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Rapport annuel du Comité de vérification 2019-2020

Avant-propos des membres externes du Comité de vérification

C’est avec grand plaisir que nous présentons le Rapport annuel des membres externes du Comité de vérification (le Comité) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat). Ce rapport couvre l’exercice qui s’est terminé le 31 mars 2020. Il contient un résumé des activités de surveillance réalisées par le Comité.

Bien que la politique du Conseil du Trésor (CT) n’exige plus la présentation de rapports, les membres externes du Comité ont convenu qu’ils continueraient de déposer un tel rapport annuel, car il fournit des renseignements utiles sur le travail du Comité et le point de vue indépendant de celui-ci sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat. Les opinions exprimées dans le présent rapport sont uniquement celles des membres externes du Comité.

Comme il l’a observé au cours des dernières années, le Comité a remarqué que le Commissariat continue de centrer ses efforts sur les résultats et le rendement. Le Commissariat a notamment mis en œuvre les résultats d’un important examen organisationnel, qui comprenait une réorganisation de la structure organisationnelle du Commissariat. Ce dernier a également reçu de nouveaux fonds dans le cadre du budget de 2019, ce qui lui permet d’améliorer sa capacité à répondre à l’évolution rapide du contexte de la protection de la vie privée. Ces activités ont été guidées par les priorités stratégiques du Commissariat en matière de protection de la vie privée, qui consistent à répondre aux besoins des Canadiens, ainsi que par les pratiques de planification stratégique et de gestion des risques, qui continuent d’être améliorées et d’être intégrées à divers aspects du travail de l’organisation. Il s’agit là d’éléments de gouvernance essentiels, car le Commissariat doit composer avec les exigences croissantes d’un environnement stratégique et opérationnel à la fois dynamique et difficile.

Notamment, l’importance que le Commissariat accorde à de solides pratiques de gouvernance et de gestion des risques est devenue encore plus évidente lorsque les effets de la pandémie de COVID-19 ont commencé à se faire sentir à la fin de l’exercice financier 2019-2020. Pour faire face à cette situation, le Comité adapte la façon de tenir ses réunions et la fréquence de celles-ci, au fur et à mesure que l’organisation met en place des processus renforcés de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance pour traverser cette période sans précédent.

La rigueur des pratiques de comptabilité et d’établissement de rapports financiers du Commissariat est confirmée par les résultats du test des contrôles en matière de rapports financiers et par la quinzième opinion favorable non modifiée (c.-à-d. sans réserve) rendue par le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) à l’égard des états financiers de 2018-2019.

Nous apprécions sincèrement le vif intérêt et l’appui que le commissaire accorde au Comité. Nous voulons aussi remercier l’équipe de direction du Commissariat et, plus particulièrement, le Secteur de la gestion intégrée, pour son travail acharné et le soutien constant qu’il apporte au Comité.

Suzanne Morris. CPA. CA

Elisabeth Nadeau

1.0 Introduction

Les membres externes du Comité de vérification (le Comité) du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le Commissariat) ont préparé le présent rapport annuel à l’intention du commissaire à la protection de la vie privée, afin de résumer les activités du Comité ainsi que les observations et conseils formulés par celui-ci au cours de l’exercice 2019-2020, selon le mandat approuvé du Comité.

Dans l’exercice de ses fonctions, le Comité assure une surveillance indépendante pertinente tout en tissant des liens avec la direction et le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG). À l’instar des exercices précédents, le Comité a surtout voulu cerner et évaluer les risques ainsi que surveiller les pratiques exemplaires et les processus de contrôle et de gouvernance utilisés à l’échelle du Commissariat. La mission du Comité consiste à formuler des conseils objectifs, clairs et constructifs à l’intention du commissaire.

Les observations et les commentaires qu’a formulés le Comité relativement à chacun de ces domaines de surveillanceNote de bas de page 1 sont présentés en détail à la section 4 du présent rapport.

2.0 Rôle et composition du Comité

Le rôle des membres externes du Comité consiste à fournir au commissaire des recommandations et des conseils indépendants sur la qualité et le fonctionnement globaux des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Commissariat. Le Comité fournit également au commissaire des conseils stratégiques sur les nouvelles priorités, les préoccupations, les risques, les possibilités et la reddition de comptes.

