La vie privée au travail à l'ère d'Internet

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IPFPC - Conseil régional des délégués syndicaux de l'Ontario

Le 4 octobre 2002
Toronto, Ontario

George Radwanski
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

(Le texte prononcé fait foi)


J'ai souvent dit que la vie privée serait l'enjeu déterminant de la présente décennie, et c'est très certainement vrai en milieu de travail. Je ne peux imaginer de contexte où nos droits ont besoin d'être davantage respectés qu'au travail, où nous passons tellement de notre temps et où se définit une grande partie de ce que nous sommes.

Aujourd'hui, la vie privée au travail est plus difficile à protéger et plus facile à violer que jamais auparavant. Les technologies de dépistage des drogues, de surveillance vidéo, d'identification biométrique ou de surveillance de l'utilisation des ordinateurs - pour n'en nommer que quelques unes - sont extrêmement efficaces pour restreindre, voire éliminer la vie privée.

Cependant, les employeurs ne veulent peut-être pas de ce pouvoir. Parmi les nombreux groupes que j'ai rencontrés depuis que je suis devenu commissaire à la vie privée, de nombreux représentants d'employeurs et d'avocats de la partie patronale se sont dits mal à l'aise avec l'idée de faire disparaître la vie privée au travail.

Mais ils subissent des pressions continuelles pour prendre ce genre de mesure. Chaque jour, quelqu'un leur dit qu'ils devraient surveiller chaque frappe sur l'ordinateur, sinon il y aurait des baisses de productivité, des plaintes pour harcèlement et des pertes de propriété intellectuelle. Ils se font mettre en garde contre des employés dont l'état de santé ou le profil génétique pourrait faire augmenter les coûts d'assurance. Ils sont fortement incités à contribuer à la guerre à la drogue en faisant passer des tests d'urine à leurs employés. Finalement, et surtout depuis les attentats terroristes de l'an dernier, ils subissent des pressions pour mener des enquêtes approfondies et indiscrètes sur les antécédents de leurs employés.

Ce que je veux faire aujourd'hui, c'est donner mon avis sur les obligations de l'employeur en ce qui concerne le respect de la vie privée de l'employé. Pour vous qui représentez des employés, il s'agit là d'un enjeu important. Vous aurez, j'en suis sûr, l'occasion de représenter des employés qui considèrent que leur droit à la vie privée a été violé. Souvent, vous devrez conseiller des employés sur le genre de protection de la vie privée à laquelle ils peuvent s'attendre dans un milieu de travail donné. Et à l'occasion, vous pourriez vous retrouver à faire de la médiation pour essayer de trouver un terrain d'entente entre l'employeur, qui a besoin d'un milieu de travail sûr et productif, et l'employé, qui a droit à sa vie privée.

La loi sur la protection de la vie privée qui vous concerne en tant qu'employés de la fonction publique est la Loi sur la protection des renseignements personnels. Je vais donc vous parler de la façon dont elle protège la vie privée de l'employé. Je vais aussi faire allusion à la loi fédérale sur la vie privée qui s'applique au secteur privé : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Cette loi est en quelque sorte plus avancée que la première, car ses rédacteurs ont pu tirer des leçons des 15 ans d'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Finalement, je vais prendre l'exemple de la surveillance de l'utilisation des ordinateurs pour suggérer une approche globale des enjeux touchant la vie privée au travail.

Le principe selon lequel l'employé a droit à sa vie privée au travail semble malheureusement toujours étranger à certaines personnes, qui maintiennent que si vous utilisez l'équipement de l'employeur avec le temps et dans les locaux de l'employeur, vous ne pouvez raisonnablement vous attendre à aucune forme de vie privée. Si jamais des employés avaient encore certaines attentes quant à la protection de leur vie privée au travail, il s'agit de les éliminer : l'employeur n'a qu'à vous dire de ne vous attendre à aucune protection de votre vie privée, point à la ligne.

Je crois que les employés ont un droit fondamental et inhérent à leur vie privée en milieu de travail. C'est aussi l'avis de juges et d'arbitres qui reconnaissent depuis longtemps que les employés ont des droits à la vie privée qui leur sont propreset qwu'il peuvent défendre. Cela vaut pour leurs communications personnelles, leurs casiers et tiroirs, leurs effets personnels, etc.

