Mandat du Comité de vérification

Révisé : septembre 2025

1. Introduction

Le présent document décrit la raison d’être, les responsabilités, la composition et le mode de fonctionnement du Comité d’audit du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Le Comité est un élément essentiel du régime d’audit interne établi au sein du Commissariat, et il est inspiré de la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, qui est entrée en vigueur le 1er avril 2006 ^{Note de bas de page 1}(remplacée par la Politique sur l’audit interne), et de l’Entente conjointe du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement.^{Note de bas de page 2} Cette dernière renforce le statut du Commissaire en tant que haut fonctionnaire du Parlement.

Les membres du Groupe de travail des hauts fonctionnaires du Parlement ont convenu que l’intention de la Politique sur l’audit interne du gouvernement doit se traduire dans les systèmes, les processus et l’infrastructure d’audit interne de l’organisation de chacun des hauts fonctionnaires du Parlement, tout en tenant compte de leur statut d’organisme indépendant et de leur taille relativement petite.

2. Mandat

Le rôle principal du Comité est de conseiller le Commissaire à surveiller les systèmes de contrôle et de responsabilisation de base de l’organisation.^{Note de bas de page 3} Le Commissaire, défini comme étant l’administrateur des comptes dans la Loi sur la gestion des finances publiques, est ultimement responsable de la fonction d’audit interne.

Le Comité fournit au Commissaire une orientation et des conseils indépendants et objectifs dans les domaines de la gouvernance, de la gestion des risques et du contrôle, et ce, sans l’intervention de la direction. Afin d’épauler le Commissaire en ce sens, le Comité examine, en tenant compte des risques, tous les secteurs de responsabilités des comités d’audit ministériels qui ont trait aux processus de gestion, de contrôle et de reddition de comptes du Commissariat, tels qu’ils sont déterminés par le contrôleur général du Canada. Le travail du Comité renforce la qualité et la fiabilité de l’information financière et de l’information sur le rendement utilisée par les gestionnaires du Commissariat dans le cadre de la prise de décisions et de la reddition de comptes et, par le fait même, il contribue au renforcement de la responsabilité de la gestion. Le Comité sert également à consolider l’indépendance, l’efficacité et la responsabilité du dirigeant principal de l’audit.

Le Comité fournit également des recommandations et des conseils relatifs à des questions dont la responsabilité incombe au Commissaire, en tant qu’administrateur des comptes, ainsi que concernant d’autres questions suivant une demande ou selon les besoins du Commissaire.

3. Préparation de rapports et composition du comité

3.1 Composition

Le Commissaire établie, pour le Commissariat, un comité d’audit indépendant composé d’au moins trois membres et dont il est membre d’office. Ce comité est composé principalement de membres externes qui ne font pas partie de la fonction publique fédérale. Dans la mesure du possible, la composition du Comité tient compte de la diversité du Canada pour le sexe, les langues officielles, les Canadiens autochtones, les groupes minoritaires et la représentation régionale. Le président du Comité provient de l’extérieur de l’administration publique fédérale. Le dirigeant principal de l’audit et dirigeant principal des finances assiste à toutes les réunions.

Le Commissaire choisit le président, les membres et le secrétaire du Comité. Tous les membres du Comité doivent posséder ou acquérir des connaissances financières et se familiariser avec les rapports financiers au cours de la première année suivant leur nomination. Au moins un membre doit être un expert financier titulaire d’un titre de comptable professionnel en règle.

Les membres doivent être indépendants et le démontrer par l’absence d’un intérêt personnel et financier direct et indirect, réel et perçu, chez eux ou chez des membres de leur famille, associés ou concurrents ET par leur capacité personnelle et disposition à insister auprès de la direction, du dirigeant principal de l’audit et des auditeurs externes pour que soient explorés des pratiques et des sujets de préoccupation. Il s’agit aussi pour eux d’appliquer à fond ce principe en maintenant leur contestation de rapports ou de pratiques considérées comme incompatibles avec les faits ou avec les pratiques acceptables – même lorsque leurs collègues du Comité risquent de ne pas partager le même avis. La conséquence de ce devoir est qu’il faut informer directement le Commissaire dans une pareille situation. La sauvegarde de l’indépendance peut aboutir à une décision mutuelle de mettre fin à la nomination.

