Bénéficiaires du Programme des contributions : Foire aux questions – 2017-2018

Remarque : En cas de divergence entre les réponses fournies ici et votre entente de contribution, cette dernière prévaut.

1. Quelles sont les dates butoirs à retenir en vertu de mon entente de contribution?

Votre entente de contribution fait état de mesures qui doivent être prises avant certaines dates. Ces dates, ainsi que d’autres dates importantes sont indiquées ci-après.

Date Mesure à prendre
La date d’« entrée en vigueur » de votre entente de contribution

Désigne le 1er avril du premier exercice financier visé à la section 4.3 de l’entente de contribution ou la date à laquelle les deux parties ont signé l’entente, selon la date la plus tardive.
 
IMPORTANT : La date de début ou d’entrée en vigueur de votre entente est la date à laquelle vous pouvez commencer à engager des coûts admissibles pour votre projet.

Le 14 novembre 2017 La date limite pour la présentation de votre premier rapport d’étape au Commissariat.
Le 31 janvier 2018 La date limite à laquelle vous devez informer le Commissariat par écrit de tout montant susceptible de ne pas être utilisé dans le cadre de votre projet.
Le 14 février 2018 La date limite pour la présentation de votre deuxième rapport d’étape au Commissariat.
Le 31 mars 2018 Cette date est importante pour trois raisons :
  1. IMPORTANT : C’est la date d’achèvement de votre projet financé par le Commissariat, c’est-à-dire la date à laquelle ou avant laquelle votre projet doit être terminé et livré au Commissariat.
  2. C’est aussi le dernier jour où vous pouvez engager des coûts admissibles dans le cadre de votre projet.
  3. Enfin, c’est la date limite pour la présentation au Commissariat d’une estimation écrite des coûts que vous prévoyez inclure dans votre dernière demande de paiement.
Le 15 avril 2018 La date limite à laquelle vous pouvez présenter votre demande de paiement finale par écrit.
Le 30 avril 2018 La date à laquelle vous devez afficher votre projet dans le Web à l'intention du grand public et fournir au Commissariat un lien URL menant à votre projet.

2. Que doit-je remettre au Commissariat à la date d’achèvement du projet?

À la date d’achèvement, vous devez remettre au Commissariat :

  • Le projet terminé.
  • Un texte de 250 mots (en français ou en anglais) résumant votre projet.
  • À tout le moins, une estimation écrite de votre demande de paiement finale prévue. Vous pouvez également présenter votre demande de paiement finale à cette étape-ci.

3. Quelle est la différence entre la date d’achèvement du projet et la date de remise des produits révisés?

La date d’achèvement du projet — le 31 mars — est celle à laquelle vous devez remettre vos produits achevés et définitifs au Commissariat. À cette date, votre projet est terminé pour les besoins de la facturation au Commissariat.

Toutefois, après avoir examiné vos produits, le Commissariat pourrait estimer qu’un élément prévu dans votre entente de contribution est absent ou n’a pas été abordé correctement. C’est là que la date de remise des produits révisés entre en jeu. Le Commissariat pourrait vous retourner vos produits et vous demander de les retravailler ou de les améliorer, et la date de remise des produits révisés — le 30 juin — est la date limite pour livrer ces produits révisés.

La date de remise des produits révisés — le 30 juin — N’EST PAS une période supplémentaire qui vous est accordée d’office pour terminer vos projets après en avoir remis une version « provisoire » le 31 mars. Vos produits — achevés et définitifs — doivent absolument nous être remis au plus tard à la date d’achèvement du projet, c’est-à-dire le 31 mars. Le 30 juin, date de remise des produits révisés, vise simplement à offrir à toutes les parties — le Commissariat et vous — un cadre contractuel permettant d’améliorer les produits après la date d’achèvement du projet, si nous en faisons la demande.

Si vos produits nous sont livrés après la date d’achèvement du projet — le 31 mars —, ils seront considérés comme ayant été livrés en retard et la situation sera considérée comme un cas de défaut en vertu de votre entente de contribution.

4. Comment dois-je procéder pour présenter une facture?

La demande de paiement doit comprendre les éléments suivants :

  • Une facture pour le paiement du montant que doit verser le Commissariat pour les coûts admissibles engagés au cours de la période visée par votre entente de contribution .
  • L’annexe C — Rapport des dépenses du projet dûment rempli, résumant vos dépenses réelles pour le projet .
  • Le grand livre général du projet , qui fournit un relevé rapproché détaillé de tous les frais admissibles engagés pendant la période visée par la demande .
  • Un bilan des travaux exécutés au cours de la période visée par la demande.
  • Tout autre document au besoin et jugé nécessaire par le Commissariat pour produire le paiement.

