Rapport d’étape sur l’accessibilité de 2024 du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Évoluer vers un Commissariat plus accessible

Décembre 2024

Sommaire

Le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (CPVP), supporté par le Commissariat, est un agent du Parlement du Canada. Sa mission est de protéger et de promouvoir le droit à la vie privée de la population canadienne. Le Commissariat soutient une culture qui favorise la diversité et l’inclusion afin d’offrir des services de qualité aux Canadiens et Canadiennes. Le Commissariat veille à ce que les employés, les clients et les parties prenantes puissent participer pleinement à la réalisation de son mandat et de ses activités.

Une nouvelle loi, la Loi canadienne sur l’accessibilité (la Loi), est entrée en vigueur le 11 juillet 2019. Avec les autres lois canadiennes, la Loi favorise la diversité et l’inclusion en obligeant les organisations canadiennes à éliminer et à prévenir les obstacles à l’accessibilité.

Conformément à la Loi, le Commissariat a publié un plan d’accessibilité en décembre 2022. L’objectif du Commissariat est de contribuer à réduire les obstacles actuels qui entravent l’accès à ses services et de prévenir les nouveaux obstacles auxquels pourraient être confrontées les personnes en situation de handicap. Le plan couvre 3 ans et s’inspire de 7 domaines d’action prioritaires. Il énonce aussi les 10 objectifs organisationnels du Commissariat en ce qui a trait à l’accessibilité.

Il s’agit de la deuxième année où le Commissariat produit un rapport sur les progrès réalisés dans le cadre du plan, et nous avons continué de nous améliorer. L’ensemble du Commissariat a fait des progrès dans le domaine de la rédaction en langage clair. Cela signifie qu’un plus grand nombre de personnes peuvent accéder aux communications, ce qui rend la protection de la vie privée plus accessible à toute la population canadienne.

Le Commissariat a réalisé que la participation des personnes en situation de handicap à la conception et à la mise à l’essai de ressources accessibles permet d’obtenir des informations essentielles qui pourraient être négligées par d’autres personnes. Ainsi, il est possible de trouver des solutions plus performantes qui répondent mieux aux besoins des personnes concernées.

Introduction

La Loi est entrée en vigueur le 11 juillet 2019. L’objet de la Loi est de transformer le Canada en un pays exempt d’obstacles au plus tard le 1er janvier 2040. Le Commissariat a publié son premier Plan sur l’accessibilité au titre de la Loi en décembre 2022.

Le Commissariat est fier des progrès qu’il a intentionnellement réalisés cette année pour devenir une organisation plus inclusive.

Le présent rapport met en évidence les domaines dans lesquels des améliorations ont été réalisées. De plus, il fait état des obstacles à l’accessibilité et présente les plans qui ont été mis en place par le Commissariat pour éliminer ces obstacles au cours de l’année à venir.

Obstacle^{Note de bas de page 1} : « Tout élément — notamment celui qui est de nature physique ou architecturale, qui est relatif à l’information, aux communications, aux comportements ou à la technologie ou qui est le résultat d’une politique ou d’une pratique — qui nuit à la participation pleine et égale dans la société des personnes ayant des déficiences notamment physiques, intellectuelles, cognitives, mentales ou sensorielles, des troubles d’apprentissage ou de la communication ou des limitations fonctionnelles. »

Handicap : « Déficience notamment physique, intellectuelle, cognitive, mentale ou sensorielle, trouble d’apprentissage ou de la communication ou limitation fonctionnelle, de nature permanente, temporaire ou épisodique, manifeste ou non et dont l’interaction avec un obstacle nuit à la participation pleine et égale d’une personne dans la société. »

La détermination et l’élimination des obstacles sont une priorité pour le Commissariat dans le cadre de la prestation de services à la population canadienne. Pour ce faire, il convient de déterminer, d’éliminer et de prévenir les obstacles dans les domaines prioritaires suivants :

• l’emploi
• l’environnement bâti (bâtiments et espaces publics)
• les technologies de l’information et des communications
• les communications, autres que les technologies de l’information et des communications
• l’acquisition de biens, de services et d’installations
• la conception et la prestation de programmes et de services
• les transports (les compagnies aériennes ainsi que les fournisseurs de services de transport ferroviaire, routier et maritime qui traversent les frontières provinciales ou internationales)

Renseignements généraux

Le présent document constitue le deuxième rapport d’étape du Commissariat relatif à son plan sur l’accessibilité. La collaboration avec des personnes expertes dans le domaine de l’accessibilité a été une source d’inspiration pour l’examen des pratiques du Commissariat en matière d’accessibilité.

