Rapport annuel du Comité de vérification interne 2013-2014

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Avant-propos des membres externes du Comité de vérification interne

Nous avons le plaisir de vous soumettre le cinquième rapport annuel du Comité de vérification (CV) pour l'exercice ayant pris fin le 31 mars 2014.

Nous continuons d'être ravis de la façon dont le CV s'est acquitté de son mandat, en particulier au cours de cette période de grands changements pour l'organisation — dont un nouveau leadership et un déménagement des bureaux de l'administration centrale du Commissariat à Gatineau. Les qualités de chef du dirigeant principal de la vérification et le soutien du personnel du Commissariat ont contribué à la réussite des travaux du Comité. La participation active de l'ancienne commissaire, Jennifer Stoddart, et de la commissaire par intérim, Chantal Bernier, a également été un facteur déterminant de la réussite du Comité et de ses travaux en cours d'année. Nous croyons que cette fonction est idéale pour une petite organisation et nous sommes fiers d'en faire partie.

Au cours de la dernière année, le Commissariat a continué de renforcer les pratiques et les processus de gestion dans un certain nombre de domaines, y compris pour ce qui est des valeurs et de l'éthique, des contrôles internes et de la gestion du rendement. Le Commissariat bénéficie encore de contrôles financiers solides, comme le prouve l'opinion sans réserve formulée concernant ses états financiers et l'absence de problèmes relevés par le Bureau du vérificateur général (BVG) en lien avec ces contrôles. Un problème a été porté à l'attention du CV, à savoir la perte d'un petit disque dur lors du déménagement du bureau de l'administration centrale du Commissariat à Gatineau (Québec) en mars 2014. Nous sommes reconnaissants d'avoir été informés de cet incident rapidement, et appuyons l'approche concertée de la direction pour gérer l'incident, notamment en en informant le commissaire spécial à la protection de la vie privée et en effectuant une évaluation interne ainsi qu'une évaluation externe indépendante. Ces évaluations permettront certainement de mieux comprendre ce qui s'est produit et de formuler des recommandations, au besoin, pour que la situation ne se reproduise pas.

Bien qu'aucune mission de vérification interne n'ait été entreprise en cours d'année, les résultats de l'auto-évaluation interne et de l'exercice d'inspection des pratiques professionnelles, combinés à l'approbation du plan de vérification axé sur les risques pour 2014-2015 positionnent la fonction de vérification interne pour qu'elle continue d'offrir une valeur ajoutée grâce à l'évaluation des méthodes de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance dans les domaines les plus importants pour l'organisation et qui représentent les risques les plus élevés.

Laurel Murray, CPA, CA Jocelyne Coté-O'Hara, CM

1.0 Introduction

Le rapport annuel à l'intention du commissaire est rédigé par le CV du Commissariat à la protection de la vie privée conformément aux exigences énoncées dans la Politique sur la vérification interne (2012) du Conseil du Trésor et dans le mandat approuvé du CV. Il s'agit du cinquième rapport annuel du Comité.

Il décrit les activités réalisées par le CV et présente les impressions et observations des membres externes qui découlent des travaux réalisés pendant l'exercice 2013-2014.

Tout en assumant ses fonctions, le CV assure une surveillance indépendante adéquate et tisse des liens avec la direction et le BVG. Nous cherchons avant tout à cibler et à évaluer les risques de même qu'à superviser les pratiques exemplaires du Commissariat ainsi que ses processus de contrôle et de gouvernance. Notre mission est d'offrir au Commissariat des conseils objectifs, clairs et constructifs.

Comme il est précisé dans la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada, le CV exerce une surveillance dans les principaux domaines suivants :

  • Valeurs et éthique
  • Gestion des risques
  • Cadre de contrôle de gestion
  • Fonction de vérification interne
  • Fournisseurs externes de services d'assurance
  • Suivi des plans d'action de la direction
  • États financiers et rapports pour les comptes publics
  • Rapports redditionnels

Les observations du CV sur chacun des domaines de surveillance, ainsi que les conseils par rapport à ceux-ci, sont précisées à la section 3 du présent rapport.

2.0 Rôle et composition du Comité

Le CV formule, à l'intention du commissaire, des recommandations et conseils indépendants sur la qualité et le fonctionnement généraux de ses cadres et processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance. Le CV lui fournit également des conseils stratégiques sur les nouvelles priorités, les préoccupations, les risques, les possibilités et les rapports redditionnels.

Le CV se compose des membres suivants :

  • Laurel Murray, CA, présidente, membre externe
  • Jocelyne Coté-O'Hara, CM, membre externe
  • Chantal Bernier, commissaire par intérim (membre d'office)Note de bas de page 1

En outre, les membres suivants du personnel du Commissariat ont dû participer à l'ensemble des réunions du CV en 2013-2014 :

  • Daniel Nadeau, dirigeant principal de la vérification et dirigeant principal des finances
  • Chantale Roussel, secrétaire du Comité et Directrice, Planification organisationnelle et pratiques de gestion

Le CV a documenté son rôle, ses responsabilités et son mode de fonctionnement dans un mandat. Depuis sa création en 2008, le mandat a fait l'objet de révisions et de mises à jour fréquentes par le Comité afin de s'assurer qu'il demeure en harmonie avec la Directive sur la vérification interne au gouvernement du Canada du Conseil du Trésor (CT) et a par la suite été confirmé par le commissaire. Une copie de la charte du CV est présentée à l'annexe A.

Afin de réaliser son mandat, le CV a élaboré un plan de travail pour 2013 2014. Une copie de ce plan est présentée à l'annexe B. Les progrès par rapport à la réalisation du plan sont surveillés tout au long de l'année pour garantir que le Comité respecte ses engagements.

3.0 Résumé des activités du Comité de vérification pour 2013-2014

Les paragraphes suivants présentent un résumé des principaux domaines prioritaires et activités du Comité pour 2013 2014 ainsi que des conseils pour que le Commissariat continue de renforcer ses pratiques de gestion et de surveillance.

3.1 Réunions

Le CV a tenu quatre réunions pendant l'année :

  • le 4 juin 2013;
  • le 22 août 2013;
  • le 14 novembre 2013;
  • le 11 mars 2014.

En outre, les membres externes ont participé à la séance de planification stratégique du Commissariat le 13 novembre 2013.

