La communication de renseignements durant un appel doit être limitée

Plusieurs individus, qui avaient interjeté appel d'une décision de Développement des ressources humaines Canada (DRHC) de récupérer un versement excédentaire de prestations d'assurance-emploi (a.-e.), se sont plaints que des renseignements personnels les concernant avaient été incorrectement communiqués durant le processus d'appel.

Les plaignants étaient au nombre de plus de 200 individus qui avaient touché des prestations d'a.-e. après avoir perdu leur emploi. Étant donné qu'ils avaient déposé un grief concernant leur licenciement, pour lequel ils avaient obtenu des indemnités de cessation d'emploi, DRHC a intenté une action en vue de récupérer les prestations d'a.-e. que les individus avaient touchées lorsqu'ils étaient couverts par les indemnités de cessation d'emploi. Ils ont interjeté appel de la décision de DRHC au Conseil arbitral de l'a.-e.

Dans le cadre du processus d'appel, le bureau local de DRHC a envoyé des documents à communiquer à chacun des appelants. Chaque ensemble de documents renfermait des renseignements liés à l'appel d'un individu particulier. Toutefois, l'ensemble de documents d'un plaignant comprenait un document qui renfermait les noms, adresses, numéros de téléphone et numéros d'assurance sociale (NAS) de 14 autres individus en cause. Lorsque le plaignant a informé DRHC de cette irrégularité, le ministère a passé en revue ses dossiers et a déterminé que deux appelants seulement avaient reçu ce document.

DRHC a immédiatement pris des mesures pour récupérer le document auprès des deux individus et l'a remplacé par un exemplaire dûment vérifié. Il a également communiqué par téléphone ou lettre avec les autres personnes dont les renseignements personnels avaient été communiqués par inadvertance et pour expliquer l'erreur.

Après que les plaignants n'ont pas obtenu gain de cause dans l'appel, ils ont tâché d'obtenir un examen de deuxième niveau, pour lequel le bureau de district de DRHC devait envoyer à chaque appelant des documents à communiquer qui se rapportaient directement à lui. De nouveau, l'un des plaignants a reçu les mêmes documents qu'auparavant, qui renfermaient des renseignements personnels de 14 autres appelants. C'est cette seconde communication qui a poussé le plaignant à déposer une plainte au commissaire.

J'étais inquiet à l'idée que le bureau de district de DRHC communique les mêmes renseignements que ceux du bureau local, malgré le fait qu'il a admis que la communication était erronée. De toute évidence, le bureau local aurait dû au départ vérifier convenablement le document avant de le transmettre. Cette erreur a été aggravée lorsque le bureau de district a envoyé les mêmes renseignements une seconde fois, ce qu'il a cru devoir faire par souci d'équité procédurale. J'ai conclu que DRHC avait violé les droits du plaignant aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Pour ces motifs, j'ai recommandé à DRHC d'adopter des procédures en vue d'assurer l'équité procédurale à toutes les étapes du processus d'appel touchant l'a.-e. et, en même temps, de tenir compte de ses obligations aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels qui consistent à communiquer seulement les renseignements personnels qui se rapportent directement à l'appel en cause.

Dans une autre affaire, une femme s'est plainte que l'information qu'elle avait fournie à DRHC pour appuyer sa demande de prestations au survivant, en vertu du Régime de pensions du Canada, a été communiquée à des membres de la famille de son conjoint de fait décédé. DRHC avait obtenu une demande à la fois de la plaignante et de l'épouse légitime du défunt, et a finalement accordé les prestations à la conjointe de fait. L'épouse légitime a interjeté l'appel de la décision de DRHC auprès du bureau du commissaire des tribunaux de révision (OCRT).

DRHC est tenu, aux termes des Règles de procédure des tribunaux de révision, de transmettre à l'OCRT des exemplaires de tous les documents qui sont pertinents pour ses décisions. Aux termes des Règles, l'OCRT doit remettre des exemplaires de ces documents à l'appelant. Pour ces motifs, l'OCRT a transmis des exemplaires de tous les documents que lui a fait parvenir la conjointe de fait du défunt. Ces documents renfermaient des renseignements que la conjointe de fait avait fait parvenir à DRHC pour démontrer sa relation avec le défunt et son droit aux prestations – notamment son NAS, sa demande de prestations de la Sécurité de la vieillesse, une copie du titre de propriété et des renseignements sur un compte bancaire conjoint.

La communication des renseignements par DRHC à l'OCRT ne contrevenait pas aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels -- cette communication a été faite conformément à un règlement qui autorise une telle communication, en vertu d'une loi du Parlement. De plus, l'OCRT n'est pas visé par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Néanmoins j'étais inquiet à l'idée que l'OCRT ait obtenu plus de renseignements de DRHC que ce qui était nécessaire dans les faits. Certains renseignements, tels que le NAS de la conjointe de fait et des détails sur son compte bancaire, n'étaient pas essentiels à la décision de DRHC, et n'auraient pas dû être partagés avec l'OCRT pour les besoins de l'appel. En réponse à mes inquiétudes, DRHC a accepté de revoir au cas par cas les documents qu'il entend remettre à l'OCRT, en tenant compte des droits à la vie privée de tous les individus en cause, tout en fournissant suffisamment de renseignements afin d'assurer la tenue d'une audience équitable et complète.

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