Vérification de la recherche appliquée

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Mars 2011


1. Sommaire

1.1 Renseignements généraux et contexte

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) est un mandataire du Parlement ayant pour mission de surveiller le respect de la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui régit les pratiques de gestion des renseignements personnels des ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur privé.

Comme il est indiqué dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) de 2010-2011 du CPVP, le résultat stratégique du CPVP est de s’assurer que le droit des individus à la vie privée est protégé.

Pour réaliser ce résultat stratégique et utiliser pleinement les pouvoirs à sa disposition, la commissaire a fait de la recherche et de l’élaboration de politiques un des quatre secteurs d’activité du CPVP. Voici quelques activités liées à la recherche appliquée menées par le CPVP :

  • recherche sur les tendances et les avancées technologiques;
  • surveillance d’initiatives législatives et réglementaires;
  • rédaction d’analyses juridiques, stratégiques et techniques sur des enjeux clés pour soutenir l’élaboration de positions stratégiques qui favorisent la protection du droit à la vie privée;
  • appui à la commissaire et aux cadres supérieurs pour la prestation de conseils au Parlement sur les répercussions que pourraient avoir sur la protection de la vie privée des lois, des programmes gouvernementaux et des initiatives du secteur privé proposés.

La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement (RSE) et la Direction des services juridiques, des politiques et des affaires parlementaires (SJPAP) effectuent la majorité des activités de recherche appliquée mentionnées précédemment au CPVP, soit à l’interne ou dans le cadre de marchés de recherche passés avec des entrepreneurs externes. La Direction de la RSE mène des recherches appliquées en tant qu’activités distinctes, mais la Direction des SJPAP effectue de la recherche appliquée en tant que partie intégrante de ses autres activités, comme celles liées à des conseils stratégiques.

La vérification ne visait pas le Programme des contributions de la Direction de la RSE, qui fournit le financement pour les activités de recherche et de sensibilisation du public à l’égard de questions de protection des renseignements commerciaux confidentiels soulevées par des universitaires et des organisations sans but lucratif.

Le CPVP a également déterminé les quatre priorités stratégiques suivantes afin d’axer son approche sur les nouveaux enjeux liés à la protection de la vie privée au cours des années à venir :

  • technologies de l’information;
  • sécurité nationale;
  • intégrité et protection de l’identité/vol d’identité;
  • renseignements génétiques.
L’objectif de la vérification est de confirmer l’efficacité de la gestion des risques, des contrôles et des processus de gouvernance qui soutiennent la recherche appliquée utilisée pour éclairer les communications de la haute direction, prévoir la détermination proactive des questions liées à la protection de la vie privée, soutenir l’élaboration de politiques et fournir des conseils stratégiques au Parlement et aux parlementaires.

1.2 Sommaire des observations

Les observations clés sur la recherche appliquée sont présentées ci-dessous.

Points forts

  • Les employés de la Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement (RSE) et ceux de la Direction des services juridiques, des politiques et des affaires parlementaires (SJPAP) reçoivent une formation adéquate ainsi que les outils et les modèles nécessaires pour soutenir les activités continues liées à la recherche.
  • Les résultats de projets de recherche appliquée impartis à l’extérieur du CPVP sont communiquéspar l’entremise du site Web du CPVP, d’ateliers et de groupes de discussion ouverts au public.
  • Les projets de recherche appliquée menés par des entrepreneurs externes sont officiellement gérés par la Direction de la RSE.
  • À la lumière des entrevues menées avec des employés choisis du CPVP, des activités de recherche internes sont adaptées aux besoins de l’organisation.

Constatations

  • Il n’existe pas de plan général pour coordonner les activités de recherche discrétionnaire au sein du CPVP.
  • Les rôles, les responsabilités et les processus en vue de la détermination, de l’affectation et de la surveillance des activités de recherche internes et de l’établissement de leur ordre de priorité au sein de la Direction de la RSE sont officieux.
  • Les indicateurs de rendement liés à la recherche appliquée sont subjectifs et difficiles à mesurer uniformément.

