Rapport annuel au Parlement 2015-2016 concernant la Loi sur la protection des renseignements personnels

Juillet 2016


Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria, 1er étage
Gatineau (Québec)
K1A 1H3

(819) 994-5444, 1-800-282-1376
Télécopieur : 819-994-5424

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Introduction

La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. Elle impose des obligations aux ministères et aux organismes du gouvernement fédéral pour assurer le respect du droit à la vie privée des personnes en limitant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels. Elle confère également aux personnes le droit d’avoir accès aux renseignements personnels les concernant et de demander qu’ils soient corrigés.

Lorsque la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006, le Commissariat à la protection de la vie privée (Commissariat) et d’autres agents du Parlement ont été ajoutés à l’annexe de la LPRP. Par conséquent, le Commissariat n’était pas assujetti à la Loi au départ, mais il l’est devenu le 1er avril 2007.

Aux termes de l’article 72 de la LPRP, le responsable de chaque institution fédérale doit soumettre au Parlement un rapport annuel sur l’application de la Loi au sein de son institution durant l’exercice.

Le Commissariat est heureux de présenter son neuvième rapport annuel, qui décrit la façon dont nous nous sommes acquittés de nos responsabilités en vertu de la LPRP au cours de l’exercice 2015-2016.

Mandat et mission du Commissariat

Le Commissariat a pour mandat de surveiller la conformité à la Loi sur les renseignements personnels (LPRP), laquelle porte sur les méthodes de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et à la Loi sur les renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels applicable au secteur privé.

Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des personnes à la vie privée.

Le commissaire travaille indépendamment de toute autre entité du gouvernement pour examiner les plaintes touchant à la vie privée provenant de personnes. Ces plaintes concernent soit le secteur public fédéral ou certains aspects du secteur privé. En ce qui concerne le secteur public, les personnes peuvent porter plainte auprès du commissaire sur toute question précisée à l’article 29 de la LPRP.

Pour ce qui est des questions ayant trait aux renseignements personnels dans le secteur privé, le commissaire peut examiner les plaintes déposées en vertu de l’article 11 de la LPRPDE, sauf dans les provinces qui ont adopté des lois essentiellement similaires à la loi fédérale en matière de protection des renseignements personnels, soit le Québec, la Colombie-Britannique et l’Alberta. L’Ontario, le Nouveau-Brunswick et Terre-Neuve-et-Labrador font maintenant partie de cette catégorie pour ce qui est des renseignements personnels sur la santé détenus par les dépositaires de cette information, en vertu de leurs lois sur la protection des renseignements personnels applicables au secteur de la santé. Cependant, même dans ces provinces qui ont une loi essentiellement similaire et partout ailleurs au Canada, la LPRPDE s’applique néanmoins à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués par les entreprises fédérales, y compris les renseignements personnels au sujet de leurs employés. En outre, la LPRPDE s’applique à toutes les données personnelles qui circulent d’une province ou d’un pays à l’autre, dans le cadre d’activités commerciales.

Le commissaire privilégie le règlement de plaintes par voie de négociation et de persuasion en ayant recours à la médiation et à la conciliation s’il y a lieu. Cependant, si les parties ne collaborent pas, le commissaire est habilité à assigner des témoins, à faire prêter serment et à exiger la production de preuves. Lorsque ces mesures ne suffisent pas, particulièrement sous le régime de la LPRPDE, le plaignant ou le commissaire peut saisir la Cour fédérale de l’affaire et lui demander d’émettre une ordonnance pour corriger la situation.

En tant que défenseur du droit des Canadiennes et des Canadiens à la vie privée, le commissaire mène les activités suivantes :

