Rapport annuels au Parlement 2003-2004

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États financiers vérifiés

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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Notes aux états financiers
pour l'exercise terminé le 31 mars 2004

1. Pouvoirs

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (le « Commissariat ») a été créé en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, en vigueur depuis le 1er juillet 1983. Le commissaire à la protection de la vie privée est un haut fonctionnaire du Parlement indépendant nommé par le gouverneur en conseil sur approbation par résolution du Sénat et de la Chambre des communes. Le Commissariat est réputé être un ministère aux fins de la Loi sur la gestion des finances publiques. Il est désigné comme ministère dans l'annexe 1.1 de la Loi et est financé par le gouvernement du Canada au moyen de crédits. Le commissaire à la protection de la vie privée rend compte de ses résultats directement au Parlement.

2. Principales conventions comptables

  1. Présentation

    Les états financiers du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont été préparés conformément aux principes comptables généralement reconnus du Canada.

  2. Crédits parlementaires

    Les activités du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada sont financées par le gouvernement du Canada au moyen de crédits parlementaires. Les montants des crédits parlementaires ne correspondent pas en tous points aux données des états financiers préparés selon les principes comptables généralement reconnus du Canada étant donné qu'ils sont établis en grande partie en fonction des besoins de trésorerie. Par conséquent, les éléments constatés à l'état des résultats et à l'état de la situation financière ne sont pas nécessairement identiques à ceux financés par des crédits parlementaires. La note 4 décrit la source et l'utilisation des autorisations et présente des données sommaires de rapprochement entre les deux méthodes d'établissement des rapports.

  3. Montant à recevoir du Trésor

    Le fonctionnement du Commissariat est assuré dans le cadre du Trésor, qui est administré par le receveur général du Canada. Toutes les rentrées de fonds sont déposées dans le Trésor et toutes les sorties de fonds sont payées à même cette source. Le montant à recevoir du Trésor représente le montant que le Commissariat peut tirer du Trésor, sans crédits supplémentaires, pour pouvoir s'acquitter de ses obligations. Les liquidités nettes fournies par le gouvernement correspondent à l'écart entre toutes les rentrées de fonds et les sorties de fonds, y compris les opérations entre les ministères et organismes.

  4. Débiteurs

    Les débiteurs sont les montants que l'on s'attend de recevoir. Une provision a été établie pour les débiteurs dont le recouvrement est jugé incertain.

  5. Immobilisations

    Le Commissariat comptabilise comme immobilisations et améliorations locatives toutes les dépenses qui procurent des avantages sur plus d'un an et dont le coût initial est de 2 500 $ et plus. Tous les éléments de cette nature de moins de 2 500 $ sont passés en charges à l'état des résultats. Les logiciels et les améliorations locatives sont capitalisés prospectivement depuis le 1er avril 2001.

    L'amortissement est calculé selon la méthode de l'amortissement linéaire sur la durée de vie utile estimative des immobilisations :

    Catégorie d'immobilisations Durée de vie utile
    Matériel informatique 3 ans
    Logiciels 3 ans
    Autre matériel 10 ans
    Véhicules 10 ans
    Améliorations locatives Durée du bail
  6. Salaires et avantages sociaux

    Les salaires et les avantages sociaux sont passés en charges au fur et à mesure qu'ils sont gagnés par les employés, selon leurs conditions d'emploi. Le passif au titre des salaires et avantages sociaux à payer est calculé selon les conditions d'emploi des employés, aux taux de rémunération en vigueur à la fin de l'exercice et selon le nombre de jours non payés à la fin de l'exercice. Le passif au titre des vacances est calculé aux taux de rémunération en vigueur à la fin de l'exercice pour toutes les vacances accumulées et non utilisées. Le passif au titre des vacances à la cessation d'emploi représente des obligations du Commissariat qui sont normalement financées par les crédits des exercices futurs.

  7. Prestations de départ

    Le passif du Commissariat au titre des prestations de départ est calculé à partir du passif total du gouvernement établi par calcul actuariel pour ce poste. Les prestations de départ à payer à la cessation d'emploi représentent des obligations du Commissariat qui sont normalement financées par les crédits parlementaires des exercices futurs.

  8. Services reçus gratuitement d'autres ministères

    Les services reçus gratuitement d'autres ministères sont comptabilisés par le Commissariat comme charges d'exploitation à leur coût estimatif. Un montant correspondant est présenté à l'état du déficit accumulé.