C'est également un avis qui est appuyé autant par la Loi sur la protection des renseignements personnels que par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques.

Il est logique que le Parlement adopte des lois pour protéger la vie privée en milieu de travail. On ne laisse pas nos droits fondamentaux à la porte du bureau ou de l'usine comme on y laisserait son manteau.

D'ailleurs, le droit à la vie privée - notre droit à contrôler l'accès à notre personne et aux renseignements qui nous concernent - est un droit on ne peut plus fondamental. Il est reconnu en tant que tel dans la Déclaration universelle des droits de l'homme des Nations Unies et dans de nombreux traités et conventions internationaux. C'est une pierre angulaire des constitutions de pays démocratiques du monde entier.

C'est qu'il ne peut y avoir de vraie liberté sans vie privée. En effet, de nombreux penseurs ont suggéré que la vie privée était le droit dont découlent toutes les libertés : liberté de parole, liberté d'association, liberté de pensée; bref, n'importe quel droit auquel vous pouvez penser.

J'ai mentionné plus tôt que la vie privée serait l'enjeu déterminant de la présente décennie. Si j'ai dit cela, c'est parce que nous sommes à la croisée des chemins. Les développements technologiques, sociaux et politiques menacent notre vie privée à tout instant. Nous devons choisir comment répondre à ces développements. Si par nos choix, nous permettons que la vie privée soit détruite, la liberté sera détruite en même temps.

Mais que dit la Loi sur la protection des renseignements personnels sur le droit à la vie privée en milieu de travail ?

Comme toutes les lois sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels du monde, cette loi porte sur la collecte, l'utilisation et la communication de renseignements personnels. Et elle dit ce que toutes ces lois disent d'une façon ou d'une autre. Exception faite de circonstances bien précises, une institution gouvernementale doit recueillir des renseignements personnels directement auprès de la personne. Et à l'exception de circonstances bien précises, elle doit obtenir le consentement de cette personne pour utiliser ou communiquer ces renseignements personnels. En

général, l'institution peut utiliser ou communiquer les renseignements personnels uniquement aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis en premier lieu, ou encore à des fins connexes. En outre, toute personne a un droit de regard sur les renseignements que l'institution gouvernementale détient sur elle, de même qu'un droit de corriger les erreurs.

Comme dans tout bon dispositif de protection de la vie privée et des renseinements personnels, il existe une forme de surveillance pour s'assurer que la loi est respectée. C'est là mon rôle et celui du Commissariat.

Grosso modo, la Loi sur la protection des renseignements personnels permet d'assurer que les pratiques de traitement de l'information en milieu de travail sont légales, transparentes et raisonnables. Ainsi, un employé ou un employé potentiel dispose d'un droit élémentaire de contrôle de ses renseignements personnels, d'un droit élémentaire à sa vie privée.

Cela ne veut pas dire que la Loi empêche les institutions gouvernementales de faire leur travail. Une institution gouvernementale, en tant qu'employeur, a des besoins de renseignements qui vont de soi, par exemple une adresse ou un casier postal pour les formulaires T4, et un numéro d'assurance sociale pour la fiscalité et la sécurité sociale. Pour employer quelqu'un, une organisation doit obtenir des renseignements sur les études et l'expérience de travail du candidat, et les vérifier. Et il va aussi de soi qu'un employeur doit recueillir et utiliser des renseignements sur le rendement au travail, l'assiduité et le potentiel d'avancement de ses employés.

Alors, si toutes ces choses sont nécessaires lorsquon emploie quelqu'un, l'organisation est-elle toujours tenue de demander la permission à l'employé – Et que se passe-t-il s'il refuse ?

La plupart du temps, c'est le bon sens qui l'emporte. Il assez facile de voir et d'accepter que parfois, vous devez divulguer certains renseignements personnels pour obtenir quelque chose.