Comment fournir une rétroaction

Vous pouvez nous faire part de vos commentaires de façon anonyme ou indiquer votre nom et vos coordonnées. Les gens peuvent utiliser le formulaire suivant pour nous dire ce qu’ils pensent :

• Formulaire de rétroaction sur l’accessibilité

Autres moyens de nous faire part de vos commentaires

• Adresse de courriel : Accessibility@priv.gc.ca
• Numéro de téléphone sans frais : 1-800-282-1376
• Numéro de téléphone : 819-994-5444
• Ligne ATS : 819-994-6591
• Adresse postale :
  Rétroaction sur l’accessibilité – Chef de cabinet
  Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
  30, rue Victoria
  Gatineau (Québec)
  K1A 1H3

Pour accuser réception de vos commentaires, le Commissariat répondra par le même mode de communication que vous avez utilisé. Par exemple, si vous envoyez une lettre par la poste, le Commissariat enverra une réponse par la poste. Toutefois, le Commissariat ne sera pas en mesure d’accuser réception des commentaires formulés de façon anonyme.

Supports de substitution

Vous pouvez demander de recevoir tout renseignement sur le Plan sur l’accessibilité du Commissariat ou sur les mécanismes de rétroaction dans le support qui vous convient : formats imprimés, en gros caractères, en braille, en format audio (français et anglais) et électronique.

Combien de temps faut-il pour recevoir un support de substitution?

• Demandes de document en braille ou en format audio : dans les 45 jours ouvrables suivant la date de la demande
• Impression, gros caractères ou format électronique : dans les 15 jours ouvrables

Domaines prioritaires

Afin d’obtenir les résultats souhaités, le Commissariat a défini des objectifs précis pour chaque domaine prioritaire de son plan sur l’accessibilité. Chacun de ces objectifs a permis de cibler les activités nécessaires à l’obtention de résultats.

Emploi

Objectif 1 – Créer une culture de l’accessibilité, où le respect et l’inclusion sont intégrés dans tous les aspects du lieu de travail et où tous les employés sont habilités et soutenus pour réaliser leur plein potentiel.

Le Commissariat est fier de mettre en place une culture qui valorise la diversité et l’inclusion et qui en fait la promotion. Il cherche à créer un espace sûr pour explorer et promouvoir l’accessibilité, et pour discuter des obstacles à l’accessibilité des services. Cette année, nous avons pris de nombreuses mesures pour atteindre cet objectif.

• Afin de favoriser la sensibilisation, un calendrier des activités relatives à l’équité, à la diversité et à l’inclusion a été créé et diffusé dans tout le Commissariat. Ce calendrier est également transmis aux personnes nouvellement embauchées lors de leur intégration, afin de promouvoir la culture d’inclusion dès le départ. Nous créons et partageons des arrière-plans thématiques pour nos écrans d’ordinateur et pour les réunions de Microsoft Teams afin de promouvoir des sujets et des activités liés à l’accessibilité. Le personnel est encouragé à en apprendre davantage sur les sujets traités dans le cadre de ces activités de sensibilisation et à utiliser les arrière-plans pour améliorer la sensibilisation.
• Cet automne, l’ensemble des gestionnaires et des cadres ont été invités à participer à une formation sur la neurodiversité présentée par des personnes expertes dans le domaine de l’accessibilité. L’entreprise Left Turn Right Turn (LTRT) a mené des discussions intéressantes sur la neurodiversité en milieu de travail afin d’élargir la compréhension du Commissariat sur ce que cela signifie d’être une personne neurodivergente. Des discussions ont également eu lieu sur la manière dont la neurodivergence peut influer sur le travail d’une personne et sur les types de mesures d’adaptation dont une personne peut bénéficier sur son lieu de travail. L’objectif de ces séances était de favoriser la création d’une culture de la curiosité, du respect et de l’inclusion et de permettre aux équipes de réaliser leur plein potentiel.
• À la suite des séances de formation sur la neurodiversité, deux séances d’information sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation ont été organisées par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines (BDPRH) les 23 septembre et 3 octobre 2024. Des invitations ont été envoyées aux gestionnaires et aux cadres du Commissariat. Un outil de ressources sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation a été diffusé à la direction au terme de ces séances. Ces ressources permettront de soutenir une culture de la compréhension et de l’inclusion.
• Comme outil supplémentaire dans la boîte à outils des gestionnaires, une séance d’information offerte par le Programme d’accessibilité, d’adaptation et de technologie informatique adaptée (AATIA) sur les « Pratiques exemplaires en matière d’accessibilité, d’aménagement du lieu de travail et d’adaptation des emplois » a eu lieu les 8 et 9 octobre 2024.
• Pour aider les employés à documenter et à communiquer leurs besoins en matière d’accessibilité, le Commissariat favorise également l’utilisation du Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du gouvernement du Canada. Les Ressources humaines (RH) ont présenté cet outil lors du Forum des gestionnaires tenu le 28 février 2024. Grâce à une meilleure compréhension de l’accessibilité et de la culture de l’inclusion, les gestionnaires sont encouragés à discuter avec le personnel de la meilleure façon d’utiliser le Passeport pour l’accessibilité pour outiller et appuyer les employés.