Le Comité est composé des membres suivants :

  • Suzanne Morris, CPA, CA, présidente, membre externe
  • Élisabeth Nadeau, membre externe
  • Daniel Therrien, commissaire, membre d’office

En outre, les membres suivants du personnel du Commissariat assistent aux réunions du Comité :

  • Daniel Nadeau, dirigeant principal de la vérification (DPV), sous-commissaire et dirigeant principal des finances (DPF)
  • Chantale Roussel, secrétaire du Comité et directrice de la Direction de la planification des opérations, du rendement, de la vérification et de l’évaluation

Le Comité a consigné par écrit son rôle, ses responsabilités et ses activités dans un énoncé de mandat. Ce dernier fait l’objet d’un examen périodique, est mis à jour au besoin et est confirmé par le commissaire.

Afin de respecter le mandat qui lui est conféré, le Comité a mis au point un plan de travail pour 2019-2020, lequel a été examiné et approuvé au cours de la réunion que le Comité a tenue en juin 2019. Les progrès réalisés par rapport au plan font l’objet d’un suivi tout au long de l’année pour s’assurer que le Comité respecte ses engagements.

Chaque année, dans le cadre de la discussion au sujet du Rapport annuel du Comité, les membres attestent ne faire l’objet d’aucun conflit d’intérêts réel ou perçu susceptible d’entraver leur indépendance et leur objectivité. Aucun problème n’a été signalé à ce sujet. En outre, un processus de déclaration des conflits d’intérêts est en place, par lequel les membres remplissent un formulaire de déclaration annuel écrit, qui est examiné par le DPV.

3.0 Résumé des activités du Comité de vérification pour 2019-2020

Les sections qui suivent résument les principales activités et les domaines d’intérêt du Comité pour 2019-2020, ainsi que des conseils formulés dans le but de renforcer les pratiques de gestion et de surveillance dans l’ensemble du Commissariat.

3.1 Réunions

Le Comité a tenu trois réunions pendant l’exercice financier :

  • le 25 juin 2019;
  • le 22 août 2019;
  • le 13 décembre 2019.

En outre, la quatrième réunion prévue du Comité pour l’année, qui se tient habituellement en mars, a eu lieu après le confinement mis en place en raison de la pandémie de COVID-19. La réunion a donc eu lieu le 8 avril 2020 par conférence téléphonique.

Au début de chacune des réunions du Comité, les membres ont discuté ouvertement des nouvelles préoccupations de l’organisation. Pendant ces discussions, le commissaire a fait le point avec les membres sur les principaux événements survenus dans l’organisation depuis la dernière réunion et sur les enjeux ou situations susceptibles d’avoir des répercussions sur l’organisation. À cet égard, la réunion du début d’avril 2020 comprenait un exposé sur les répercussions de la situation émergente de la COVID-19 et une discussion sur la continuité des activités et les autres mesures mises en place par la direction pour adapter les opérations du Commissariat.

Conformément à son calendrier de réunions annuelles, le Comité a poursuivi sa pratique consistant à tenir une discussion informelle avec les sous-commissaires du Commissariat. Cela lui a donné une indication de leur point de vue en matière de leadership concernant les priorités, les défis, le contexte opérationnel, les risques clés et les domaines d’intérêt du Secteur des politiques et de la promotion et du Secteur de la conformité.

Toutes ces discussions ont fourni aux membres un contexte plus clair et des observations utiles qui leur ont permis de se tenir au courant des principaux secteurs d’activité de l’organisation et de mieux comprendre et apprécier le contexte opérationnel en constante évolution dans lequel l’organisation intervient. Ces discussions ont également permis aux membres du Comité de fournir des conseils stratégiques au commissaire à propos de questions et de secteurs émergents touchant le Commissariat.

Des comptes rendus ont été rédigés pour chaque réunion et ont été diffusés par voie électronique entre les réunions aux fins d’examen et de recommandation en vue d’une approbation. Après la recommandation du Comité, la présidente les a signés officiellement pour communiquer clairement l’approbation des membres.