5. Qu’entend-on par « coûts admissibles »?

L’expression « coûts admissibles » renvoie aux coûts raisonnables directement liés à la réalisation de votre projet. L’annexe B de votre entente fait état des coûts admissibles ainsi que des coûts non admissibles. Veuillez prendre note que les frais administratifs indirects réclamés ne devraient pas dépasser 15 % des coûts totaux réels du projet, conformément au montant qui vous est alloué par le Commissariat aux termes de l’entente.

6. Qu’entend-on par « changement important » au projet?

L’expression « changement important » désigne un changement à tout élément du projet, par exemple, la portée globale estimée, la nature du projet, les coûts admissibles estimés, le financement, le statut juridique du bénéficiaire ou le personnel clé du projet.

IMPORTANT : En tant que bénéficiaire d’une contribution, vous avez l’obligation, aux termes du paragraphe 5 de votre entente, de vous assurer qu’aucun changement important n’est apporté au projet sans le consentement préalable écrit du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada. Communiquez avec le Commissariat avant de faire tout changement important, de manière à ce qu’une modification à votre entente puisse être rédigée et vous être envoyée pour signature.

7. Qu’entend-on par « cas de défaut » en vertu de l'entente de contribution?

Votre entente de contribution définit ainsi le cas de défaut :

  • un changement important apporté, sans le consentement préalable  par écrit du Commissariat;
  • l’entente, ou tout document présenté au Commissariat, dans le cadre de l’entente ou relativement à celle-ci, s’avère, quel que soit le moment, inexacte sous un aspect important;
  • vous présentez des renseignements faux ou trompeurs au Commissariat ou fournissez une déclaration ou une garantie fausse ou trompeuse dans le cadre de l’entente;
  • vous ne respectez pas de façon significative toute condition ou  tout engagement importants prévus dans l ‘entente;
  • vous remettez un livrable en retard;
  • vous présentez des produits livrables que le Commissariat juge incomplets ou insatisfaisants au sens des modalités de l’ entente.

Votre entente décrit aussi les recours que peut prendre le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada en cas de défaut.

8. Qu’est-ce qu’un « rapport d’étape » et pourquoi faut-il en produire?

Conformément au paragraphe 10 de votre entente de contribution, vous devez présenter au moins deux rapports d’étape annuellement au Commissariat. Les dates limites pour la présentation de ces rapports y sont également mentionnées. Nous avons besoin de ces rapports d’étape pour nous assurer que votre projet progresse selon l'échéancier établi, qu’il se déroule comme prévu et que les fonds qui y sont alloués seront dépensés . Un modèle de rapport d’étape est affiché dans notre site Web.

9. Quelles lignes directrices dois-je suivre dans le cadre de l’exécution de mon projet?

Selon le cas, vous devez effectuer vos travaux de recherche en respectant les principes de déontologie et d’intégrité énoncés dans le Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche et la deuxième édition de l’Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains.

10. Est-ce que je conserve les droits de propriété intellectuelle découlant de mon projet?

Oui. Le bénéficiaire conserve les droits de propriété intellectuelle découlant d’un projet retenu dans le cadre du Programme des contributions. Cependant, votre entente de contribution stipule également que vous accordez au Commissariat les droits de licence pour produire, publier, traduire, reproduire, adapter, diffuser et utiliser gratuitement l’ensemble ou une partie du contenu assujetti à ces droits de propriété intellectuelle.

11. Si mon projet s’échelonne sur deux exercices financiers et que j’ai dépensé (et, par conséquent, facturé au Commissariat) moins que prévu dans le budget, puis-je récupérer les fonds non utilisés en facturant davantage au cours de la seconde année du projet?

Non. Le Commissariat ne peut reporter d’un exercice financier à un autre les fonds non utilisés dans le cadre du Programme des contributions. Par conséquent, si vos dépenses sont en deçà du budget à la fin du premier exercise, vous devrez au deuxième exercice assumer les dépenses associées aux fonds non utilisés. Voir le paragraphe 4 de votre entente de contribution pour obtenir plus de détails sur les décaissements annuels relatifs à votre projet.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur votre entente de contribution, veuillez communiquer avec un responsable du Programme des contributions au 819-994-6010 ou à contrib@priv.gc.ca.

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