  • examiner les plaintes et émettre des rapports contenant des recommandations adressées aux institutions fédérales et à des organisations du secteur privé pour remédier à des situations, s’il y a lieu;
  • intenter des poursuites devant les tribunaux fédéraux, le cas échéant, lorsque les questions ne sont toujours pas réglées;
  • évaluer le respect des obligations énoncées dans la LPRP et la LPRPDE en menant des activités indépendantes de vérification et d’examen;
  • examiner les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) des initiatives gouvernementales nouvelles et existantes et donner des conseils en la matière;
  • fournir des analyses juridiques et stratégiques et l’expertise nécessaire pour contribuer à guider le Parlement dans son examen des lois en développement afin d’assurer le respect du droit des personnes à la vie privée;
  • répondre aux demandes des parlementaires, des Canadiennes et des Canadiens, et des organisations qui souhaitent obtenir des renseignements et des directives, et prendre les mesures proactives nécessaires pour les informer des nouveaux enjeux concernant la protection de la vie privée;
  • promouvoir la sensibilisation à la protection de la vie privée et la conformité aux lois et favoriser la compréhension des droits et obligations en matière de protection de la vie privée par l’entremise d’une participation proactive auprès des institutions fédérales, des organisations du secteur privé, des associations industrielles, du milieu juridique, des universitaires, des associations professionnelles et d’autres intervenants;
  • préparer et publier des documents d’information publique, des positions sur les actualités en matière de lois, règlements et politiques, des documents d’orientation, et des fiches d’information que pourront utiliser le grand public, les institutions fédérales et les organisations du secteur privé;
  • effectuer de la recherche et surveiller les tendances relatives aux progrès technologiques et aux pratiques en matière de protection de la vie privée, repérer les enjeux systémiques connexes qui doivent être abordés par les institutions fédérales et les organisations du secteur privé et promouvoir l’intégration des pratiques exemplaires;
  • travailler en collaboration avec les intervenants œuvrant dans le domaine de la protection de la vie privée dans les provinces et territoires du Canada ainsi que sur la scène internationale pour aborder les enjeux internationaux en matière de protection de la vie privée qui résultent de la circulation transfrontière de plus en plus grande des données.

Structure de l’organisation

Le commissaire à la protection de la vie privée est un haut fonctionnaire du Parlement qui relève directement de la Chambre des communes et du Sénat. Il peut avoir recours à l’appui d’un commissaire adjoint, à qui des responsabilités sont déléguées sous le régime de la LPRP et la LPRPDE. Au moment de la rédaction du présent rapport, le poste de commissaire adjoint était vacant depuis décembre 2013.

La structure du Commissariat se présente comme suit :

Secrétariat de la haute direction

Le Secrétariat de la haute direction assure une liaison et une coordination efficaces avec les intervenants internes et externes, et donne des avis stratégiques pour permettre au commissaire et au commissaire adjoint de s’acquitter de leur mandat, qui consiste à protéger et à promouvoir le droit à la vie privée des individus.

Direction des enquêtes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Direction des enquêtes en vertu de la LPRP fait enquête au sujet de plaintes alléguant des manquements à la LPRP déposées par des membres du public ou par le commissaire. La Direction reçoit aussi les avis d’incidents liés à la protection des renseignements personnels provenant d’organismes du gouvernement fédéral, et fait l’examen des communications de renseignements personnels dans l’intérêt public effectuées par ces mêmes organismes.

Direction des enquêtes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

La Direction des enquêtes liées à la LPRPDE est répartie entre Ottawa et Toronto. À Ottawa, la Direction réalise des enquêtes sur les plaintes de portée nationale qu’elle reçoit de membres du public de toutes les régions du Canada et sur les plaintes à l’initiative du commissaire. À Toronto, elle fait enquête particulièrement sur les plaintes dont l’objet est situé dans la région du Grand Toronto et elle coordonne les activités d’éducation du public et de sensibilisation des intervenants dans cette région.

Direction de la vérification et de la revue

La Direction de la vérification et de la revue effectue des vérifications d’organisations afin d’évaluer la mesure dans laquelle celles-ci se conforment aux exigences énoncées dans les deux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels. La Direction effectue également des analyses et formule des recommandations concernant les rapports d’EFVP qui sont présentés au Commissariat conformément à la Directive sur l’évaulation des facteurs relatives à la vie privée du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Direction des communications

La Direction des communications a pour mandat de formuler des conseils stratégiques et d’appuyer les activités de communication et de sensibilisation du grand public pour le Commissariat. Aux fins de la planification et de la mise en œuvre de toute une gamme d’activités de communication et de sensibilisation du grand public, la Direction effectue le suivi et l’analyse des médias, mène des sondages auprès du public, s’occupe des relations avec les médias, produit de nombreuses publications, met sur pied des événements spéciaux et des activités d’engagement et, enfin, gère les sites Web du Commissariat. La Direction est également responsable du Centre d’information du Commissariat, qui répond aux demandes d’information du public et des organisations concernant les droits et responsabilités en matière de protection de la vie privée.