Si vous désirez vous abonner à une revue, vous devez donner une adresse de livraison. Si vous désirez un prêt bancaire, vous devez divulguer des renseignements sur votre capacité de rembourser.

Les choses ne sont pas différentes dans le marché de l'emploi. Si vous voulez un emploi, vous devez comprendre que cela impose la divulgation de certains renseignements sur votre éducation et votre expérience de travail. Si vous voulez garder cet emploi, vous devez accepter que certains renseignements sur votre rendement et votre assiduité soient recueillis, utilisés et communiqués.

Ce n'est là que le simple bon sens. Cela est raisonnable.

Mais qu'un employeur ait besoin d'avoir accès à d'autres renseignements personnels, comme votre religion, votre orientation sexuelle ou votre situation financière n'est pas aussi évident.

Alors, que faut-il faire pour empêcher un employeur de recueillir des renseignements comme ceux-là – Qu'arrive-t-il quand quelqu'un, après avoir manifesté son opposition, se fait répondre de choisir entre sa vie privée et son emploi ?

Comme toujours, les choses se compliquent quand les règles du jeu ne sont pas équitables, quand il y a déséquilibre des pouvoirs.

C'est là qu'intervient un principe fondamental de la protection de la vie privée : la limitation des fins. Dans la loi qui touche le secteur privé, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, il s'agit du « critère de la personne raisonnable ». Cette loi est fondée sur le principe selon lequel une organisation ne peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels « qu'à des fins qu'une personne raisonnable estimerait acceptables dans les circonstances ».

Les termes employés dans la Loi sur la protection des renseignements personnels diffèrent quelque peu. La Loi sur la protection des renseignements personnels précise que les renseignements personnels recueillis par une institution gouvernementale doivent avoir un lien direct avec un programme ou une activité de l'institution. Si on l'interprète au sens propre, c'est beaucoup moins que ce que demande la loi qui touche le secteur privé. Heureusement, le Conseil du Trésor, qui est responsable de l'administration de cette loi, stipule dans ses lignes directrices que l'on ne peut recueillir plus de renseignements que nécessaire pour mener à bien un programme ou une activité. C'est aussi ma façon d'interpréter la Loi.

Cela signifie qu'une direction des ressources humaines ne peut pas avoir d'exigences déraisonnables comme conditions à l'emploi. Si l'on demande à un employé de renoncer au contrôle de certains de ses renseignements personnels - autrement dit, de renoncer à une partie de sa vie privée - il faudra que cette demande soit appropriée aux circonstances.

Évidemment, l'expression « acceptable dans les circonstances » est cruciale.

Une personne dont le travail exige un accès libre à des renseignements très sensibles ou secrets - l'un de mes enquêteurs, par exemple - peut avoir à obtenir une cote de sécurité « très secret ». C'est un processus très envahissant du point de vue de la vie privée, qui exige notamment qu'on mène une enquête en profondeur sur votre passé et vos liens familiaux, et même qu'on aille interroger vos amis et anciens employeurs.

Mais c'est acceptable dans les circonstances d'un poste comme celui-là. Un employeur peut raisonnablement demander à une personne de suivre ce processus comme condition pour l'obtention de ce poste.

D'un autre côté, ce ne serait pas tellement acceptable pour un ouvrier d'entretien ou le gestionnaire d'un bureau régional de DRHC. Peut-être que l'ouvrier d'entretien ou le gestionnaire de DRHC serait prêt à s'y soumettre de toute façon mais, pour qu'un ministère en fasse une condition à l'emploi, il faudrait une justification.

Dans le même ordre d'idées, une surveillance envahissante serait acceptable dans le cas des milieux de travail où les risques et les tentations sont exceptionnels, par exemple la Monnaie royale canadienne. Dans d'autres organismes où il n'y a pas ce genre de tentations, ce ne serait pas approprié.

Il n'y a rien de compliqué dans ce que je dis : dans le monde du travail, comme ailleurs dans la vie, il faut renoncer à une partie de sa vie privée pour avoir ce que l'on veut. Mais cela ne veut pas dire pour autant que les employeurs sont libres de dire : « Vous ne travaillerez pas pour nous à moins de renoncer à votre droit à la vie privée. » La vie privée est un droit fondamental, et on ne peut l'enlever ou forcer quelqu'un à y renoncer contre la signature d'un contrat.