1.3 Conclusion

À la lumière des observations mentionnées précédemment et compte tenu de la portée générale de la vérification, le CPVP éprouve des problèmes modérés liés à l’efficacité de sa gestion des risques, de ses contrôles et de ses processus de gouvernance actuels qui appuient la recherche appliquée. Les recommandations formulées dans le présent rapport visent à renforcer la gestion des risques, les contrôles et les processus de gouvernance qui appuient la recherche appliquée. La réponse de la direction est présentée à la fin de chaque constatation.

Selon notre jugement professionnel à titre de vérificateurs, des procédures de vérification adéquates ont été utilisées conformément à la Politique du Conseil du Trésor (CT) sur la vérification interne, et les éléments probants recueillis confirment l’exactitude des conclusions figurant dans le présent rapport. La conclusion s’appuie sur la comparaison des conditions de l’époque et des critères de vérification préétablis qui ont été acceptés par la direction. Les éléments probants ont été recueillis afin de donner à la haute direction une assurance raisonnable de l’exactitude des conclusions tirées dans le cadre de la vérification. Le présent rapport a été élaboré et la vérification a été menée aux fins de la gestion du CPVP. L’utilisation du présent rapport à d’autres fins pourrait ne pas être appropriée.

2. Objectif, portée et approche utilisée dans le cadre de la vérification

2.1 Contexte

Voici quelques activités liées à la recherche appliquée menées par le CPVP :

  • recherche sur les tendances et les avancées technologiques;
  • surveillance d’initiatives législatives et réglementaires;
  • rédaction d’analyses juridiques, stratégiques et techniques sur des enjeux clés pour soutenir l’élaboration de positions stratégiques qui favorisent la protection du droit à la vie privée;
  • appui à la commissaire et aux cadres supérieurs pour la prestation de conseils au Parlement sur les répercussions que pourraient avoir sur la protection de la vie privée des lois, des programmes gouvernementaux et des initiatives du secteur privé proposés.

La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement (RSE) et la Direction des services juridiques, des politiques et des affaires parlementaires (SJPAP) effectuent la majorité des activités de recherche appliquée mentionnées précédemment au CPVP, qui représentent environ deux millions de dollars de dépenses salariales et de fonctionnement et d’entretien.

La Direction de la RSE compte environ dix équivalents temps plein (ETP), qui relèvent tous du directeur, Recherche, sensibilisation et engagement. En plus de ses responsabilités en matièrede recherche, le personnel de la Direction de la RSE alloue une partie importante de son temps à l’aide qu’il accorde à d’autres directions, à des organisations externes et à des ministères fédéraux dans le cadre de leurs travaux liés à la protection de la vie privée, notamment en effectuant les tâches suivantes :

  • remplir les engagements du CPVP à l’égard de l’Organisation internationale de normalisation (ISO), d’Interpolet de l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE);
  • participer à des enquêtes données du CPVP;
  • prendre part à la mise sur pied du bureau de Toronto et fournir un soutien à la recherche à la commissaire adjointe, LPRPDE;
  • organiser des événements de consultation, mener deux des quatre groupes de travail sur les priorités et organiser le groupe de travail chargé de l’élaboration des politiques de la commissaire, appelé le Groupe de travail sur la protection de la vie privée.

On établit l’ordre de priorité de la recherche appliquée au sein de la Direction de la RSE en fonction de multiples mandats. Les groupes de travail sur les priorités stratégiques (qui comprennent des employés des directions opérationnelles, des directions stratégiques et des directions de la recherche du CPVP) ont chacun des plans de travail de trois ans qui établissent les sujets et les activités de recherche prévus. La Direction de la RSE contribue à la détermination de ces secteurs de recherche ainsi qu’à des initiatives de recherche à moyen et à long terme pour soutenir les priorités stratégiques déterminées par la commissaire.

