Survol de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Août 2019

Aperçu

Les gouvernements ont besoin d’obtenir de l’information au sujet de leurs populations respectives s’ils veulent être en mesure d’offrir des programmes et de définir des politiques publiques.

Parallèlement, les Canadiens ont besoin de savoir que leurs renseignements personnels sont recueillis et utilisés seulement en fonction de règles strictes qui préservent leur droit à la vie privée. Pour de plus amples renseignements, voir la Politique sur la protection de la vie privée.

La Loi sur la protection des renseignements personnels est la loi qui définit votre droit à la vie privée dans vos interactions avec le gouvernement fédéral. Elle s’applique à la façon dont vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués par le gouvernement fédéral. La Loi sur la protection des renseignements personnels protège les renseignements personnels que les institutions gouvernementales détiennent à votre sujet. Elle vous donne également un droit d’accès aux renseignements personnels vous concernant qui sont détenus le gouvernement fédéral.

Sur cette page

• Quand la Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique-t-elle?
• Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
• Exigences relatives au traitement des renseignements personnels
• Droit d’accès aux renseignements personnels
• Déposer une plainte auprès du Commissariat

Quand la Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique-t-elle?

La Loi sur la protection des renseignements personnels s’applique lorsque le gouvernement recueille, utilise, communique, conserve ou retire des renseignements personnels dans le cadre de la prestation de services comme :

• les prestations de la Sécurité de la vieillesse;
• l’assurance-emploi;
• la sécurité frontalière;
• les services de police fédérale et de sécurité publique;
• la perception et le remboursement des impôts.

La Loi s’applique aux institutions du gouvernement fédéral énumérées à l’annexe 3 de la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu’à d’autres sociétés d’État.

Toutes les provinces et tous les territoires ont adopté des lois qui régissent leur fonction publique.

La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux :

• partis politiques;
• représentants politiques (c.-à-d. députés et sénateurs);
• tribunaux;
• organisations du secteur privé.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

La Loi sur la protection des renseignements personnels définit les renseignements personnels comme tout renseignement consigné concernant un individu identifiable, notamment :

• les renseignements relatifs à sa race, à son origine nationale ou ethnique, à sa couleur, à sa religion, à son âge ou à sa situation de famille;
• les renseignements relatifs à son éducation, à son dossier médical, à son casier judiciaire, à ses antécédents professionnels ou à des opérations financières;
• tout numéro d’identification ou symbole qui lui est attribué;
• son adresse, ses empreintes digitales ou son groupe sanguin;
• les opinions ou idées personnelles, à l’exclusion de celles qui portent sur un autre individu ou sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à octroyer à un autre individu par une institution fédérale;
• la correspondance privée ou confidentielle envoyée à une institution fédérale;
• les idées ou opinions d’autrui sur lui;
• les idées ou opinions d’un autre individu qui portent sur une proposition de subvention, de récompense ou de prix à lui octroyer par une institution;
• son nom lorsque celui-ci est mentionné avec d’autres renseignements personnels le concernant ou lorsque la seule divulgation du nom révélerait des renseignements à son sujet.

Qu’est-ce qui n’est pas compris?

Au regard de certaines dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements personnels ne comprennent pas :

• certains renseignements professionnels concernant un cadre ou employé, actuel ou ancien, du gouvernement fédéral;
• certains renseignements professionnels au sujet d’un individu qui, au titre d’un contrat, assure ou a assuré la prestation de services à une institution fédérale et portant sur la nature de la prestation;
• certains renseignements portant sur des avantages financiers facultatifs, notamment la délivrance d’un permis ou d’une licence accordés à un individu;
• les renseignements au sujet d’un individu décédé depuis plus de vingt ans.

Exigences relatives au traitement des renseignements personnels

Collecte

Aux termes de la Loi sur la protection des renseignements personnels :

Une institution fédérale peut recueillir des renseignements personnels seulement s’ils ont un lien direct avec ses programmes ou activités. L’institution fédérale doit recueillir ces renseignements directement auprès de vous dans la mesure du possible, sauf :

• autorisation contraire de votre part, ou
• s’il s’agit de l’une des situations précisées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels qui permet aux institutions fédérales de communiquer vos renseignements personnels à une autre institution (voir l’article 8(2) de la Loi).

Une institution fédérale doit normalement vous informer de la raison pour laquelle les renseignements sont recueillis, à moins que le fait de vous informer de cette raison :

• ne donne lieu à la collecte de renseignements inexacts;
• n’invalide les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou ne porte préjudice à leur utilisation (par exemple, si une personne fait l’objet d’une enquête criminelle).

Utilisation

À moins que vous ne consentiez à d’autres utilisations, le gouvernement ne peut utiliser les renseignements personnels qu’aux fins suivantes :

• les fins auxquelles les renseignements ont été recueillis ou une utilisation compatible avec ces fins;
• d’autres fins précises énumérées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels (voir les paragraphes 7b) et 8(2)).