Direction des services juridiques, des politiques, de la recherche et de l’analyse technologique

La Direction des services juridiques, des politiques, de la recherche et de l’analyse technologique (SJPRAT) fournit des conseils stratégiques en ce qui a trait aux affaires juridiques et aux politiques et mène des recherches sur des questions émergentes en matière de protection de la vie privée au Canada et dans le monde. La Direction donne des conseils juridiques aux commissaires et aux directeurs généraux sur l’interprétation et l’application de la LPRP et de la LPRPDE dans le contexte des enquêtes et des vérifications de même que des conseils juridiques généraux sur un large éventail de questions organisationnelles ou sur les communications. La Direction représente le Commissariat dans les litiges devant les tribunaux et les négociations à l’échelon national ou international. Elle fait l’examen et l’analyse des projets de loi, des programmes gouvernementaux ainsi que des initiatives des secteurs public et privé et fournit des conseils stratégiques aux commissaires quant aux positions à adopter en matière de politiques pour la protection et l’avancement du droit à la vie privée au Canada. Elle s’occupe des préparatifs en vue de témoignages du Commissariat devant le Parlement et dans ses relations avec les parlementaires, et elle représente et appuie le Commissariat dans ces contextes. La Direction fait de la recherche appliquée sur les répercussions qu’ont sur la vie privée certains enjeux sociaux et technologiques en vue de soutenir et de documenter l’orientation que fournit le Commissariat en matière de politiques et de pratiques exemplaires aux intervenants concernés. La Direction administre le Programme des contributions du Commissariat, lancé en 2004 pour faire avancer les connaissances sur la protection de la vie privée et la compréhension du public à cet égard, et  promouvoir l’amélioration constante de la protection des renseignements personnels. Enfin, elle cerne et analyse les tendances et les avancées technologiques en ce qui a trait aux plateformes électroniques et aux médias numériques et mène des recherches pour évaluer les répercussions de la technologie sur la protection des renseignements personnels dans le monde numérique. Elle fournit également des analyses et une orientation stratégiques sur une variété d’enjeux technologiques complexes de nature délicate portant atteinte à la sécurité de systèmes gouvernementaux et commerciaux où sont stockés des renseignements personnels.

Direction de la gestion des ressources humaines

La Direction de la gestion des ressources humaines est responsable des conseils stratégiques, de la gestion et de l’exécution de programmes généraux de gestion des ressources humaines dans divers domaines, dont la dotation, la classification, les relations de travail, la planification des ressources humaines, l’apprentissage et le perfectionnement, l’équité en matière d’emploi, les langues officielles et la rémunération.

Direction de la gestion intégrée

La Direction de la gestion intégrée fournit aux gestionnaires et au personnel des conseils et des services administratifs intégrés tels que la planification intégrée, la gestion des ressources, la gestion financière, la gestion de l’information et la technologie de l’information ainsi que l’administration générale.

Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels répond aux demandes d’information officielles émanant du public en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Elle est également chargée d’élaborer les politiques internes et d’assurer la conformité en lien avec ces lois.

Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Structure de l'organisation

Structure de l'organisation
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

  • Commissaire à la protection de la vie privée
    • Secrétariat exécutif
    • Commissaire adjoint(e) à la protection de la vie privée
      • Direction de la vérification et de la revue
      • Direction des enquêtes liées à la LPRPDE
      • Direction des enquêtes liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
      • Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
    • Direction des services juridiques, des politiques, recherche et analyse technique
    • Direction de la gestion intégrée
    • Direction de la gestion des ressources humaines
    • Direction des communications

La Section de l’AIPRP est menée par une directrice appuyée de deux analystes principales.

En vertu de l’article 73 de la LPRP, le commissaire à la protection de la vie privée, en tant que responsable désigné du Commissariat, a délégué à la directrice de l’AIPRP ses pouvoirs concernant l’application de la LPRP et de son règlement d’application. Le commissaire n’a toutefois pas délégué ses pouvoirs en ce qui a trait à la communication d’information pour des raisons d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m). On trouvera à l’annexe A du présent rapport une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs.

La directrice de l’AIPRP est également chef de la protection des renseignements personnels au Commissariat.

Commissaire spécial à la protection de la vie privée et mécanisme de plainte

Étant donné qu’aucun mécanisme d’enquête indépendant pour les plaintes déposées contre le Commissariat en vertu de la LPRP n’est prévu dans la Loi fédérale sur la responsabilité, le Commissariat a mis en place un mécanisme alternatif pour enquêter sur les actions du Commissariat à l’égard de son administration de la Loi.

Ainsi, les pouvoirs, responsabilités et fonctions attribués au commissaire en vertu des articles 29 à 35 et de l’article 42 de la Loi ont été délégués à un commissaire spécial à la protection de la vie privée afin qu’il fasse enquête sur les plaintes en vertu de la LPRP déposées contre le Commissariat.