Au début de chaque réunion, les membres du Comité discutent ouvertement des nouvelles préoccupations de l'organisation. Pendant cette discussion, le commissaire informe les membres des principaux événements qui se sont produits au sein du Commissariat depuis la dernière réunion et des enjeux ou possibilités qui pourraient avoir des répercussions sur l'organisation. Les membres bénéficient ainsi d'un meilleur contexte et d'observations grâce auxquels ils comprennent mieux l'environnement social et professionnel qui ne cesse d'évoluer.

Tous les membres du CV et les participants requis ont assisté aux réunions. Les procès verbaux des quatre réunions ont été rédigés puis approuvés par les membres à la réunion suivante. La présidence a signé les procès-verbaux afin de signifier clairement l'approbation du Comité.

Lors de chaque réunion, les membres externes du Comité ont tenu des discussions à huis clos avec le dirigeant principal de la vérification - qui agit également à titre de dirigeant principal des finances - et les représentants du BVG, lorsque ces derniers étaient présents. Ils ont alors l'occasion de discuter de questions délicates en toute confidentialité. Les membres externes se réunissent également à huis clos à chaque réunion, s'il y a lieu.

3.2 Perfectionnement professionnel

En novembre 2013, les membres externes du Comité ont assisté au symposium du Comité ministériel de vérification du Bureau du contrôleur général (BCG) dont le thème était Ajouter de la valeur, appuyer le renouvellement : Comment les comités de vérification ministériels peuvent contribuer au programme de transformation.

3.3 Transparence

Le public a accès aux renseignements concernant le CV sur le site Web du Commissariat. On y retrouve des notices biographiques des membres du CV, le mandat du CV et les rapports de vérification interne approuvés. En partageant cette information, nous fournissons à la population des indications et des renseignements pertinents sur le travail du Comité ainsi que son rôle dans la surveillance des pratiques de gestion du Commissariat.

4.0 Principaux domaines de responsabilité

Les sections suivantes présentent un résumé des activités menées par le CV durant l'année afin de s'acquitter de ses responsabilités, soit formuler au commissaire des conseils qui contribueront à renforcer les processus et pratiques de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle à l'échelle de l'organisation.

4.1 Valeurs et éthique

À la réunion de juin, les membres ont examiné les résultats obtenus par le Commissariat lors du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux de 2011. Ils ont noté que le taux de participation de 72 % était similaire à la moyenne de la fonction publique, tout comme les résultats dans bien des domaines. Le sondage met en relief les éléments qui fonctionnent raisonnablement bien, tout en cernant les points à améliorer. Le Comité a examiné le plan d'action élaboré en réponse aux points à améliorer ainsi que le processus de gestion entrepris pour mener des consultations exhaustives auprès des membres du personnel dans l'ensemble de l'organisation pour élaborer le plan. Au cours de la prochaine année, il examinera les progrès de la direction au chapitre de la mise en œuvre du plan d'action.

Comme il est décrit dans l'évaluation du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) et dans la mise à jour 2013-2014, un des éléments clés du plan de travail de la direction élaboré à l'appui de la mise en œuvre de la Politique sur les conflits d'intérêts et l'après-mandat du CT comprend un cadre de valeurs et d'éthique ainsi que des mesures relatives aux conflits d'intérêts et à l'après-mandat. Le CV a été informé que ces travaux étaient en cours en 2013-2014 et les membres attendent avec intérêt d'examiner ces deux éléments lors de la prochaine réunion en juin 2014.

Les membres du CV sont ravis du leadership soutenu de la direction et de son engagement à définir et à intégrer des valeurs et des principes d'éthique solides à l'échelle de l'organisation.

4.2 Gestion des risque

Un des éléments clés des mécanismes officiels de gestion des risques du Commissariat demeure le profil de risque organisationnel (PRO) que le Commissariat passe en revue et perfectionne d'année en année. Le PRO fournit un sommaire des risques stratégiques de l'organisation qui nécessite des activités de gestion et de surveillance en continu, et il représente un intrant clé du processus de planification stratégique de l'organisation et d'élaboration du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) du Commissariat, un document de responsabilisation clé du processus d'examen des prévisions budgétaires.

Pour 2013-2014, même si les éléments du PRO, dont l'analyse du contexte, ont été fournis aux membres du CV dans le cadre de la séance de planification stratégique de novembre, les membres externes ont examiné le document et ont fait part de leurs commentaires par voie électronique. Les membres externes se sont dits en accord avec les principaux risques cernés et évalués ainsi que les stratégies d'atténuation élaborées. À la suite de cet examen, suivant les conseils du Comité, les membres ont été renseignés sur le processus de surveillance des risques du Commissariat lors de la réunion de mars 2014, y compris sur la façon de faire le suivi par rapport aux principaux indicateurs de risques inclus dans le PRO, et l'intégration d'un rapport sur les risques dans les rapports trimestriels et de la surveillance du Comité de direction.

Le Comité est satisfait des mécanismes de gestion des risques en place au sein du Commissariat. En prévision de l'arrivée d'un nouveau leadership dans la prochaine année, le CV continuera d'exercer une surveillance étroite des pratiques de gestion des risques et des mesures prises ou requises pour les gérer de manière efficace au cours de cette période de transition.

4.3 Cadre de contrôle de gestion

L'examen du cadre de contrôle de gestion (CCG) du Commissariat par le CV en cours d'année était axé sur les contrôles internes, la gestion du rendement, les résultats de l'évaluation de la menace et des risques, le cadre de responsabilisation de gestion (CRG), la gestion des ressources financières et l'établissement des rapports financiers trimestriels.

Contrôles internes

Les membres ont examiné les éléments des contrôles internes du Commissariat tout au long de l'année. À la réunion de juin, les membres ont été informés des travaux en cours dans le but de documenter, d'évaluer et de mettre à l'essai le système de contrôles internes du Commissariat, y compris les contrôles relatifs aux rapports financiers. Les membres du CV se sont réjouis des résultats issus de l'évaluation initiale des contrôles au niveau de l'entité, des contrôles généraux en matière de TI et des contrôles des processus opérationnels de même qu'à l'égard du plan d'action correspondant élaboré dans le but de cerner les lacunes et les points à améliorer.

À la suite de l'évaluation initiale, à la réunion de novembre, les membres ont été renseignés sur les travaux qu'entreprend la Direction de la gestion intégrée (DGI) pour se doter de façon officielle d'un plan axé sur les risques afin de mesurer l'efficacité des contrôles du Commissariat en matière de rapports financiers ainsi que pour vérifier les principaux contrôles dans les principaux domaines suivants :

  • paye;
  • gestion du Programme des contributions du Commissariat;
  • transition vers un milieu sans papier;
  • ententes de collaboration ou de services partagés conclues par le Commissariat.

