Comment se préparer au projet de loi C-54 - Comprendre le rôle du commissariat à la protection de la vie privée

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Notes d'un atelier donné à la Conférence "CENTRUM Information"

Le 15 avril 1999
Toronto (Ontario)

Brian Foran
Directeur, Analyse et gestion des enjeux
(Le texte prononcé fait foi)


Permettez-moi d'abord de vous présenter le Commissariat à la protection de la vie privée, notre mandat et notre mode de fonctionnement, maintenant et après le projet de loi C-54.

Le Commissariat a été constitué par la Loi sur la protection des renseignements personnels fédérale. Le Commissariat et la charge de commissaire à la protection de la vie privée ont été établis en 1983, en qualité d'ombudsman indépendant chargé d'enquêter sur les plaintes déposées par les Canadiens concernant le traitement, par le gouvernement fédéral, des renseignements personnels.

En fait, la Loi sur la protection des renseignements personnels fédérale constitue le « code de déontologie des gestionnaires d'information ». Il s'agit d'un code des pratiques équitables de traitement de l'information qui reconnaît le droit de propriété inhérent de l'individu aux renseignements personnels le concernant. Il oblige le gouvernement à recueillir les données directement auprès des intéressés, lorsque c'est possible, à leur dire pourquoi il a besoin des renseignements et comment il les utilisera, et à protéger ces renseignements contre les usages et les communications non autorisés ou non liés. Il confère aux individus le droit d'examiner les renseignements les concernant. Enfin, il crée le poste d'ombudsman indépendant (notre charge) chargé de régler les problèmes et de veiller au respect de la Loi.

La Loi et, par conséquent, le pouvoir dont nous sommes investis ne s'appliquent qu'à environ 120 institutions fédérales. Nous n'avons pas compétence à l'égard des secteurs provincial, municipal ou privé (même si le public nous considère souvent comme l'autorité compétente de dernier recours).

À l'heure actuelle, l'étiquette « commissaire à la protection de la vie privée » porte les Canadiens à croire que le commissaire fédéral à la protection de la vie privée est responsable de tous les aspects concernant leur droit à la protection de la vie privée. Ils s'adressent à nous si on leur refuse des renseignements qu'ils ont demandés ou s'ils estiment qu'un ministère recueille, conserve ou utilise à mauvais escient des renseignements les concernant, d'une façon contraire à la Loi. Depuis 1983, nous avons mené plus de 17 000 enquêtes sur des plaintes concernant la violation de la loi par des ministères.

À cet égard, notre rôle en est un de persuasion et non d'exécution. Toutefois, nous avons au besoin le pouvoir d'exiger la production de documents et des témoignages sous serment, de déférer les questions urgentes directement au Parlement et de saisir les tribunaux fédéraux de certaines questions.

En outre, les gens peuvent nous écrire ou nous appeler pour tout ce qui touche leur vie privée. Il peut s'agir aussi bien de la publicité importune que du numéro d'assurance sociale, des demandes de carte de crédit, de la surveillance vidéo et des achats effectués outre-frontières. Récemment, ces appels et ces lettres s'élevaient à plus de 10 000 par année. Depuis 1983, nous avons traité plus de 70 000 demandes de renseignements provenant des Canadiens, sur tous les sujets relatifs à la protection de leur vie privée.

De plus, nous vérifions dans quelle mesure le gouvernement respecte la loi en examinant les ministères et la façon dont ils gèrent leurs répertoires de renseignements personnels. Enfin, nous essayons de sensibiliser le public aux questions concernant la protection des renseignements personnels. Par exemple, nous avons publié des études importantes sur les répercussions du dépistage des drogues et du sida, et du dépistage génétique sur la vie privée.

Notre rôle le plus important peut-être n'est pas prévu par la loi ni financé : il s'agit de celui d'éducateur et de défenseur des droits de tous les Canadiens à la protection de leur vie privée. Nous risquerions de perdre toute utilité si nous ne surveillions pas les questions qui peuvent menacer notre vie privée ni n'en parlions. Voilà notre mission.

Que propose le projet de loi C-54 au Commissariat à la protection de la vie privée – À l'opposé de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le projet de loi confie au commissaire la tâche d'informer le public. Il s'agit notamment d'élaborer et d'offrir des programmes visant à mieux faire comprendre au public l'objet de la Loi, de faire des recherches liées à la protection des renseignements personnels et d'encourager les organismes à élaborer des politiques et des pratiques détaillées pour se conformer à la partie 1.