Le commissaire spécial à la protection de la vie privée  actuel est M. David Loukidelis (c. r.). M. Loukidelis a été commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique de 1999 à 2010, avant d’occuper les fonctions de sous-procureur général et sous-ministre de la Justice en Colombie-Britannique de 2010 à 2012. Il a également été directeur des lobbyistes pour la Colombie-Britannique de 2003 à 2010. Il compte à son actif plus de 20 ans d’expérience dans les domaines de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée.

Activités de la Direction de l’AIPRP

Formation des employés

Au cours de l’exercice financier, huit séances de formation portant sur l’AIPRP ont été offertes aux employés du Commissariat, y compris aux nouveaux employés et à ceux qui revenaient d’un congé prolongé ou d’une affectation temporaire au sein d’une autre organisation. La Direction de l’AIPRP fournit aussi des séances de formation au besoin.

Contribution active au processus décisionnel

La directrice de l’AIPRP collabore à la planification, à l’élaboration et à la mise à jour des politiques, procédures et directives du Commissariat. En outre, elle siège à plusieurs comités décisionnels clés du Commissariat. En reconnaissant l’importance d’inviter la directrice de l’AIPRP à siéger à ses principaux comités stratégiques, le Commissariat assure la conformité à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

La directrice de l’AIPRP préside par ailleurs le Groupe de travail de la responsabilisation de la protection des renseignements personnels, qui est composé de représentants de toutes les directions générales de l’organisation. Ses objectifs et ses principales activités s’établissent comme suit :
  • favoriser l’instauration d’une culture de sensibilisation et de protection de la vie privée à l’échelle du Commissariat;
  • assurer la responsabilité en matière de traitement des renseignements personnels à l’échelle du Commissariat et veiller à ce que les initiatives internes soient conformes aux normes de protection de la vie privée que l’on attend des organisations et des institutions réglementées par le Commissariat;
  • examiner les recommandations formulées par le Commissariat à des organisations externes pour s’assurer qu’il peut lui-même les appliquer et qu’il s’y conforme;
  • veiller à ce que toutes les initiatives donnant lieu à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels au sein du Commissariat soient portées à l’attention de la responsable de la protection de la vie privée de l’organisation.

Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux édition 2015

Au cours de l’exercice financier, la Direction de l’AIPRP a mis à jour le chapitre du Commissariat dans Info Source : Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux. Plus précisément, les descriptions de programme du chapitre ont été révisées afin qu’elles reflètent la dernière version de l’architecture d’alignement des programmes du Commissariat. De plus, un fichier de renseignements personnels (FRP) propre au Commissariat et un certain nombre de catégories de documents ont été révisés; parmi les autres changements apportés au chapitre du Commissariat, on compte une nouvelle autorisation de disposition de documents pour les FRP propre au Commissariat, ainsi que l’ajout de trois nouveaux FRP standards.

Direction de l’AIPRP — changements de personnel

Au cours de l’exercice financier, il y a eu un certain roulement de personnel au sein de la Direction de l’AIPRP, notamment le départ d’un analyste principal de l’AIPRP à temps plein et l’arrivée d’une nouvelle directrice de l’AIPRP. En outre, un employé occasionnel et un consultant ont été embauchés pour contribuer au traitement de demandes d’accès ou à l’élaboration d’instruments de politique sur l’AIPRP. Nous nous attendons à ce que durant la prochaine année, il y ait d’autres changements de personnel, notamment l’embauche d’un employé à temps plein.

Interprétation statistique de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Commissariat a reçu 109 demandes officielles relativement à la LPRP au cours de l’exercice, et il en a fermé 110, notamment une demande qui avait été reportée de l’exercice précédent. Toutefois, pour presque la moitié des demandes fermées - 51 (46 %) d’entre elles - aucun document n’a été trouvé, ce qui comprenait 11 demandes d’accès à des renseignements personnels relevant d’autres institutions du gouvernement fédéral. Avec le consentement des demandeurs, les 11 demandes ont été redirigées afin qu’elles soient traitées par les institutions concernées, c’est-à-dire l’Agence des services frontaliers du Canada, l’Agence du revenu du Canada, Citoyenneté et Immigration Canada, le Service correctionnel du Canada, Emploi et Développement social Canada/Service Canada, la Défense nationale, et la Gendarmerie royale du Canada.

Demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Demandes en vertu de la LPRP

Demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Année 2013/2014 2014/2015 2015/2016
Reçues 81 38 109
Transférées 49 19 11
Traitées 32 19 98

Durant la période visée par le rapport, le Commissariat a traité 89 demandes en vertu de la LPRP visant des renseignements personnels dont il avait la responsabilité, soit un total de 18 968 pages d’information. Bien que cela représente beaucoup plus de demandes que lors de l’exercice précédent, cette augmentation est en partie contrebalancée par le fait que 62 des 89 demandes, soit presque 70 % d’entre elles, provenaient du même demandeur.

Toutes les demandes reçues ont été fermées durant l’exercice visé par le rapport. Le Commissariat a aussi fermé une demande qui avait été reportée de 2014-2015. Tout compte fait, le Commissariat a traité 89 demandes visant des renseignements personnels dont il avait la responsabilité en 2015-2016. Toutes ces demandes avaient été présentées par les personnes concernées.

Le Commissariat a dû proroger le délai pour trois demandes. Dans deux demandes, le volume de documents qui devaient être traités était assez imposant, et l’achèvement de ces demandes à l’intérieur du délai initial de 30 jours aurait interféré de manière déraisonnable avec les activités du Commissariat; dans la troisième demande, des consultations étaient nécessaires pour satisfaire à la demande, et celle-ci n’aurait pas pu être raisonnablement terminée à l’intérieur du délai initial. En ce qui a trait aux 89 demandes traitées en 2015-2016 :

  • l’information a été communiquée dans son intégralité dans 11 cas;
  • l’information a été communiquée partiellement dans 42 cas;
  • les documents demandés n’existaient pas dans 31 cas;
  • l’information a fait l’objet d’une exception et aucun renseignement n’a été communiqué dans 3 cas;
  • la demande a été abandonnée par le requérant dans 2 cas.

De ces 89 demandes traitées au cours de l’exercice, 43 visaient l’accès au contenu de dossiers d’enquêtes en vertu de la LPRP ou de la LPRPDE. L’article 22.1 de la LPRP interdit au Commissariat de communiquer les renseignements obtenus dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications même si le dossier est clos et que toutes les procédures connexes sont terminées. Le Commissariat ne peut toutefois refuser de communiquer des renseignements qu’il a créés dans le cadre d’enquêtes ou de vérifications une fois que le dossier est clos et que toutes les procédures connexes sont terminées, sous réserve des exceptions applicables. Cette exception a été appliquée dans 29 cas pour la période visée par le rapport. Pour ce qui est des autres exceptions, l’article 26 a été invoqué dans 25 cas et l’article 27 dans 13 cas.

Le Commissariat reçoit très couramment des demandes d’accès à tous les renseignements personnels détenus par le gouvernement du Canada. Le plus souvent, le Commissariat ne détient pas les renseignements personnels demandés. Il conseille alors aux requérants de consulter Info Source: Sources de renseignements du gouvernement fédéral et sur les fonctionnaires fédéraux pour prendre connaissance de la liste détaillée des renseignements personnels détenus par chaque institution fédérale et de présenter des demandes à celles qui sont le plus susceptibles d’avoir les renseignements personnels auxquels ils souhaitent avoir accès.

Aucune demande de correction de renseignements personnels conservés par le Commissariat n’a été reçue durant la période visée par le rapport.

Enfin, le Commissariat a été consulté à cinq reprises par d’autres institutions du gouvernement fédéral. La Commission de la fonction publique du Canada a consulté le Commissariat à trois occasions, alors que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada l’a fait à deux reprises.

Plaintes sous le régime de la Loi sur la protection des renseignements personnels mettant en cause le Commissariat

Au cours de la période visée par le rapport, le Commissariat a été mis en cause dans 21 plaintes sous le régime de la LPRP, et il s’agissait dans tous les cas de nouvelles plaintes. Il est à noter que 18 des 21 plaintes provenaient du même plaignant. Le commissaire spécial à la protection de la vie privée a publié 14 rapports de conclusions au cours de l’exercice. Les 14 plaintes ont été jugées non fondées. À la fin de la période visée par le rapport, le commissaire spécial à la protection de la vie privée n’avait pas encore publié les rapports de conclusions à l’égard des sept plaintes restantes.

Il est à noter que le commissaire spécial à la protection de la vie privée a estimé que les deux plaintes qui avaient été reportées de l’exercice 2014-2015 étaient fondées; les plaintes en question concernaient une atteinte importante à la vie privée survenue au Commissariat en 2014. Pour obtenir des renseignements additionnels concernant cette atteinte, consulter la section intitulée Atteinte importante à la vie privée dans le présent rapport.