L’unité des politiques et des affaires parlementaires, qui fait partie de la Direction des SJPAP, soutient la recherche interne au sein du CPVP principalement en menant en temps opportun des recherches pour surveiller les initiatives législatives et de programmes gouvernementaux. L’unité compte six postes à temps plein liés aux politiques et aux affaires parlementaires, dont la directrice des politiques et des affaires parlementaires et le conseiller principal en politiques stratégiques, qui relèvent de l’avocate générale. Leur rôle consiste principalement à fournir des conseils stratégiques, la recherche n’étant qu’un élément du processus d’élaboration des politiques. À la lumière de l’analyse de leurs recherches, la Direction fournit des conseils et des comptesrendus à la commissaire et à la haute direction sur la position stratégique appropriée que devrait adopter le CPVP afin de protéger et de défendre le droit à la vie privée au Canada. La recherche appliquée que la Direction des SJPAP effectue aide à préparer et à soutenir les cadres supérieurs du CPVP et la commissaire et les commissaires adjointes pour les comparutions devant les comités parlementaires et dans leurs relations avec les parlementaires.

2.2 Objectif de la vérification

L’objectif de la vérification est d’évaluer l’efficacité de la gestion des risques, des contrôles et des processus de gouvernance qui soutiennent la recherche appliquée utilisée pouréclairer les communications de la haute direction, prévoir la détermination proactive des enjeux liés à la protection de la vie privée, soutenir l’élaboration de politiques et fournir des conseils stratégiques au Parlement et aux parlementaires. Les objectifs de contrôle utilisés pour élaborer les critères de la vérification figurent à l’annexe B.

2.3 Portée de la vérification

Aux fins de la vérification, la recherche appliquée est définie comme la recherche que le CPVP mène, utilise et applique à l’interne pour soutenir les communications de la haute direction, prévoir la détermination proactive des enjeux liés à la protection de la vie privée, soutenir l’élaboration de politiques et fournir des conseils stratégiques au Parlement et aux parlementaires.

La vérification ne visait pas le Programme des contributions de la Direction de la RSE, qui fournit le financement pour les activités de recherche et de sensibilisation du public à l’égard de la protection de la vie privée dans le secteur commercial effectuées par des universitaires et des organisations sans but lucratif. En 2009, une évaluation du Programme des contributions a entraîné le renouvellement des conditions du Programme.

2.4 Approche utilisée dans le cadre de la vérification

L’approche et la méthode utilisées pour la vérification sont conformes aux normes de vérification interne établies par l’Institut des vérificateurs internes (IVI) et respectent la Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada.

À titre de mandataire du Parlement, le CPVP travaille indépendamment du gouvernement du Canada et, de ce fait, n’est pas tenu de suivre les initiatives d’amélioration de la gestion mises de l’avant dans la fonction publique fédérale. Néanmoins, le CPVP souhaite compter sur un cadre de contrôle de la recherche appliquée qui reflète les pratiques directrices de l’industrie. Par conséquent, le cadre des contrôles de gestion de base et des critères de vérification établi par le Bureau du contrôleur général (BCG) et les critères de la ronde VII du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG VII) ont été utilisés pour élaborer les critères de vérification présentés à l’annexe B. D’autres critères ont également été appliqués pour veiller à ce que la portée de la vérification et les risques cernés, mentionnés précédemment, soient adéquats.

En fonction des risques déterminés dans le cadre de la phase de planification de la vérification, un programme de vérification axé sur les risques a été élaboré pour fournir davantage de détails sur la façon dont les divers critères et risques de la vérification ont été abordés. Le programme de vérification comporte les procédures de vérification suivantes :

  • examen des plans d’activités et des plans de recherche appliquée de la Direction de la RSE et de la Direction des SJPAP;
  • examen du mandat du groupe de travail, des procès‑verbaux des réunions et de bon nombre d’autres documents à l’appui, comme des plans de travail;
  • examen d’un échantillon de marchés de recherche, de rapports, de notes d’information, etc.;
  • entrevues avec des personnes de tous les secteurs du CPVP. La liste des personnes interviewées figure à l’annexe A.