Le Comité est ravi des travaux entrepris à ce jour et continuera de surveiller activement les activités à venir, y compris les résultats des essais entrepris.

Un problème a été porté à l'attention du CV relativement à la protection d'un dispositif de technologie de l'information périphérique lors du déménagement des locaux de l'administration centrale du Commissariat en mars 2014. Pendant le déménagement, un disque dur contenant une copie de sauvegarde du module Budgétisation au rendement du capital humain (BRCH) a été égaré. Ce lecteur renfermait certains renseignements personnels concernant environ 800 employés actuels et anciens du Commissariat et du Commissariat à l'information du Canada. Le lecteur ne portait aucune étiquette en indiquant le contenu et un programme spécial est requis pour en lire les données. En outre, un examen des champs de données effectué révèle qu'aucune des données, prises individuellement ou de façon agrégée, ne facilite le vol de l'identité des fonctionnaires concernés. Immédiatement après avoir réalisé la disparition du lecteur, la direction et le personnel ont mis en œuvre une stratégie concertée pour gérer l'incident et ses répercussions sur les fonctionnaires actuels et anciens. Ils ont notamment examiné tous les scénarios possibles quant à l'emplacement possible du lecteur, et ont avisé tous les fonctionnaires actuels et anciens de l'incident en plus d'amorcer une enquête interne. La direction a également mis en place une enquête externe, en retenant les services d'un spécialiste reconnu en matière de sécurité. Le CV a été informé de la question et de la réponse de la direction en temps opportun, et examinera le résultat des enquêtes actuellement en cours.

Gestion du rendement

Au niveau stratégique, le Commissariat utilise son cadre de mesure du rendement (CMR) stratégique conforme à l'Architecture d'alignement des programmes (AAP) afin d'établir des plans et de rendre des comptes relativement à la réalisation de son mandat et à l'utilisation des crédits parlementaires chaque année. Au niveau fonctionnel, la direction a élaboré une fiche de rendement mensuelle pour suivre activement la prestation de ses programmes et ses services. Cette fiche est conforme au CMR stratégique pour ce qui est des indicateurs de rendement. Même si cette initiative permet au Comité de direction d'examiner les activités réellement exécutées et les résultats, le CV encourage quand même la direction à améliorer les rapports afin d'inclure une description explicite des cibles de rendement connexes qui figurent dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP). De cette manière, la direction sera à même de se concentrer sur les domaines qui sont sur la bonne voie pour satisfaire aux attentes du Parlement en matière de rendement, et de cerner les domaines où des mesures correctives doivent être prises.

Aux tableaux de bord mensuels s'ajoutent les rapports de Gestion intégrée et Gestion des ressources humaines, présentés au Comité de direction tous les trois mois. Même si le rapport sur les ressources humaines comprend déjà des normes de service, la Direction de la gestion intégrée s'affaire à définir des normes de service qui appuieront une surveillance et une gestion plus efficace des services rendus.

Le CV appuie la direction au chapitre de l'élaboration des rapports sur le rendement opérationnel. Au cours de la prochaine année, il examinera la mesure dans laquelle la direction peaufine sa gestion du rendement à l'appui d'une production efficace de résultats conformes aux attentes.

Évaluation de la menace et des risques

Lors de la réunion de juin, les membres du Comité ont été mis au fait des résultats de l'évaluation de la menace et des risques (EMR) entreprise sous la surveillance de Gestion de l'information et technologie de l'information. L'évaluation entreprise par des consultants indépendants a révélé que même s'il existe certains points à améliorer, la plateforme générale du Commissariat et la protection de la sécurité sont bien gérées.

Les membres du CV ont été mis au fait de la réponse du Commissariat à l'évaluation de même que du plan d'action mis en place en réponse aux points à améliorer dont les risques sont considérés comme étant de moyens à élevés, en soulignant au passage que les problèmes relatifs à la sécurité physique seront en grande partie réglés par le déménagement dans les nouvelles installations.

CRG - Autoévaluation

À titre d'agent du Parlement, le Commissariat n'est pas tenu de se soumettre à une évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) du Conseil du Trésor. Cependant, la direction, qui reconnaît les avantages à continuer d'améliorer ses processus et pratiques de gestion, effectue une autoévaluation fondée sur le CRG aux deux ans. À la réunion de novembre, les membres du CV ont examiné les progrès de la direction par rapport aux quatre domaines d'amélioration cernés à l'évaluation de l'année précédente. En ce qui a trait à l'évaluation, le Comité a recommandé que la direction examine un moyen approprié pour les très petites organisations, et qu'elle envisage notamment de mettre à contribution les structures de gouvernance existantes dans la mesure où cela est possible et pratique. Le Comité a aussi recommandé que l'évaluation du Programme des contributions soit effectuée en temps voulu pour faciliter le renouvellement du programme avant son expiration.

Gestion des ressources financières

La gestion des ressources financières est une fonction cruciale pour appuyer la gestion efficace par l'organisation de ses ressources, en particulier dans le contexte des demandes accrues et de l'évolution des priorités. Au cours des dernières années, la DGI a mis en place des outils et des processus modifiés pour favoriser une gestion améliorée des ressources financières dans l'organisation, et a fourni la formation officielle obligatoire connexe aux employés et aux gestionnaires. Ces initiatives se sont avérées particulièrement cruciales au cours de cette période de restriction financière et dans le contexte du déménagement coûteux des locaux de l'administration centrale du Commissariat. En plus de mettre en œuvre des outils d'établissement des prévisions et des budgets modifiés, et une fonction de contestation et de soutien pratique assurée par le personnel des Finances, les indicateurs de rendement au chapitre de la gestion financière et des cibles ont été intégrés aux ententes de gestion du rendement (EGR) des cadres de direction.

L'information communiquée par le DPF tout au long de l'année porte à penser que l'organisation récolte les fruits de son travail, car le Commissariat a géré ses ressources pour 2012-2013 et 2013-2014 à l'intérieur des cibles établies pour soutenir un report des fonds non dépensés l'année suivante. Ce résultat est particulièrement louable pour ces deux années compte tenu de l'incertitude relative au coût définitif du déménagement des locaux de l'administration centrale, des demandes accrues découlant d'une augmentation des plaintes menant à des enquêtes et des coûts accrus relatifs aux négociations collectives récentes en plus de la réduction de 430 000 $ du financement annualisé du Commissariat à compter de 2014-2015, réduction qui découle du budget de 2012.