Plusieurs observateurs ont fait remarquer que le rôle le plus important du commissaire à la protection de la vie privée consiste peut-être à étudier et à commenter les questions en la matière qui surgissent, à fournir des renseignements et des conseils à l'industrie, à informer les consommateurs sur les risques menaçant leur vie privée et la façon de mieux protéger les renseignements personnels les concernant, et à signaler au gouvernement les préoccupations importantes en la matière.

La partie 1 du projet de loi C-54 (la section sur la protection des renseignements personnels) confère également au commissaire fédéral à la protection de la vie privée une fonction de surveillance comportant en substance les mêmes pouvoirs de révision qu'il avait en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Celui-ci doit recevoir et examiner les plaintes, ainsi qu'enquêter sur la collecte, l'usage, la conservation et l'élimination des renseignements personnels par les entreprises.

Le commissaire jouit de ces pouvoirs, mais il a aussi un rôle d'ombudsman. Il a des pouvoirs d'examen importants. Il ne doit pas les exercer avec une main de fer, ils lui permettent plutôt de comprendre ce qui est à l'origine de la plainte. C'est à partir d'une enquête approfondie qu'il peut bien comprendre le fonctionnement de l'organisation, et ce faisant en arriver à une médiation et un règlement efficaces, et non à donner des ordres.

Ainsi, à titre d'ombudsman, le commissaire peut répondre aux plaintes écrites déposées par les individus concernant les dispositions de la partie 1 ou de l'annexe 1 (code de la CSA).

De plus, le commissaire peut prendre l'initiative d'une plainte s'il est convaincu qu'il existe des motifs raisonnables d'enquêter sur une affaire relative à la partie 1.

Aux fins des plaintes, le projet de loi confère au commissaire d'importants pouvoirs d'examen, par exemple assigner des témoins, faire prêter serment et contraindre les témoins à déposer et à produire des documents.

Le projet de loi prévoit également une amende en cas d'entrave volontaire à l'examen du commissaire.

Le commissaire n'a pas le pouvoir de rendre des ordonnances exécutoires. Il tentera plutôt de régler les plaintes en ayant recours à un mode de règlement des différends comme la médiation et la conciliation.

À l'issue d'un examen, le commissaire à la protection de la vie privée dresse un rapport où il présente ses conclusions et recommandations, et fait état de tout règlement intervenu entre les parties. Au besoin, il peut également demander à l'organisation de l'informer, dans un délai déterminé, soit des mesures prises ou envisagées pour la mise en ouvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite. De plus, il mentionne, s'il y a lieu, tout recours disponible. Le rapport est transmis sans délai aux deux parties.

Le commissaire n'est pas tenu de dresser un rapport s'il est convaincu que le plaignant devrait d'abord épuiser les procédures d'appel ou de règlement des griefs existantes, comme le processus de règlement des plaintes de l'organisation ou de l'industrie. C'est également le cas s'il conclut que la plainte pourrait avantageusement être instruite en vertu d'autres lois en vigueur, ou qu'il s'est écoulé tellement de temps entre la date de la plainte et l'incident que le rapport serait inutile, et enfin s'il considère que la plainte est futile, vexatoire ou entachée de mauvaise foi.

Le commissaire à la protection de la vie privée peut également procéder à la vérification des pratiques de traitement de l'information personnelle des organisations s'il a des motifs raisonnables de croire que ces dernières contreviennent aux dispositions de la partie 1 ou de l'annexe 1. À cette fin, il peut exercer les mêmes pouvoirs que lorsqu'il fait enquête.

À l'issue de la vérification, le commissaire adresse à l'organisation en cause un exemplaire du rapport où il présente les recommandations qu'il juge indiquées. Des détails de ce rapport peuvent être versés dans le rapport annuel qu'il doit déposer devant le Parlement sur l'application de la partie 1.

Qu'est-ce que cela veut dire pour les entreprises – Beaucoup ont exprimé leur inquiétude relativement au pouvoir du commissaire. À notre avis, toute crainte découle surtout de l'ignorance. L'expression de leur crainte concernant le rôle du commissaire à la protection de la vie privée pourrait fort bien résulter de leur ignorance de ce que nous faisons.

Alors, que devons-nous faire – Le commissaire à la protection de la vie privée est un ombudsman indépendant, terme qui nécessite certaines explications.

L'ombudsman a toujours été considéré comme le protecteur du citoyen contre les erreurs bureaucratiques et les abus de pouvoir. Il s'occupe des plaintes du citoyen ordinaire au sujet des mesures administratives inéquitables. On l'appelle souvent le « chien de garde » ou le défenseur des petits. Il tente de rétablir l'équilibre entre l'individu faible et l'organisation toute puissante. De plus, il jouit de l'indépendance et de l'impartialité politiques, et cette indépendance est le facteur primordial d'une surveillance efficace des fonctions administratives.

