Orientation et information

La protection des renseignements personnels et la LRPCFAT : Comment arriver √† un √©quilibre entre les droits √† la protection des renseignements personnels de vos clients et les exigences que doit respecter votre organisation en mati√®re de d√©claration, pour lutter contre le blanchiment d’argent et le financement des activit√©s terroristes

Aperçu pour les employés aux points de service

Mars 2012

Certaines organisations sont tenues de recueillir des renseignements sur leurs clients et de les d√©clarer au Centre d’analyse des op√©rations et d√©clarations financi√®res du Canada (CANAFE) conform√©ment √† la Loi sur le recyclage des produits de la criminalit√© et le financement des activit√©s terroristes (LRPCFAT). Cependant, il doit toujours y avoir un √©quilibre entre le respect de ces exigences en mati√®re de d√©claration et les droits √† la protection des renseignements personnels. Le pr√©sent document fournit certains renseignements de base au sujet de la loi f√©d√©rale canadienne sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv√© afin d’aider les employ√©s qui ont des contacts avec les clients √† comprendre leurs obligations en mati√®re de protection des renseignements personnels.

Quelles sont les obligations de mon organisation en matière de protection des renseignements personnels?

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents √©lectroniques (LPRPDE) est la loi adopt√©e par le Canada sur la protection des renseignements personnels dans le secteur priv√© f√©d√©ral. Cette loi s’applique √† tous les renseignements personnels recueillis, utilis√©s ou communiqu√©s par des organismes du secteur priv√© qui exercent des activit√©s commerciales, sauf dans le cas des provinces qui ont √©dict√© des lois essentiellement similaires √† la LPRPDE, comme le Qu√©bec, l’Alberta et la Colombie-Britannique. La LRPRDE r√©git la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par les entreprises et d’autres organisations et conf√®re aux particuliers le droit g√©n√©ral d’avoir acc√®s √† leurs renseignements personnels.

Même si votre organisation est visée par la LRPCFAT, elle doit aussi respecter la LPRPDE.

Y a-t-il une limite à la quantité de renseignements personnels que je peux recueillir?

Les organisations ne peuvent pas recueillir des renseignements personnels sans distinction. Selon la LPRPDE, la collecte de renseignements personnels des organisations doit se limiter aux renseignements n√©cessaires aux fins pr√©cis√©es de leurs activit√©s ou exig√©s par la loi. Par exemple, des entreprises du secteur financier peuvent avoir l’obligation de ¬ę conna√ģtre leur client ¬Ľ, et doivent donc recueillir des renseignements personnels pr√©cis.

Si vous recueillez des renseignements personnels dans le but de vous conformer à la LRPCFAT, assurez-vous que vous comprenez les obligations juridiques et ne recueillez que ce qui est nécessaire pour respecter cette loi.

Et si je dois demander un document d’identit√© pour v√©rifier l’identit√© d’une personne?

Dans certains cas, vous devrez peut-√™tre consulter, ou m√™me consigner, les renseignements figurant sur le document d’identit√© d’un client afin de respecter les obligations l√©gales de votre organisation ou dans le cadre de ses activit√©s. Cependant, ne faites pas de photocopie d’un document d’identit√© √† moins que la loi ne l’exige ou que ce document soit n√©cessaire pour une utilisation l√©gitime dans le cadre des activit√©s. En ce qui a trait √† l’identification, le Commissariat √† la protection de la vie priv√©e recommande √©galement que vous √©vitiez d’utiliser ce qui suit :

  • Carte sant√© – La collecte des renseignements figurant sur les cartes sant√© ne devrait se faire que dans certaines circonstances, par exemple, si ces renseignements sont n√©cessaires ou exig√©s par la loi. En fait, l’utilisation de la carte sant√© √† des fins d’identification peut √™tre interdite dans certaines administrations.
  • Num√©ro d’assurance sociale (NAS) – Certaines organisations du secteur priv√© sont tenues par la loi de demander le NAS de leurs clients aux fins de la d√©claration de revenus. Cependant, le NAS ne devrait pas √™tre utilis√© √† des fins d’identification g√©n√©rale. Le CANAFE explique √©galement aux organisations qu’aucun NAS ne devrait figurer dans les d√©clarations qui lui sont destin√©es.

Est-ce que je dois obtenir le consentement du client pour déclarer des renseignements personnels au CANAFE?

Dans certaines circonstances, vous n'avez pas besoin du consentement du client pour communiquer des renseignements personnels √† CANAFE. Par exemple, la LPRPDE permet aux organisations de communiquer des renseignements personnels dans un rapport destin√© au CANAFE √† l’insu de l’int√©ress√© et sans son consentement, pour autant que le rapport soit destin√© au CANAFE conform√©ment aux exigences √©nonc√©es √† l’article 7 de la LRPCFAT. Les directives relatives aux pratiques de gestion des renseignements personnels de votre organisation doivent √™tre clairement √©nonc√©es dans une politique sur la protection de la vie priv√©e, de m√™me que toutes exigences relatives au respect de la LRPCFAT. Si vous avez des contacts avec des clients, vous devriez conna√ģtre la politique sur la protection de la vie priv√©e de votre organisation et √™tre en mesure de l’expliquer si l’on vous pose des questions √† ce sujet.

Comment m’assurer que mes d√©clarations pr√©sent√©es au CANAFE respectent la LPRPDE?

Si vous soumettez des renseignements personnels dans des d√©clarations √† CANAFE, il est de votre responsabilit√© de conna√ģtre les exigences de la LRPCFAT et assurez-vous de ne soumettre que les renseignements personnels permettant de se conformer √† cette loi. Il est √©galement important de v√©rifier que les renseignements que vous soumettez sont exacts et √† jour.

Que dois-je répondre à un client qui pose des questions au sujet des renseignements communiqués au CANAFE?

La LPRPDE exige que sur demande d'une personne, celle-ci doit √™tre inform√©e de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de renseignements personnels √† son sujet et l’acc√®s √† ces renseignements doit lui √™tre accord√©. Cependant, elle √©tablit quelques exceptions. La LPRPDE √©tablit des exigences sp√©cifiques pour traiter les demandes d’acc√®s relatives aux renseignements personnels qui ont √©t√© communiqu√©s au CANAFE. Conform√©ment √† ces exigences, il se peut qu’il vous soit interdit de fournir toute information relative √† la communication de renseignements personnels √† CANAFE. Il est important que vous connaissiez les exigences de la LPRPDE qui se rapportent aux demandes d'acc√®s de cette nature.

Si vous ne savez pas de quelle fa√ßon r√©pondre √† une demande d’acc√®s aux renseignements personnels communiqu√©s au CANAFE, parlez √† la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de votre. Si votre organisation compte un agent de la lutte contre le recyclage de l’argent, cette personne peut √©galement vous aider.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la LPRPDE et sur les responsabilit√©s en mati√®re de production de rapports financiers, consultez notre document de questions et r√©ponses intitul√© La LPRPDE et la Loi sur le recyclage des produits de la criminalit√© et le financement des activit√©s terroristes, qui se trouve √† l’adresse suivante : www.priv.gc.ca.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les obligations des entit√©s d√©clarantes assujetties √† la LRPCFAT, visitez le site Web du Centre d’analyse des op√©rations et d√©clarations financi√®res du Canada, √† l’adresse suivante : www.fintrac.gc.ca.