À chaque réunion du Comité, les membres externes du Comité se sont entretenus à huis clos avec le commissaire, le DPV, qui est aussi le DPF, ainsi qu’avec les représentants du BVG, lorsqu’ils étaient présents. Des réunions à huis clos ont aussi été organisées avec des fournisseurs externes de services liés à la vérification interne. Ces séances à huis clos donnent à ces fonctionnaires et représentants l’occasion de soulever des questions sensibles et d’en discuter en toute confidentialité. Les membres externes peuvent également se réunir à huis clos pour discuter de certaines questions, en fonction des besoins.

Cette année encore, les membres externes ont assisté au symposium annuel des Comités ministériels de vérification (CMV) organisé par le CT en novembre 2019, en vue de mieux comprendre l’environnement du Commissariat ainsi que les enjeux pertinents et les faits nouveaux à la fonction publique. La présidente a également participé à une réunion connexe de tous les présidents des CMV.

3.2 Transparence

Le grand public peut consulter les renseignements concernant le Comité sur le site Web du Commissariat. Au nombre de ces renseignements figurent des biographies sur les membres du Comité, son mandat, ses rapports annuels et des rapports de vérification interne approuvés. Le Comité estime qu’en communiquant cette information, il fournit à la population canadienne des indications et des renseignements pertinents sur son travail et sur son rôle dans la surveillance des pratiques de gestion du Commissariat. Des travaux ont également été réalisés au cours de l’année en vue d’améliorer la disponibilité sous format électronique de l’information du Comité sur le site intranet du Commissariat.

4.0 Principaux domaines de responsabilité

Les sections suivantes présentent un résumé des activités réalisées par le Comité au cours de l’exercice pour s’acquitter de ses responsabilités et pour formuler, à l’intention du commissaire, des conseils visant à renforcer les processus et les pratiques de gouvernance, de gestion des risques et de contrôle dans l’ensemble du Commissariat.

4.1 Valeurs et éthique

Les valeurs et l’éthique continuent de constituer un aspect important pour la direction et pour le Comité. Au cours de l’année, les membres du Comité ont examiné et discuté du rapport annuel sur les mesures touchant les valeurs et l’éthique, les conflits d’intérêts et l’après-mandat. Ce rapport résume les activités du Commissariat se rapportant à son programme en matière de valeurs et d’éthique. Aucun sujet de préoccupation n’a été relevé dans le rapport annuel.

Le Comité a discuté du modèle de gouvernance concernant les valeurs et l’éthique, ainsi que des efforts de promotion et de sensibilisation déployés au cours de l’année écoulée au sein du Commissariat pour s’assurer que les valeurs et l’éthique sont ancrées dans la culture organisationnelle. La formation sur les valeurs et l’éthique est désormais obligatoire pour tous les employés et doit être renouvelée tous les cinq ans. La direction et les membres du Comité ont discuté du processus en place visant à assurer le suivi des activités de formation et des plans pour continuer à tirer parti des réalisations à ce jour. Les membres ont souligné que la formation sur les valeurs et l’éthique est particulièrement importante étant donné l’ajout de nouvelles ressources humaines cette année en raison de l’augmentation du financement dans le cadre du budget de 2019.

4.2 Gestion des risques

Le Profil de risque de l’organisation, que le Commissariat passe en revue et perfectionne d’année en année dans le cadre du processus de planification stratégique, continue d’être un des éléments clés des mécanismes officiels de gestion des risques du Commissariat. Ce profil présente un résumé des risques stratégiques pour l’organisation qui nécessitent une gestion et une surveillance continues. Il constitue un élément essentiel de la bonne marche du processus de planification stratégique de l’organisation ainsi que de l’élaboration du Plan ministériel du Commissariat, un document de responsabilisation clé du processus d’examen des prévisions budgétaires.

Comme c’était le cas au cours des années précédentes, alors que la direction surveille les développements pendant tout l’exercice, les membres externes ont demandé à être informés de tout changement concernant les principaux risques ainsi que l’efficacité des stratégies d’atténuation des risques. Plus particulièrement, à la réunion d’avril 2020, une mise à jour de vive voix a été présentée au Comité à propos des risques organisationnels dans le contexte de l’évolution de la situation de la COVID-19. Des réunions plus fréquentes du Comité sont prévues en 2020-2021 afin de surveiller l’évolution de la situation concernant la pandémie et l’incidence de celle-ci sur les plans, les processus et les opérations du Commissariat.