Objectif 2 – Mettre en œuvre des pratiques accessibles pour éliminer et prévenir les obstacles au recrutement, au maintien de l’effectif et à la promotion des personnes handicapées.

Cette année, nous avons mené plusieurs examens et études pour déterminer les obstacles potentiels à l’accessibilité liés à l’emploi au sein du Commissariat.

• Nous avons procédé à une analyse de la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi (EE) au sein du personnel. Cette analyse visait notamment les personnes en situation de handicap comme l’un des groupes visés par l’EE. Nous avons comparé les taux de représentation du personnel du Commissariat à ceux de l’ensemble de la fonction publique et à la représentation dans l’ensemble de la main-d’œuvre. Ces données sont produites trois fois par an et aident les gestionnaires à prendre des décisions éclairées sur les pratiques et les résultats en matière de dotation.
• En mai, le Commissariat a lancé une campagne de déclaration volontaire relative à l’EE. Un message a été diffusé par courriel et sur Microsoft Teams, invitant le personnel à s’identifier volontairement comme faisant partie d’un ou de plusieurs groupes visés par l’EE. Ces données permettent de comprendre la représentation des groupes en quête d’EE au sein du Commissariat.
• Nous avons également mené une étude sur les systèmes d’emploi du Commissariat, que nous avons achevée en août. Les fonctionnaires s’identifiant à un groupe visé par l’EE, y compris les personnes en situation de handicap, ont été invités à participer à cette étude pour faire connaître leur expérience et leurs préoccupations en tant que membres du personnel du Commissariat. Ces données ont servi de base à notre examen des systèmes d’emploi, qui nous aide à cerner les lacunes potentielles dans l’ensemble des groupes visés par l’EE au sein de notre effectif.
• L’équipe des RH a analysé un échantillon des processus de sélection utilisés pour déterminer si la candidature de personnes en situation de handicap est plus susceptible d’être rejetée à des étapes précises du processus d’évaluation et d’embauche. Ces résultats ont été comparés avec ceux de personnes ne s’identifiant pas à un groupe visé par l’EE. Le but était de trouver et d’éliminer les lacunes ou les obstacles auxquels se heurtent les personnes en situation de handicap dans le cadre des processus de sélection du Commissariat.

Les résultats de ces études et de l’examen des données orienteront le nouveau plan intégré des RH. La collecte et l’utilisation des données aideront le Commissariat à planifier la mise en place d’une culture de l’inclusion et d’un plan stratégique qui contribuera à prévenir les obstacles.

En 2024, le Commissariat mis en place de nouvelles stratégies pour améliorer l’accessibilité et nous avons cherché des façons d’améliorer nos pratiques actuelles en matière d’emploi.

