La protection de la vie privée en période de pandémie : fiche d’information à l’intention des employés

Octobre 2009

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et les Commissariats à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique et de l’Alberta ont reçu des demandes de renseignements d’organisations désirant obtenir des clarifications sur la façon dont les lois sur la protection de la vie privée s’appliquent dans les entreprises du secteur privé pendant la pandémie de grippe H1N1. Nous avons élaboré des directives afin d’aider les organisations à savoir quels renseignements personnels elles peuvent recueillir, utiliser et divulguer en période de pandémie, tant dans les situations urgentes que non urgentes.

L’Organisation mondiale de la Santé a déclaré que la grippe H1N1 était une grippe pandémique. À l’avenir, si le virus se répand davantage et devient plus virulent, les autorités fédérales, provinciales et territoriales du Canada pourraient décider que nous sommes en situation urgente de pandémie et décréter des mesures spéciales d’urgence. Dans un tel cas, la législation relative à la protection de la vie privée ne pourrait empêcher la communication de renseignements personnels.

Planification de la continuité des activités : Dans la situation non urgente actuelle, les lois sur la protection de la vie privée s’appliquent comme à l’habitude. Votre employeur doit se soucier de la planification de la continuité des activités et vous communiquer les mesures appropriées de prévention de la grippe et vous fournir les ressources qui réduiront le besoin de recueillir vos renseignements personnels. Votre employeur pourrait vous demander votre adresse de courriel personnelle ainsi que d’autres numéros de téléphone pour vous joindre. Habituellement, vous ne donnez ces renseignements que si vous le désirez. Si vous avez des inquiétudes quant au fait de fournir ces renseignements, voyez avec votre employeur s’il n’y a pas d’autres solutions. Par exemple, vous pourriez proposer d’appeler au travail à intervalles réguliers, convenus d’avance.

L’employeur devrait expliquer que les renseignements personnels recueillis constituent le minimum nécessaire pour les besoins de la situation et qu’ils ne seront utilisés que pour la planification en cas de pandémie. L’employeur devrait aussi indiquer quand les renseignements personnels seront détruits. En règle générale, vous n’êtes pas obligé de donner vos renseignements personnels à votre employeur pour l’aider dans sa planification. Toutefois, vous pourriez constater les avantages qu’il y a à fournir cette information pour mieux gérer une situation difficile. Votre employeur devrait communiquer clairement ses attentes quant aux employés qui restent à la maison et à leur retour au travail.

Si vous êtes malade : D’une façon générale, nous ne vous encourageons pas à divulguer à votre employeur l’information relative à votre état de santé, incluant tout diagnostic posé par un médecin. De nombreux employés ne recevront pas de diagnostic officiel d’un médecin et ne sauront pas eux-mêmes s’ils ont la grippe pandémique. Dans la plupart des cas, vous n’avez qu’à dire que vous êtes malade et à fournir une date approximative pour votre retour au travail. Cependant, vu la facilité de transmission de la grippe pandémique, vous pourriez, si vous contractez la grippe, vouloir divulguer volontairement l’information relative à votre état de santé afin que vos collègues de travail puissent prendre des précautions supplémentaires. Vous devez savoir que, en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels applicables au secteur privé, les organisations sont tenues d’établir et de diffuser des politiques et procédures de traitement des renseignements personnels en leur possession. Vous devez aussi savoir qu’il existe d’autres considérations, telles que les conventions collectives, et d’autres textes de loi, comme les lois sur le travail, sur les indemnisations en cas d’accident du travail ou sur les droits de la personne, qui peuvent influer sur la quantité de renseignements que l’employeur recueille, utilise et communique.

Le message d’absence sur votre messagerie vocale ne doit pas mentionner que vous êtes malade, ni parler d’un quelconque diagnostic. Il devrait aviser les gens que vous n’êtes pas disponible et, le cas échéant, fournir le nom d’une autre personne avec qui communiquer au sein de votre organisation. Vous pouvez souligner que vous serez absent pendant quelques jours ou pendant une période prolongée.

Votre retour au travail : Consultez toute convention collective ou politique applicable. Votre employeur peut vous demander si vous avez vu un médecin et si des restrictions vous ont été imposées, y compris tout médicament que vous pourriez prendre vous empêchant de vous acquitter de vos fonctions en toute sécurité.

Déclaration d’une situation d’urgence touchant la santé publique : Ce sujet est traité plus en détails dans les directives à l'intention des organisations. Si une épidémie est déclarée situation d’urgence touchant la santé publique, le pouvoir de recueillir, d’utiliser et de divulguer les renseignements personnels pour protéger la santé publique pourrait être très large. Nous nous attendons à ce que les gouvernements et les responsables de la santé publique émettent des directives particulières concernant les procédures d’urgence et les restrictions si l’état d’urgence est déclaré dans une situation grave de pandémie de grippe. Votre employeur doit indiquer l’autorité législative précise invoquée s’il doit recueillir, utiliser ou divulguer vos renseignements personnels en cas d’urgence.

Fédéral
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Provincial
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta
Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique

Octobre 2009

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