4.3 Cadre de contrôle de gestion

La direction fait régulièrement le point avec le Comité sur les principaux processus de contrôle de gestion et sur les procédures adoptées pour atténuer toute préoccupation quant à l’atteinte des résultats.

À titre d’agent du Parlement, le Commissariat n’est pas tenu de se soumettre à une évaluation fondée sur le Cadre de responsabilisation de gestion entreprise par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Néanmoins, le Commissariat utilise l’outil du SCT pour effectuer une auto-évaluation des processus et des pratiques de contrôle de gestion de l’organisation. Les membres externes étaient toujours satisfaits de l’engagement de la direction de se fonder sur les points forts mis en évidence au cours de cette évaluation, et de s’efforcer continuellement d’améliorer la situation de façon efficiente et efficace.

À la réunion de décembre, le Comité a fait le point sur les efforts déployés par la direction pour mettre en œuvre les mesures à prendre à la suite de l’auto-évaluation du CRG de 2018-2019, qui portait sur trois domaines : gestion des personnes, gestion financière et gestion de l’information et technologie de l’information (GI-TI). La majorité des éléments du plan d’action sont en cours, et le Comité suivra leur progression ainsi que l’élaboration de futures initiatives dans ces domaines fondamentaux.

Plus tôt dans l’année, un exposé sur la stratégie de GI-TI du Commissariat, y compris les projets actuels et prévus, a été présenté au Comité. L’exposé comprenait un aperçu de la vision, des principes et de la méthodologie de la GI-TI pour mettre à jour la stratégie. L’un des principaux domaines d’intérêt est l’élaboration d’un programme de gestion des données et la création d’une capacité de collecte de renseignements opérationnels au sein du Commissariat. Une évaluation du modèle de maturité des données est en cours, et les résultats de ce travail seront présentés au Comité lorsque les plans de mise en œuvre du programme de gestion des données seront achevés.

Voici un résumé des autres aspects du Cadre de contrôle de gestion qui ont fait l’objet d’un examen, ainsi que des commentaires formulés par les membres externes.

4.3.1 Contrôles internes en matière de rapports financiers

Le Commissariat a fait appel à une société d’experts-conseils externe pour tester des contrôles internes clés en ce qui concerne les processus de paye pour le cycle de déclaration de 2018-2019. À la réunion de juin, le Comité a reçu les résultats de ce travail, constatant qu’un nouveau processus d’examen et de vérification a été mis en place vers la fin de la période de test, y compris des procédures manuelles améliorées nécessaires pour résoudre les problèmes persistants du système de paye Phénix.

Le Comité a également abordé avec la direction la question des pratiques supplémentaires de surveillance qui continuent d’être mises en place afin que la fonction des finances et celle des RH du Commissariat puissent rester au courant des questions relatives au système de paye, y compris les réunions de surveillance régulières avec le DPF.

Dans le cadre du processus de gouvernance, les membres externes du Comité ont rencontré à huis clos le représentant du cabinet externe qui a effectué les tests de contrôles internes en matière de rapports financiers. Les membres du Comité ont été très heureux des résultats globaux de ces tests et de l’engagement de la direction à l’égard de l’amélioration continue.

4.3.2 Gestion des ressources financières

Dans un contexte où la charge de travail ne cesse de croître, la gestion des ressources financières demeure essentielle pour soutenir l’organisation dans la gestion efficace de ses ressources et le Comité a été heureux de constater l’augmentation du financement reçu par le Commissariat à la suite du budget de 2019 et de la rigoureuse analyse de rentabilisation présentée par le commissaire. Ce nouveau financement aidera l’organisation à respecter ses obligations dans un contexte de croissance exponentielle de l’économie numérique. Le Comité a fait le point sur la situation financière du Commissariat à chaque réunion, en plus de recevoir un compte rendu sur les résultats financiers, la gestion du nouveau financement et les demandes de report de fonds pour 2019-2020. Toutes ces réunions ont permis de faire le point sur la diligence raisonnable et la rigueur dont fait preuve la direction du Commissariat pour gérer l’élargissement d’un mandat en pleine évolution avec des ressources supplémentaires limitées.