Rapports financiers trimestriels

Le CV a examiné les 1er, 2e et 3e rapports financiers trimestriels du Commissariat pour 2013-2014 et lui a fourni des commentaires et des conseils sur ceux-ci. Les membres ont constaté que les rapports de l'année étaient succincts et complets, et aucune préoccupation importante n'a été soulevée.

4.4 Fonction de vérification interne

4.4.1 Gouvernance

La fonction de vérification interne du Commissariat repose sur un directeur, Planification organisationnelle et pratiques de gestion, qui relève du dirigeant principal de la vérification. Celui-ci, qui est également le directeur général de la Gestion intégrée et le dirigeant principal des finances, relève directement du commissaire.

Pour augmenter la capacité interne, le Commissariat partage ses responsabilités liées à l'élaboration du plan de vérification axé sur les risques et ses missions individuelles en matière de vérification interne avec une entreprise de services professionnels indépendante. Cette entente permet au Commissariat de maintenir le contrôle et la surveillance de la fonction tout en misant sur l'expertise et l'expérience de professionnels du domaine de la vérification interne. Suivant les conseils du CV, la direction a consolidé son processus de vérification pour s'assurer que les entreprises de services professionnels soumettent une attestation selon laquelle leur travail de vérification respecte les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada. La présidente du Comité, une comptable agréée dotée d'une vaste expertise en matière de vérification interne, offre une expertise, des directives et des conseils afin de soutenir l'amélioration de cette fonction, son indépendance et sa surveillance tout au long de l'année.

Comme l'exige la politique, le dirigeant principal de la vérification doit soumettre un rapport annuel au CV et au commissaire. Le Comité a examiné le rapport annuel 2012-2013 du DPV. Même si aucune préoccupation n'a été soulevée, la question de la redondance ou du double emploi entre le rapport annuel du CV et le rapport du DPV a été mise en relief et a suscité des discussions. Suivant la recommandation du DPV, son rapport sera essentiellement axé sur le rendement de la fonction tandis que le rapport annuel du CV, à la lumière des travaux du Comité, fournira une évaluation objective ou un point de vue sur la qualité ainsi que le fonctionnement des processus et des cadres de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat.

À la réunion de juin, à huis clos avec la commissaire, les membres externes ont fait part de leur avis sur l'évaluation du rendement du DPV.

4.4.2 Missions de vérification interne et planification axée sur les risques

Comme il est décrit dans le Plan de vérification axé sur les risques (PVAR) 2013-2014 à 2015 2016 qui a été approuvé, aucune mission d'assurance n'est prévue pour 2013-2014. Ces quatre dernières années, les huit missions de vérification interne ont eu une portée très vaste dans chacun des quatre secteurs de programme de l'organisation qui sont présentés dans l'univers de vérification du Commissariat. Au cours de cette même période, la direction a mis en place, dans les secteurs évalués ainsi que dans d'autres secteurs de l'organisation, un large éventail de processus et de pratiques de gestion améliorés. En outre, l'année 2013-2014 a été marquée par des changements importants au sein de l'organisation, notamment une modernisation de la fonction d'enquête, le déménagement des locaux de l'administration centrale du Commissariat et un changement de leadership.

Lors de la réunion de novembre 2013, le CV a examiné le plan, y compris les projets proposés pour 2013-2014. Les membres du Comité continuent d'appuyer la décision de ne pas mener de projets de vérification pour 2013-2014 et, au lieu de procéder à la vérification de suivi qui avait été prévue pour la vérification interne des réponses aux demandes de renseignements et la vérification interne de l'utilisation des renseignements de la Direction des enquêtes et des demandes de renseignements aux fins de la prise de décisions par la direction, et la vérification des normes de service, les membres ont recommandé que les risques rattachés à ces domaines soient examinés et évalués en marge de l'élaboration du PVAR 2014-2015.

Les membres du CV ont participé à l'élaboration du PVAR 2014-2015, notamment en faisant part directement de leurs commentaires aux responsables de l'élaboration du plan au début décembre. L'ébauche du PVAR 2014-2015 a été déposée et fait l'objet de discussions lors de la réunion de mars 2014. Le plan décrit une vérification de la gestion de l'information et de la technologie de l'information pour 2014-2015, plutôt qu'un projet de vérification des normes de service. Le CV est favorable à ce changement étant donné que la GI/TI a fait l'objet d'un niveau élevé de changements et revêt une importance stratégique élevée pour le Commissariat. Toutefois, étant donné que les normes de service font partie intégrante de la production des résultats, le plan a inclus cet élément dans la vérification 2015-2016 de la fonction d'enquête (Loi sur la protection des renseignements personnels et LPRPDE). La vérification de suivi pour 2014-2015 dont il est question ci-dessus a été éliminée du PVAR 2014-2015 puisque l'on n'estime plus qu'il s'agit d'un domaine à priorité ou à risque élevé, et que toutes les recommandations de la vérification antérieure ont été étroitement surveillées par le CV et qu'elles sont maintenant entièrement mises en œuvre. À la suite de discussions et sous réserve de quelques modifications rédactionnelles, les membres externes ont recommandé que la commissaire approuve le PVAR 2014-2015.

4.4.3 Autoévaluation de la fonction de vérification interne

Avant une inspection externe des pratiques professionnelles comme l'exigent les Normes relatives à la vérification interne au sein du gouvernement du Canada (les Normes), le DPV et son équipe ont entrepris une autoévaluation de la fonction de vérification interne du Commissariat. Cette évaluation a révélé que, d'une façon générale, la fonction est exercée en conformité avec la définition de vérification interne, le code d'éthique et les Normes. Ces résultats, de concert avec les mesures prises pour apporter des améliorations au chapitre de la gouvernance, le plan de vérification axé sur les risques (PVAR), les activités de suivi et les rapports redditionnels positionnent la fonction de vérification interne pour l'inspection des pratiques professionnelles.

Le CV attend avec intérêt d'examiner les résultats de l'inspection des pratiques professionnelles au début du nouvel exercice.

4.5 Prestataires externes de services d'assurance

Chaque année, le Bureau du vérificateur général (BVG) vérifie les états financiers du Commissariat en vue de formuler une opinion sur ceux-ci. Des représentants du BVG ont assisté à la réunion de mars afin de discuter du plan annuel de vérification des états financiers 2013-2014 du Commissariat.