La vérification a été menée selon l’échéancier suivant :

  • Étape de la planification — septembre et octobre 2010
  • Étape de l’examen — d’octobre à décembre 2010
  • Étape du rapport — de décembre 2010 à mars 2011
  • Présentation au Comité de vérification du CPVP — mars 2011

3. Constatations et recommandations

3.1 Points forts

Les points forts suivants ont été relevés en ce qui a trait à l’approche actuelle à l’égard de la recherche appliquée :

  • Les employés de la Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement (RSE) et ceux de la Direction des services juridiques, des politiques et des affaires parlementaires (SJPAP) reçoivent une formation adéquate ainsi que les outils et les modèles nécessaires pour soutenir les activités continues liées à la recherche.
  • Les résultats de projets de recherche appliquée impartis à l’extérieur du CPVP sont communiqués par l’entremise du site Web du CPVP, d’ateliers et de groupes de discussion ouverts au public.
  • Les projets de recherche appliquée menés par des entrepreneurs externes sont officiellement gérés par la Direction de la RSE.
  • À la lumière des entrevues menées avec des employés choisis du CPVP, des activités de recherche internes sont adaptées aux besoins de l’organisation.

3.2 Constatations issues de la vérification

3.2.1 Absence de plan global pour la recherche appliquée

Même si les activités de recherche appliquée prennent une place importante dans les plans d’activités et dans les plans de travail des quatre groupes de travail sur les priorités stratégiques, il n’existe pas de plan global pour coordonner les activités de recherche discrétionnaire au sein du CPVP.

L’activité de programme de recherche et d’élaboration de politiques du CPVP établie dans le Rapport sur les plans et les priorités (RPP) du CPVP comporte une multitude de travaux, y compris les tendances liées à la recherche et les avancées technologiques, la surveillance des initiatives législatives et réglementaires, la rédaction d’analyses juridiques, stratégiques et techniques sur des enjeux clés. Ces activités soutiennent l’élaboration de positions stratégiques qui favorisent la protection du droit à la vie privée et appuient la commissaire et les cadres supérieurs qui fournissent au Parlement des conseils sur les répercussions que pourraient avoir sur la vie privée des lois, des programmes gouvernementaux et des initiatives du secteur privé proposés. La Direction de la RSE et la Direction des SJPAP effectuent la majorité de ces activités de recherche.

La recherche appliquée à la Direction de la RSE est de nature discrétionnaire et est axée sur quatre groupes de travail sur les priorités stratégiques (sécurité nationale, renseignements génétiques, technologies de l’information et intégrité de l’identité) formés d’employés des directions opérationnelles, stratégiques et de recherche du CPVP. Chacun de ces groupes de travail a un plan de travail de trois ans qui indique les sujets et les activités de recherche prévus. La Direction de la RSE contribue à la détermination de ces secteurs de recherche pour soutenir les priorités stratégiques déterminées par la commissaire.

La Direction des SJPAP mène des recherches internes en appui à ses responsabilités principales consistant à surveiller les initiatives législatives et les programmes gouvernementaux et à fournir des conseils et des comptes rendus à la commissaire et à la haute direction sur les positions stratégiques à adopter afin de protéger et de favoriser le droit à la vie privée au Canada. La recherche que la Direction des SJPAP effectue est habituellement de nature moins discrétionnaire compte tenu de la nécessité de répondre à des exigences à court terme découlant de facteurs externes.

