Rapports financiers trimestriels pour le trimestre se terminant le 30 juin 2013

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels(LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre activités de programme principales suivantes :

  • les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
  • les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
  • la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
  • les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du Commissariat.
Vous trouverez des renseignements détaillés au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice 2013­2014. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser.

Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2013 a été déposé au Parlement le 21 mars,  après le dépôt du Budget principal des dépenses le 25 février 2013. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2013 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2013-2014.

Pour l’exercice 2013-2014, des affectations bloquées dans les crédits ministériels seront établies par le Conseil du Trésor en vue d’empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d’économies dans le Budget 2013 ne soient dépensés. Au cours des exercices suivants, les modifications aux autorisations ministériels seront mises en œuvre par l’intermédiaire de la Mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figureront dans les Budgets principaux des dépenses ultérieurs déposés au Parlement.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La présente section indique les principaux facteurs qui ont contribué à l’augmentation des dépenses prévues pour l’exercice se terminant le 31 mars 2014 comparativement aux dépenses pour l’exercice se terminant le 31 mars 2013, et à une augmentation des dépenses réelles pour le trimestre ayant pris fin le 30 juin 2013 comparativement au trimestre de l’exercice précédent.

Analyse de l’état des autorisations

Le financement permanent du Commissariat est resté stable au cours du dernier exercice. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 29,099 millions de dollars, comparativement à 24,605 millions de dollars pour l’exercice 2012-2013. L’augmentation de 4,5 millions de dollars est essentiellement due au financement unique reçu en 2013-2014 pour le déménagement du CPVP à Gatineau, au Québec. Ce financement sera consacré à l’installation des bureaux et de l’équipement ainsi qu’à la nouvelle infrastructure technologique.  La plupart des dépenses liées au déménagement auront lieu au cours de la dernière partie de l'année fiscale.

Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le Commissariat a dépensé environ 20 % de ses autorisations au cours du premier trimestre de 2013-2014 (T1), qui a pris fin le 30 juin 2013.

Les sections qui suivent expliquent l’écart entre le niveau des dépenses du premier trimestre de 2013-2014 et celui du premier trimestre de 2012-2013.

Analyse des dépenses budgétaires par article courant

L’état des dépenses budgétaires par article courant pour les exercices 2013-2014 et 2012-2013 indique un écart important en ce qui a trait aux dépenses dans les catégories du personnel et des services professionnels et spéciaux.

Personnel

Pendant le T1, le Commissariat a dépensé environ 29 % de ses autorisations en matière de personnel. Les dépenses relatives au personnel du Commissariat pour le T1 ont augmenté de 0,71 million de dollars par rapport à l’année précédente. Cet écart s’explique par le fait que le Commissariat est parvenu à pourvoir la plupart de ses postes vacants pendant le T2 et le T3 de 2012-2013, ce qui représente 0,18 million de dollars, auquel s’ajoute une somme de 0,53 million de dollars qui est attribuable à une surestimation des charges salariales à payer qui sera renversée et corrigée pendant le T2 de 2013-2014.

Services professionnels et spéciaux

Les dépenses de services professionnels et spéciaux ont diminué de 0,16 million de dollars au cours du premier trimestre de l’exercice 2013-2014 (0,43 million de dollars) par rapport à 2012-2013 (0,59 million de dollars). Cette réduction est principalement attribuable aux efforts continus visant à améliorer la capacité interne du Commissariat de régler les enquêtes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels et à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Toutefois, le Commissariat s’attend à une augmentation importante des dépenses pour les trimestres à venir en 2013-2014 en raison du déménagement.

Risques et incertitudes

Les principaux risques organisationnels du CPVP sont identifiés et évalués au travers d’une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année le Commissariat a identifié un certain nombre de risques clés qui pourraient avoir des impacts financiers s’ils se produisent et des stratégies ont été mises en place pour les atténuer. Ces risques et stratégies d’atténuations sont décrits plus en détail ci-dessous.  

Déménagement du Commissariat

Le CPVP doit déménager les bureaux de son administration centrale dans un nouvel édifice en raison de la rénovation de son bâtiment actuel. Des coûts importants découleront de cette initiative qui est prévue à l’hiver 2014. Le CPVP a reçu un financement unique pour l’exercice de 2013-2014 sous la forme d’un prêt pour couvrir les coûts estimés. Ce prêt doit être remboursé au cours des prochaines années.

Malgré les pressions financières importantes causées par ce déménagement, le CPVP saisit l’occasion de travailler plus étroitement avec les autres agents du Parlement qui travailleront sur place et de créer un environnement de travail plus propice à l’échange d’information et à la collaboration entre les employés. Le Commissariat explore actuellement les possibilités de services communs et/ou partagés avec les agents du Parlement.

Réductions budgétaires

En plus des pressions financières reliées au déménagement, le CPVP doit faire face à des réductions budgétaires de 0,7 million de dollars en 2013-2014 et de 1,1 million de dollars pour 2014-2015 et années futures (équivalent à 5% de son budget courant) dans le cadre de sa contribution aux efforts du gouvernement qui vise à générer des efficacités opérationnelles.

Ces réductions budgétaires arrivent à un moment où la demande auprès du CPVP pour des conseils sur la vie privée et d’expertise est à la hausse de même que la complexité des demandes. Il est important de bien gérer cette situation afin que le CPVP maintienne une crédibilité solide et un service de haute qualité pour les Canadiens.

Pour gérer cette situation, le CPVP a renforcé son cadre de gestion financière et a rationalisé un certain nombre de ses principaux processus ce qui augmente l’efficacité et l’efficience de ses opérations.  De plus, le Commissariat continue de surveiller de près sa situation financière et alloue stratégiquement ses ressources.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Cette année marquera la fin du mandat de la Commissaire actuelle. Ce changement de leadership est le premier en 10 ans au CPVP et représente une transition importante pour le Commissariat. Des activités sont en cours afin de gérer efficacement cette transition.

Approbation des cadres supérieurs :

Approuvé par,

(La version originale a été signée par)

Jennifer Stoddart
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Ottawa, Canada

(La version originale a été signée par)

Daniel Nadeau, CPA, CGA
Dirigeant principal des finances
Ottawa, Canada

Date

Date


État des autorisations (non vérifié)
(en milliers de dollars)
  Exercice 2013-2014 Exercice 2012-2013
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2012 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses nettes de fonctionnement 26 628 5 274 5 274 22 131 4 776 4 776
Autorisations législatives budgétaires - Régimes d'avantages sociaux 2 471 618 618 2 474 619 619
AUTORISATIONS TOTALES 29 099 5 892 5 892 24 605 5 395 5 395

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en milliers de dollars)
  Exercice 2013-2014 Exercice 2012-2013
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013 Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2012 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses
Personnel 16 675 4 869 4 869 16 532 4 157 4 157
Transports et communications 851 133 133 972 115 115
Information 553 56 56 495 70 70
Services professionnels et spéciaux 4 667 426 426 3 714 585 585
Location 201 260 260 92 277 277
Services de réparation et d'entretien 454 83 83 590 109 109
Services publics, fournitures et approvisionnements 213 81 81 302 61 61
Acquisition de matériel et d'outillage 4 976 15 15 1 398 20 20
Paiements de transfert 500 - - 500 - -
Autres subventions et paiements 9 (31) (31) 10 1 1
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES 29 099 5 892 5 892 24 605 5 395 5 395
Date de modification :