Rapports financiers trimestriels pour le trimestre se terminant le 30 juin 2015

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Compte rendu soulignant les résultats, les risques et les changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Introduction

Le présent rapport trimestriel a été préparé par la direction comme l’exige l’article 65.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques et selon les modalités prescrites par le Conseil du Trésor. Il doit être lu de concert avec le Budget principal des dépenses et le Budget supplémentaire des dépenses du CPVP.

Le Commissariat a pour mandat de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels(LPRP), qui porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques(LPRPDE), la loi fédérale relative à la protection des renseignements personnels dans le secteur privé. Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des individus à la vie privée au moyen des quatre activités de programme principales suivantes :

• les activités relatives à la conformité, à savoir la responsabilité d’enquêter sur les plaintes relatives à la protection de la vie privée et de répondre aux demandes de renseignements des personnes et des organisations;
• les activités de recherche et d’élaboration de politiques, par l’entremise desquelles le Commissariat agit comme centre d’expertise pour les nouveaux enjeux en matière de protection de la vie privée au Canada et à l’étranger en effectuant des recherches sur les tendances et les avancées technologiques, en supervisant les projets législatifs et réglementaires, en présentant des analyses juridiques, stratégiques et techniques sur les principaux enjeux, et en élaborant des positions stratégiques qui renforcent la protection du droit à la vie privée;
• la sensibilisation du grand public au moyen d’activités de communication et de sensibilisation du public comprenant des allocutions et des événements spéciaux, des relations avec les médias, ainsi que la création et la distribution de matériel promotionnel et éducatif;
• les services internes, qui regroupent les activités et les ressources qui appuient les besoins des programmes et les autres obligations organisationnelles du CPVP.

Vous trouverez des renseignements détaillés au sujet des pouvoirs, du mandat et des activités de programme du CPVP dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) et dans le Budget principal des dépenses.

Méthode de présentation du rapport

Le présent rapport a été préparé en utilisant une comptabilité axée sur les dépenses.  L’état des autorisations joint au présent rapport inclut les autorisations de dépenser du Commissariat accordées par le Parlement et celles utilisées par le Commissariat, conformément au Budget principal des dépenses pour l’exercice 2015-2016. Le présent rapport a été préparé au moyen d’un référentiel comptable à usage particulier conçu pour répondre aux besoins d’information financière à l’égard de l’utilisation des autorisations de dépenser. (Vous trouverez plus d’information sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.)

Les organismes fédéraux ne peuvent dépenser sans l’autorisation préalable du Parlement. Les autorisations sont accordées par l’entremise de lois de crédits, sous forme de limites annuelles, ou par l’entremise de lois sous forme de pouvoirs législatifs de dépenser à des fins déterminées.

Le CPVP utilise la méthode de la comptabilité d’exercice intégrale pour la préparation de ses états financiers annuels qui font partie du processus d’établissement de rapport sur le rendement ministériel. Toutefois, les pouvoirs de dépenser votés par le Parlement sont encore en fonction d’une comptabilité axée sur les dépenses.

Le présent rapport n’a pas fait l’objet d’une vérification externe ou d’un examen.

Faits saillants des résultats financiers trimestriels et cumulatifs

La présente section souligne les écarts importants entre les dépenses réelles et les dépenses prévues qui ont affecté les résultats de ce trimestre ainsi que les résultats cumulés de l’année comparativement à la même période de l’exercice précédent.

Analyse de l’état des autorisations

Le financement permanent du CPVP est resté stable au cours du dernier exercice. Comme en fait foi l’état des autorisations (ci-joint), le total des autorisations disponibles pour l’année est de 24 327 k$, comparativement à 24 320 k$ pour l’exercice 2014-2015.

Analyse des dépenses budgétaires par article courant

Comme l’indique le tableau des dépenses budgétaires par article courant (ci-joint), le CPVP a dépensé environ 22,8 % de ses autorisations au 30 juin 2015, dont 82,9 % représente les coûts de personnel. 

Les dépenses du CPVP de ce trimestre ont diminué de 230 k$ ou 4,0 % par rapport au même trimestre de l’exercice précédent. Cette variation des dépenses peut être expliquée par des fluctuations dans les coûts associés au personnel, aux services professionnels et spéciaux, à la location, aux services de réparation et d’entretien ainsi qu’aux autres subventions et paiements.

Personnel

Durant le T1, le CPVP a dépensé environ 27,3 % de ses autorisations en matière de personnel. Par rapport à l’exercice précédent, les dépenses du CPVP en personnel pour le 1er trimestre ont augmenté de 324 k$. Cet écart est attribuable au paiement de l’indemnité de départ pour certains employés et à combler les postes vacants afin d’améliorer notre capacité d’enquête interne.

Services professionnels et spéciaux

Les dépenses pour les services professionnels et spéciaux ont diminué de 187 k$ durant le T1 de 2015-2016 (226 k$) par rapport à celles de 2014-2015 (413 k$).  Cette différence découle principalement des efforts globaux du CPVP en vue de réduire le recours aux consultants dans le cadre du travail d’enquête, grâce au renforcement de la capacité interne.

Location

Durant le T1, les dépenses ont augmenté de 86 k$ (364 k$ en 2015-2016) par rapport à 2014-2015 (278 k$). Cette augmentation est liée aux coûts de la technologie de l’information pour les systèmes d’exploitation et les logiciels liés aux serveurs, le stockage, les périphériques et les composants.

