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Un employé accuse une compagnie de refuser une demande d'accès

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE no 2003-136

[Principe 4.9; paragraphes 8(1) et 8(3)]

Plainte

Un employé d'une compagnie de télécommunications s'est plaint que son employeur lui ait refusé l'accès à ses renseignements personnels, plus particulièrement ses talons de chèque de paie, son bordereau de T-4 et un formulaire nécessaire pour remplir une demande de prestations.

Résumé de l'enquête

Le plaignant avait été en congé de maladie depuis plusieurs mois. Environ six mois après le début de son congé, il a demandé à son syndicat d'obtenir son courrier auprès de son employeur, mais il n'a pas informé son employeur de cet arrangement.

Les gestionnaires du plaignant ont indiqué que, lorsque le courrier était déposé dans la boîte aux lettres du plaignant, ils l'acheminaient à l'adresse de son domicile. Le plaignant a déménagé durant son congé et n'a pas immédiatement informé l'employeur de son changement d'adresse. Par conséquent, une partie de son courrier a été retourné à l'employeur, mais il a été émis de nouveau une fois mis au courant de sa nouvelle adresse.

Le 14 mars 2002, le plaignant a écrit à son employeur et a demandé son bordereau de T-4, qu'il a reçu huit jours plus tard.

Le plaignant n'a pas demandé ses talons de chèque de paie par écrit, même s'il les a finalement reçus. L'employeur a indiqué qu'il lui fournirait une copie de tout autre renseignement le concernant, à la condition qu'il présente sa demande par écrit.

Conclusions du commissaire

Rendues le 6 mars 2003

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Loi) s'applique à tous les ouvrages, entreprises ou secteurs d'activités fédéraux. Le commissaire a compétence dans cette affaire parce qu'une compagnie de télécommunications est un ouvrage, une entreprise ou un secteur d'activités fédéral selon définition de la Loi.

Application : L'article 2 définit les renseignements personnels comme « tout renseignement concernant un individu identifiable... ». Le principe 4.9 énonce que l'organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers et lui permettre de les consulter. Le paragraphe 8(1) modifie le principe 4.9, en stipulant qu'une telle demande doit être faite par écrit. Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception.

Le commissaire a d'abord déterminé que le formulaire de demande demandé par le plaignant était un formulaire vierge standard provenant de la société d'assurance de la compagnie. Comme il ne mentionnait pas son nom et ne l'identifiait pas d'une manière quelconque, il n'était pas assujetti à la définition des renseignements personnels à l'article 2.

Le commissaire a ensuite déterminé que, en ce qui a trait au bordereau de T-4, la compagnie avait fourni ces renseignements au plaignant dans les huit jours suivant sa demande écrite - bien en deçà du délai de trente jours établi par la Loi. En outre, il a déterminé que, même si le plaignant n'avait pas présenté ses autres demandes par écrit à la compagnie, elle lui avait néanmoins acheminé les renseignements auxquels il avait droit.

En somme, le commissaire était satisfait que, lorsque la demande était présentée par écrit, la compagnie avait répondu rapidement et avait fourni au plaignant les renseignements recherchés, satisfaisant ainsi à ses obligations en vertu du paragraphe 8(3) et conformément au principe 4.9.

Il a conclu que la plainte était non fondée.

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Remarque

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