Les membres externes du Comité doivent communiquer toutes les activités, tous les intérêts ou toutes les nominations actuels et futurs avant leur acceptation afin que le Commissariat puisse évaluer s’ils peuvent nuire ou être perçus comme nuisant à la capacité du membre à s’acquitter de ses fonctions de manière indépendante et objective. Cette communication doit être faite au besoin et au moins une fois par année pendant la durée du mandat du membre. Chaque membre externe doit remplir annuellement un formulaire de déclaration, qui sera examiné par le dirigeant principal de l’audit.

3.2 Représentation

Le président représente le Comité lors de réunions périodiques avec le Commissaire.

3.3 Durée du mandat

Les membres externes sont nommés conformément aux Conditions de nomination des membres du comité d’audit du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Un membre externe peut servir jusqu’à un maximum de huit ans. Afin d’assurer la continuité, les mandats peuvent être échelonnés ou, dans des circonstances exceptionnelles, ils peuvent s’étendre au-delà du nombre maximal de mandats ou d’années.

4. Réunions du comité

4.1 Fréquence

Les membres du Comité doivent se réunir une fois par trimestre, en personne ou par téléconférence, et davantage de réunions sont organisées si le président le juge nécessaire. Le calendrier des réunions sera généralement établi trois mois d’avance de manière à ce que la direction du Commissariat et les auditeurs internes puissent préparer l’information et les rapports nécessaires au travail du Comité. Les réunions du Comité ne sont reportées que dans des cas exceptionnels.

4.2 Quorum

Le quorum est établi par une majorité des membres, y compris, au besoin, le Commissaire en sa qualité de membre d’office. Il ne peut y avoir de remplaçants.

4.3 Préparation et participation des membres

Pour améliorer l’efficacité des réunions du Comité, chaque membre doit :

consacrer le temps nécessaire à la préparation et à la participation à chaque réunion : il doit lire les rapports et les documents de référence fournis pour la réunion;
maintenir un excellent dossier de participation aux réunions.

4.4 Participation des non-membres

Le dirigeant principal de l’audit assiste à toutes les réunions du Comité. Le président peut demander la présence d’autres cadres supérieurs. Au besoin, le président demande qu’un représentant principal des prestataires de services d’assurance externes assiste aux réunions du Comité en vue de discuter des plans, des conclusions et d’autres questions d’intérêt mutuel.

4.5 Procès-verbal des réunions

Le procès-verbal de chaque réunion est conservé. Il contient la liste des personnes présentes, un résumé des décisions prises et une synthèse des points discutés. Le procès-verbal est approuvé par le Comité et signé par le président au nom du Comité.

4.6 Réunions à huis clos

À chacune de ses réunions, le Comité doit tenir une réunion à huis clos avec les auditeurs internes engagés à forfait, les représentants des prestataires de services d’assurance externes, lorsqu’ils sont présents, et tout autre représentant que le Comité décide de convoquer. Une séance à huis clos entre les membres externes du Comité et le dirigeant principal de l’audit et dirigeant principal des finances doit également avoir lieu à chaque réunion.

4.7 Plan annuel du Comité

Le président, après consultation des autres membres du Comité, doit préparer un plan à l’intention du Commissaire, en vue de garantir que les responsabilités du Comité sont prévues et exécutées intégralement.

4.8 Examen du mandat du Comité

Le Comité doit revoir périodiquement son mandat et, si ce dernier est modifié, il doit le soumettre à l’approbation du Commissaire.

5. Responsabilités

L’ordre de priorité des principaux secteurs de responsabilité décrits ci-après, ainsi que l’importance particulière devant être accordée à chacun, sont déterminés par le Commissaire de concert avec le Comité. Ainsi, on tient compte du mandat, des objectifs et des priorités du Commissariat, ainsi que des risques connexes auxquels il est exposé.