• Nous voulons mieux comprendre le taux de maintien en poste des fonctionnaires et les raisons pour lesquelles ils quittent leur emploi. Nous avons signé une entente de service avec le Bureau des services d’ombuds partagés de Services publics et Approvisionnement Canada pour mener des entrevues de départ et des entrevues de maintien en poste avec nos employés et des entrevues de départ avec les employés qui partent. Ces entrevues sont l’occasion pour les fonctionnaires, y compris les personnes en situation de handicap, de faire part de leurs expériences et de leurs préoccupations. Les entrevues peuvent être menées de vive voix ou par écrit afin de tenir compte des besoins des fonctionnaires.
• L’équipe chargée de la dotation continue de promouvoir des ressources pour l’embauche de personnes en situation de handicap. Ces ressources sont accessibles à partir de la page intranet contenant des informations destinées aux gestionnaires, qui a été mise à jour au début de l’année 2024. Cette mise à jour a fourni aux gestionnaires des informations sur les enjeux liés à l’accessibilité, y compris de nouveaux outils et options de recrutement et des liens vers le Passeport pour l’accessibilité. On y trouve également une liste actualisée des formations proposées par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour favoriser la création de milieux de travail respectueux et inclusifs.
• Depuis juillet 2023, le Commissariat utilise l’outil sur l’atténuation des préjugés et obstacles en matière d’évaluation pour tous les processus d’embauche, qu’ils soient annoncés ou non. Cet outil a pour but d’aider les gestionnaires d’embauche à reconnaître les préjugés et les obstacles potentiels dans leurs méthodes d’évaluation, des éléments qui pourraient désavantager les personnes appartenant aux groupes en quête d’équité. En outre, un document présentant des conseils pour les entrevues et les erreurs couramment commises lors de l’évaluation est remis aux membres de tous les comités de sélection.
• Pour être au fait des pratiques exemplaires, des enjeux actuels et des initiatives à l’échelle du gouvernement, des ministères et la Direction des RH ont participé à des groupes de discussion sur l’accessibilité. D’autres réunions de ces groupes de discussion seront organisées.

Conception et prestation de programmes et de services

Le Commissariat offre d’importants services à la population canadienne, notamment :

• Répondre aux demandes de renseignements
• Services-conseils à l’entreprise
• Relations avec les médias
• Répondre aux demandes d’information des parlementaires
• Programme des contributions du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Examens des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)
• Services-conseils
• Enquêter sur les plaintes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Recevoir et examiner les rapports d’atteinte à la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
• Examiner et enquêter les plaintes en vertu de la LPRPDE
• Recevoir et examiner les atteintes à la vie privée en vertu de la LPRPDE

Dans le cadre du deuxième rapport annuel sur nos progrès en matière d’amélioration de l’accessibilité, nous avons examiné l’incidence de la conception de ces services sur la population canadienne, notamment sur les personnes en situation de handicap. Les objectifs et les activités connexes énoncés ci-dessous sont ce que le Commissariat compte réaliser pour accroître l’accessibilité de ses services.

Objectif 3 – S’assurer que les employés du Commissariat sont suffisamment outillés pour offrir des programmes et des services accessibles.

Le Commissariat propose au personnel un parcours d’apprentissage recommandé qui met l’accent sur les cours offerts par l’EFPC. Le parcours d’apprentissage comprend des sujets tels que les préjugés inconscients, l’accessibilité des documents et l’élimination des obstacles à l’accessibilité. Tout au long de l’année, le Commissariat communique avec le personnel pour l’informer du parcours d’apprentissage et l’encourager à suivre les cours qui en font partie. L’accent mis sur l’apprentissage continu permet au personnel d’être en mesure de fournir des programmes et des services accessibles.

À titre d’exemple, le personnel du Secteur des services juridiques qui travaille avec le public a participé à une formation portant sur la rédaction en langage clair des documents juridiques. Il est important que les principes et le raisonnement qui sous-tendent une décision soient facilement compris par toute personne, en particulier lorsque la décision la concerne. À titre d’exemples pratiques de rédaction axée sur l’accessibilité, les juristes qui ont donné la formation ont présenté des exemples tirés du guide de style d’un autre tribunal pour la rédaction des décisions.

Chaque année, les fonctionnaires participent à une formation sur l’équité procédurale donnée par le Secteur des services juridiques. Cette formation porte sur les préjugés inconscients et l’importance de l’équité dans la prise de décision. Elle permet de veiller à ce que le personnel comprenne les besoins des Canadiennes et des Canadiens, notamment les personnes en situation de handicap, et sache comment réduire les obstacles et améliorer l’accessibilité lors de la mise en œuvre des programmes et des services du Commissariat.

Cet automne, le Commissariat a également mis à jour sa politique sur la prise de mesures d’adaptation pour les clients ayant une déficience. Cette mise à jour a été réalisée en tenant compte des conseils formulés par une personne de l’externe experte en matière d’accessibilité. Le Commissariat encourage le personnel à lire la politique mise à jour et à intégrer les approches définies dans cette politique dans leurs activités quotidiennes de prestation de services. Cette politique est accessible au public et est recommandée à l’ensemble du personnel à l’interne.

Objectif 4 – Offrir aux Canadiennes et aux Canadiens un accès exempt d’obstacles aux programmes et aux services du Commissariat.