4.3.3 Structure organisationnelle et stratégie en matière de RH du Commissariat

Au cours des dernières années, le Commissariat a mis en œuvre un nouveau cadre ministériel des résultats axé sur la stratégie, a consolidé ses programmes et a mis en place une nouvelle structure organisationnelle afin de garantir une meilleure harmonisation et intégration des activités, des rôles et des responsabilités.

Pendant chaque réunion du Comité au cours de l’année, la direction a continué à présenter aux membres les progrès réalisés pour rendre ces initiatives stratégiques opérationnelles. En 2019-2020, l’accent a été mis sur les plans visant à doter les postes de direction, ainsi que sur la mise en œuvre d’une nouvelle structure de comités du Commissariat et des mandats connexes.

Étant donné que les opérations du Commissariat continuent d’évoluer rapidement et que la charge de travail augmente, sa stratégie en matière de RH sera particulièrement importante pour soutenir efficacement les divers aspects de la gestion des personnes au sein du Commissariat. À la réunion de décembre, on a donné au Comité un aperçu du travail effectué à ce jour afin d’élaborer la vision et les plans stratégiques du Commissariat en matière de gestion des ressources humaines. Le Comité a discuté en détail des principaux thèmes qui se dégagent de ce travail et les membres ont fait des suggestions pour s’assurer que le plan stratégique des RH est harmonisé avec les besoins de l’organisation et qu’il vise à combler les lacunes constatées. Les membres étaient heureux d’avoir la possibilité d’examiner le plan et de formuler des commentaires dès l’étape de l’élaboration.

4.3.4 Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux

À la réunion de juin, on a donné au Comité un aperçu des résultats du plus récent Sondage auprès des fonctionnaires fédéraux. Le Comité a constaté que, pour la première fois, les résultats étaient présentés par unité organisationnelle, permettant ainsi à la direction de mieux analyser les problèmes et de les traiter plus efficacement. La direction a présenté les points forts et les défis qui ressortent du sondage, ainsi que les mesures prises et prévues pour traiter et exploiter les résultats. Le sondage est un outil utile pour prendre le pouls de l’organisation. Bien qu’il ne soit plus obligatoire, la direction est d’avis, et le Comité est d’accord, qu’il devrait continuer à être réalisé sur une base régulière.

4.3.5 Rapports financiers trimestriels

Le Comité a examiné les 1er, 2e et 3e rapports financiers trimestriels du Commissariat pour 2019-2020 et a formulé des commentaires à cet égard. Le format de présentation de ces rapports est dicté par le SCT, et les membres n’ont aucune préoccupation à soulever quant à leur contenu; au contraire, ils félicitent la direction pour la clarté et la concision de ces rapports.

4.4 Fonction de vérification interne

Le Comité joue un rôle actif en matière de surveillance de la fonction de vérification interne du Commissariat. Le mandat, les rôles, les responsabilités et les pouvoirs associés à cette fonction sont décrits dans la Charte de vérification interne du Commissariat, qui est examinée régulièrement et recommandée pour approbation par le Comité et qui est approuvée officiellement par le commissaire.

Le Comité approuve et continue de surveiller les mécanismes en place au Commissariat visant à assurer l’indépendance de la fonction de vérification interne, un modèle qui a bien servi le Commissariat au fil du temps et qui a été réaffirmé par une inspection externe des pratiques effectuée en 2019-2020 comme étant conforme au International Professional Practices Framework (cadre international des pratiques professionnelles) de l’Institute of Internal Auditors (l’institut des auditeurs internes). À la réunion d’avril 2020, le Comité a reçu les résultats de l’inspection externe des pratiques et du plan d’action, la fonction de vérification interne du Commissariat ayant reçu la cote la plus élevée, soit « généralement conforme », dans tous les domaines d’inspection. Les inspecteurs des pratiques ont fait des commentaires sur la souplesse de la fonction, sur son efficacité dans l’exécution de son mandat avec des ressources limitées et sur le respect dont elle jouit au sein de l’organisation.

