Protocole de coopération (l’Autorité nationale de protection des données du Japon)

Protocole de coopération

Entre

La Personal Information Protection Commission of Japan

et

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada

Coopération à la protection des renseignements personnels

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Ce protocole de coopération établit un cadre de coopération entre :

(I) la Personal Information Protection Commission of Japan (PPC – commission de la protection des renseignements personnels du Japon)

et

(II) le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (le Commissaire),

ci-après désignés individuellement « participant » et collectivement « participants ».

Les participants,

Reconnaissant la nature de l’économie mondiale moderne, la circulation et la communication accrues des renseignements personnels d’un pays à l’autre, la complexité croissante des technologies de l’information et le besoin qui en découle de renforcer la coopération transfrontière dans l’application des lois;

Reconnaissant que la recommandation de l’Organisation de coopération et de développement économiques relative à la coopération transfrontière dans l’application des législations protégeant la vie privée, le plan d’action du Global Privacy Enforcement Network (réseau mondial d’application des lois sur la protection de la vie privée), la résolution de l’Assemblée mondiale pour la protection de la vie privée en vue d’explorer les possibilités futures en matière de coopération internationale dans l’application des lois et le cadre de protection de la vie privée de la Coopération économique Asie-Pacifique exigent la création de mécanismes transfrontières de communication des renseignements et d’ententes de coopération en matière d’application des lois;

Reconnaissant que l’article 23.1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), L.C. 2000, ch. 5, autorise le Commissaire à communiquer des renseignements à des autorités internationales ayant des attributions en matière de protection de renseignements personnels dans le secteur privé;

Reconnaissant que le paragraphe 172(1) de l’Act on the Protection of Personal Information (APPI – loi sur la protection des renseignements personnels) autorise la PPC à communiquer des renseignements à des autorités internationales qui appliquent des lois et des règlements étrangers équivalant à l’APPI au titre du même article;

Reconnaissant que les participants ont des attributions semblables en matière de protection des renseignements personnels dans leur pays respectif;

Réaffirmant l’intention des participants de consolider leurs relations existantes et de promouvoir des échanges pour s’entraider dans l’application des lois protégeant les renseignements personnels;

Soulignant que l’une des fonctions les plus importantes et fondamentales des participants est de mener des enquêtes sur les atteintes présumées à la vie privée des personnes et ainsi de prévenir ces atteintes;

Estimant que la coopération bilatérale entre les participants peut faciliter l’application des lois qui protègent les renseignements personnels dans leurs juridictions respectives,

Collaboreront dans le cadre du présent protocole comme suit :