Des objectifs et des activités de recherche discrétionnaire sont actuellement documentés dans plusieurs documents différents, comme les plans d’activités de la Direction de la RSE, les indicateurs de rendement des groupes de travail (qui sont essentiellement les plans de travail des groupes de travail), le Rapport sur les plans et les priorités du CPVP et un document de travail de la Direction de la RSE (remarques sur la détermination des priorités de la Direction de la RSE). Cependant, ces objectifs ne sont pas regroupés dans un plan de recherche appliquée complet et global qui fournirait l’orientation par rapport aux priorités, aux rôles et aux responsabilités en ce qui a trait à la recherche appliquée discrétionnaire. De par leur nature, les activités de recherche discrétionnaire requièrent une planification initiale pour veiller à ce qu’elles répondent aux besoins de l’organisation. Par ailleurs, il n’existe pas d’analyse documentée de la capacité de recherche générale du CPVP et de sa capacité axée sur les quatre priorités stratégiques. Actuellement, les activités de recherche sont principalement menées dans le cadre de la priorité des technologies de l’information.

Comme il a été mentionné précédemment, la Direction de la RSE s’appuie sur les quatre groupes de travail sur les priorités stratégiques pour mener des activités de recherche internes. Ces activités sont documentées dans les indicateurs de rendement des groupes de travail (c.-à-d. les plans de travail). Parmi les quatre groupes de travail, seul celui sur les technologies de l’information a un plan de recherche détaillé. Par ailleurs, seuls les groupes de travail sur les technologies de l’information et la sécurité nationale conservent les procès-verbaux de leurs réunions régulières; pendant la période de vérification, moins de données probantes étaient accessibles auprès des autres groupes de travail pour déterminer la façon dont ils menaient activement, entre autres, leurs activités de recherche.

Répercussions et niveau de risque

Le fait qu’il n’existe pas de plan général pour les activités de recherche discrétionnaire accroît le risque que ces activités ne soient pas bien coordonnées, que les ressources de recherche appliquée ne soient pas utilisées de la façon la plus efficiente et efficace possible et que certaines activités de recherche soient menées en double.

Le manque d’analyses sur la capacité de recherche accroît le risque que les lacunes de la couverture des quatre priorités stratégiques ne soient pas déterminées et que les mesures correctives ne soient pas mises en œuvre en temps opportun.

Recommandation 1

Élaborer un plan de recherche appliquée pour l’ensemble du CPVP afin de déterminer et de coordonner les priorités et les activités de recherche appliquée discrétionnaire (p. ex. tendances et nouvelles avancées techniques) et faire régulièrement le suivi des progrès réalisés par rapport au plan.

Réponse de la direction et plan d’action Responsabilité et dates limites
1. En collaboration avec les responsables des quatre groupes de travail sur les priorités stratégiques et du Groupe de travail sur la protection de la vie privée, la Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement recueillera les plans de travail actuels et évaluera les recherches qu’il faut mener pour réaliser les objectifs énoncés dans les plans de travail.

La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement collaborera également avec les chefs de la Direction pour répondre aux besoins en matière de recherche découlant des plans d’activités de la Direction.

La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement élaborera ensuite un plan de recherche s’appliquant à l’ensemble du CPVP et consultera le Groupe de travail sur la protection de la vie privée pour veiller à ce qu’il n’y ait aucune omission ni exagération.

La surveillance sera intégrée aux réunions régulières du Groupe de travail sur la protection de la vie privée.

Cette évaluation sera effectuée en avril et au début du mois de mai afin d’intégrer le processus de planification opérationnelle.

Les activités de recherches précises et distinctes nécessaires pour éclairer les opinions juridiques, l’élaboration de politiques et les présentations au Parlement se distinguent, car elles sont habituellement de nature moins discrétionnaire, elles doivent être menées en réponse aux intervenants externes, elles découlent de facteurs et d’exigences externes, elles sont fonction du temps et elles ne peuvent pas être planifiées, coordonnées ou menées de la même façon.
1. Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement

Annuellement, au mois de mai

Recommandation 2

Analyser officiellement les capacités en matière de recherche de l’organisation en fonction des quatre priorités stratégiques et mettre en œuvre les mesures correctives, au besoin.