Le directeur principal de la vérification du BVG a pris part à la réunion du CV d'août 2013 afin d'examiner les états financiers vérifiés, la lettre de déclaration de la direction au BVG et le rapport du BVG remis au CV dans lequel il met en évidence les résultats de vérification pour l'année ayant pris fin le 31 mars 2013. Pour la neuvième année consécutive, le vérificateur a rendu une opinion non modifiéeNote de bas de page 2 sur les états financiers. Aucune faiblesse importante dans les contrôles internes n'a été relevée par le BVG et il n'a pas communiqué de lettre de recommandations.

4.6 Suivi des plans d'action de la direction

Le CV surveille les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des plans d'action découlant de rapports de vérification interne, et ce, jusqu'à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu'elles ne soient plus pertinentes. Chaque semestre, le CV reçoit et passe en revue un rapport portant sur les progrès de la direction pour la mise en œuvre des mesures en suspens.

Comme il est décrit dans le tableau suivant, il restait encore à mettre en œuvre quatre recommandations issues de vérifications au 1er avril 2013. Au cours de l'année, 16 autres recommandations de vérification ont été formulées lors des trois missions d'examen et de vérification qui ont été approuvées en 2012-2013, et des recommandations restaient à mettre en œluvre à la fin du dernier exercice. Sur ces 20 recommandations, 16 ont été entièrement mises en œuvre en cours d'année et les quatre autres ont accusé certains retards par rapport à la date de mise en œuvre cible. Cela s'est traduit par un taux de mise en œuvre de 80 %.

Le CV a examiné les raisons des retards dans les quatre mesures de gestion restantes de même que l'attestation du DPV voulant qu'il n'y ait aucun risque important pour l'organisation à la suite de ces retards. Le Comité a porté une attention particulière au retard dans la mise en œuvre des mesures de gestion restantes découlant de la vérification des réponses aux demandes de renseignements de 2010 2011 liée à l'élaboration d'un mécanisme et d'un processus électroniques pour que le public puisse demander des renseignements au Commissariat. Au départ, la direction avait prévu de mettre en œuvre un mécanisme fondé sur le courriel; comme il a été déterminé que cette solution n'était pas idéale à long terme, la direction procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) pour la mise en œuvre d'un outil et d'un processus en ligne, qui devraient tous deux être plus faciles à utiliser pour le public et à gérer pour le Commissariat. La mise en œuvre est prévue au cours de la prochaine année.

Tableau 1 - État de la mise en œuvre de la réponse et du plan d'action de la direction (RPAD) 2013-2014
Titre du projet Année Recomman­dations formulées Recomman­dations en suspens au 31 mars 2013 Situation en 2013-2014
Mise en œuvre complète Sur la bonne voie Retard Nombre de recomman­dations en suspens au 31 mars 2013
Vérification de l'utilisation des renseignements de la Direction des enquêtes et des demandes de renseignements aux fins de la prise de décisions par la direction /th>2010-20111033  0
Vérification des réponses aux demandes de renseignements 2010-2011 4 1 0   1 1
Vérification du processus d'approvisionnement et de gestion des marchés 2012-2013 4 0 4     0
Rapport d'autoévaluation de contrôle 2012-2013 6 0 6     0
Examen des pratiques de gestion pour les pratiques de partage de l'information 2012-2013 6 0 3   3 3
Totaux   30 4 16   4 4

Les membres externes sont ravis de voir la diligence dont a fait preuve la direction pour élaborer des plans d'action détaillés en réponse aux recommandations de la vérification et pour mettre en œuvre la grande majorité des mesures en temps opportun.

4.7 États financiers

Étant donné que le commissaire est un agent du Parlement, le BVG vérifie chaque année les états financiers du Commissariat. Comme l'indique la section 4.5, le CV s'est entretenu avec le BVG en août afin d'examiner les états financiers vérifiés 2012-2013 du Commissariat. Le CV a recommandé que la commissaire approuve ces états financiers.

4.8 Rapports redditionnels

Les membres du CV ont examiné la version préliminaire du Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2012-2013 et la version préliminaire du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2014 2015 du Commissariat. Les membres du CV ont prodigué des conseils et des recommandations à la direction avant l'approbation des rapports par la commissaire.

5.0 Autres domaines de surveillance

En plus de surveiller les principaux domaines de responsabilité, en 2013-2014, le CV a fourni à la commissaire des conseils stratégiques dans les deux domaines clés suivants.

5.1 Agents du Parlement

Le CV a continué d'être informé des discussions entre les agents du Parlement, y compris en ce qui concerne la poursuite d'une plus grande collaboration entre les agents lorsque cela est possible. Avec le déménagement des locaux de l'administration centrale à Gatineau, la direction a collaboré et continue de collaborer étroitement avec d'autres agents situés dans le même immeuble afin de cerner et saisir les occasions de mettre en commun l'espace et les services. Les membres du CV désirent féliciter la direction pour avoir mis en œuvre des espaces partagés pour la bibliothèque, la salle du courrier et les salles de formation immédiatement après avoir pris possession des nouveaux locaux. Les membres ont conseillé à la commissaire de continuer de profiter de ces occasions lorsque les avantages de ces services partagés ou de collaboration dépassent le coût de ces arrangements.

5.2 Déménagement à Gatineau

Le CV externe a été tenu au courant des plans en vue du déménagement de l'administration centrale à Gatineau en mars 2014. Les membres ont appuyé l'engagement d'une équipe dévouée pour gérer ce projet et la collaboration active avec le personnel tout au long du processus.

6.0 L'avenir

Au cours de l'année à venir, le Comité continuera d'assurer la surveillance de ses huit domaines de responsabilité et portera une attention particulière aux éléments suivants :

  • Accent sur les défis et les possibilités en lien avec les programmes - conseils sur les méthodes de gestion qui peuvent contribuer à relever les défis en lien avec les programmes et appui à la direction pour qu'elle puisse profiter des occasions.
  • Poursuite de l'examen et de la formulation de conseils en matière de gestion des ressources financières - reconnaissance du caractère crucial de l'exercice d'une diligence soutenue à l'égard de la gestion des ressources financières limitées du Commissariat compte tenu des coûts accrus rattachés à la nouvelle convention collective, des exigences supplémentaires imposées au Commissariat et de la réduction du financement (430 000 $) en 2014-2015 - peut être en lien avec l'élément ci-dessus.
  • Information sur les enquêtes interne et externe en cours en lien avec la perte du lecteur de disque au mois de mars pendant le déménagement dans de nouveaux locaux.