  9. Cotisations au régime de retraite

    Les employés admissibles du Commissariat participent au Régime de pensions de retraite de la fonction publique administré par le gouvernement du Canada. Les employés et le Commissariat cotisent à ce régime. Les cotisations du Commissariat pour les services rendus au cours de l'exercice sont passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées. Aux termes de la loi, le Commissariat n'est pas tenu de verser des cotisations pour combler tout déficit actuariel du Régime.

  10. Avantages sociaux futurs

    Le gouvernement fédéral souscrit à un régime d'avantages sociaux (soins dentaires et soins de santé) auquel le Commissariat participe. À ce titre, ses cotisations sont comptabilisées au coût et passées en charges dans l'exercice au cours duquel elles sont engagées. Elles représentent l'obligation totale du Commissariat envers le régime. Le Commissariat n'est pas tenu, aux termes de la loi, de verser des cotisations pour combler tout passif futur non capitalisé du régime.

  11. Incertitude relative à la mesure

    La préparation des états financiers selon les principes comptables généralement reconnus du Canada oblige la direction à faire des estimations et à formuler des hypothèses qui ont une incidence sur les montants des actifs et des passifs présentés à la date des états financiers et des revenus et des charges au cours de l'exercice visé. Au moment de préparer les états financiers, la direction a jugé que les estimations et les hypothèses retenues étaient raisonnables. Les résultats réels pourraient différer des montants estimatifs. Les principaux éléments pour lesquels des estimations ont été faites sont la durée de vie utile prévue des immobilisations et les prestations de départ.

3. Chiffres correspondants

C'est le premier exercice pour lequel un jeu complet d'états financiers, y compris un état de la situation financière, un état des résultats, un état du déficit accumulé et un état des flux de trésorerie, est préparé selon les principes comptables généralement reconnus du Canada. Il n'est ni possible ni efficace par rapport au coût pour le Commissariat de présenter certains chiffres correspondants car l'information nécessaire n'est pas facilement accessible et il serait impossible de corroborer avec précision certains chiffres de l'exercice précédent.

4. Crédits parlementaires

a) Rapprochement du coût d'exploitation net et des crédits parlementaires utilisés :

(en milliers de dollars) 2004
   
Coût d'exploitation net 12 071 $
   
Éléments n'ayant pas d'incidence sur les crédits
  Amortissement des immobilisations (256)
  Services reçus gratuitement (1 432)
  Variation des avantages sociaux 47
  Variation des prestations de départ 179
Total partiel 10 609
   
Éléments ayant une incidence sur les crédits
  Acquisition d'immobilisations 352
  Variation des frais payés d'avance (34)
Total partiel 318
   
Total des crédits utilisés 10 927 $ *

b) Rapprochement des crédits parlementaires votés et des crédits parlementaires utilisés :

(en milliers de dollars) 2004
   
Crédits parlementaires votés
  Dépenses de fonctionnement 10 491 $
  Cotisations aux régimes d'avantages sociaux exigés par la loi 1 238
  Produit de l'aliénation d'immobilisations 1
  11 730
   
Moins :
Crédits périmés (447)
Montants d'exercices antérieurs à recouvrer (355)
Crédits disponibles pour l'exercice suivant (1)
   
Total des crédits parlementaires utilisés 10 927$ *

* Ce montant est différent du montant non vérifié (11 092 000 $) inclus dans les Comptes Publics du Canada de 2003-2004. Ce montant était calculé d'après la meilleure information disponible au moment de la préparation des Comptes publics.

5. Débiteurs

(en milliers de dollars) 2004
   
Autres ministères 226 $
Tiers 28
   
Total 254 $

6. Immobilisations

(en milliers de dollars) Matériel informatique Logiciels Logiciels en développement Autre matériel Véhicules Améliorations locatives Total
               
Coût au début de l'exercice 607 $ 44 $ - $ 423 $ 24 $ - $ 1 098 $
Additions 44 149 27 77 - 55 352
Aliénations nettes (34) - - - - - (34)
Coût à la fin de l'exercice 617 193 27 500 24 55 1 416
               
Amortissement cumulé au début de l'exercice 236 9 - 146 5 - 396
Aliénations nettes (34) - - - - - (34)
Amortissement de l'exercice 180 27 - 40 2 7 256
Amortissement cumulé à la fin de l'exercice 382 36 - 186 7 7 618
Valeur comptable nette 235 $ 157 $ 27 $ 314 $ 17 $ 48 $ 798 $

7. Prestations de départ constituées

Le Commissariat offre à ses employés des avantages postérieurs à l'emploi en vertu d'un régime de prestations de départ. Ce régime n'est pas capitalisé et n'a donc pas d'actifs, ce qui fait que le déficit du régime est égal au passif au titre des prestations de départ. L'information sur le régime est présentée ci-après.