Au Commissariat, le personnel de vérification interne est constitué de la directrice, Direction de la planification des opérations, du rendement, de la vérification et de l’évaluation, et relève du DPV. Le DPV, qui est aussi le sous-commissaire du Secteur de la gestion intégrée et le DPF, relève directement du commissaire. Pour augmenter la capacité interne et appuyer l’indépendance de la fonction de vérification, le Commissariat continue de régulièrement sous-traiter l’élaboration du Plan de vérification axé sur les risques (PVAR). De plus, les missions individuelles relatives à la vérification interne et aux contrôles internes en matière de rapports financiers sont sous-traitées auprès de cabinets de services professionnels indépendants. Ces ententes permettent au Commissariat de conserver la supervision de la fonction de vérification interne et de tirer parti de l’expertise et de l’expérience indépendantes des professionnels de la vérification interne. La présidente du Comité, qui est comptable professionnelle agréée et comptable agréée (CPA et CA), possède une vaste expertise en matière de vérification interne. Elle peut donc la mettre à profit et offrir des conseils afin de soutenir l’amélioration de cette fonction, son indépendance et sa surveillance tout au long de l’année. De plus, les membres externes du Comité rencontrent à huis clos des représentants des entreprises de services professionnels indépendantes. Ils tiennent également des séances trimestrielles à huis clos avec le DPV et une discussion annuelle à huis clos avec le commissaire pour formuler des commentaires à propos de l’évaluation du rendement du DPV.

En 2018-2019, un PVAR actualisé a été élaboré et approuvé, à la lumière de consultations avec les cadres supérieurs du Commissariat et la présidente du Comité. Une mise à jour a été fournie à la réunion de décembre du Comité sur la mise en œuvre du principal projet de la première année de ce plan — un audit de cybersécurité et une évaluation de la maturité. La portée du projet a été définie, le fournisseur de services externe a été sélectionné et la composante audit du projet a ensuite été pratiquement achevée à la fin de l’exercice financier 2019-2020. Le projet a été dirigé par la présidente du Comité, appuyée par des ressources internes, car il porte sur un domaine qui relève du champ de responsabilités du DPV dans son rôle de sous-commissaire du Secteur de la gestion intégrée. Les résultats de cet important projet seront présentés au cours d’une prochaine réunion du Comité en 2020.

4.5 Certificateurs externes

Chaque année, le BVG audite les états financiers du Commissariat en vue de formuler une opinion sur ceux-ci.

Le directeur principal de l’audit du BVG et le chef de mission d’audit ont pris part à la réunion d’août 2019 du Comité afin d’examiner les états financiers ayant été audités et la lettre de déclaration de la direction, y compris l’annexe liée aux contrôles internes exercés en matière de rapports financiers, et d’en discuter. Le rapport du BVG au Comité, qui présente les résultats de l’audit annuel pour l’exercice financier s’étant terminé le 31 mars 2019, fait aussi partie des documents clés qui ont fait l’objet d’un examen et d’une discussion au cours de cette réunion. Pour la quinzième (15e) année consécutive, le BVG a livré une opinion de l’auditeur non modifiée sur les états financiers. Il n’a constaté aucun point faible important en ce qui concerne les contrôles internes, et n’a fourni aucune lettre à la direction.

Des représentants du BVG ont assisté à la réunion du Comité d’avril 2020 afin de discuter de l’état des plans pour l’audit annuel des états financiers de 2019-2020 du Commissariat. Compte tenu de l’évolution de la situation de la COVID-19, les représentants du BVG s’attendent à un retard dans l’achèvement de l’audit pour l’année 2019-2020 et continueront à travailler avec la direction du Commissariat pour établir le calendrier prévu de leurs procédures d’audit.

La direction du Commissariat et le Comité recherchent régulièrement des occasions de tirer parti des leçons apprises par les certificateurs externes dans d’autres secteurs du gouvernement. À la demande du Comité, un rapport sommaire a été préparé et distribué aux membres, lequel porte sur les missions d’audit pertinentes à l’échelle du système effectuées par les certificateurs externes dans l’ensemble du gouvernement fédéral en 2019-2020. Il s’agissait d’un exercice utile, qui a fourni des renseignements précieux sur les possibilités de continuer à améliorer les processus opérationnels.