Annexe A – Mandat du Comité de vérification interne

Revisé en mai 2012

1. INTRODUCTION

Le présent document décrit la raison d’être, les responsabilités, la composition et le mode de fonctionnement du Comité de vérification (le Comité) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Le Comité est un élément essentiel du régime de vérification interne établi au sein du CPVP, et il est inspiré de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2006Note de bas de page 3, et de l’Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du ParlementNote de bas de page 4. Cette dernière renforce le statut du commissaire en tant que haut fonctionnaire du Parlement.

Les membres du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement ont convenu que l'intention de la Politique sur la VI du gouvernement se reflétera dans les systèmes, les processus et l'infrastructure de vérification interne de l’organisation de chacun des hauts fonctionnaires du Parlement, mais en tenant compte de leur statut d'organisme indépendant du gouvernement, de leur taille relativement modeste et du rôle de surveillance assumé par le Comité consultatif sur le financement à l’intention des hauts fonctionnaires du Parlement.

2. MANDAT

Le Comité donne des conseils objectifs et fait des recommandations sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance de la pertinence et du fonctionnement des processus et cadres de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du CPVP (y compris les systèmes de reddition de comptes et de comptabilité). Ce travail appuie le commissaire dans son rôle d’administrateur des comptes auprès du Parlement.

Pour offrir ce soutien au commissaire, le Comité examine de façon intégrée, en tenant compte des risques de façon appropriée, tous les principaux aspects des processus de gestion, de contrôle et de responsabilité du CPVP de manière à ce que les résultats des vérifications internes puissent être intégrés dans les processus d’établissement des priorités et de planification stratégique du CPVP. Par conséquent, le travail du Comité renforce la qualité et la fiabilité de l’information financière et de l’information sur le rendement utilisée par les gestionnaires du CPVP dans le cadre de la prise de décisions et de la reddition de comptes et, par le fait même, il contribue au renforcement de la responsabilité de la gestion. Le Comité sert également à consolider l’indépendance, l’efficacité et la responsabilité du dirigeant principal de la vérification.

Le Comité formule également des avis et des recommandations à la demande du commissaire.

3. REPRÉSENTATION ET COMPOSITION DU COMITÉ

3.1 Composition

Le commissaire est chargé d’établir un comité de vérification indépendant pour le Commissariat. Ce comité est composé de trois membres. Deux d’entre eux sont des membres de l’extérieur qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale, et le commissaire est membre d’office. Le dirigeant principal de la vérification (DPV) et dirigeant principal des finances (DPF) assiste à toutes les réunions.

Il incombe au commissaire de choisir le président, les membres et le secrétaire du Comité. Tous les membres du Comité doivent être compétents en matière financière, ou le devenir pendant la première année de leur mandat, et avoir une bonne connaissance des rapports financiers dans le secteur privé ou public. Au moins un des membres doit être un expert financier qui détient une accréditation d’une association de comptables professionnels.

Les membres doivent être indépendants et en faire la démonstration par l’absence d’intérêts personnels et financiers réels ou perçus, directs ou indirects, de leur part ou de celle de leur famille, de leurs associés ou de leurs concurrents, ET par leur capacité personnelle à amener la direction, le DPV et les vérificateurs externes à examiner les pratiques et les sujets de préoccupation. Cette exigence va jusqu’à imposer au membre de signaler les rapports et les pratiques qui lui semblent incompatibles avec les faits ou les pratiques acceptables — même lorsque ses collègues du Comité sont enclins à passer outre. Les membres ont donc l’obligation d’informer le commissaire directement dans de tels cas. La protection de l’indépendance peut conduire à un accord mutuel pour mettre un terme à la nomination.

3.2 Représentation

Le président représente le Comité lors des réunions périodiques avec le commissaire.

3.3 Durée du mandat

Les membres sont nommés pour une période de quatre ans. Un membre ne peut siéger pendant plus de deux mandats. Afin d’assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés et les nominations initiales peuvent être de moins de quatre années.

4. RÉUNIONS DU COMITÉ

4.1 Fréquence

Le Comité doit se réunir deux ou trois fois par année, en personne ou par téléconférence, et davantage de réunions sont organisées si le président le juge nécessaire. Le calendrier des réunions du Comité sera généralement établi six mois d’avance de manière à ce que la direction du CPVP et les vérificateurs internes puissent préparer l’information et les rapports nécessaires au travail du Comité. La modification des dates des réunions du Comité ne se fera que dans des circonstances exceptionnelles.

4.2 Quorum

Le quorum est établi par une majorité des membres. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3 Préparation et participation des membres

Pour améliorer l’efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit :

  • consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion : il doit lire les rapports et les documents de référence fournis pour la réunion;
  • maintenir un excellent dossier de participation aux réunions.

4.4 Participation des non‑membres

Le dirigeant principal de la vérification assiste à toutes les réunions du Comité. Le président peut demander la présence d’autres cadres supérieurs. Au besoin, il demande qu’un représentant principal des prestataires externes de services d’assurance assiste aux réunions du Comité pour discuter des plans et constatations, et d’autres questions d’intérêt mutuel.

4.5 Compte rendu des réunions

Le compte rendu de chaque réunion est conservé. Il contient la liste des personnes présentes, un résumé des décisions prises et un aperçu des points discutés. Le compte rendu est approuvé par le Comité et signé en son nom par le président.

4.6 Réunions à huis clos

À chacune de ses réunions, le Comité doit tenir une réunion à huis clos avec le DPV/DPF, les prestataires externes des services d’assurance, lorsqu’ils sont présents, et tout autre représentant que le Comité décide de convoquer.

4.7 Plan annuel du Comité

Le président, en consultation avec les autres membres du Comité, prépare un plan à l’intention du commissaire, qui garantit que les responsabilités du comité sont pleinement prises en compte et assumées.

4.8 Examen du mandat du Comité

Le Comité doit examiner régulièrement son mandat et, si des modifications y sont apportées, elles doivent être soumises à l’approbation du commissaire.

5. RESPONSABILITÉS

L’ordre de priorité des principaux secteurs de responsabilité décrits ci-après, ainsi que l’importance particulière devant être accordée à chacun, sont déterminés par le commissaire en consultation avec le Comité. Ils doivent alors prendre en compte le mandat, les objectifs et les priorités du CPVP ainsi que les risques connexes touchant l’organisation.