Réponse de la direction et plan d’action Responsabilité et dates limites
La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement abordera cette recommandation des deux façons suivantes : Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement
1. La réaffectation des portefeuilles en conjonction avec l’arrivée de plusieurs nouveaux analystes de recherche, harmonisant ainsi étroitement les portefeuilles avec les priorités stratégiques; 1. Réaffectation des portefeuilles

Avril 2011
2. La mise en place d’un programme occasionnel de formation sur la recherche, permettant de rassembler des gestionnaires de recherche expérimentés du gouvernement du Canada et d’ailleurs pour discuter de cadres administratifs et de recherche comparables. 2. Programme occasionnel de formation sur la recherche

Mai 2011 et ultérieurement

3.2.2 Absence de processus officiels pour la recherche interne

À la lumière d’entrevues menées auprès d’employés choisis du CPVP, les activités de recherche internes menées au sein de la Direction de la RSE correspondent aux besoins de l’organisation; cependant, les rôles et les responsabilités n’ont pas été clairement définis, et les processus visant à déterminer, à attribuer et à surveiller les activités de recherche internes et à en établir l’ordre de priorité au sein de la Direction de la RSE sont officieux.

Les activités de recherche menées à l’interne par les employés de la Direction des SJPAP à l’appui de leurs responsabilités en matière de surveillance législative et d’élaboration de politiques sont officiellement passées en revue et approuvées par la direction de la Direction des SJPAP. Les projets de recherche de la Direction impartis à l’externe sont indiqués dans le plan d’activités de la Direction des SJPAP, et des ressources précises sont affectées aux projets. Cependant, les activités de recherche menées à la Direction des SJPAP ne sont pas systématiquement mises en commun avec d’autres directions du CPVP ni communiquées à ces dernières (il importe de mentionner que la diffusion de conseils stratégiques fondés sur ces recherches ne faisait pas partie de la portée de la vérification). Au moment de la vérification, un projet pilote utilisant la technologie SharePoint et l’initiative du Coin des questions juridiques et des politiques étaient en cours d’élaboration; ils visent à favoriser l’échange des résultats des recherches de la Direction des SJPAP avec tous les employés du CPVP.

Les projets de recherche appliquée menés par des entrepreneurs externes sont gérés officiellement par la Direction de la RSE; cependant, les activités de recherche internes de la Direction de la RSE ne sont pas supervisées et approuvées aussi officiellement. On a déterminé que l’approche à la gestion de projets de recherche était informelle; il en est de même des processus visant à déterminer, à affecter et à surveiller les activités de recherche internes et à en établir l’ordre de priorité au sein de la Direction de la RSE. Par conséquent, les membres du personnel de la Direction de la RSE répondent directement aux demandes d’autres directions sans avoir à les soumettre à une fonction de remise en question pour déterminer lesquelles devraient être considérées comme prioritaires ou établir si les activités de recherche internes menées se chevauchent. Par ailleurs, les décisions liées à l’affectation du temps et des tâches sont prises à l’échelle individuelle et ne tiennent pas nécessairement compte des coûts par rapport aux avantages.

Répercussions et niveau de risque

Le fait que les rôles, les responsabilités et les processus pour gérer les activités de recherche internes à la Direction de la RSE sont informels augmente le risque que les décisions en matière d’affectation des ressources prises individuellement par les employés de la Direction de la RSE ne soient pas appropriées ou qu’elles ne tiennent pas adéquatement compte des coûts par rapport aux avantages, ce qui comprend une évaluation de l’harmonisation avec les objectifs de la Direction de la RSE et du CPVP. Cela augmente également le risque de lacunes et de chevauchements entre les activités de tous les membres du personnel affectés à la recherche.