1. Questions générales
   1. Les « Lois applicables » désignent les lois et règlements du pays d’un participant, dont l’application permet de protéger les renseignements personnels. Dans le cas du Commissaire, les « Lois applicables » désignent la partie 1 de la LPRPDE et tout règlement connexe et, dans le cas de la PPC, le terme désigne l’APPI et tout règlement connexe. Cela comprend aussi toute modification des lois applicables des participants, ainsi que d’autres lois et règlements que les participants peuvent, à l’occasion, décider conjointement par écrit d’inclure dans la catégorie des lois applicables du présent protocole.
   2. Une « contravention visée » désigne tout comportement qui contreviendrait aux lois applicables du pays d’un participant et qui est identique ou essentiellement semblable à un comportement qui constitue une contravention aux lois applicables du pays de l’autre participant.
   3. Le « participant demandeur » est le participant qui demande des renseignements ou de l’aide.
   4. Le « participant répondant » est le participant à qui des renseignements ou de l’aide sont demandés.
2. Effet non contraignant du présent protocole
   1. Le présent protocole est une déclaration d’intention qui ne confère aucun droit juridique ni aucune obligation juridiquement contraignante et qui n’a aucune incidence sur les droits existants ni les obligations existantes au titre des lois internationales ou des lois du pays des participants.
   2. Il est entendu qu’aucune disposition du présent protocole ne vise à :
      1. empêcher un participant de demander ou de fournir des renseignements ou de l’aide à l’autre participant dans le cadre d’autres ententes, traités, arrangements ou pratiques;
      2. avoir une incidence sur le droit d’un participant à demander des renseignements de façon légale d’une personne située dans le pays de l’autre participant ni à empêcher une telle personne de fournir volontairement des renseignements obtenus légalement à un participant;
      3. créer des obligations ou des attentes de coopération qui dépassent le champ de compétence des participants.
3. Portée de la coopération
   1. Les participants mettront en œuvre les mesures prévues par le présent protocole conformément aux lois applicables de leur pays et dans les limites de leur juridiction, de leur compétence et des ressources dont leur pays dispose.
   2. Chaque participant coopérera avec l’autre pour ce qui est de l’application des lois applicables, notamment en communiquant, de sa propre initiative ou sur demande, des renseignements qui, à son avis, se rapportent à des enquêtes ou à des procédures en cours ou potentielles liées aux contraventions visées.
4. Échange de renseignements
   1. Pour faciliter l’échange de renseignements, chaque participant désigne une personne-ressource principale responsable du traitement des demandes et des communications liées au présent protocole. Les participants tiennent à jour les coordonnées de leur personne-ressource. Ils échangent des renseignements par l’entremise de ces personnes-ressources désignées. Chaque participant peut modifier sa personne-ressource principale désignée aux fins du présent protocole au moyen d’un préavis écrit à l’autre participant.
   2. Sur demande, le participant répondant fournit, dans les limites des lois et règlements de son pays et des ressources dont il dispose, les renseignements suivants au participant demandeur :
      1. les coordonnées des entités avec lesquelles le participant demandeur doit communiquer pour mener des enquêtes sur les contraventions visées;
      2. les anciens dossiers de mesures d’application que le participant répondant juge pertinents et utiles à l’enquête du participant demandeur sur les contraventions visées, pourvu que ces dossiers ne contiennent aucun renseignement personnel;
      3. tout autre renseignement que le participant répondant juge pertinent et utile à l’enquête du participant demandeur sur les contraventions visées.
   3. Les demandes relatives au présent protocole sont présentées par écrit en anglais et contiennent suffisamment de renseignements pour que le participant répondant puisse les traiter, notamment des renseignements qui permettent au participant répondant de déterminer si la demande est liée à une contravention visée. Lorsque l’urgence de la situation l’exige, des demandes orales peuvent également être présentées et acceptées, mais elles doivent rapidement être confirmées par écrit.
   4. Il est entendu que les demandes présentées dans le cadre du présent protocole contiendront les renseignements suivants :
      1. la nature des procédures sur lesquelles porte la demande;
      2. les fins auxquelles les renseignements demandés seront utilisés et une justification de la demande;
      3. les coordonnées des personnes concernées par la demande, si connues;
      4. une courte description de la question examinée et des éléments juridiques en jeu, notamment le comportement ou le comportement soupçonné qui donne lieu à la demande.
   5. Nonobstant le paragraphe 4(b), le participant répondant peut refuser une demande ou imposer des restrictions sur l’utilisation des renseignements qu’il fournit au participant demandeur.
   6. Les renseignements personnels ne sont pas communiqués, même ceux visés par les alinéas 4(b)i) et (d)iii), sauf dans la mesure nécessaire pour arriver aux fins du présent protocole. Les participants s’efforcent, dans la mesure du possible, d’obtenir au préalable le consentement des personnes concernées.
   7. Si le participant répondant refuse une demande, tarde à fournir les renseignements au participant demandeur ou impose des restrictions sur l’utilisation des renseignements fournis au participant demandeur, le participant répondant justifie sa décision.
   8. Les participants peuvent se transmettre des renseignements non confidentiels de leur propre initiative. Les renseignements non confidentiels comprennent les méthodes, les pratiques et les documents d’orientation que l’autre participant peut utiliser pour exercer les pouvoirs et fonctions prévues par les lois applicables.
   9. Les participants s’informeront rapidement s’ils constatent que certains renseignements communiqués dans le cadre du présent protocole sont inexacts, incomplets ou périmés.
5. Utilisation, confidentialité, communication et conservation des renseignements
   1. Lorsqu’un participant demandeur reçoit des renseignements d’un participant répondant dans le cadre du présent protocole, ces renseignements sont utilisés uniquement aux fins définies à l’alinéa 4(d)ii) du présent protocole. Si le participant demandeur souhaite utiliser ces renseignements à d’autres fins, il doit obtenir l’accord écrit préalable du participant répondant qui les lui a fournis. Le participant répondant peut imposer des restrictions sur l’utilisation des renseignements à d’autres fins.