Les principaux secteurs de responsabilité qui relèvent du mandat du Comité et qui devront être examinés en tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié, sont énumérés ci-dessous.

5.1 Valeurs et éthique

Le Comité doit passer en revue les systèmes et les pratiques du CPVP mis en place par le commissaire pour surveiller la conformité avec les lois, les règlements, les politiques et les normes en matière d’éthique, donner des conseils à ce sujet, et déterminer et corriger toute violation des lois ou des normes d’éthique. Cet examen peut également porter sur les dispositions prises par la direction pour démontrer et promouvoir les valeurs de la fonction publique et assurer le respect des lois, règlements, politiques et normes de comportement éthique.

5.2 Gestion des risques

Le Comité doit passer en revue les mécanismes de gestion des risques mis en place par le CPVP et donner des conseils à ce sujet.

5.3 Cadre de contrôle de la gestion

Le Comité doit passer en revue les mécanismes de contrôle interne du CPVP, donner des conseils à ce sujet et être informé sur toute question d’importance découlant du travail réalisé par d’autres prestataires des services d’assurance à la haute direction et au commissaire.

5.4 Fonction de vérification interne

Le Comité doit :

  • recommander et revoir périodiquement la charte du CPVP pour la vérification interne aux fins de son approbation par le commissaire;
  • conseiller le commissaire quant au caractère suffisant des ressources affectées à la fonction de vérification interne;
  • examiner et recommander à des fins d’approbation par le commissaire le plan pluriannuel de vérification interne fondé sur les risques;
  • surveiller et évaluer le rendement de la fonction de vérification interne;
  • conseiller le commissaire au sujet du recrutement, de la nomination et du rendement du dirigeant principal de la vérification;
  • examiner et recommander à des fins d’approbation par la commissaire les plans sur les projets de vérification interne, les rapports de vérification interne et les plans d’action correspondants proposés par la direction pour donner suite aux recommandations;
  • être informé des missions ou des tâches de vérification qui n’entraînent pas la présentation d’un rapport au Comité et être informé aussi, par le niveau approprié de gestion, de toutes les questions importantes associées à ces travaux;
  • recevoir et examiner les rapports habituels sur les progrès accomplis relativement au plan de vérification fondé sur les risques.

5.5 Prestataires externes des services d’assurance

Le Comité doit :

  • être informé de tous les travaux de vérification concernant le CPVP que doivent effectuer les prestataires externes de services d’assurance, y compris la réponse de la direction, et conseiller le commissaire à ce sujet;
  • être informé des questions et des priorités de vérification soulevées par les prestataires externes de services d’assurance, et conseiller le commissaire à ce sujet.

5.6 États financiers et rapports des comptes publics

Le Comité doit examiner les principaux rapports de gestion financière du CPVP et les informations à fournir, y compris les rapports financiers trimestriels, les états financiers annuels et les comptes publics, et conseiller le commissaire à ce sujet.

Le Comité examine également la Déclaration annuelle de responsabilité de la direction, y compris les contrôles internes applicables aux rapports financiers, et conseille le commissaire sur les plans d’évaluation fondés sur les risques et les résultats connexes concernant l’efficacité du système des contrôles internes du CPVP applicables aux rapports financiers.

Comme les états financiers du CPVP sont vérifiés par le BVG, le Comité doit examiner :

  • les états financiers en collaboration avec le vérificateur externe et la haute direction et discuter de toute estimation comptable importante et des corrections s’y rapportant, de toute correction devant être apportée aux états financiers à la suite de la vérification, ainsi que de toute difficulté ou de tout différend avec la direction survenu durant la vérification;
  • les lettres de la direction découlant de la vérification externe;
  • les constatations et les recommandations du vérificateur concernant les contrôles internes mis en place pour la production des rapports financiers et en examiner les répercussions sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

5.7 Suivi des plans d’action de la gestion

Le Comité doit examiner les rapports périodiques sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action de la direction approuvés, élaborés à partir des recommandations formulées dans le cadre de vérifications internes précédentes, ainsi que les plans d’action de la direction découlant des travaux des prestataires externes de services d’assurance.

5.8 Présentation de rapports de reddition de comptes

Le Comité doit recevoir des copies du Rapport sur les plans et les priorités, du Rapport ministériel sur le rendement ainsi que de tout autre rapport important de reddition de comptes. Ces rapports serviront de fondement aux travaux du comité de vérification, ainsi qu’aux conseils à donner au commissaire. Avec le temps, et au cours des examens successifs de ces documents, le Comité sera attentif à toutes les inexactitudes et omissions et donnera des conseils à propos de celles-ci.

Lorsque le Commissariat aura mis en place une fonction d’évaluation, le plan et les rapports d’évaluation seront soumis au Comité à titre d’information, après leur approbation par l’autorité compétente (c.-à-d. un autre comité ou la haute direction).

6. OPÉRATIONS

6.1 Accès

Le Comité a libre accès au dirigeant principal de la vérification ainsi qu’aux autres employés du Commissariat et aux documents requis, sous réserve des dispositions législatives pertinentes, pour s’acquitter de ses fonctions. Le DPV a libre accès au Comité et au président du Comité.

6.2 Orientation, formation et éducation continue des membres du Comité

Les membres doivent recevoir une orientation et une formation en bonne et due forme au sujet des responsabilités et des objectifs du Comité et des activités du CPVP.

6.3 Soutien

La fonction de vérification interne fournit au Comité le soutien nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités et exercer ses fonctions. Le Comité a aussi le pouvoir d’obtenir de l’aide et des conseils indépendants. Entre autres choses, le soutien accordé au Comité inclut :

  • les tâches administratives (p. ex., préparation et distribution des ordres du jour, des comptes rendus et des documents des réunions);
  • le soutien au Comité pour effectuer son travail;
  • le soutien au Comité pour l’évaluation de son rendement;
  • le soutien au Comité pour sa reddition de comptes;
  • le soutien relatif à l’orientation des nouveaux membres.

6.4 Obligation d’informer et obligation de démissionner — Désaccord

Si un membre du Comité a une divergence de vues avec un autre membre qui ne peut être résolue par le président ou si le membre a une divergence de vues non résolue avec le président et à condition que cette différence d’opinions, du point de vue du membre, a ou pourrait avoir un impact négatif substantiel sur la justesse de l’information rapportée ou sur l’intégrité des opérations du CPVP ou qu’elle implique le comportement douteux d’un individu, alors le membre doit soulever la question en vue de sa résolution, comme suit :

  • porter la question à l’attention du commissaire dans un délai raisonnable;
  • si le commissaire est incapable de résoudre la question et que le membre est d’avis que celle‑ci doit être résolue, le membre a l’obligation de démissionner.