Exactitude

Une institution fédérale doit prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que les renseignements personnels à votre sujet qu’elle utilise sont exacts, à jour et aussi complets que possible.

Conservation

• Les renseignements personnels vous concernant qui ont été utilisés par une institution fédérale à des fins administratives doivent être conservés par cette institution pendant au moins deux ans à moins que vous ayez consenti à leur retrait.
• Si vous présentez une demande d’accès à ces renseignements, ceux-ci doivent être conservés jusqu’à ce que vous ayez pu exercer tous vos droits en vertu de la Loi.

Pour plus de détails, consulter la partie du Règlement sur la conservation de renseignements personnels utilisés à des fins administratives.

Communication

Les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale ne peuvent être communiqués sans votre consentement, sauf dans des circonstances particulières, comme :

• pour les fins initiales auxquelles les renseignements ont été recueillis ou pour les usages qui sont compatibles avec ces fins;
• Lorsque la communication est autorisée par une loi fédérale;
• pour se conformer aux citations à comparaître, mandats ou ordonnances d’un tribunal ou d’un autre organisme ayant le pouvoir d’exiger des renseignements;
• lorsque la personne concernée tirerait un avantage évident de la communication;
• lorsque les motifs d’intérêt public de la communication l’emportent sur toute atteinte à la vie privée.

Pour de plus amples renseignements, consulter notre publication La Loi sur la protection des renseignements personnels et les communications de renseignements dans l’intérêt public.

Droit d’accès aux renseignements personnels

Tout individu, peu importe s’il se trouve au Canada ou à l’étranger, peut demander d’accéder aux renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale.

Pour y avoir accès, vous devez en faire la demande par écrit à l’institution fédérale qui détient vos renseignements personnels. Vous pouvez faire cette demande vous-même ou charger un mandataire de la faire pour vous. La demande doit fournir suffisamment de précisions sur les renseignements pour qu’il soit raisonnablement possible de les retracer. 

Ces précisions pourraient comprendre le programme gouvernemental pertinent et la date à laquelle les renseignements ont été recueillis. Par exemple, une demande d’assurance-emploi présentée en 2014.

Pour plus d’information sur la façon de procéder, consulter notre document d’orientation sur comment consulter vos renseignements personnels. Il n’y a pas de frais pour demander l’accès à vos dossiers personnels. Habituellement, l’institution dispose de 30 jours pour répondre aux demandes d’accès. Toutefois, ce délai peut être prolongé dans des circonstances limitées et particulières, à savoir lorsque :

• le respect de l’échéance initiale nuirait de façon déraisonnable au fonctionnement de l’institution fédérale;
• des consultations qui ne peuvent raisonnablement être menées dans le délai initial sont nécessaires pour donner suite à la demande;
• un délai est nécessaire pour la traduction des renseignements ou leur conversion dans un autre format.

Une fois que l’institution vous donne accès à vos renseignements personnels, vous pouvez vérifier qu’ils sont exacts et complets. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez envoyer un formulaire de demande de correction de dossier dûment rempli à l’institution pour demander que des renseignements soient corrigés, ajoutés ou supprimés. Si une correction demandée n’est pas apportée, une note peut être ajoutée aux renseignements personnels pour exposer le point de vue de la personne sur le sujet.

Refus d’accès

Dans certaines circonstances, une institution fédérale peut vous refuser l’accès à vos renseignements personnels. En voici quelques exemples :

• la communication des renseignements pourrait nuire aux relations fédérales-provinciales ou internationales ou à la défense du Canada;
• les renseignements personnels ont été obtenus ou préparés par un organisme d’enquête précisé dans le Règlement;
• la communication des renseignements risquerait vraisemblablement de menacer la sécurité d’individus;
• les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l’avocat à son client;
• les renseignements personnels portent sur votre état physique ou mental, lorsque l’examen de ces renseignements vous porterait préjudice.

Déposer une plainte auprès du Commissariat

Lorsqu’un problème lié à la protection de la vie privée survient, la première étape à suivre consiste généralement à tenter de le résoudre directement avec l’institution.

Vous pouvez faire part de vos préoccupations au coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’institution responsable des renseignements personnels en question. Vous trouverez une liste des coordonnateurs de l’AIPRP par institution sur le site canada.ca. Vous pouvez également obtenir ces renseignements en communiquant directement avec l’institution.

Si vous n’êtes toujours pas satisfait du résultat de la demande d’accès, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat.

Le Commissariat peut accepter des plaintes concernant les pratiques de traitement des renseignements personnels des institutions fédérales assujetties à la Loi. Par exemple, vous pouvez déposer une plainte :

• si vous croyez que les renseignements personnels vous concernant ont été recueillis, utilisés ou communiqués de façon inappropriée;
• si l’on vous a refusé l’accès aux renseignements personnels vous concernant;
• si vous estimez que le délai d’obtention des renseignements personnels à votre sujet était excessif.

Pour en savoir plus sur le dépôt d’une plainte auprès du Commissariat.