Rapports financiers trimestriels pour le trimestre se terminant le 30 septembre 2014

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction tel que l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Le CPVP a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels(LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre activités de programme principales suivantes :

  • les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
  • les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
  • la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
  • les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du Commissariat.

Vous trouverez des renseignements détaillés au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du Commissariat dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses.  L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses et au Budget supplémentaire des dépenses de l’exercice 2013-2014. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Vous trouverez plus d’information à l’adresse suivante : site du Secrétariat du conseil du Trésor du Canada).

Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le Commissariat utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Dans le cadre des travaux des subsides du Parlement, le Budget principal des dépenses doit être déposé au Parlement le ou avant le 1er mars précédant le début du nouvel exercice. Le Budget 2014 a été déposé au Parlement le 11 février,  juste avant le dépôt du Budget principal des dépenses, le 17 février 2014. Par conséquent, les mesures annoncées dans le Budget 2014 ne figurent pas dans le Budget principal des dépenses 2014-2015.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats de ce trimestre ainsi que les résultats cumulés de l’année comparativement aux mêmes périodes de l’exercice précédent.

Analyse de l’état des autorisations

Le financement permanent du Commissariat est resté stable au cours du dernier exercice. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 24 320 K$, comparativement à 29 099 K$ pour l’exercice 2013-2014.  La diminution de 4 779 K$ est essentiellement due au financement unique de 4 141 K$ reçu en 2013-2014 pour le déménagement du CPVP à Gatineau, Québec. Ce financement supplémentaire a été utilisé pour la mise en place du bureau, de l'équipement ainsi qu’une nouvelle infrastructure technologique. Ce financement unique pour le déménagement doit être remboursé chaque année (276 K$) à partir des niveaux de référence du CPVP pendant 15 ans à compter de l’exercice financier 2014-2015 jusqu’à la fin de l’exercice financier 2028-2029.

Analyse des dépenses budgétaires par article courant

Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le CPVP a dépensé environ 45,6 % de ses autorisations au 30 septembre 2014, dont 77,4 % représentent les coûts de personnel. 

Les dépenses de ce trimestre ont diminué de 59 K$ ou 1,1 % par rapport au même trimestre de l’exercice précédent.  Cette variation des dépenses se trouvent dans les coûts de personnel, de  location ainsi qu’à l’acquisition de matériel et d'outillage.

Personnel

Les dépenses de personnel ont augmenté de 381 K$ au T2 de 2014-2015 (4 322 K$) par rapport au T2 de 2013-2014 (3 941K $) principalement en raison des postes vacants qui ont été dotés au cours de l'exercice précédent (2013-2014).

Location

Les dépenses de location ont diminué de 94 K$ durant le T2 de 2014-2015 (80 K$) par rapport à celles de 2013-2014 (174 K$).  Cette différence s'explique principalement par les dépenses reliées aux licences et à la maintenance de logiciels client et réseau. Certaines licences ont été renégociées dans le dernier exercice à moindre coût, ce qui entraîne une diminution des dépenses.

Acquisition de matériel et d'outillage

La diminution de 277 K$ des dépenses d’acquisition de matériel et d'outillage est attribuable à une baisse des dépenses liées à l’acquisition d’équipement informatique (22 K$ au T2 de 2014-2015 par rapport à 299 K$ au T2 de 2013-2014), qui l’an dernier étaient exceptionnelles en raison du déménagement au 30 Victoria.

Risques et incertitudes

Les principaux risques organisationnels du CPVP sont identifiés et évalués à travers une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année le Commissariat a identifié un certain nombre de risques clés qui pourraient avoir des impacts financiers s’ils se produisent et des stratégies ont été mises en place pour les atténuer. Ces risques et stratégies d’atténuations sont décrits plus en détail ci-dessous.

Réductions budgétaires

Comme déjà souligné dans les rapports financiers trimestriels 2013-2014, le CPVP est confronté à une réduction budgétaire de 1 106 K$ pour 2014-2015 et au-delà (l'équivalent de 5% de son budget en cours) dans le cadre de sa contribution aux efforts du gouvernement visant à générer des efficacités opérationnelles.  Ceci est en plus de la réduction du budget d’un montant de 276 K$ découlant du remboursement du financement unique reçu pour tenir compte des coûts de déménagement.

Ces réductions budgétaires arrivent à un moment où la demande auprès du CPVP pour des conseils sur la vie privée et d’expertise est à la hausse de même que la complexité des demandes. Il est important de bien gérer cette situation afin que le CPVP maintienne une crédibilité solide et un service de haute qualité pour les Canadiennes et les Canadiens.

Pour gérer cette situation, le CPVP a renforcé son cadre de gestion financière et a rationalisé un certain nombre de ses principaux processus ce qui augmente l’efficacité et l’efficience de ses opérations.  De plus, le Commissariat continue de surveiller de près sa situation financière et alloue stratégiquement ses ressources.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Il n’y a pas eu de changements importants quant au fonctionnement, au personnel ou aux programmes au cours du deuxième trimestre de 2014-2015.

Approbation des cadres supérieurs :

Approuvé par,

(La version originale a été signée par)

Daniel Therrien
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
Gatineau, Canada

(La version originale a été signée par)

Daniel Nadeau, CPA, CGA
Dirigeant principal des finances
Gatineau, Canada

Date

Date


État des autorisations (non vérifié)
(en milliers de dollars)
  Exercice 2014-2015 Exercice 2013-2014
Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2014 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 septembre 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses de fonctionnement 21 949 4 713 9 903 26 628 4 747 10 021
Autorisations législatives budgétaires - Régimes d'avantages sociaux 2 371 593 1 186 2 471 618 1 236
AUTORISATIONS TOTALES 24 320 5 306 11 089 29 099 5 365 11 257

Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en milliers de dollars)
  Exercice 2014-2015 Exercice 2013-2014
Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2015 Dépensées durant le trimestre terminé le 30 septembre 2014 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars 2014 Dépensées durant le trimestre terminé le 30 septembre 2013 Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses
Personnel 16 743 4 322 8,584 16 675 3 941 8 810
Transports et communications 758 166 253 851 169 302
Information 510 64 96 553 47 103
Services professionnels et spéciaux 3 997 592 1 005 4 667 610 1 036
Location 682 80 358 201 174 434
Services de réparation et d'entretien 139 6 80 454 9 92
Services publics, fournitures et approvisionnements 234 51 133 213 63 144
Acquisition de matériel et d'outillage 751 22 44 4 976 299 314
Paiements de transfert 500 - - 500 20 20
Autres subventions et paiements 6 3 536 9 33 2
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES 24 320 5 306 11 089 29 099 5 365 11 257
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