Cette année, nous nous sommes efforcés de rendre le langage et le formatage de nos ressources plus accessibles. Cela passe notamment par la rédaction en langage clair, qui demeure une priorité pour le Commissariat. Les fonctionnaires sont encouragés à utiliser un langage clair afin de permettre à l’ensemble de la population canadienne de mieux comprendre la nature parfois complexe du travail du Commissariat.

• Pour souligner la Semaine nationale de l’accessibilité, nous avons communiqué des ressources sur le langage clair à nos employés, notamment la Boîte à outils de l’accessibilité numérique du Conseil du Trésor, une nouvelle ressource offerte au Commissariat sur le langage clair et la rédaction de contenu convivial qui améliore l’accessibilité pour tous.
• À l’automne 2023, le Bureau de la traduction, en collaboration avec le Commissariat, a publié le Lexique sur les renseignements personnels et la protection de la vie privée. Ce lexique contribue à créer une norme pour les termes utilisés dans le domaine de la protection de la vie privée au Canada. Grâce à l’uniformité offerte par la norme, le langage utilisé sera plus accessible à tout le monde.
• Cette année, le Commissariat a examiné et révisé plusieurs de ses formulaires en vue de les rendre plus clairs, avec l’aide d’une société de conseils en accessibilité. Ces changements faciliteront l’utilisation des formulaires par le public et réduiront les obstacles à l’accès aux services.
• Le Commissariat a également rédigé des définitions de plaintes et des déclarations de code de conduite en langage clair afin de veiller à ce qu’un plus grand nombre de personnes comprennent ses messages.

Il a également examiné ses ressources internes et publiques pour veiller à ce qu’elles soient aussi claires et accessibles que possible.

• Par exemple, lors de l’examen de son outil d’évaluation du risque réel de préjudice grave, le Commissariat a constaté que les changements apportés à son fonctionnement le rendraient plus facile à utiliser et à comprendre, et plus rapide à remplir. Une nouvelle version de l’outil sera testée par le personnel interne du Commissariat et par des utilisateurs et utilisatrices réels. Nous utiliserons ce que nous avons appris tout en continuant d’améliorer les formulaires et les documents dans le but de les rendre plus accessibles.
• Des améliorations axées sur l’utilisateur ont été apportées à la page des coordonnées sur le site Web du Commissariat. Ces changements aideront les gens à parcourir cette page et à obtenir des réponses à leurs questions les plus fréquentes. Les modifications apportées à la page d’accueil du Centre d’information offrent désormais aux personnes et aux entreprises une liste des informations et des services les plus demandés, ce qui leur permet de trouver plus rapidement ce qu’elles recherchent.
• Les informations sur la disponibilité des publications et des documents sur support de substitution sont désormais plus visibles sur notre site Web. La Direction des communications a conclu un contrat avec une société qui fournit des documents sur support de substitution à la demande (braille, audio, gros caractères, etc.).

Environnement bâti

Objectif 5 – Créer un milieu de travail exempt d’obstacles physiques afin d’améliorer l’environnement de travail de tous les employés du Commissariat, quelles que soient leurs capacités.

L’accessibilité fait partie de la portée de tous les projets du Commissariat, ce qui signifie qu’elle est toujours prise en considération lorsque des modifications sont apportées à l’environnement de travail du Commissariat, en collaboration avec les responsables de la conception. Tous les postes de travail des cubicules sont adaptés aux aides à la mobilité et équipés de bureaux assis-debout réglables. Les fonctionnaires qui ont besoin d’un espace de travail calme avec moins de distractions peuvent utiliser des salles de concentration, dans lesquelles l’éclairage est réglable.

Dans le cadre du projet d’aménagement de l’espace de travail, la prochaine phase concernera les bureaux fermés et les salles de concentration. Les bureaux seront réaménagés et de nouveaux meubles seront ajoutés, et les plans élaborés par le responsable de la conception des espaces de travail sont axés sur l’accessibilité. Il est prévu d’entamer cette nouvelle phase de travaux l’année prochaine.

Avant de procéder à ces travaux, le Commissariat a fait appel à des spécialistes en matière d’accessibilité afin qu’ils effectuent une visite de ses bureaux. Cette visite donnera lieu à un rapport contenant des recommandations visant à améliorer l’environnement de travail, à réduire les obstacles et à le rendre plus accessible.

Objectif 6 – Veiller à ce que tous les employés disposent d’un environnement de travail sécuritaire.