Voici les principaux secteurs de responsabilité qui relèvent du mandat du Comité et qui devront être examinés selon un cycle approprié en tenant dûment compte des risques. En outre, le Comité peut formuler des recommandations dans ces domaines, à la demande du Commissaire.

5.1 Valeurs et éthique

Le Comité doit examiner les systèmes et les pratiques du Commissariat établis pour surveiller la conformité aux lois, aux règlements, aux politiques et aux normes en matière de la conduite éthique et cerner toute infraction à la loi et aux règles d’éthique et y donner suite, ainsi qu’offrir des conseils à ce sujet au Commissaire. Le travail peut également comprendre les procédures et les mécanismes de rétroaction établis pour surveiller la conformité au code de conduite et aux politiques liées à l’éthique, ainsi que la façon dont les processus du Commissariat favorisent de façon continue l’application de normes éthiques élevées.

5.2 Gestion des risques

Le Comité doit passer en revue les mécanismes de gestion des risques mis en place par le Commissariat et donner des conseils au Commissaire à ce sujet.

5.3 Cadre de contrôle de la gestion

Le Comité doit passer en revue les mécanismes de contrôle interne du Commissariat, donner des conseils au Commissaire à ce sujet et être informé sur toute question d’importance découlant du travail réalisé par d’autres prestataires des services d’assurance à la haute direction et au Commissaire.

5.4 Fonction d’audit interne

Le Comité doit être raisonnablement en mesure de déterminer si l’administrateur général répond à l’exigence de l’article 16.1 de la Loi sur la gestion des finances publiques qui vise « à assurer l’accomplissement, au sein du ministère, de la vérification [l’audit] interne répondant aux besoins de celui-ci ».

Le Comité doit examiner les éléments suivants et formuler des conseils connexes à l’intention du Commissaire :

la charte de l’audit interne du Commissariat;
le caractère suffisant des ressources de la fonction d’audit interne;
la qualité et le contenu du Plan d’audit axé sur les risques du Commissariat et les progrès réalisés à l’égard du Plan;
les rapports d’audit interne;
le rendement de la fonction d’audit interne (dont les résultats des évaluations des pratiques externes et des évaluations continues périodiques);
le recrutement, les qualifications et le rendement du dirigeant principal de l’audit;

Le Comité doit être informé de toute mission ou tâche d’audit qui ne donnera pas lieu à la production d’un rapport à l’intention du Comité, ce qui comprend les questions importantes soulevées dans le cadre de tels travaux;

5.5 Fournisseurs externes de services d’assurance

Le Comité doit être informé de ce qui suit et en aviser le Commissaire :

de tous les travaux d’audit concernant le Commissariat que doivent effectuer les prestataires de services d’assurance externes, notamment la réponse de la direction;
des questions et des priorités d’audit soulevées par les prestataires de services d’assurance externes.

5.6 États financiers et rapports des comptes publics

Le Comité doit examiner les principaux rapports financiers et divulgations du Commissariat, ce qui comprend les rapports financiers trimestriels, les états financiers et les comptes publics annuels, et la déclaration de responsabilité de la direction annuelle et les évaluations connexes portant sur les contrôles internes en matière de rapports financiers, et, s’il y a lieu, fournir des conseils au Commissaire à ce sujet. Le Comité n’a pas la responsabilité de recommander ces documents aux fins d’approbation par l’administrateur général. On ne s’attend pas non plus à ce qu’il prenne part à leur élaboration.

Étant donné que les états financiers du Commissariat font l’objet d’un audit par le Bureau du vérificateur général du Canada, le Comité doit examiner :

les états financiers de concert avec l’auditeur externe et la haute direction, et discuter avec ceux-ci des estimations et rajustements comptables importants, ainsi que des difficultés ou différends survenus entre les auditeurs externes et la direction au cours de l’audit;
les lettres de la direction découlant de l’audit externe;
les conclusions et les recommandations de l’auditeur liées aux contrôles internes mis en matière de rapports financiers, et tenir compte de leur incidence sur les processus de contrôle, de gestion des risques et de gouvernance.