Rapport sur la Directive d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du SCT

Selon la Directive sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, entrée en vigueur le 1er avril 2010, le SCT est chargé de veiller au respect de celle-ci. Pour s’acquitter de cette responsabilité, les institutions doivent intégrer des statistiques pertinentes à leur rapport annuel sur l’application de la LPRP.

Au cours de l’exercice 2015-2016, le Commissariat a réalisé l'EFVP suivante :

Résumé de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour le système de sécurité commun du 30 Victoria

Le directeur 2010-2011 des grands projets de l’État à la Direction générale des biens immobiliers de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada avait donné le mandat aux nouveaux locataires de l’immeuble de bureaux du 30, rue Victoria de mettre en œuvre un système de sécurité commun pour la surveillance et le contrôle de l’accès ainsi que la gestion de l’identité pour tous les locataires.

Le but de l’EFVP pluriorganisationnelle du SRSML30Vic était d’effectuer une évaluation de haut niveau des répercussions potentielles sur la vie privée associées au SRSML30Vic pour le compte de tous les locataires fédéraux de l’immeuble situé au 30, rue Victoria, c’est-à-dire le Bureau du directeur général des élections (Élections Canada), Parcs Canada (PC), le Commissariat à l’information du Canada (CI), le Commissariat aux langues officielles (CLO), la Direction de la conservation du patrimoine (DCP) de TPSGC et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP). L’EFVP comprend une évaluation des activités envisagées de collecte de renseignements, un examen des fonctions clés du système et une évaluation de haut niveau des fonctions normales des enquêteurs. L’échange possible de renseignements personnels pouvant intervenir avec les organismes policiers provinciaux et fédéraux dans le cadre d’enquêtes criminelles, dans les limites prescrites au moment de la rédaction, et a également été pris en considération.

Toutefois, l’EFVP du SRSML30Vic ne comprenait pas d’examen des activités spécialisées ou institutionnelles d’enquête ou d’application de la loi menées par les organismes d’application de la loi ni celles visant la gestion des incidents de sécurité. Ces activités - dans la mesure où elles prévoient la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels - doivent faire l’objet d’EFVP des programmes par chaque organisme.

Le résumé de cette EFVP se trouve sur le site Web du Commissariat : https://www.priv.gc.ca/au-ans/pia-efvp/mtcss_f.asp.

Partage des données

Le Commissariat n’a pas entrepris d’activités de partage de données au cours de l’exercice.

Communication des renseignements personnels

Le Commissariat n’a communiqué aucun renseignement personnel en vertu des alinéas 8(2)e), m) ou 8(2) (5) de la LPRP au cours de l’exercice.

Atteinte importante à la vie privée

Le 10 avril 2014, le personnel du Commissariat s’est rendu compte de la disparition d’un lecteur d’appoint.

Le lecteur contenait une copie de sauvegarde du module Budgétisation au rendement du capital humain (BRCH) datant de 2002. Le Commissariat utilise le système conjointement avec le Commissariat à l’information du Canada. Il s’agit du système financier utilisé pour gérer et prévoir les salaires des employés, et ce système contient des renseignements personnels concernant les employés. Au total, 800 employés actuels et anciens des deux commissariats ont été touchés par l’incident. Ce dernier a été signalé au commissaire spécial à la protection de la vie privée et au Secrétariat du Conseil du Trésor. De plus, les parties concernées ont été informées de l’incident et de leur droit de déposer une plainte.

Le 16 mars 2016, l’ancien commissaire spécial à la protection de la vie privée, M. John H. Sims, a produit un rapport de conclusions concernant cette atteinte à la vie privée, dans lequel il faisait un certain nombre de recommandations. Le Commissariat a accepté toutes les recommandations de M. Sims, et il y donne suite et les mets en œuvre activement. De plus, le Commissariat a adopté des mesures pour renforcer les processus connexes au sein du Commissariat afin de prévenir tout incident à l’avenir.

Il n’y a eu aucune atteinte importante à la vie privée au sein du Commissariat durant l’exercice visé par le rapport.

Politiques sur la protection de la vie privée

Compte tenu des changements de personnel au sein de la Direction de l’AIPRP, aucun travail en matière d’instruments de politique liés à la protection des renseignements personnels n’a été effectué durant l’exercice visé par le rapport; toutefois, de tels instruments, nouveaux ou révisés, devraient être approuvés et affichés sur le site Web du Commissariat durant l’exercice 2016 2017.

La directrice de l’AIPRP est membre du Comité d’élaboration des politiques du Commissariat. Dans ce contexte, l’examen des politiques, des directives et des lignes directrices permet, comme par le passé, d’assurer la conformité à la LPRP.