4.6 Suivi des plans d’action de la direction et du gouvernement ouvert

Le Comité surveille les progrès accomplis par la direction dans la mise en œuvre des plans d’action découlant des rapports de vérification interne, et ce, jusqu’à ce que toutes les recommandations aient été mises en œuvre de façon satisfaisante ou qu’elles ne soient plus pertinentes. Chaque semestre, le Comité reçoit et passe en revue un rapport portant sur les progrès réalisés par la direction dans la mise en œuvre des mesures en suspens. En 2019-2020, il n’y avait pas eu de mesures de la direction en suspens découlant des vérifications internes de l’exercice précédent.

À la réunion de décembre, une mise à jour a été présentée sur l’initiative de gouvernement ouvert et les efforts permanents du Commissariat pour se conformer aux nouvelles exigences du projet de loi C-58.

4.7 États financiers

Puisque le commissaire est un agent du Parlement, le BVG audite chaque année les états financiers du Commissariat. Comme il est précisé à la section 4.5 du présent rapport, à la réunion d’août, les membres du Comité ont examiné les états financiers audités du Commissariat pour 2018-2019 et en ont discuté avec l’adjoint au DPF, le DPF lui-même et les représentants du BVG. À la suite de ces discussions, le Comité a recommandé que le commissaire approuve les états financiers.

4.8 Rapports de reddition de comptes

Les membres externes ont examiné l’ébauche du Rapport sur les résultats ministériels de 2018-2019 et l’ébauche du Plan ministériel de 2020-2021 du Commissariat. Les membres du Comité ont formulé des recommandations à l’intention de la direction avant que ces rapports ne soient approuvés par le commissaire.

5.0 Initiative de réinitialisation de l’ensemble des politiques du CT

Au cours de l’année, le Comité a été informé au sujet de l’Initiative de réinitialisation de l’ensemble des politiques du CT. À la réunion de décembre, la direction a fait le point sur la Politique sur la gestion des personnes et la Politique de gestion des cadres supérieurs récemment approuvées et remaniées, et des 22 directives connexes. Les membres du Comité seront tenus au courant des efforts déployés par le Commissariat pour examiner les principaux changements, déterminer les prochaines étapes et définir le travail nécessaire pour combler les lacunes concernant les nouvelles politiques et les directives.

6.0 Perspectives d’avenir

Le comité est heureux d'assurer une surveillance et de conseiller le commissaire au cours de l'année à venir. L’évolution actuelle dans le contexte de la COVID-19 définit une nouvelle réalité face à laquelle l’organisation devra impérativement réagir rapidement et efficacement. La « nouvelle normalité » mettra à l’épreuve la gouvernance de l’organisation ainsi que la souplesse opérationnelle et le cadre de contrôle de celle-ci. Le Comité sera attentif à la manière dont l’organisation fera face à ces difficultés ainsi qu’aux domaines clés touchés, comme la gestion des risques opérationnels critiques, la prise de décisions, la gestion des personnes, la gestion financière, l’exécution des programmes, la continuité et la reprise des activités, la gestion du changement et les communications.

Un aspect important sur lequel le Comité se concentrera consistera à veiller à ce que les lacunes potentielles en matière de contrôle soient corrigées rapidement et efficacement. Dans ce contexte, le Comité a hâte de discuter de la façon dont l’organisation prévoit recalibrer le Profil de risque de l’organisation et le Plan de vérification axé sur les risques.

Compte tenu du contexte exigeant, le Comité encouragera l’organisation à adopter une approche stratégique pour achever l’élaboration des stratégies, des plans et des initiatives en matière de RH et de GI-TI afin de soutenir l’élargissement du mandat du Commissariat et l’évolution rapide des questions liées à la protection de la vie privée dans l’environnement numérique. Par ailleurs, la mise au point de l’audit de cybersécurité et de l’évaluation de la maturité ainsi que les plans d’action connexes figureront parmi les priorités importantes.

Enfin, le Comité suivra avec intérêt la mise en œuvre des politiques nouvelles et révisées du CT et la conformité du Commissariat aux exigences connexes, la mise en œuvre des plans d’action du Cadre de responsabilisation de gestion et les plans visant à donner suite à la Directive sur le gouvernement ouvert, tout en reconnaissant que l’échéancier de certaines de ces activités pourrait devoir être modifié.

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