Rapports financiers trimestriels pour le trimestre se terminant le 30 septembre 2013

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP).

Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre activités de programme principales suivantes :

• les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
• les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
• la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
• les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du Commissariat.

Vous trouverez des renseignements détaillés au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses. L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice 2013-2014. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Vous pouvez obtenir de plus amples renseignements dans le site du Secrétariat du conseil du Trésor du Canada).

Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le CPVP utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1^er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2013 a été déposé au Parlement le 21 mars, après le dépôt du Budget principal des dépenses le 25 février 2013. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2013 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2013-2014.

Pour l’exercice 2013-2014, des affectations bloquées dans les crédits ministériels seront établies par le Conseil du Trésor en vue d’empêcher que les fonds déjà réservés pour des mesures d’économies dans le Budget 2013 ne soient dépensés. Au cours des exercices suivants, les modifications aux autorisations ministérielles seront mises en œuvre par l’intermédiaire de la mise à jour annuelle des niveaux de référence, approuvée par le Conseil du Trésor, et figureront dans les Budgets principaux des dépenses ultérieurs déposés au Parlement.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats du présent trimestre ainsi que ceux depuis le début de l’exercice, comparativement au trimestre de l’exercice précédent.

Analyse de l’état des autorisations

Le financement permanent du CPVP est resté stable au cours des derniers exercices. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 29,1 millions de dollars, comparativement à 24,6 millions de dollars pour l’exercice 2012-2013. L’augmentation de 4,5 millions de dollars est essentiellement due au financement unique reçu en 2013-2014 pour le déménagement du CPVP à Gatineau, Québec. Ce financement sera consacré pour l’installation des bureaux et de l’équipement ainsi que la nouvelle infrastructure technologique et cette dépense devrait avoir lieu dans la deuxième moitié de l'année 2013-2014.

Analyse des dépenses budgétaires par article courant

Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le CPVP a dépensé environ 39 % de ses autorisations au cours du deuxième trimestre de 2013-2014 (T2) se terminant le 30 septembre 2013, dont 78 % représente les coûts de personnel. 

Les dépenses de ce trimestre ont diminué de 0,4 million de dollars ou 8 % par rapport au même trimestre de l’exercice précédent.  La diminution est principalement due à une correction liée à une surestimation des charges à payer de salaire qui a été traitée au deuxième trimestre (T2) ainsi qu’à la diminution de l’utilisation des services professionnels.  Toutefois, le Commissariat s’attend à une augmentation significative de ses dépenses dans les autres trimestres de 2013-2014 en raison du déménagement du Commissariat à Gatineau, Québec.

Risques et incertitudes

Les principaux risques organisationnels du CPVP sont identifiés et évalués par une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année le Commissariat a identifié un certain nombre de risques importants qui pourraient avoir des impacts financiers s’ils se produisent et des stratégies ont été mises en place pour les atténuer. Ces risques et stratégies d’atténuations sont décrits plus en détail ci-dessous.

Déménagement du Commissariat

Comme mentionné au premier trimestre (T1), le CPVP doit déménager les bureaux de son administration centrale dans un nouvel édifice en raison de la rénovation de son bâtiment actuel. Des coûts importants découleront de cette initiative qui est prévue en hiver 2014. Le CPVP a reçu un financement unique pour l’exercice de 2013-2014 pour couvrir les coûts estimés. Ce financement sera compensé par des réductions futures des niveaux de référence annuels du CPVP pour les 15 prochaines années à partir de l’exercice financier 2014-2015.   

Malgré les pressions financières importantes causées par ce déménagement, le CPVP le considère comme une occasion de travailler plus étroitement avec les autres agents du Parlement qui travailleront sur place et de créer un environnement de travail plus propice à l’échange d’information et à la collaboration entre les employés.  Le Commissariat explore actuellement les possibilités de services communs et/ou partagés avec les agents du Parlement et continue d’embaucher du personnel afin de s’assurer que le nouvel environnement de travail soit favorable aux synergies et au bien-être des employés.

Réductions budgétaires

Comme mentionné au premier trimestre (T1),  le CPVP doit faire face à des réductions budgétaires de 0,7 million de dollars en 2013-2014 et de 1,1 million de dollars pour 2014-2015 et années futures (équivalent à 5 % de son budget courant) dans le cadre de contribuer aux efforts du gouvernement qui vise à générer des efficacités opérationnelles.

Ces réductions budgétaires arrivent à un moment où la demande auprès du CPVP pour des conseils sur la vie privée et d’expertise est à la hausse de même que la complexité des demandes. Il est important de bien gérer cette situation afin que le CPVP maintienne une crédibilité solide et un service de haute qualité pour les Canadiens.

Pour gérer cette situation, le cadre de gestion financière du CPVP a été renforcé et un certain nombre de ses principaux processus ont été rationalisés, ce qui augmente l’efficacité et l’efficience de ses opérations.  En outre, le Commissariat continue de surveiller de près sa situation financière et allouer stratégiquement ses ressources.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Décembre 2013 marquera la fin du mandat de la Commissaire actuelle. Ce changement de leadership est le premier en 10 ans au CPVP et représente une transition importante pour le Commissariat.  Des activités sont en cours afin de gérer efficacement cette transition.

Approbation des cadres supérieurs :

Approuvé par,

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État des autorisations (non vérifié)
(en milliers de dollars)

	Exercice 2013-2014			Exercice 2012-2013
	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014	Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2013	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013	Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2012	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses nettes de fonctionnement	26 628	4 747	10 021	22 131	4 192	9 973
Autorisations législatives budgétaires - Régimes d'avantages sociaux	2 471	618	1 236	2 474	619	1 237
AUTORISATIONS TOTALES	29 099	5 365	11 257	24 605	5 811	11 210

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Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en milliers de dollars)

	Exercice 2013-2014			Exercice 2012-2013
	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 septembre 2013	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2013	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 septembre 2012	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses
Personnel	16 675	3 941	8 810	16 532	4 489	8 643
Transports et communications	851	169	302	972	209	325
Information	553	47	103	495	66	136
Services professionnels et spéciaux	4 667	610	1 036	3 714	749	1 340
Location	201	174	434	92	175	453
Services de réparation et d'entretien	454	9	92	590	2	112
Services publics, fournitures et approvisionnements	213	63	144	302	80	138
Acquisition de matériel et d'outillage	4 976	299	314	1 398	25	46
Paiements de transfert	500	20	20	500	14	14
Autres subventions et paiements	9	33	2	10	2	3
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES	29 099	5 365	11 257	24 605	5 811	11 210