L'ombudsman tire son influence de cette objectivité ainsi que de ses connaissances, de son expérience et de ses compétences spécialisées. Lorsqu'il ne réussit pas à convaincre, il cherche à obtenir, en dernier ressort, une réparation publique par l'intermédiaire de la presse ou le dépôt d'un rapport au Parlement.

À l'opposé des tribunaux, l'ombudsman traite la plainte directement, sans formalité, avec célérité et à faible coût. Il n'a pas le pouvoir de rendre des décisions exécutoires et il n'est pas un substitut aux procédures d'appel existantes. Il règle les différends par la médiation et la persuasion.

Enfin, l'ombudsman est l'intermédiaire qui peut faciliter les relations entre une organisation et ses clients. D'une part, il peut aider l'organisation à mieux comprendre les besoins de sa clientèle. D'autre part, il aide à améliorer la perception qu'a le public de l'organisation en contribuant à l'amélioration des services de celle-ci.

Le commissaire à la protection de la vie privée soutient qu'une surveillance réussie repose surtout sur la consultation, la conciliation et la négociation, et très peu sur le recours à la contrainte et à la force.

Tout comme la crédibilité auprès du public exige la transparence et l'impartialité que seule une surveillance indépendante peut offrir, la confiance des entreprises dans le processus exige un régime qui reconnaît les complexités du monde des affaires et présume que la bonne volonté et la patience sont plus efficaces que la manière forte et les méthodes arbitraires.

La notion d'ombudsman que reflète la Loi sur la protection des renseignements personnels fédérale a prouvé le succès de cette méthode. Dans la plupart des cas, les différends se règlent par la conciliation et la négociation. Le commissaire fédéral à la protection de la vie privée ne rend aucune ordonnance, mais il peut demander à la Cour fédérale de procéder à un examen au nom d'un plaignant.

La charge de commissaire, qui comporte le rôle d'ombudsman indépendant, existe depuis presque deux décennies. Comme nous l'avons dit, le commissaire a traité plus de 17 000 plaintes mettant en cause une multitude de ministères et d'organismes gouvernementaux ayant des fonctions et des systèmes de gestion fort différents. Le nombre de cas déférés à la Cour fédérale peut cependant se compter sur les doigts de la main, surtout parce que, dans l'ensemble, les recommandations formulées par le commissaire sont perçues comme impartiales et, selon nous, éclairées et équitables.

Nous croyons que ce modèle de surveillance présente une certaine garantie du processus démocratique, au sein d'une société de plus en plus technologique et complexe, et devrait intéresser le secteur privé sous réglementation fédérale. Il fait la preuve d'une compréhension de la complexité du monde des affaires et présume que la bonne volonté et la patience sont plus efficaces que les « règlements » imposés. Plus précisément, il tient compte de problèmes organisationnels particuliers, mais il encourage malgré tout l'application uniforme des principes régissant la protection des renseignements personnels. Point également important, il évite la multiplication des bureaucraties et les coûts inutiles. Le meilleur moyen d'en arriver à une uniformité des règles du jeu en la matière est également le plus simple.

Pour terminer, revenons à l'incidence du projet de loi lui-même. Permettez-moi de citer le chef de la commercialisation d'American Express, entreprise qui connaît bien les règles de la gestion et de la protection des renseignements personnels :

« Notre avenir dépend plus que jamais de notre respect de la patience et de la vie privée de chaque consommateur.

Nous devons nous rappeler que nous sommes essentiellement des intrus. Nous n'avons pas été invités chez le consommateur [.] nous n'avons pas été invités à lui téléphoner.

La base de données du consommateur peut devenir notre outil (de commercialisation) le plus puissant ou un outil de destruction qui ronge la confiance du consommateur et finalement détruit notre avenir.. »

Je suis convaincu que les organisations n'ont rien à craindre en faisant de la protection des renseignements concernant leurs clients une priorité commerciale. Ne vous en faites pas au sujet des consommateurs qui en savent plus au sujet des renseignements personnels que vous avez. Inquiétez-vous davantage de leur ignorance générale de la façon dont votre entreprise traite ces renseignements, ainsi que des soupçons, de l'inquiétude et du manque de confiance que cette ignorance inspire.

Si vous assurez les consommateurs que vous veillez aux renseignements les concernant en respectant leur vie privée, vous avez un bon argument de vente. C'est bon pour la gestion des documents ainsi que pour les relations avec les employés et les clients, et finalement c'est une bonne façon de faire des affaires.

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