(en milliers de dollars) 2004
   
  Obligation au début de l'exercice 1 417 $
  Charges de l'exercice 104
  Prestations versées pendant l'exercice (283)
   
  Obligation à la fin de l'exercice 1 238 $
   
  Tranche à court terme 47 $
  Tranche à long terme 1 191
   
  Obligation à la fin de l'exercice 1 238 $

8. Résumé des charges par catégorie

(en milliers de dollars) 2004
   
Salaires et avantages sociaux 8 597 $
Services professionnels et spéciaux 1 319
Locaux 647
Transports et télécommunications 382
Entretien et réparations 271
Amortissement 256
Technologie de l'information 227
Locations 186
Services publics, matériel et fournitures 95
Machines et matériel 91
   
Total 12 071 $

9. Engagements

Dans le cours normal de ses activités, le Commissariat a contracté des engagements pour les exercices futurs. Les paiements annuels minimums se répartissent comme suit :

(en milliers de dollars) Total
   
2004-2005 19 $
   
2005-2006 14
   
2006-2007 5
   
2007-2008 1
   
2008-2009 -
   
Total 39 $

10. Passif éventuel

Il peut arriver que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada devienne partie à des actions en justice. Certaines des obligations qui en découlent peuvent devenir des passifs lorsqu'un ou plusieurs événements se concrétisent. Dans la mesure où les événements sont susceptibles de se produire dans l'avenir et qu'il est possible de faire une estimation raisonnable des pertes, un montant estimatif est comptabilisé comme passif et une charge est constatée aux états financiers. Aucun passif éventuel n'est constaté dans les états financiers de l'exercice terminé le 31 mars 2004.

11. Opérations entre apparentés

Le Commissariat est apparenté en fait de propriété commune à tous les ministères, organismes et sociétés d'État du gouvernement du Canada. Dans le cours normal de ses activités, il conclut des opérations avec ces entités. Au cours de l'exercice, le Commissariat a passé en charges 3 172 478 $ au titre d'opérations conclues dans le cours normal de ses activités avec d'autres ministères, organismes et sociétés d'État. Ce montant comprend les services reçus gratuitement, d'une valeur de 1 432 000 $, décrits à la note 12.

12. Services reçus gratuitement

Au cours de l'exercice, le Commissariat a reçu gratuitement des services d'autres ministères, organismes et sociétés d'État, comme suit :

(en milliers de dollars) Total
 
Locaux de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 647 $
 
Cotisations correspondant à la part de l'employeur des primes d'assurance des employés payées par le Secrétariat du Conseil du Trésor 538
 
Services de paye de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 3
 
Redressement du Régime d'avantages sociaux payé par le Secrétariat du Conseil du Trésor 64
 
Services de vérification du Bureau du vérificateur général du Canada 180
 
Total 1 432 $

13. Régime de retraite

Les cotisations au Régime de pensions de retraite de la fonction publique représentent les obligations totales du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et elles sont constatées dans les comptes de l'exercice. Pour l'exercice terminé le 31 mars 2004, les cotisations s'élèvent à 927 000 $.

14. Déficit accumulé

Le déficit accumulé correspond à l'écart entre le financement et les charges constatées, et représente surtout des opérations engagées par le Commissariat pour des services qui devront être financés dans l'avenir. Les passifs au titre des prestations de départ et des vacances en constituent une large partie. Les montants nécessaires doivent être financés par les crédits parlementaires des exercices futurs à mesure qu'ils seront versés.

15. Rapport spécial de vérification de septembre 2003

Comme l'indique le rapport spécial de la vérificatrice générale du 30 septembre 2003, certaines opérations du Commissariat à la protection de la vie privée, survenues entre septembre 2000 et juin 2003, n'étaient pas conformes aux exigences en matière de gestion financière de la Loi sur la gestion des finances publiques. Ces opérations comprenaient des paiements irréguliers à l'ancien commissaire, l'autorisation à tort de certains paiements et l'encaissement illégitime de congés annuels.

Pour donner suite au rapport, la direction a préparé et mis en oeuvre un plan de mesures correctives pour empêcher que la Loi sur la gestion des finances publiques puisse être violée à l'avenir et pour donner suite aux recommandations faites par le Bureau du vérificateur général dans le rapport de septembre 2003. De plus, le Commissariat a pris des mesures pour recouvrer les montants payés à tort au cours de la période de septembre 2000 à juin 2003.

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