Le Commissariat a établi des lignes directrices internes pour les employés ou les personnes au bureau ayant besoin d’aide en cas d’urgence. Ces lignes directrices indiquent que lorsque le coordonnateur ou la coordonnatrice en matière de santé et de sécurité au travail (SST) reçoit un formulaire rempli par une personne ayant besoin d’aide, il ou elle organise une réunion avec cette personne. Lors de cette réunion, le coordonnateur ou la coordonnatrice explique les procédures d’urgence et d’évacuation, ainsi que les rôles et les responsabilités de toutes les personnes concernées. L’équipe des services administratifs tient également à jour un registre des personnes qui ont besoin d’aide en cas d’urgence.

Technologies de l’information et des communications (TIC)

Objectif 7 – Fournir des technologies accessibles afin de s’assurer que tous les employés ont accès aux outils et aux plateformes dont ils ont besoin pour effectuer leur travail.

Le Commissariat s’est engagé à ce que les achats et les approvisionnements visant la technologie soient axés sur l’accessibilité. Ainsi, tous les membres du personnel auront accès aux outils et aux plateformes dont ils ont besoin pour effectuer leur travail. Les fonctionnaires qui ont besoin d’un équipement adapté ou ergonomique ne sont pas tenus de fournir un certificat médical. Des accessoires ergonomiques, tels que des chaises ou des repose-poignets, sont également mis à la disposition du personnel, tant au bureau qu’à domicile.

Objectif 8 – Acquérir et mettre en œuvre des technologies permettant à l’ensemble des Canadiennes et des Canadiens d’accéder aux programmes et aux services du gouvernement du Canada.

L’équipe de la technologie de l’information (TI) du Commissariat participe à des groupes de travail, à des communautés de pratique et à d’autres ressources liées à la technologie et à l’accessibilité. Il s’agit de sources d’information qui fournissent de nouvelles connaissances importantes sur la technologie et l’accessibilité. Le Commissariat met régulièrement à jour ses pratiques et ses outils liés à la TI afin de veiller à ce qu’elles répondent aux exigences en matière d’accessibilité.

Des consultations sont en cours pour apporter des améliorations liées à l’accessibilité de certains logiciels et certaines technologies, notamment le sous-titrage des réunions sur Teams. La formation sur l’accessibilité liée à la technologie fait partie de l’apprentissage continu de l’équipe de la TI.

La Direction de la technologie de l’information et de la gestion de l’information continue à travailler avec les autres secteurs du Commissariat pour rester au fait de l’évolution des normes et des pratiques en matière d’accessibilité et pour acheter des services et des applications liés à l’accessibilité. Cela fait partie de l’engagement général du Commissariat à améliorer les services publics actuels.

Communications, autres que les TIC

Objectif 9 – S’assurer que les produits de communication du Commissariat sont élaborés dans une culture « d’accessibilité dès la conception », où le personnel de tous les niveaux est conscient des exigences en la matière.

Une communication claire, notamment l’utilisation d’un langage clair, est essentielle aux services du Commissariat. Le 14 mars 2023, des membres de l’Unité des services linguistiques ont assisté à la formation intitulée « Formation en langage clair : une voix claire pour SPC », offerte par Services partagés Canada (SPC). Le fait d’avoir des compétences en langage clair au sein de la Direction des communications signifie qu’un plus grand nombre des communications seront élaborées en tenant compte de l’accessibilité dès la conception. Des membres de l’Unité des services linguistiques ont aussi participé à l’atelier sur l’accessibilité des documents offert par le Programme d’AATIA de SPC.

L’équipe chargée des sites Web au sein de la Direction des communications veille à ce que le contenu du site Web du Commissariat soit conforme aux lignes directrices en matière d’accessibilité et à la Norme sur l’accessibilité des sites Web. Elle utilise notamment des modèles accessibles et d’autres outils tels que des vérificateurs de contraste. Un ou une graphiste s’efforce d’appliquer les normes d’accessibilité à l’ensemble des graphiques, des ressources et des publications élaborés pour le Commissariat. En juin dernier, l’ensemble du personnel de l’équipe des communications a suivi une formation sur l’expérience utilisateur et l’élaboration de contenu Web axé sur l’utilisateur. Les sujets traités lors de cette formation comprenaient des techniques et des méthodes d’évaluation et de création de contenu Web clair, utilisable et accessible.

Objectif 10 – Communiquer largement les connaissances et les pratiques exemplaires afin d’éliminer les obstacles dans l’ensemble de la fonction publique.

Les membres de l’Unité des services linguistiques continuent d’appliquer les règles du Guide de rédaction du contenu du site Canada.ca en matière de langage clair et d’écriture inclusive. Dans les règles, des normes sont établies pour l’utilisation d’un langage clair dans les documents du Commissariat, et ce, dans les deux langues officielles.

