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Pratique d'un employeur sur la collecte de renseignements personnels médicaux aux fins d'une demande de mutation jugée appropriée

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-119

[Principes 4.4 et 4.4.1 de l'annexe 1; paragraphe 5(3)]

Plainte

Un employé d'une entreprise en télécommunications s'est plaint que son employeur essayait de recueillir plus de renseignements personnels à son sujet qu'il n'était nécessaire afin de déterminer s'il pouvait être muté à un autre poste pour des raisons de santé.

Résumé de l'enquête

Conformément à la politique sur les congés pour maladie prolongé de l'entreprise, l'employé doit signer un formulaire de consentement autorisant son médecin à communiquer des renseignements médicaux liés à la maladie de l'employé aux professionnels en santé au travail de l'entreprise et discuter de ce sujet directement avec eux. Le formulaire précise les motifs de l'entreprise pour recueillir de tels renseignements, à savoir un examen pour déterminer l'admissibilité aux prestations et la détermination de l'aptitude à l'emploi. Le formulaire comprend des questions sur les troubles, les soins et le pronostic médicaux de l'employé. Si l'absence de l'employé se prolonge au-delà de la date prévue indiquée sur le formulaire, le superviseur demande à l'employé de remplir un deuxième formulaire.

Le personnel en santé au travail, les médecins et les infirmières de l'entreprise, qui sont liés par leur code de déontologie respectif, examinent le formulaire et fournissent aux gestionnaires seulement l'information concernant l'aptitude à travailler et les limites de l'employé. Des renseignements détaillés concernant la politique de l'entreprise sont accessibles à tous les employés sur le site Web de l'entreprise et dans leur brochure.

L'entreprise a mis en place des politiques et des procédures qui permettent de protéger les renseignements personnels d'un employé. Plus particulièrement, les renseignements médicaux sont classés dans un fichier distinct, puis stockés dans des zones d'archivage sécuritaires. Les renseignements médicaux informatisés sont également protégés.

À l'automne 2001, le plaignant a pris congé pour des raisons de santé. À la demande de l'entreprise, le plaignant a autorisé son médecin à remplir un formulaire indiquant son pronostic, ses restrictions, ses traitements et ses aptitudes. Le médecin a posé un diagnostic et a donné des renseignements sur le traitement, mais n'a pas rempli les sections concernant les restrictions et les aptitudes. Le médecin a fourni, au total, trois rapports similaires, tous indiquant que le pronostic était inconnu.

Plus tard, le médecin du plaignant a écrit à l'entreprise indiquant que le plaignant pouvait retourner au travail à temps partiel. Le médecin a appuyé la demande du plaignant voulant que celui-ci soit muté à un milieu de travail différent, qui comprendrait davantage de fonctions opérationnelles que de fonctions administratives. Puisque l'entreprise n'avait toujours pas reçu la demande du plaignant à cet effet, l'infirmière des services de santé au travail a demandé des renseignements supplémentaires au médecin sur le type de troubles médicaux qui pourrait empêcher le plaignant de travailler dans un milieu de bureau. Elle a également demandé des renseignements sur la capacité du plaignant d'effectuer un travail physique, à la lumière d'une blessure qu'il s'était fait quelques années auparavant et qui avait causé sa mutation vers un poste plus administratif.

Par la suite, l'entreprise a reçu une demande officielle de mutation du plaignant pour des raisons de santé. L'entreprise a donc demandé au plaignant et à son médecin de plus amples renseignements médicaux et a indiqué qu'une évaluation médicale indépendante serait peut-être nécessaire. Après que l'entreprise a refusé la demande du plaignant, le médecin de ce dernier a de nouveau écrit une lettre à l'employeur appuyant la demande du plaignant d'être muté pour des rasions de santé. L'entreprise a répondu en affirmant qu'elle devait rencontrer un spécialiste avant de répondre à la requête. Le plaignant et un représentant de son syndicat se sont opposés à l'exigence selon laquelle l'entreprise devait accepter les évaluations médicales du médecin du plaignant. Néanmoins, le plaignant est par la suite retourné à son poste administratif.

Conclusions du commissaire

Rendues le 17 février 2003

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique aux ouvrages, aux entreprises ou aux secteurs d'activité fédéraux. De plus, depuis le 1er janvier 2002, la Loi s'applique aux renseignements personnels sur la santé. Le commissaire avait compétence dans cette cause, parce que les sociétés de télécommunications constituent des ouvrages, des entreprises ou des secteurs d'activité fédéraux selon la définition de la Loi et parce que la plainte se rapporte en grande partie à la gestion qu'a fait l'entreprise des renseignements personnels sur la santé au cours de l'année 2002.

Application : Le principe 4.4 énonce que l'organisation ne peut recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par l'organisation. Le principe 4.4.1 énonce que les organisations ne doivent pas recueillir des renseignements de façon arbitraire. On doit restreindre tant la quantité que la nature des renseignements recueillis à ce qui est nécessaire pour réaliser les fins déterminées. Les organisations doivent préciser la nature des renseignements recueillis comme partie intégrante de leurs politiques et de leurs pratiques concernant le traitement des renseignements. Le paragraphe 5(3) stipule que l'organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances.

Le commissaire a déterminé que les motifs de l'entreprise pour recueillir des renseignements personnels sur le plaignant étaient légitimes, appropriés et conformes au paragraphe 5(3) de la Loi. Le commissaire était également convaincu que l'entreprise avait restreint sa collecte de renseignements personnels sur le plaignant aux éléments nécessaires pour répondre à leurs besoins, au sens des exigences du principe 4.4. Il a également déterminé que l'entreprise avait déjà des politiques et des procédures en place qui décrivaient ces motifs, comment les renseignements personnels étaient traités et par qui, les rôles respectifs des parties concernées et qui mentionnaient que ces renseignements étaient à la disposition de tous les employés, satisfaisant ainsi aux obligations de l'entreprise en vertu du principe 4.4.1.

En conséquence, le commissaire a conclu que la plainte était non fondée.

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