Services de réparation et d’entretien

Les dépenses pour les réparations et l’entretien ont diminué de 54 k$ au 1er trimestre de 2015-2016 comparé à la même période en 2014-2015. Cette variation est liée au déménagement au 30 Victoria qui a pris fin au début de 2014-2015.

Autres subventions et paiements

La diminution de 391 k$ pour les autres subventions et paiements est principalement attribuable au versement d’un paiement unique en 2014-2015 en vue d’assurer la transition vers la mise en œuvre de la paye en arrérages par le gouvernement du Canada.

Risques et incertitudes

Les principaux risques organisationnels du CPVP sont identifiés et évalués à travers une mise à jour annuelle du profil de risque du Commissariat. Cette année le Commissariat a identifié un certain nombre de risques clés qui pourraient avoir des impacts financiers s’ils se produisent et des stratégies ont été mises en place pour les atténuer.

Le mandat du CPVP, ainsi que la complexité et le volume du travail continuent de prendre de l’ampleur sans que le Commissariat dispose pour autant de ressources supplémentaires. En mai 2014, le gouvernement fédéral a rendu obligatoire, pour les institutions fédérales, le signalement des atteintes substantielles à la vie privée au CPVP (et au Secrétariat du Conseil du Trésor). Il a également adopté le projet de loi S-4, la Loi sur la protection des renseignements personnels numériques, qui modifie la LPRPDE et impose aux organisations de signaler au Commissariat certaines atteintes à la vie privée. La Loi permet aussi au CPVP de conclure un accord de conformité à caractère exécutoire avec une organisation au terme d’une enquête. Même si de telles mesures favorisent la reddition de comptes et la gouvernance de la protection de la vie privée au sein des institutions et des organisations, ce sera un défi pour le CPVP de délivrer sur ce mandat élargi compte tenu des ressources dont il dispose actuellement.  Pour gérer ce risque, le Commissariat continuera d’exploiter les possibilités d’efficience de ses opérations.

L’une des plus importantes zones d’incertitude consiste à savoir les effets qu’auront les initiatives prévues à l’échelle de tout le gouvernement pour normaliser et consolider les systèmes et les services de soutien administratif. À mesure que ces initiatives sont mises en œuvre au cours des années à venir, le CPVP continuera à prendre une approche proactive et à entretenir le dialogue pour veiller à ce que le contexte opérationnel et financier des petites organisations comme le CPVP soit pris en considération dans la conception et le déploiement de ces initiatives.

Changements importants quant au fonctionnement, au personnel et aux programmes

Le 1^er avril 2015, le Commissariat a adopté un nouveau système d’exploitation financière (GX). Le nouveau système est hébergé par un tiers, la Commission canadienne des droits de la personne. Les processus et les contrôles opérationnels nécessaires ont été mis en place pour assurer une transition en douceur et faire en sorte que la nouvelle plateforme financière du Commissariat est efficace et efficiente.

Au cours du premier trimestre de 2015-2016, le CPVP a renouvelé ses priorités en matière de protection de la vie privée. Ces priorités orienteront ses travaux de planification pour l’avenir et permettront aussi au Commissariat de mieux tirer profit de ses ressources limitées afin de maximiser son potentiel d’entraîner des effets positifs importants pour la protection du droit des individus à la vie privée. Ces nouvelles priorités, qui ont été annoncées en juin 2015, sont: l’économie des renseignements personnels; la surveillance du gouvernement; la réputation et le respect de la vie privée; et, le corps comme source d’information. Le Commissariat travaillera à mettre en œuvre ces priorités au cours des cinq prochaines années.

Il n’y a pas eu d’autres changements importants quant au fonctionnement, au personnel ou aux programmes au cours du premier trimestre de 2015-2016.

Approbation des cadres supérieurs :

Approuvé par,

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État des autorisations (non vérifié)
(en milliers de dollars)

	Exercice 2015-2016			Exercice 2014-2015
	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars 2016	Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin 2015	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Crédits totaux disponibles pour l'exercice se terminant le 31 mars  2015	Crédits utilisés pour le trimestre terminé le 30 juin  2014	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses de fonctionnement	21 908	4 948	4 948	21 849	5 190	5 190
Autorisations législatives budgétaires - Régime d'avantages sociaux	2 419	605	605	2 471	593	593
AUTORISATIONS TOTALES	24 327	5 553	5 553	24 320	5 783	5 783

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Dépenses ministérielles budgétaires par article courant (non vérifié)
(en milliers de dollars)

	Exercice 2015-2016			Exercice 2014-2015
	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars  2016	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin 2015	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre	Dépenses prévues pour l'exercice se terminant le 31 mars  2015	Dépensées durant le trimestre terminé le 30 juin  2014	Cumul des crédits utilisés à la fin du trimestre
Dépenses
Personnel	16 817	4 586	4 586	16 743	4 262	4 262
Transports et communications	867	96	96	758	87	87
Information	510	24	24	510	33	33
Services professionnels et spéciaux	3 746	226	226	3 997	413	413
Location	671	364	364	682	278	278
Services de réparation et d'entretien	314	20	20	139	74	74
Services publics, fournitures et approvisionnements	297	72	72	234	82	82
Acquisition de matériel et d'outillage	597	14	14	751	22	22
Paiements de transfert	500	10	10	500	-	-
Autres subventions et paiements	8	141	141	6	532	532
DÉPENSES BUDGÉTAIRES TOTALES	24 327	5 553	5 553	24 320	5 783	5 783