales que recibieron perdón.

Desde hace ya tiempo, nuestra Oficina simpatiza con las personas que se inquietan a la idea de comparecer ante un tribunal por temor a que su intimidad se vea perjudicada cuando la decisión del tribunal aparezca publicada en línea. Por lo anterior, nuestra Oficina en consulta con nuestros homólogos de las provincias y de los territorios ha elaborado las directrices que se indican a continuación, dirigidas a mantener la transparencia de la administración de la justicia pero salvaguardando, al mismo tiempo, la esfera privada de las personas.

Introducción

Las entidades administrativas y las autoridades cuasi judiciales (“los tribunales”) utilizan en general la Internet como un medio eficaz y económico para comunicar sus decisiones al público. Las ventajas de esta herramienta de comunicación son muchas. En efecto, publicando sus decisiones por vía electrónica, los tribunales pueden informar mejor al público sobre su mandato, dar acceso fácil a decisiones que sientan jurisprudencia, promover la transparencia y dar prueba de su responsabilidad pública.

Sin embargo, las decisiones de los tribunales pueden contener una importante cantidad de datos personales que son de índole delicada, como por ejemplo información sobre enfermedades, la situación financiera personal o problemas de salud mental.

Con frecuencia, el formato de publicación en línea de las decisiones de tribunales y los datos personales que contienen no se ha adaptado a la realidad de que la Internet da un acceso ilimitado a las decisiones de los tribunales y a un número ilimitado de usuarios que pueden utilizarlas por un número ilimitado de razones.

Los organismos canadienses de fiscalización del acceso a la información privada y de la protección de la vida privada desean destacar los problemas que plantea la publicación en línea de la información privada y de los datos personales contenidos en las decisiones de los tribunales. El acceso por Internet a datos personales aumenta el riesgo de usurpación de identidad, de acoso, de utilización fraudulenta de programas informáticos de interconexión o de exploración de datos, al igual que de prácticas discriminatorias; la información privada puede ser utilizada fuera de contexto y para fines ilegítimos; y las personas afectadas pierden el control sobre sus datos personales cuando esperaban, con todo derecho, que dichos datos irían a ser utilizados para fines limitados.

Con este llamado de atención sobre los problemas de protección de la vida privada que plantea la publicación en Internet de las decisiones de tribunales, los organismos canadienses de fiscalización del acceso a la información y de la protección de la vida privada no buscan proponer medidas que limitarían el acceso de aquellos datos personales cuya publicación sea manifiestamente necesaria para cumplir objetivos legítimos en materia de apertura, de responsabilidad y de transparencia.

Los tribunales se esfuerzan cada vez más por solucionar estos problemas difíciles y un buen número de ellos ha elaborado políticas dirigidas a limitar la divulgación de datos personales que resulta de la publicación de decisiones en la Internet. El objetivo del presente documento es ayudar a los tribunales a establecer un equilibrio adecuado entre la transparencia y la protección de la vida privada, proponiendo respuestas a algunas de las preguntas fundamentales que plantea la publicación de decisiones en la Internet.

Dada la diversidad de los tribunales, de las leyes que los habilitan y de los mandatos que deben cumplir, es imposible instaurar un enfoque universal en materia de divulgación de datos personales en la Internet. Por lo anterior, el presente documento presenta consejos generales para los tribunales, que podrán adaptar y aplicar a su situación particular con el objetivo de asegurar un equilibrio adecuado entre la protección de la vida privada y la transparencia cuando se trata de publicar decisiones en la Internet. Para fines de claridad, se debe precisar que las propuestas enunciadas en el presente documento se aplican exclusivamente a la publicación en la Internet de decisiones de tribunales.

¿Cómo puede un tribunal demostrar su transparencia en materia de divulgación de datos privados?

La transparencia reduce el riesgo de conflictos relacionados con la vida privada. En efecto, al proporcionar por adelantado información importante a las partes y a los testigos, estos últimos están mejor preparados para establecer sus expectativas y tomar decisiones informadas. Las medidas a tomar para contribuir a la transparencia de las prácticas de su tribunal son:

  • Informar a las partes sobre las políticas, los reglamentos y las regulaciones particulares que rigen las prácticas de su tribunal en materia de manejo de la información.
  • Notificar a las partes por adelantado sobre los procesos preliminares que permiten determinar cuáles son los datos personales e impedir su divulgación antes de la audiencia pública.
  • Publicar un aviso que describa las prácticas de su tribunal en materia de publicación de datos personales en la Internet y en los motivos de la decisión. Dicho aviso debería indicar lo siguiente:
    • El tipo de información y de datos que normalmente están a disposición del público vía Internet.
    • La manera en que las decisiones se publican por vía electrónica.
    • Las condiciones y las circunstancias de la inclusión de los datos de identificación personal en las decisiones publicadas en la Internet.
    • Los procedimientos a los cuales pueden recurrir las partes y los testigos para presentar observaciones vinculadas con casos de divulgación de datos personales por vía electrónica que plantean un problema particular.
  • Elaborar una política para guiar el ejercicio del poder discrecional de su tribunal en lo relativo a la divulgación de datos personales en las decisiones publicadas en la Internet y mantener un registro claro de todas las decisiones emitidas después de la instauración de la política.

¿Qué debería tener en cuenta un tribunal cuando busca crear un equilibrio entre la protección de la vida privada y la transparencia?

