Protocole d’entente entre le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario et le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada sur l’assistance mutuelle et l’échange de renseignements dans l’administration et l’application des lois protégeant les renseignements personnels

ENTRE

Le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) et le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) (collectivement, les « participants » ou les « commissaires ») :

RECONNAISSANT que les participants ont des responsabilités de surveillance en matière de la protection des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé (collectivement, les « renseignements personnels ») dans leurs juridictions respectives;

RECONNAISSANT que le CIPVP est responsable de la surveillance en ce qui concerne la protection des renseignements personnels en vertu des lois suivantes : la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP), L.R.O. 1990, ch. F.31, la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), L.O. 2004, ch. 3, annexe A, et la partie X de la Loi de 2017 sur les services à l’enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF), L.O. 2017, ch. 14, annexe 1 (collectivement, les « lois de l’Ontario »);

RECONNAISSANT que le CPVP est responsable de la surveillance en ce qui concerne la protection des renseignements personnels en vertu des lois suivantes : la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), L.R.C. (1985), ch. P-21, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), L.C. 2000, ch. 5;

RECONNAISSANT que les renseignements qui relèvent du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont ou peuvent devenir assujettis à la LPRP, à la LPRPDE, à la Loi sur l’accès à l’information (LAI), L.R.C. 1985, ch. A-1 ainsi qu’à d’autres lois applicables du Canada, notamment les Règles des Cours fédérales, DORS/98-106, et aux politiques et directives du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada établies en vertu des articles 5 et 7 de la Loi sur la gestion des finances publiques, L.R.C. 1985, ch. F-11;

RECONNAISSANT que, dans certaines circonstances, le CIPVP et le CPVP peuvent avoir un intérêt commun relativement à une affaire, conformément à leurs mandats respectifs;

RECONNAISSANT que le CIPVP et le CPVP ont des pouvoirs, des attributions et des fonctions semblables dans leurs juridictions respectives en ce qui concerne la protection des renseignements personnels;

RECONNAISSANT que l’article 23 de la LPRPDE autorise le CPVP à consulter toute personne qui, au titre d’une loi provinciale, a des attributions semblables à celles du CPVP en matière de protection des renseignements personnels, et à coordonner ses activités et à échanger des renseignements avec cette personne;

RECONNAISSANT que le paragraphe 23(3) de la LPRPDE autorise le CPVP à communiquer des renseignements qui sont portés à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions au titre de la LPRPDE lorsque ces renseignements pourraient être utiles à l’examen d’une plainte ou à une vérification – en cours ou éventuelle – au titre de la partie 1 de la LPRPDE ou d’une loi provinciale dont les objectifs sont similaires à ceux de la partie 1 de la LPRPDE, ou pourraient aider l’un ou l’autre des participants à exercer leurs attributions en matière de protection des renseignements personnels;

RECONNAISSANT que les paragraphes 59(2) à (5) de la LAIPVP autorisent le CIPVP à consulter une personne qui, en vertu d’une loi du Canada ou d’une autre province ou d’un territoire du Canada, a des pouvoirs et fonctions semblables à ceux du CIPVP en matière de protection des renseignements personnels, et à coordonner ses activités et à échanger des renseignements avec cette personne;

RECONNAISSANT que le paragraphe 66e) et les alinéas 68(3)a) et b) de la LPRPS ainsi que le paragraphe 326e) et les alinéas 328(3)a) et b) de la LSEJF autorisent le CIPVP à apporter son aide lors d’enquêtes qu’effectue, ou de mesures semblables que prend, quiconque exerce des fonctions semblables aux siennes en application des lois du Canada ou d’une autre province ou d’un territoire du Canada; et à divulguer des renseignements qui sont portés à sa connaissance dans l’exercice de ses fonctions prévues par ces lois lorsque la divulgation est exigée pour l’exercice de ces fonctions ou est faite à une entité qui a légalement le droit de réglementer ou d’examiner les activités du dépositaire des renseignements sur la santé ou du fournisseur de services et que le CIPVP est d’avis que la divulgation est justifiée;

RECONNAISSANT les avantages que présentent l’assistance mutuelle, la consultation, la coordination et l’échange d’information, dans les limites permises par la loi, relativement aux mandats respectifs des participants prévus par leurs lois respectives;

CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :

I. Objectif

L’objectif du présent protocole d’entente (le « protocole ») consiste à établir un cadre permettant aux participants de s’entraider, de se consulter, de coopérer et d’échanger des renseignements pertinents en ce qui concerne les questions découlant des lois de l’Ontario et de la LPRPDE.