Le fait que la mise en commun des résultats des activités de recherche internes menées par la Direction de la RSE et la Direction des SJPAP est informelle augmente le risque que d’autres directions du CPVP effectuent ces activités en double ou ne tirent pas entièrement profit des renseignements découlant des activités de recherche.

Recommandation 3

Mettre en œuvre une approche de gestion plus officielle pour les activités de recherche internes de la Direction de la RSE pour contribuer aux décisions concernant l’affectation du temps des employés. Cela pourrait comprendre l’approbation des activités de recherche internes et des demandes connexes et un examen régulier des affectations des dossiers aux membres du personnel de la Direction de la RSE.

Réponse de la direction et plan d’action Responsabilité et dates limites
1. La création d’un nouveau poste de gestionnaire, Recherche, signifie qu’un contrôle de gestion direct de cette fonction est maintenant en place.

Les tâches sont affectées et les projets surveillés au moyen des outils de la plateforme SharePoint, ce qui permet une plus grande surveillance et un plus grand contrôle à l’égard de la fonction de recherche interne.
Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement

31 mars 2011

Recommandation 4

Envisager l’utilisation active de dossiers ou d’outils partagés, comme le SGDDM, et la mise en œuvre complète du projet pilote SharePoint pour fournir un accès à tous les employés du CPVP et diffuser à d’autres directions du CPVP des renseignements sur les activités de recherche internes de la Direction de la RSE et de la Direction des SJPAP.

Réponse de la direction et plan d’action Responsabilité et dates limites
1. La Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement a commencé à utiliser SharePoint pour coordonner les travaux pendant la planification et la mise en œuvre des séances de consultation nationales de 2010.

La Direction a regroupé la plupart de ses travaux sur un site SharePoint prévu à cette fin, y compris une liste des travaux de recherche actuels.

Tandis que les projets de recherche actuels sont achevés, on les évaluera pour déterminer s’il est possible de les diffuser dans tout le Commissariat.

Dans bon nombre de cas, les recherches commandées ou créées par le Commissariat sont intégrées à des rapports d’enquête, des rapports de vérification, des fiches d’information sur Internet, des rapports annuels, des entrées de blogues et d’autres documents qui sont généralement accessibles aux employés et au public.

En plus d’autres moyens de diffusion par l’entremise du CPVP et du site Web du CPVP, la Direction des SJPAP a élaboré et mis en œuvre un site SharePoint des Affaires parlementaires et élabore actuellement un site SharePoint pour les Services juridiques. Par ailleurs, elle a mis en œuvre le Coin des questions juridiques et des politiques pour diffuser davantage les connaissances de la Direction auprès d’autres directions du CPVP.
1. Direction de la recherche, de la sensibilisation et de l’engagement

31 mars 2011

3.2.3 Absence de normes de rendement objectivement mesurables

Même si des indicateurs de rendement liés à la recherche appliquée ont été définis dans le Rapport sur les plans et les priorités du CPVP et les plans d’activités des directions, ces indicateurs sont subjectifs et difficiles à mesurer uniformément.

Le Rapport sur les plans et les priorités et les plans d’activités de la Direction de la RSE et de celle des SJPAP fournissent trois indicateurs de rendement pour les activités de recherche et les activités stratégiques (activité de programme 2) menées à l’interne au CPVP :

  • 75 % d'efficacité dans la valeur ajoutée pour les intervenants des secteurs public et privé par l'entremise des renseignements et conseils fournis par le CPVP au sujet de leurs politiques et initiatives.
  • 75 % d'efficacité dans la valeur ajoutée pour les parlementaires par l’entremise des opinions du CPVP sur les lois et règlements pertinents.
  • Les initiatives relevant des quatre enjeux prioritaires (100 %) liés à la protection de la vie privée du CPVP ont suscité l'adhésion des intervenants visés. Selon des preuves documentées, les produits de recherche et les documents de sensibilisation du Commissariat ont eu une incidence sur les intervenants.