Cette année, la Direction des communications du Commissariat a publié son guide de référence sur le langage clair, qui a été communiqué par courriel à l’ensemble du personnel par la directrice exécutive des communications. Pour en faciliter l’accès, le guide de référence se trouve également sur la page intranet des communications.

Acquisition de biens, de services et d’installations

La plupart des achats de logiciels et de matériel effectués par le Commissariat passent par des offres à commandes ou des arrangements en matière d’approvisionnement qui sont déjà en place. Les besoins en matière d’accessibilité ont donc déjà été déterminés et confirmés.

Lorsque nous devons acquérir de nouveaux biens ou services, la Commission canadienne des droits de la personne (CCDP) est l’autorité contractante du Commissariat. Cela signifie que la CCDP veille à ce que les biens ou les services qui font l’objet d’un approvisionnement ou qui sont achetés pour le compte du Commissariat soient conformes à la Loi canadienne sur l’accessibilité. L’accessibilité fait donc partie du processus d’approvisionnement, de sélection et d’achat de biens et de services du Commissariat dès le début. De plus amples renseignements sur les activités d’approvisionnement du Commissariat et leur conformité à cette loi se trouvent dans le plan d’accessibilité de la CCDP.

Les Services juridiques du Commissariat ont aussi collaboré avec la CCDP et l’équipe du Programme d’AATIA de SPC pour s’assurer que les contrats préparés à l’interne par le Commissariat répondent aux exigences en matière d’accessibilité.

Transport

La présente section ne s’applique pas au Commissariat. Le Commissariat n’a qu’une responsabilité limitée en matière de transport pour ses employés et pour le public qu’il sert. Il n’offre pas d’accès public à ses locaux et n’offre pas de services en personne.

Au cours de l’année, le Commissariat a communiqué avec son personnel lorsque le transport vers le bureau risquait d’être perturbé. Par exemple, lorsque des détours et des fermetures de routes ont eu lieu, des solutions de rechange ont été proposées pour se rendre au bureau.

Les options de transport vers les deux sites, à Gatineau et à Toronto, sont incluses dans les informations relatives à l’intégration. Le Commissariat encourage les fonctionnaires à faire du covoiturage pour se rendre au bureau.

Consultation

Le Commissariat est déterminé à faire participer les personnes en situation de handicap à ses travaux et à être à leur écoute. Il collabore avec les personnes en situation de handicap lors de la rédaction et de la révision de ses plans d’accessibilité et de ses rapports d’étape. Aux fins du présent rapport d’étape, le Commissariat a consulté les membres de son personnel en situation de handicap et un groupe de discussion composé de Canadiennes et de Canadiens en situation de handicap.

Pour l’aider à consulter son personnel, le Commissariat a fait appel à une société de conseils en matière d’accessibilité. Cette société a invité le personnel à examiner une version préliminaire du présent rapport d’étape et à lui faire part de ses commentaires de façon confidentielle sur les progrès accomplis au cours de l’année écoulée. Sept membres du personnel ont participé à ces entrevues et ont déclaré être des personnes neurodivergentes ou en situation de handicap. Dans l’ensemble, de nombreux commentaires positifs ont été formulés au sujet de l’accessibilité au Commissariat, en particulier en ce qui concerne le processus lié aux mesures d’adaptation. Il ressort également de certains commentaires que le personnel n’est pas toujours au courant en temps réel des progrès particuliers qui sont réalisés pour éliminer les obstacles et améliorer l’accessibilité. Le Commissariat s’attaquera à ce problème en s’engageant à améliorer et à promouvoir la communication visant l’accessibilité sur le lieu de travail. Les commentaires du personnel seront pris en compte lors de la planification des futures initiatives en matière d’accessibilité.

La société de conseils en matière d’accessibilité nous a également aidés à consulter un groupe de discussion de Canadiens et de Canadiennes en situation de handicap. Les membres du groupe de discussion ont des expériences et des handicaps variés, et ils représentent des personnes qui pourraient devoir un jour interagir avec le Commissariat. Ils ont examiné une ébauche du rapport d’étape, puis se sont réunis virtuellement pour transmettre leurs commentaires sur nos progrès. Nous avons tenu compte de ces commentaires dans la version finale du présent rapport. Les membres du groupe de discussion nous ont dit qu’ils sont reconnaissants des mesures que nous avons prises pour devenir plus accessibles, en particulier nos efforts de sensibilisation et d’amélioration de la formation. Ils ont également formulé des commentaires positifs sur la façon dont nous utilisons un langage clair dans notre travail. Le groupe de discussion nous a notamment fait des suggestions concernant le formatage accessible, et nous en avons tenu compte dans la version finale du présent rapport.