Alors, quand donc seriez-vous obligé de renoncer à une partie de votre vie privée – Je me permets une réponse globale à cette question, une réponse qui, je l'espère, vous aidera à faire face à des questions délicates comme la surveillance électronique, la surveillance vidéo, le dépistage de drogues et la confidentialité médicale. Il s'agit simplement de conseils et non de décisions anticipées; je traite les plaintes au cas par cas. Mais je pense que c'est une bonne approche.

Je vais me concentrer plus particulièrement sur la question de la surveillance de l'utilisation d'Internet et du courriel par les employés. Cette question, j'en suis sûr, vous est familière, et c'est pourquoi je l'ai choisie. Mais j'aimerais souligner que l'approche que je propose s'applique à toute violation de la vie privée et non seulement à cet aspect précis.

La surveillance d'Internet et du courriel est un enjeu très important au point de vue de la vie privée, ne serait-ce que par son caractère généralisé. Quelques-uns d'entre vous sont peut-être au courant de l'étude de la Privacy Foundation, publiée il y a tout juste un an, sur la surveillance électronique en ligne de la main-d'ouvre, soit les employés qui utilisent couramment Internet ou le courriel au travail. Aux États-Unis, environ 30 % de la main-d'ouvre est soumise à cette surveillance, et l'on estime que c'est la même chose au Canada.

Aux États-Unis, 14 millions d'employés, soit 35 % des employés branchés, sont soumis à une surveillance continue de leur utilisation d'Internet ou du courriel. Ce chiffre a augmenté deux fois plus vite que le nombre d'employés ayant l'accès Internet, au fur et à mesure que les prix des logiciels de surveillance chutaient.

C'est là une violation de la vie privée, au même titre que les fouilles de bureaux, de casiers, de vêtements et d'effets personnels. Surveiller les courriels et les visites des employés sur le Web équivaut à recueillir et à utiliser les renseignements personnels des employés. Ce ne sont pas tous les renseignements qui sont confidentiels, mais certains le sont. Les renseignements personnels recueillis risquent d'être sensibles, surtout si l'employeur permet en certaines circonstances l'utilisation du courriel ou de l'Internet à des fins personnelles, par exemple à la pause du midi. Et même si ce n'est pas le cas, le simple fait de la surveillance électronique, qu'elle soit ponctuelle ou continuelle, est très néfaste pour la vie privée et le sens de l'autonomie de l'employé.

Mais la vie privée au travail ou ailleurs n'est pas un droit absolu, et il y a des circonstances où une certaine atteinte à vie privée se justifie. Alors, comment décider si cette intrusion est justifiée ou non ?

Mon approche est la même que celle que j'emploie souvent pour évaluer les mesures prises par l'État en ce qui concerne les questions de sécurité publique, comme la surveillance vidéo, l'ouverture de courrier et la collecte de renseignements sur les passagers aériens.

Toute proposition visant à restreindre la vie privée doit répondre à quatre critères : il faut en démontrer la nécessité en vue de répondre à un besoin précis, elle doit ête susceptible de répondre à ce besoin, l'atteinte à la vie privée doit être proportionnelle à l'avantage retiré et il ne doit pas exister de méthode moins envahissante pour arriver aux mêmes fins.

Je me suis servi de ces critères pour analyser les décisions législatives et administratives du gouvernement, mais ils s'appliquent tout aussi bien aux pratiques d'emploi.

Alors, pour voir si la surveillance électronique de l'Internet et du courriel des employés est justifiée, je demanderais d'abord s'il existe une nécessité démontrée de répondre à un besoin précis.

Les préoccupations habituelles que les employeurs mentionnent le plus ont trait à la productivité, aux fuites de documents confidentiels et aux responsabilités relatives au contenu des messages et des documents Web.

Ce ne sont pas là des préoccupations banales. Les employeurs doivent être en mesure de s'assurer que leurs employés ne magasinent pas en ligne alors qu'ils devraient travailler. Ils doivent être en mesure de sécuriser la propriété intellectuelle. Ils doivent se protéger contre les poursuites pour diffamation ou harcèlement en milieu de travail, par exemple.