II. Procédures d’assistance mutuelle

1. Chaque participant désignera une personne-ressource principale aux fins de toute demande d’assistance et des autres communications prévues au présent protocole.
2. Les participants peuvent communiquer entre eux et coopérer, s’il y a lieu, en lien avec des questions soulevées en vertu d’une ou de plusieurs des lois de l’Ontario ou de la LPRPDE.
3. Sous réserve de la section III, les participants peuvent enquêter conjointement sur une question soulevée en vertu d’une ou de plusieurs des lois de l’Ontario ou de la LPRPDE. Dans le cadre d’une enquête conjointe, les participants peuvent enquêter conjointement ou délibérer ensemble sur des questions et peuvent publier conjointement des décisions, des recommandations ou des rapports.
4. Sous réserve de la section III, les participants peuvent échanger des renseignements qui pourraient être pertinents à l’enquête d’une plainte, à une vérification ou à un examen – en cours ou possible – au titre d’une ou de plusieurs des lois de l’Ontario ou de la LPRPDE, ou encore de faciliter l’exercice de leurs pouvoirs respectifs ou de leurs attributions en vertu des lois de l’Ontario ou de la LPRPDE.
5. Les participants rendront le présent protocole accessible au public en le publiant sur leurs sites Web respectifs.
6. Les participants s’aviseront dans les plus brefs délais s’ils constatent que des renseignements échangés dans le cadre du présent protocole sont inexacts, incomplets ou périmés.
7. Sous réserve de la section III, les participants peuvent, s’il y a lieu et sous réserve des restrictions pertinentes prévues par la loi, se référer des plaintes, des enquêtes, des vérifications ou des examens, ou s’informer l’un et l’autre d’éventuelles contraventions.
8. Les participants veilleront à faire de leur mieux pour régler tout désaccord dans le cadre du présent protocole par l’intermédiaire des personnes-ressources principales désignées au paragraphe a) de la section II et, à défaut de résolution dans un délai raisonnable, par moyen de discussion entre les commissaires.

III. Limites liées à l’assistance et à l’utilisation

1. Il est entendu qu’aucune disposition du présent protocole n’oblige les participants à fournir une assistance ou à échanger des renseignements lorsque la demande ne relève pas de la portée du présent protocole ou, de façon plus générale, lorsqu’elle serait contraire aux lois applicables ou à des priorités ou intérêts importants de l’un des participants.
2. Le CIPVP ne communiquera pas de renseignements au CPVP lorsqu’il lui est interdit par la loi de le faire, notamment des renseignements reçus d’une institution qui font l’objet d’une exception en vertu des articles suivants de la LAIPVP :
   1. Article 12 – Documents du Conseil exécutif;
   2. Article 14 – Exécution de la loi;
   3. Article 19 – Secret professionnel de l’avocat.
3. Le CPVP ne communiquera pas de renseignements au CIPVP lorsqu’il lui est interdit par la loi de le faire, notamment en vertu d’une ou de plusieurs dispositions de la LPRPDE, de la LPRP et de la LAI et de tout règlement d’application ou décret connexe. De plus, il ne communiquera pas les renseignements décrits dans les lois fédérales susmentionnées concernant :
   1. des renseignements confidentiels du Conseil privé du Roi pour le Canada;
   2. des dossiers d’application de la loi;
   3. des documents reçus ou obtenus de tiers qui sont protégés par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire.
4. Les participants n’échangeront des renseignements personnels dans le cadre du présent protocole que dans la mesure où cela est nécessaire à la réalisation des objectifs de celui-ci.
5. Les participants reconnaissent qu’aucune disposition du présent protocole ne doit être interprétée comme autorisant ou obligeant l’un ou l’autre des participants à échanger des renseignements. Les renseignements ne seront échangés que conformément aux lois applicables.
6. Les participants n’utiliseront pas les renseignements fournis dans le cadre du présent protocole à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été échangés, sauf si la loi l’autorise ou l’exige.
7. Il est entendu que, si les participants entreprennent une enquête, une vérification ou une délibération conjointe, ou décident de publier une décision, une recommandation ou un rapport conjoint au titre du paragraphe c) de la section II du présent protocole, ni l’un ni l’autre des participants n’exerce de pouvoir sur l’autre ou ne porte atteinte à son indépendance.

