Une ancienne employée accuse une société de télécommunications de retenir des documents relatifs à son emploi

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-32

[principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphe 8(7)]

Plainte

Une ancienne employée s'est plainte qu'une société de télécommunications lui ait refusé l'accès à ses renseignements personnels sous forme de documents concernant son emploi.

Résumé de l'enquête

L'emploi de la plaignante auprès de la société en question avait pris fin en janvier 1997, après de longues années. En juillet 2001, la plaignante a présenté à la société une demande d'accès à tous les renseignements se trouvant dans son dossier personnel. Sans le préciser dans sa demande, elle souhaitait particulièrement obtenir des renseignements au sujet de son rendement comme employée. Plus de sept semaines plus tard, la société l'a informée par téléphone qu'elle ne recevrait pas les renseignements qu'elle avait demandés. C'est alors qu'elle a déposé une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée.

Suite à l'intervention du Commissariat, la société a expliqué que son refus d'acquiescer à la demande d'accès était le fait d'une erreur d'interprétation de la part de l'employé qui l'avait reçue. La société a alors transmis à la plaignante ses renseignements qui restaient en dossier, qui concernaient principalement ses paiements de pension et de cessation d'emploi. La plaignante était mécontente qu'il n'y ait pas de renseignements sur son rendement. La société a expliqué que ces renseignements auraient été sous forme de dossiers des superviseurs, qui, conformément à la politique de rétention et d'élimination en vigueur dans la société, avaient été détruits deux ans après la cessation de l'emploi de la plaignante.

La plaignante n'a pas accepté cette explication. Elle était d'avis que ses nouveaux employeurs ou ses employeurs éventuels avaient communiqué avec la société et reçu des commentaires négatifs sur son rendement passé. Elle en a conclu que la société continuait de garder les dossiers des superviseurs ou d'autres sources de renseignements sur son rendement à son sujet. L'enquête a confirmé, toutefois, que la politique de la société est de ne jamais communiquer d'évaluations, positives ou négatives, du rendement d'anciens employés.

Conclusions du commissaire

Rendues le le 8 janvier 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les sociétés de télécommunications sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce que toute personne qui en fait la demande doit être informée de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et qu'il doit lui être permis de les consulter. Le paragraphe 8(7) de la Loi stipule que l'organisation qui refuse d'acquiescer à la demande doit notifier par écrit au demandeur son refus motivé et l'informer des recours que le demandeur peut avoir.

Le commissaire a établi que la société n'avait pas, au départ, donné à la plaignante accès à ses renseignements personnels et ne lui avait pas notifié par écrit son refus. Il a donc conclu que la société avait clairement contrevenu au principe 4.9 et au paragraphe 8(7).

Cependant, le commissaire n'a trouvé aucun élément de preuve pour appuyer les dires de la plaignante selon lesquels la société continuait de conserver les dossiers concernant son rendement et utilisaient ces documents pour la discréditer auprès de son nouvel employeur ou d'employeurs éventuels. De fait, la société détruit les dossiers deux ans après la cessation d'emploi, et a pour politique de ne pas communiquer d'évaluations de rendement aux employeurs éventuels. Il était convaincu que la plaignante avait reçu de la société tous les renseignements auxquels elle avait droit en vertu de la Loi.

Le commissaire a donc conclu que la plainte était fondée et résolue.