Si un employeur prouve qu'il y a des problèmes spécifiques à l'un ou l'autre de ces aspects, il peut avoir satisfait au premier critère.

Mais je recommande toujours aux employeurs de ne pas spéculer ou généraliser à propos d'un « problème potentiel ». Je pense que vous devriez raisonnablement vous attendre à ce qu'un employeur prouve qu'il existe un problème réel et précis.

Si ce premier critère est respecté, la prochaine étape est de démontrer que l'atteinte à la vie privée qui est proposée est susceptible de résoudre efficacement le problème.

La surveillance électronique des activités en ligne est-elle efficace – Tout dépend du sens que vous donnez au mot « efficace ». Si l'objectif est d'attraper des gens, c'est efficace. Si l'objectif est un milieu de travail sain et productif où les gens font la meilleure utilisation possible des outils électroniques à leur disposition, ce l'est moins.

Qu'en est-il du troisième critère, la proportionnalité – Tout dépend de l'étendue du problème et de ce que la surveillance est censée permettre de réaliser. Mais souvent, la surveillance électronique est comme utiliser un canon pour tuer une mouche.

Je ne veux pas exagérer. Il est possible de limiter, de cibler la surveillance, et c'est ce qui arrive la plupart du temps. Mais je pense que nous devons être très vigilants face à la tendance de surveiller tout ce qui bouge. Les gens qui ont vécu en prison ou dans des états policiers nous disent qu'il n'y a rien de plus oppressif.

Finalement, existe-t-il une façon moins envahissante de réaliser les objectifs voulus – Il doit en exister une si l'objectif est autre chose que d'attraper des gens.

Selon moi, vous devriez vous attendre à ce que les employeurs aient des politiques claires à propos de l'utilisation du courriel et d'Internet. Si des employés perdent leur temps, l'employeur a à sa disposition une gamme complète de techniques traditionnelles de management. Pour ce qui est des responsabilités relatives au harcèlement, une politique efficace sur le harcèlement et une formation adéquate sont les meilleurs remèdes.

Et si une certaine forme de surveillance électronique est requise, les employeurs devraient l'utiliser sans porter atteinte à la vie privée, sauf en cas d'absolue nécessité. Ils devraient choisir la solution la moins envahissante d'abord, et ne passer à une solution plus envahissante que si la première n'est pas efficace. Par exemple, il ne faudrait pas envisager de surveillance généralisée à moins qu'une enquête ciblée, fondée sur un doute raisonnable de comportement fautif, ait été mise à l'épreuve et jugée insuffisante.

Selon moi, peu importe l'atteinte à la vie privée - dépistage de drogues, vérification des antécédents, surveillance vidéo ou fouilles physiques - les employeurs doivent se poser ces questions. En tant que représentants des employés, vous pouvez aider autant les employeurs que les employés à comprendre et à résoudre ces problèmes.

Le respect de la vie privée au travail se traduit par des exigences pour les employeurs. Ils doivent toujours se poser la question : « qui doit savoir quoi ? ». Ils doivent savoir quels renseignements recueillir et quoi faire avec. Ils doivent être honnêtes avec eux-mêmes sur ce qu'ils ont besoin de savoir, et parfois ils doivent refréner leur curiosité.

C'est un défi pour les employeurs. Mais je pense que c'est aussi un défi pour les agents négociateurs et les représentants des employés. Après tout, on fait souvent appel à eux pour conseiller les employés sur ce qui fait une bonne et une mauvaise conduite. Un milieu de travail constitué d'employés satisfaits, dont le droit à la vie privée est respecté par l'employeur, est plus facilement réalisable quand les gestionnaires comme les employés sont attachés à ces principes.

Je pense que si vous pouvez travailler avec vos employeurs pour favoriser cette approche, il vous en seront reconnaissants. Et nous y serons tous gagnants, car vous aurez contribué à protéger un droit fondamental qui est au cour de nos libertés : le droit à la vie privée.

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