5.7 Suivi des plans d’action de la direction

Le Comité doit examiner périodiquement les progrès réalisés à l’égard de la mise en œuvre des plans d’action approuvés de la direction découlant du travail de la fonction d’audit interne et des fournisseurs externes de services d’assurance , et formuler des conseils au Commissaire à ce sujet.

5.8 Rapports de reddition de comptes

Le Comité doit obtenir copie du Plan ministériel, du Rapport sur les résultats ministériels et de tout autre rapport important de reddition de comptes. Ces rapports serviront de fondement aux travaux du Comité ainsi qu’aux conseils à donner au Commissaire. Au fil du temps, et au cours des examens successifs de ces documents, le Comité sera en mesure de relever toute inexactitude ou omission importante dans ceux-ci et de formuler des conseils à ce sujet.

5.9 Autres responsabilités

Le Comité doit, au minimum, obtenir copie des plans et des rapports d’évaluation à titre d’information. Il peut également fournir des conseils et des recommandations sur les activités d’évaluation à la demande du Commissaire.

Le Comité doit servir de mécanisme de surveillance externe indépendant auquel la direction du Commissariat peut rendre compte des tendances en matière de classification ou des éléments à risque élevé découlant de ses activités de classification pour les postes qui ne font pas partie du groupe EX, au besoin.

6. Fonctionnement

6.1 Accès

Pour s’acquitter de ses fonctions, le Comité a libre accès au dirigeant principal de l’audit ainsi qu’aux autres employés du Commissariat et aux documents requis, sous réserve des dispositions législatives pertinentes. Le dirigeant principal de l’audit a libre accès au Comité et au président de ce dernier.

6.2 Orientation, formation et formation continue des membres du Comité

Les membres du Comité doivent recevoir une orientation et une formation en bonne et due forme au sujet des responsabilités et des objectifs du Comité et des activités du Commissariat.

6.3 Soutien

La fonction d’audit interne fournit au Comité le soutien nécessaire pour s’acquitter de ses responsabilités et exercer ses fonctions. Le Comité a aussi le pouvoir d’obtenir de l’aide et des conseils indépendants. Le soutien accordé au Comité comprend :

les tâches administratives (p. ex. la préparation et la distribution des ordres du jour, des procès-verbaux et des documents relatifs aux réunions);
le soutien au Comité dans l’exécution de son travail;
le soutien au Comité dans l’évaluation de son rendement;
le soutien au Comité dans sa reddition de comptes;
le soutien dans l’orientation des nouveaux membres.

6.4 Devoir d’informer et devoir de démissionner – Différends

Si un membre du Comité a une divergence d’opinions avec un autre membre qui ne peut être résolue par le président, ou si le membre a une divergence d’opinions avec le président et que cette divergence ne peut être résolue et si cette divergence d’opinions, du point de vue du membre, a, ou pourrait avoir, une incidence importante et négative sur le caractère équitable de l’information signalée ou sur l’intégrité des activités du Commissariat ou concerne le comportement douteux d’une personne, le membre peut soumettre la question aux fins de résolution comme suit :

porter la question à l’attention du Commissaire dans un délai raisonnable;
si le Commissaire ne réussit pas à résoudre la question et si le membre est d’avis que la question demeure irrésolue, il est de son devoir de soumettre sa démission.

7. Évaluation du rendement du comité

Le Comité doit lui-même évaluer périodiquement son rendement en vue d’améliorer continuellement la façon dont il exerce ses responsabilités. Le rendement du Comité doit aussi faire partie de l’évaluation externe de la fonction d’audit interne, qui sera effectuée au moins tous les cinq ans par un auditeur indépendant.

8. Rapport annuel

Les membres indépendants du Comité présentent au Commissaire un rapport annuel qui :

résume les résultats de l’examen que le Comité a fait des secteurs de responsabilité;
présente l’évaluation de la capacité, de l’indépendance et du rendement de la fonction d’audit interne réalisée par les membres indépendants et énonce des recommandations, au besoin, à cet égard;
présente entièrement et uniquement les vues des membres indépendants, peu importe l’aide reçue des agents du Commissariat dans la préparation du rapport annuel.

9. Approbation du mandat du comité

(Document original a été signé par)

Revu par le Comité d’audit