IV. Confidentialité

1. Les renseignements échangés dans le cadre du présent protocole seront traités de manière confidentielle et ne pourront être communiqués qu’en conformité avec les lois applicables et ne seront pas autrement communiqués sans le consentement exprès écrit du participant qui les a fournis.
2. Chaque participant prendra des mesures raisonnables dans les circonstances pour veiller à ce que les renseignements échangés en vertu du présent protocole soient transférés, conservés et éliminés de façon sécuritaire. Dans le cas où des renseignements sont volés, perdus ou font l’objet d’un accès, d’une utilisation ou d’une communication non autorisée, le participant concerné prendra des mesures raisonnables pour contenir la situation, récupérer les renseignements, empêcher que cet incident ne se reproduise et aviser l’autre participant dans les plus brefs délais.
3. Les participants feront tout en leur pouvoir, dans les limites des lois applicables, pour s’opposer à toute demande d’un tiers concernant la communication de renseignements échangés au titre du présent protocole, à moins que le participant ayant fourni les renseignements donne son consentement exprès par écrit à leur communication. Le participant qui reçoit une telle demande en informera rapidement le participant qui a fourni les renseignements.
4. Si les participants entreprennent une enquête conjointe, participent ensemble à une délibération ou décident de publier une décision, une recommandation ou un rapport conjoint au titre du paragraphe c) de la section II du présent protocole, leurs communications relatives à ces activités seront traitées de façon confidentielle par les participants et seront protégées par le secret des délibérations. De plus, toute communication ou tout document transmis qui est protégé par le secret professionnel de l’avocat ou du notaire, ou le privilège relatif au litige sera assujetti au privilège d’intérêt commun.

V. Durée de conservation des renseignements

Les renseignements échangés dans le cadre du présent protocole ne seront pas conservés plus longtemps que nécessaire à la réalisation de l’objectif à l’origine de la communication ni plus longtemps que l’exigent les lois applicables. Les participants feront de leur mieux pour renvoyer tous les renseignements qui ne sont plus requis si le participant qui les a fournis a demandé par écrit le renvoi des renseignements au moment de la communication. À défaut d’une telle demande, les participants élimineront ces renseignements de façon sécuritaire, conformément aux lois et politiques applicables. La présente section s’applique aux renseignements quel que soit leur format, y compris les formats papier et électronique.

VI. Entrée en vigueur, modification et durée de la coopération

1. Le protocole entre en vigueur à la date de sa signature par les participants et remplace tout protocole antérieur établi entre les participants.
2. L’assistance et l’échange de renseignements prévus dans le présent protocole seront possibles relativement à des questions qui se sont présentées avant et après sa signature.
3. Les modalités du présent protocole pourront être modifiées moyennant un consentement mutuel consigné par écrit.
4. Chaque participant peut se retirer du présent protocole en donnant à l’autre un préavis écrit d’au moins 30 jours. Le protocole peut également être résilié moyennant un consentement mutuel consigné par écrit.
5. Lorsque le présent protocole d’entente ne sera plus en vigueur, chaque participant continuera à assurer la confidentialité des renseignements échangés par l’autre participant conformément à la section IV du présent protocole et renverra ou détruira de façon sécuritaire les renseignements obtenus de l’autre participant conformément à la section V du présent protocole.

VII. Portée juridique

Aucune disposition du présent protocole n’a pour objet :

1. de créer des obligations juridiques contraignantes;
2. d’imposer des obligations ou des attentes en matière de coopération qui excéderaient la compétence des participants ou ce qu’ils sont légalement autorisés à faire.

VIII. Signature

Signé en français et en anglais, chaque version étant également valable, avec la même forme et le même contenu. Aucune version ne prévaut sur l’autre. En cas d’interprétation contradictoire, les participants s’entendront sur un sens commun.