7. ÉVALUATION DU RENDEMENT DU COMITÉ

Le Comité doit évaluer périodiquement son rendement en vue de l’amélioration continue de l’exercice de ses responsabilités. Le rendement du Comité doit aussi faire partie de l’évaluation externe de la fonction de vérification interne, qui sera effectuée au moins tous les cinq ans par un vérificateur indépendant.

8. RAPPORT ANNUEL

Les membres indépendants du Comité présentent un rapport annuel destiné au commissaire qui :

  • résume les résultats de l’examen que le comité a fait des secteurs de responsabilité;
  • présente l’évaluation des membres indépendants de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction de vérification interne et énonce des recommandations, au besoin, à cet égard;
  • présente entièrement et uniquement les vues des membres indépendants, peu importe l’aide reçue des agents du ministère dans la préparation du rapport annuel du CPVP.

9. APPROBATION DU MANDAT DU COMITÉ

 




Revu par le Comité de vérification



Date

 




Approuvé par la commissaire



Date

Annexe B – Plan annuel 2013-2014

# Description des mesures de suivi du CV But/mesure Fréquence T1
Avril-juin
T2
juillet-août
T3
oct.-déc.
T4
Janv.- mars
Autres Commentaires/Éléments pour considération
Infrastructure du CV
1 Mandat du CV Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Périodique           Mis à jour en 2012 2013 conformément aux modifications à la politique entrées en vigueur le 1er avril 2012
2 Plan annuel du CV (pour le prochain exercice) Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Annuelle 1         Exigé chaque année pour déterminer la charge de travail annuelle du Comité
3 Établissement du calendrier des réunions du CV Approbation Aux six mois     1   1 Effectué aux six mois, car il n'est pas pratique de fixer les réunions trop longtemps à l'avance - souvent effectué entre les réunions plutôt que pendant celles-ci
4 Besoins en matière d'orientation et de développement professionnel Détermination Périodique           Les membres répertorient et suivent les cours et les possibilités de développement professionnel continu au besoin
Responsabilités de surveillance de la vérification interne
5 Charte de vérification interne Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Périodique           Mis à jour en 2012 2013 conformément aux modifications à la politique entrées en vigueur le 1er avril 2012
6 Caractère adéquat des ressources de vérification interne Surveillance Annuelle       1   Partie intégrante de l'approbation du plan pluriannuel de vérification interne
7 Plan de vérification interne axé sur les risques (PVAR) Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Annuelle       1   Le CV participe au processus d'élaboration et examine l'ébauche du PVAR et en recommande l'approbation par le commissaire
8 Rendement de la fonction de vérification interne et du DPV Suivi et évaluation Annuelle       1   Les commentaires du CV sont destinés à être incorporés dans l'évaluation du rendement annuelle du DPV. Réalisé au moyen d'une discussion à huis clos avec le commissaire à notre dernière réunion de l'année.
9 Rapports de vérification interne et réponses et plans d'action correspondants de la direction Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Continue           On ne prévoit l'achèvement d'aucune mission de vérification interne en 2013 2014.
10 Rapports d'étape en fonction du plan de vérification interne Réception et examen Continue 1   1 1   On ne prévoit l'achèvement d'aucune mission de vérification interne en 2013 2014.
11 Rapport annuel du dirigeant principal de la vérification Réception et examen Annuelle 1          
Responsabilités additionnelles
12 Valeurs et éthique Examen et communication de conseils En tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié 1         Examiner le plan d'action du Commissariat et en discuter pour répondre aux résultats du Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux
13 Gestion des risques Examen et communication de conseils En tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié 1   1     Le profil de risque devrait suivre à la réunion d'automne qui coïncide avec le processus de planification stratégique du Commissariat. Le CV devra examiner les résultats de l'évaluation de la menace et des risques (EMR) et en discuter.
14 Cadre de contrôle de gestion Examen et communication de conseils En tenant dûment compte des risques et selon un cycle approprié     1   1 Le CV surveillera le progrès de la direction au chapitre de la mise en œuvre des mesures à prendre découlant de l'autoévaluation du CRG de 2012 2013 prévue en milieu d'année. Le CV cherchera également à continuer de cerner les possibilités de simplifier les processus ou de les exécuter d'une façon différente afin de réaliser des gains d'efficacité tout en assurant le maintien de la conformité aux lois et aux politiques.
15 BVG, agents du Parlement et organismes centraux Examen du plan de vérification du BVG et examen et discussion des résultats de la vérification Semestrielle   1   1   Le BVG participera à la réunion du CV pour discuter de la planification de la vérification des états financiers et une réunion spéciale est tenue à l'été afin de discuter des résultats de la vérification.
16 Suivi des plans d'action de la direction Examen et communication de conseils Périodique     1 1   Examen semestriel
17 États financiers du Commissariat Examen et recommandation de l'approbation par le commissaire Annuelle   1       Réunion spéciale tenue à l'été où le CV examine les états financiers et les résultats de la vérification du BVG de ceux-ci, et en discute, en plus de fournir des conseils et d'en recommander l'approbation.
18 Rapports redditionnels
Rapport sur les plans et les priorités (RPP) Examen et communication de conseils Annuelle     1     Lien avec les échéances pour la présentation de ces rapports au Parlement
Rapport ministériel sur le rendement (RMR) Annuelle         1
Rapport annuel concernant la LPRPDE Examen pour information Annuelle       1  
Rapport annuel concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels Annuelle 1        
Évaluation du Comité
19 Autoévaluation du Comité Examen et surveillance de la mise en œuvre de toute mesure prise Périodique       1   Brève discussion du CV à la dernière réunion de l'année pour s'assurer que les mesures à prendre découlant de l'autoévaluation du CV sont entièrement mises en œuvre ou que d'autres possibilités d'amélioration sont cernées.
20 Inspection externe des pratiques professionnelles En cours/Examen Tous les 5 ans           Prévue pour 2013 2014; date à déterminer
Responsabilisation et rapports
21 Rapport annuel du CV Préparation et information pour le commissaire avant la version définitive Annuelle 1          
Nombre total de points à l'ordre du jour du CV 7 2 6 8 3  
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