El principio de audiencia pública favorece el acceso del público y de los medios de comunicación a numerosas audiencias judiciales. Su objetivo es asegurar la eficacia del proceso de presentación de pruebas, fomentar un proceso de toma de decisiones equitativo y transparente, promover la integridad del sistema judicial e informar al público sobre su funcionamiento. Sin embargo, la divulgación ilimitada de información personal, tomando en cuenta todas las posibilidades que ofrecen las tecnologías disponibles, no es esencial para dicho principio.

Es necesario tener en cuenta las disposiciones legislativas que se aplican a los tribunales. Las leyes habilitantes de un tribunal pueden regir específicamente la información personal que puede o debe figurar en las decisiones. Asimismo, varios tribunales deben observar leyes en materia privada que prevén el derecho a la protección de la información personal y establecen las circunstancias en las cuales otros intereses y otros objetivos estratégicos pueden prevalecer sobre ese derecho. Como mejor práctica, todos los tribunales deberían preguntarse si conviene divulgar datos privados cuando no existe un interés público claramente definido, independientemente de que el tribunal esté o no supeditado a leyes en materia de protección de la vida privada.

En el momento de buscar un equilibrio adecuado entre la protección de la vida privada y la transparencia, se alienta a los tribunales a tomar las medidas siguientes:

  • Evaluar la medida en la cual, en los términos de sus leyes habitantes, las decisiones deben quedar a disposición del público en general.
  • Determinar si el tribunal está supeditado a una ley que prohíbe o limita la divulgación pública de datos personales de las partes y de los testigos, o bien los motivos de la decisión.
  • Si está autorizado divulgar públicamente la información personal contenida en las decisiones, determinar si la publicación de la información personal examinada es necesaria o pertinente.
    • Cuando se trata de la divulgación de la identidad de las partes o de los testimonios en un caso, tomar en consideración el interés público y definir la naturaleza de dicho interés.
      • Por ejemplo, la divulgación de datos de identificación personal puede ser de interés público cuando protege contra el fraude, las lesiones corporales, la conducta profesional indebida o incluso cuando tiene un efecto disuasivo.
    • Si existe un interés público claramente definido en la divulgación electrónica de un caso particular, sopesar otros factores pertinentes, tales como:
      • La naturaleza delicada, la exactitud y la amplitud de los detalles relativos a la información personal.
      • El contexto en el cual se ha recopilado la información personal.
      • Los objetivos estratégicos y el mandato público preciso de su tribunal.
      • Las expectativas de toda persona que podría resultar afectada.
      • La posibilidad de que una persona cuya información personal es divulgada quede injustamente expuesta a un perjuicio pecuniario, a un daño moral o a otro tipo de perjuicio.
      • La gravedad de un perjuicio que podría sufrir una persona afectada por la divulgación de información personal.
      • El interés público respecto a la audiencia y los resultados de esta última.
      • El carácter definitivo de la decisión de su tribunal y la posibilidad de interponer una apelación o de depositar una solicitud de verificación judicial.
      • Toda circunstancia o todo interés extraordinario en materia de protección de la vida privada que tenga relación con casos particulares.
  • Después de sopesar los factores pertinentes, determinar si la divulgación de la identidad de cada parte o de cada testigo es verdaderamente necesaria para fines de interés público.
  • Cuando un tribunal determine que el interés público justifica la divulgación de datos personales de una parte o de un testigo, notificar, en un plazo oportuno, la decisión relativa a la publicación de datos personales tanto a las partes afectadas como a toda entidad que deba ser notificada por orden de la ley.

¿Cómo puede un tribunal limitar su divulgación de datos a lo estrictamente necesario?

En muchos casos, un tribunal puede acatar las leyes de protección de la vida privada y lograr sus objetivos en materia de apertura, responsabilidad pública y transparencia publicando decisiones despersonalizadas, es decir publicando las razones sin incluir ni el nombre de las partes y de los testigos ni ningún otro dato de identificación personal.

  • En la medida de lo posible, las decisiones deberían en general estar redactadas de manera despersonalizada.
    • Disimular las identidades utilizando iniciales o seudónimos.
    • Alentar a los tribunales a redactar todas las decisiones eliminando los datos personales delicados que no sean esenciales para comprender la decisión o el proceso de la toma de decisiones.
    • Para ayudar los tribunales, invitar a las partes a no proporcionar datos personales cuya importancia es claramente secundaria para sus declaraciones y aportes, tales como los números de seguro social que no son pertinentes para las cuestiones en litigio.
  • Cuando los datos de identificación personal por ejemplo nombres aparecen en las razones de una decisión de un tribunal, se deben suprimir, en las decisiones a las que el público tiene acceso, los datos que no son pertinentes para la decisión adoptada y que normalmente incluyen elementos tales como domicilios, fechas de nacimiento, nombres de familiares de una parte, números de documentos de identificación y nombre y dirección del lugar de trabajo de una parte o testigo.

¿Cómo puede un tribunal aprovechar la tecnología y al mismo tiempo reducir los riesgos de vulneración de la vida privada?

Así como la tecnología puede comprometer la protección de la vida privada, también puede contribuir a reducir o controlar los riesgos de vulneración de los datos personales por vía electrónica.

  • Utilizar herramientas tecnológicas de protección de la vida privada en el sitio web del tribunal. Examinar la posibilidad de utilizar un protocolo tanto para excluir a los robots informáticos como para bloquear el acceso público a la opción de búsqueda por nombre, con el fin de mitigar el riesgo de las consecuencias no intencionales y negativas para las personas que hayan sido identificadas en las decisiones de los tribunales publicadas en la Internet.

febrero 2010

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