On peut obtenir copie du présent rapport à l’adresse suivante :

Directrice, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria, 1er étage
Gatineau (Québec)  K1A 1H3

Annexe A – Loi sur la protection des renseignements personnels Ordonnance de délégation de pouvoirs

La commissaire par intérim à la protection de la vie privé du Canada, à titre de responsable d’une institution fédérale, délègue par la présente, en vertu de l’article 73 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, certaines de ses attributions précisées ci-après et décrites plus en détail à l’annexe A aux personnes qui occupent les postes suivants de façon permanents ou intérimaire :

Poste Articles de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Directeur, AIPRP Loi : 8(2)j), 8(4) et (5), 9(1) et (4), 10, 14, 15, 17(2)b) et (3)b),18 à 28, 31, 33(2), 35(1) et (4), 36(3), 37(3), 51(2)b) et (3), 72(1)

Règlements : 9, 11(2) et (4), 13(1), 14

Cette délégation de pouvoirs annule et remplace toute délégation antérieure de pouvoirs, devoirs et fonctions.

FAIT en la ville d'Ottawa ce 9 jour de janvier 2014

(La version originale a été signée par)

Chantal Bernier
Commissaire à la protection de la vie privé du Canada par intérim

Loi sur la protection des renseignements personnels

8(2)(j) Communiquer des renseignements personnels pour des travaux de recherche
8(2)(m) Communiquer des renseignements personnels dans l’intérêt du public ou de l’individu concerné
8(4) Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)e) et une mention des renseignements communiqués
8(5) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des communications faites en vertu de l’alinéa 8(2)m)
9(1) Conserver un relevé des cas d’usage des renseignements personnels
9(4) Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée des usages compatibles et modifier le répertoire
10 Verser les renseignements personnels dans des fichiers prévus à cette fin
14 Répondre à une demande d’accès à des renseignements personnels dans les trente jours suivant sa réception; donner l’accès ou donner avis
15 Proroger le délai de réponse à une demande d’accès
17(2)(b) Décider de faire traduire le document demandé ou non
17(3)(b) Décider d’offrir le document demandé sur un support de substitution ou non
18(2) Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont versés dans des fichiers inconsultables
19(1) Refuser la communication des renseignements personnels qui ont été obtenus à titre confidentiel d’un autre gouvernement
19(2) Peut communiquer les renseignements personnels visés au paragraphe 19(1) si le gouvernement qui les a fournis consent à la communication ou rend les renseignements publics
20 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires fédérales-provinciales
21 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de porter préjudice à la conduite des affaires internationales ou à la défense
22 Appliquer une série d’exemptions discrétionnaires liées aux activités d’application des lois et d’enquêtes, de même qu’aux fonctions de police provinciale ou municipale
22.1(1) En vigueur depuis le 1er avril 2007 — Le Commissaire à la protection de la vie privée est tenu de refuser de communiquer les renseignements personnels obtenus ou créés par lui dans le cadre de toute enquête
22.1(2) En vigueur depuis le 1er avril 2007 — Le Commissaire à la protection de la vie privée ne peut s’autoriser du paragraphe 22.1(1) pour refuser de communiquer les renseignements personnels créés par lui dans le cadre de toute enquête une fois que l’enquête et toute instance afférente sont terminées
23 Peut refuser la communication de renseignements personnels préparés par un organisme d’enquête lors des enquêtes de sécurité
24 Peut refuser à un individu la communication des renseignements personnels qui ont été recueillis par le Service correctionnel du Canada ou la Commission nationale des libérations conditionnelles pendant qu’il était sous le coup d’une condamnation si les conditions du présent article sont remplies
25 Peut refuser la communication de renseignements personnels dont la divulgation risquerait vraisemblablement de nuire à la sécurité des individus
26 Peut refuser la communication de renseignements personnels qui portent sur un autre individu que celui qui fait la demande et devoir refuser cette communication dans les cas où elle est interdite en vertu de l’article 8
27 Peut refuser la communication des renseignements personnels qui sont protégés par le secret professionnel qui lie un avocat à son client
28 Peut refuser la communication des renseignements personnels qui portent sur l’état physique ou mental de l’individu qui en demande communication, dans les cas où la prise de connaissance par l’individu concerné des renseignements qui y figurent desservirait celui-ci
31 Obtenir l’avis d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée
33(2) Donner la possibilité aux personnes concernées de présenter leurs observations au Commissaire à la protection de la vie privée au cours d’une enquête
35(1) Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée et donner avis des mesures prises
35(4) Donner au plaignant l’accès à ses renseignements personnels à la suite de l’avis donné en vertu de l’alinéa 35(1)b)
36(3) Recevoir le rapport de conclusions d’enquête du Commissaire à la protection de la vie privée sur les dossiers versés dans un fichier inconsultable
37(3) Recevoir le rapport de conclusions du Commissaire à la protection de la vie privée à l’issue d’une enquête de conformité
51(2)(b) Demander qu’une audience prévue aux termes de l’article 51 soit tenue dans la région de la capitale nationale
51(3) Demander et obtenir l’autorisation de présenter des arguments lors des audiences prévues aux termes de l’article 51
70 Refuser de communiquer de l’information exclue de l’application de la Loi en tant que renseignements confidentiels du Cabinet
72(1) Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement

Règlement sur la protection des renseignements personnels

9 Fournir des installations convenables pour la consultation de renseignements personnels
11(2) et (4) Appliquer les procédures relatives à la correction de renseignements personnels ou aux mentions connexes
13(1) Communiquer des renseignements personnels concernant l’état physique ou mental d’un individu à un médecin ou à un psychologue en situation légale d’exercice
14 Exiger qu’un individu soit en présence d’un médecin ou d’un psychologue en situation légale d’exercice lors de la consultation de ses renseignements personnels

Annexe B – Rapport statistique

Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution: Commissariat à la protection de la vie privée

Période visée par le rapport: 01/04/2015 au 31/03/2016

Partie 1 — Demandes en vertu de la LPRP

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 109
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 1
Total 110
Fermées pendant la période visée par le rapport 110
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 — Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Completion Time
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 3 8 0 0 0 0 0 11
Communication partielle 10 24 8 0 0 0 0 42
Tous exemptés 2 1 0 0 0 0 0 3
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 49 2 0 0 0 0 0 51
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 67 35 8 0 0 0 0 110
2.2 Exceptions
Article
Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
18(2) 0 22(1)a)(i) 0 23a) 0
19(1)a) 0 22(1)a)(ii) 0 23b) 0
19(1)b) 0 22(1)a)(iii) 0 24a) 0
19(1)c) 0 22(1)b) 0 24b) 0
19(1)d) 0 22(1)c) 0 25 0
19(1)e) 0 22(2) 0 26 25
19(1)f) 0 22.1 29 27 13
20 0 22.2 0 28 0
21 0 22.3 0    
    70.10
2.3 Exclusions
Article
Nombre de demandes Article Nombre de demandes Article Nombre de demandes
69(1)a) 0 70(1)a) 0 70(1)d) 0
69(1)b) 0 70(1)b) 0 70(1)e) 0
69.1 0 70(1)c) 0 70(1)f) 0
2.4 Support des documents divulgués
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 3 8 0
Communication partielle 22 20 0
Total 25 28 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 1 093 1 093 11
Communication partielle 17 285 8 270 42
Tous exemptés 588 0 3
Tous exclus 0 0 0
Demande abandonnée 2 0 3
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 18 968 9 363 59
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 6 128 5 965 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 15 310 24 3 516 2 830 0 0 1 3 614
Tous exemptés 2 0 1 0 0 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 3 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 26 438 30 4 481 2 830 0 0 1 3 614
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 2 3 0 0 5
Tous exemptés 0 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 2 3 0 0 5

2.6 Retards

2.6.1 Raisons des retards dans le traitement des demandes
Nombre de demandes fermées en retard Raison principale
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autres
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 - Communications en vertu du paragraphe 8(2)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Alinéa 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 - Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 — Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 2 0 1 0
Tous exemptés 0 0 0 0
Tous exclus 0 0 0 0
Aucun document n’existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 2 0 1 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 2 0 1 0
Total 2 0 1 0

Partie 6 — Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 5 54 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 5 54 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 5 54 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 2 1 0 0 0 0 0 3
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 2 0 0 0 0 0 0 2
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 4 1 0 0 0 0 0 5
6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organismes
Recommendation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 — Délais de traitement des consultations sur les confidences du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombres de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombres de jours Moins de 100 pages traitées 101 à 500 pages traitées 501 à 1 000 pages traitées 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 — Plaintes et enquêtes

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
21 3 14 0 38

Partie 9 — Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

Nombre d’ÉFVP terminées 1

Partie 10 — Ressources liées à la LPRP

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 105 846 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 47 682 $
  • Marchés de services professionnels
47 129 $  
  • Autres
553 $  
Total 153 528 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 1,86
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,50
Étudiants 0,00
Total 2,36
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