Le Commissariat encourage la communication informelle comme moyen d’améliorer l’accès aux renseignements personnels en temps opportun

Le 22 novembre 2019

Les alertes relatives à la protection de la vie privée du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont pour but de faire connaître des leçons apprises, des pratiques exemplaires et autres nouvelles, tendances et renseignements importants sur la protection de la vie privée dans le secteur public fédéral. Nous vous encourageons à communiquer cette information à vos collègues.

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Enjeu

Les institutions fédérales sont souvent incapables de traiter les demandes de renseignements personnels présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans les délais prescrits par la loi, et cette situation est devenue l’objet de la plupart des plaintes reçues par le Commissariat.

Nous croyons que les institutions peuvent se servir de divulgations informelles pour raccourcir les délais de traitement et réduire les arriérés, et ainsi mieux servir les Canadiens.

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux gens le droit d’accéder, sur présentation d’une demande écrite, à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales. Bien qu’il existe des exceptions, les institutions fédérales sont, de manière générale, obligées de s’acquitter de ces demandes.   

En 2017-2018, plus de la moitié (56 %) des plaintes reçues par le Commissariat concernaient les délais, alors que 24 % d’entre elles concernaient l’accès à l’information et 21 %, la protection des renseignements personnels. Ces plaintes visaient des institutions qui avaient dépassé le délai prévu par la loi pour répondre à une demande, souvent de plusieurs mois, voire de plusieurs années.

La plupart de ces plaintes étaient fondées, ce qui est très préoccupant pour le Commissariat.

À la fin de l’exercice 2017-2018, le nombre de demandes d’accès demeurées sans réponse était passé à plus de 12 600 dans l’ensemble de la fonction publique fédérale.

À cette fin, nous avons collaboré avec les institutions afin d’établir s’il est possible et approprié d’offrir un accès plus informel aux Canadiens. Cela suppose de fournir à ceux qui en font la demande les renseignements personnels les concernant sans passer par le processus officiel prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

En avril, nous avons tenu une table ronde à laquelle participaient des coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) et des agents des secteurs de programmes, représentant une douzaine de grands ministères fédéraux qui traitent un nombre important de demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Cette rencontre a été l’occasion d’échanger des pratiques efficaces en matière de divulgation informelle. Voici quelques solutions possibles qui sont ressorties de la discussion et qui, à notre avis, pourraient être utiles à l’ensemble de la fonction publique.

Conseils aux institutions

• Fournir des renseignements plus clairs sur les sites Web afin de mieux informer les gens sur la façon dont ils doivent commencer à chercher leurs renseignements personnels et sur les endroits où se trouvent ces renseignements. Les personnes qui cherchent à accéder à leurs renseignements personnels ne savent pas toujours comment procéder et peuvent avoir de la difficulté à naviguer sur les sites Web du gouvernement.
• Mettre sur pied une équipe au sein de votre bureau de l’AIPRP pour traiter les demandes informelles ou en confier le traitement à une équipe en particulier.
• Faire appel à des méthodes de gestion du risque ou à des mécanismes de triage pour déterminer quelles sont les demandes qui peuvent être traitées de façon informelle et quelles sont celles qui nécessitent un traitement plus approfondi et officiel.
• Avoir recours à de nouvelles technologies pour classer et acheminer les demandes.
• Modifier les processus opérationnels de manière à englober la communication proactive de renseignements afin que les gens n’aient pas à la demander. Par exemple, des solutions libre-service permettant aux particuliers d’accéder directement, par l’entremise d’un portail en ligne, à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales.  
• Mettre en œuvre des processus bien définis pour les demandes courantes ou fréquentes, comme des solutions libre-service ou des formulaires de demande détaillés qui permettent de réduire la portée d’une demande.
• Intervenir en amont en cherchant à comprendre ce qui pousse les gens à faire des demandes en premier lieu. Prévoir quand et pourquoi les gens demandent des renseignements et apporter des changements qui les aideront à y accéder plus facilement.

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