Nous remercions les employés et les membres du groupe de discussion de nous avoir fait part de leur opinion, et nous continuerons de tenir compte de leurs commentaires dans notre travail.

Rétroaction

Cette année, sept personnes ont utilisé le formulaire de rétroaction sur l’accessibilité qui se trouve sur le site Web du Commissariat. La plupart des formulaires reçus contenaient très peu de détails. Cinq des courriels provenaient de personnes souhaitant obtenir de l’aide pour déposer une plainte, signaler une atteinte ou faire le suivi d’une décision. Nous avons fait un suivi auprès de ces personnes si leurs coordonnées figuraient dans le formulaire.

Formation

Depuis 2020-2021, le Commissariat inclut des cours de l’EFPC à l’appui d’un milieu de travail axé sur le respect et l’inclusion dans la formation recommandée dans le parcours d’apprentissage du Commissariat à l’intention de son personnel. La section sur l’accessibilité a été mise à jour en octobre 2023 afin d’ajouter des ressources. Le Commissariat rappelle à son personnel qu’il doit développer sa compréhension de la diversité, y compris des questions liées au handicap, et le soutient dans cette démarche, afin de pouvoir offrir ensemble les meilleurs services à l’ensemble de la population canadienne.

Cette année, le Commissariat a accueilli Thérèse St-Arnaud, conférencière invitée du Forum des conférenciers fédéraux sur l’expérience vécue. Elle a parlé de son expérience vécue en tant que personne en situation de handicap et des mesures d’adaptation qui ont été mises en place pour assurer sa réussite sur le lieu de travail. Cette séance a permis d’approfondir la connaissance et la compréhension des fonctionnaires sur la manière dont il est possible de réduire les obstacles à l’accessibilité lorsque l’on offre des services à la population canadienne.

Un accent particulier a été mis cette année sur l’amélioration de la compréhension des handicaps invisibles. Pour atteindre cet objectif important, le Commissariat a organisé des séances de formation sur la neurodiversité à l’intention de la direction et des cadres, afin de mieux comprendre l’expérience vécue par les personnes neurodivergentes, tant comme fonctionnaires que comme membres du public. À la suite de ces séances, qui ont été offertes par la société de conseil en accessibilité LTRT, des discussions ont eu lieu sur la culture du lieu de travail afin de trouver des moyens d’améliorer les pratiques du Commissariat.

Ensuite, la direction et les cadres ont été invités à participer à deux séances d’information sur l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, qui ont été données par le BDPRH. Ces séances de formation ont permis aux gestionnaires d’acquérir les connaissances et les ressources nécessaires pour améliorer l’expérience des personnes qui travaillent au Commissariat.

Le Commissariat est déterminé à favoriser l’apprentissage et le perfectionnement continus afin d’améliorer les services et les programmes qu’il offre à la population canadienne. À mesure qu’il découvre des points à améliorer et élabore des plans pour réduire les obstacles à l’accessibilité, le Commissariat a pour objectif de servir tous les Canadiens et toutes les Canadiennes, y compris ceux et celles qui vivent avec un handicap.

Leçons retenues

L’instauration d’une culture de l’accessibilité nécessite une formation et une sensibilisation continues. Des engagements sont essentiels pour soutenir une culture de l’inclusion et faire en sorte que tous les membres de l’équipe comprennent le rôle qu’ils ont à jouer dans la promotion de l’accessibilité.

Bien que l’idéal soit de procéder à des changements globaux, nous avons réalisé que des améliorations plus modestes et progressives peuvent aussi à leur manière contribuer à maintenir l’élan et à apporter des avantages durables.

L’année dernière, le Commissariat a constaté que le suivi trimestriel des changements était essentiel pour la responsabilisation. Cette année, nous avons amélioré ce suivi en transmettant des communications régulières sur les progrès réalisés collectivement. La leçon à retenir est que, grâce à une bonne communication, le Commissariat peut harmoniser les objectifs et transmettre des ressources rapidement. Par exemple, le suivi a montré que de nombreuses équipes s’efforçaient, chacune à leur manière, de rédiger des textes en langage clair. Toutefois, une approche plus stratégique des méthodes intersectorielles pourrait réduire le dédoublement des efforts.