   2. Lorsque le participant demandeur reçoit des renseignements du participant répondant dans le cadre du présent protocole, toute utilisation de ces renseignements respecte toutes les restrictions imposées par le participant répondant en vertu des paragraphes 4(e) ou 5(a) du présent protocole.
   3. Selon les lois du pays des participants, tout renseignement fourni dans le cadre du présent protocole ne doit pas être utilisé pour mener des enquêtes ou des procédures criminelles, à moins d’avoir obtenu l’accord écrit préalable du participant qui a fourni les renseignements.
   4. Le participant répondant appliquera des mentions de classification de confidentialité à tous les renseignements communiqués dans le cadre du présent protocole. Le participant demandeur fait de son mieux pour protéger les renseignements confidentiels communiqués dans le cadre du présent protocole, notamment en mettant en œuvre et en respectant toutes les mesures de protection établies par les participants. Des mesures de protection sont mises en œuvre par le participant demandeur pour le stockage, l’utilisation, la communication ou tout autre traitement des renseignements fournis dans le cadre du présent protocole, conformément à la sensibilité des renseignements et à toute autre mention de classification appliquée par le participant répondant.
   5. Lorsque des renseignements confidentiels fournis dans le cadre du présent protocole sont consultés ou communiqués à tort, le participant informe rapidement l’autre participant de l’incident et prend toutes les mesures raisonnables nécessaires pour atténuer les conséquences de la consultation ou de la communication injustifiée et éviter que l’incident ne se reproduise.
   6. Lorsqu’un participant a reçu des renseignements de l’autre participant dans le cadre du présent protocole, il consultera l’autre participant avant de communiquer ces renseignements à un tiers, notamment une autre autorité compétente concernée, ou de les utiliser dans une procédure d’exécution de la loi ou une affaire judiciaire. Il est entendu qu’un participant ayant reçu des renseignements de l’autre participant dans le cadre du présent protocole ne communiquera pas ces renseignements à un tiers sans avoir obtenu l’accord écrit préalable de l’autre participant. Chaque participant fera tout en son pouvoir, dans les limites des lois de son pays, pour s’opposer à toute demande d’un tiers concernant la communication des renseignements reçus dans le cadre du présent protocole, à moins que le participant qui les lui a fournis donne son accord écrit avant la communication. Un participant qui reçoit une telle demande en informera rapidement l’autre participant.
   7. Chaque participant ne conservera pas les renseignements fournis par l’autre participant dans le cadre du présent protocole plus longtemps que le temps nécessaire pour arriver aux fins définies à l’alinéa 4(d)ii) ou à toute autre fin acceptée par l’autre participant par écrit en vertu du paragraphe 5(a) ou que le temps exigé par les lois du pays du participant. Les participants feront de leur mieux pour retourner tous les renseignements qui ne sont plus nécessaires si le participant répondant en fait la demande par écrit au moment de leur communication. Si le participant répondant ne demande pas le renvoi des renseignements, le participant demandeur les éliminera à l’aide des méthodes définies par le participant répondant ou, si ce dernier n’a pas précisé les méthodes, au moyen de méthodes sécuritaires, le plus rapidement possible une fois que les renseignements ne seront plus nécessaires.
6. Coopération supplémentaire
   1. Les participants peuvent cerner conjointement un ou plusieurs domaines ou initiatives de coopération. Cette coopération peut comprendre :
      1. la mise en commun des expériences et l’échange de pratiques exemplaires pour ce qui est des politiques de protection des données et des technologies pertinentes, notamment les technologies qui améliorent la protection de la vie privée;
      2. la mise en œuvre de projets de recherche communs;
      3. la coopération sur des projets d’intérêt;
      4. la formation et l’éducation dans le domaine de la protection des données et de la vie privée;
      5. tout autre domaine de coopération convenu par les participants.
   2. Les participants peuvent convoquer des réunions bilatérales annuelles ou décidées d’un commun accord.
7. Coût. Les dépenses engagées par le participant répondant lors du traitement d’une demande du participant demandeur dans le cadre du présent protocole seront assumées par le participant répondant au moyen de ses crédits budgétaires. Si le traitement d’une demande entraîne des frais élevés ou inhabituels, le participant répondant peut consulter le participant demandeur pour déterminer la manière dont la demande sera traitée et les dépenses qui seront assumées.
8. Examen et modification
   1. Les participants surveilleront l’exécution du présent protocole et examineront ce dernier si l’un des participants en fait la demande.
   2. En cas de modification importante des lois du pays d’un participant auxquelles s’applique le présent protocole, les participants feront de leur mieux pour se consulter rapidement et, si possible, avant l’entrée en vigueur desdites modifications, pour déterminer s’il faut modifier le présent protocole.
   3. Chaque participant informera la personne-ressource principale désignée de l’autre participant en cas de problème lié au présent protocole.
   4. En cas de problème lié à l’exécution du présent protocole, les participants feront de leur mieux pour résoudre le problème à l’amiable en tenant des discussions entre les personnes-ressources principales désignées. À défaut de résolution dans un délai raisonnable, le problème fera l’objet d’une discussion entre les signataires du présent protocole.
   5. Le présent protocole peut être modifié si les participants conviennent que des changements sont nécessaires. Toute modification du genre sera consignée par écrit et signée par chaque participant.
9. Entrée en vigueur et cessation
   1. Le présent protocole entrera en vigueur dès sa signature par les participants et demeurera en vigueur pour une durée indéterminée. Un participant peut mettre fin au présent protocole à tout moment, mais il doit informer l’autre participant par écrit de son intention de mettre fin au protocole au moins trois mois avant la date de cessation.
   2. Après la cessation du présent protocole, chaque participant continuera d’assurer la confidentialité des renseignements fournis par l’autre participant dans le cadre du présent protocole et retournera ou éliminera, au titre du paragraphe 5(g) du présent protocole, tous les renseignements fournis par l’autre participant.
   3. La cessation du présent protocole n’aura aucune incidence sur les programmes ou les activités en cours entrepris dans le cadre du présent protocole.

Le présent protocole de coopération sera signé en anglais.