Il est difficile de mesurer objectivement et uniformément ces trois indicateurs de rendement, surtout en ce qui a trait aux activités de recherche appliquée de la Direction de la RSE. Comme il est indiqué dans la stratégie de mise en œuvre du Cadre de mesure du rendement du CPVP de 2010-2011, on envisage actuellement de mesurer ces indicateurs grâce à des autoévaluations. On n’a pas encore mesuré officiellement les indicateurs de rendement.

Répercussions et niveau de risque

L’absence d’indicateurs de rendement objectivement mesurables augmente le risque que le rendement des activités de recherche ne soit pas mesuré adéquatement et que des mesures visant à corriger le rendement ne soient pas déterminées et mises en œuvre en temps opportun.

Recommandation 5

Préciser les mesures de rendement actuelles pour veiller à ce qu’elles soient objectivement mesurables, surtout en ce qui a trait aux activités de recherche appliquée de la Direction de la RSE. Enfin, il faudrait surveiller officiellement et régulièrement ces mesures de rendement, en faire rapport à la haute direction et déterminer et mettre en œuvre des mesures correctives, au besoin.

Réponse de la direction et plan d’action Responsabilité et dates limites
1. On examine des mesures du rendement dans le cadre de la révision du tableau de bord interne du CPVP.

Par ailleurs, la création et la dotation d’un poste de gestionnaire, Recherche, permettraient d’ajouter un niveau d’évaluation détaillée et de suivi au processus de recherche au sein de la Direction de la RSE.
1. Mesures de rendement — avril 2011

Supervision de la direction — continue

Annexe A — Personnes interviewées

Les personnes clés suivantes ont été interviewées dans le cadre du processus de vérification :

  • Directeur, GI/TI
  • Commissaire adjointe
  • Directeur général, Enquêtes et demandes de renseignements
  • Directrice, Services financiers et Services administratifs
  • Directrice, Politiques et affaires parlementaires
  • Directrice, Communications
  • Registraire des plaintes
  • Conseiller principal en sécurité et en technologie, Recherche, sensibilisation et engagement
  • Avocate générale, Services juridiques, politiques et affaires parlementaires
  • Directeur, Recherche, sensibilisation et engagement
  • Analyste principal de la recherche, Recherche, sensibilisation et engagement
  • Directrice, Ressources humaines
  • Directeur général, Vérification et revue
  • Directeur général, Gestion intégrée
  • Commissaire
  • Analyste de la recherche, Recherche, sensibilisation et engagement
  • Agent principal des services financiers stratégiques

Annexe B — Critères de vérification

  Critères
1.1 Des plans et des objectifs opérationnels ont été établis relativement à la recherche appliquée et ils ont été liés au mandat et aux priorités déterminées du CPVP.
1.2 Les rôleset les responsabilitéspour la recherche appliquée ont été définis et communiqués.
1.3 La structure organisationnelle pour la recherche appliquée est appropriée et elle permet la réalisation des objectifs du CPVP.
2.1 Un cadre stratégique complet a été établi pour le processus de recherche appliquée et il est soutenu par des outils appropriés et un programme de formation et de sensibilisation.
2.2 Un cadre de gestion de programmes et de projets pour la gestion de tous les projets de recherche appliquée est établi. Le cadre veille à l’exécution efficace de tous les projets. Les procédures de clôture des projets comprennent l’évaluation des avantages réalisés.
2.3 Les résultats des projets de recherche sont diffusés adéquatement.
3.1 Les budgets de recherche appliquée sont élaborés, approuvés et surveillés adéquatement.
3.2 Un processus de surveillance du rendement de la recherche appliquée est en place pour évaluer la prestation des services de recherche appliquée et surveiller les contributions de la recherche appliquée à la réalisation des objectifs du CPVP.
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