Politique provisoire sur les consultations liées aux orientations sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Introduction

Les consultations menées auprès des parties prenantes sont un volet important de l’élaboration des orientations du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada à l’intention des entreprises.

Elles lui permettent de préparer des orientations pertinentes et efficaces qui répondent aux besoins des parties prenantes et ciblent des enjeux clés. Elles l’aident aussi à formuler des conseils clairs et pratiques quant au respect des obligations en matière de protection de la vie privée et aux améliorations à cet égard.

La Politique sur les consultations liées aux orientations sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la Politique) s’applique aux documents d’orientation exhaustifs rédigés par le Commissariat au sujet des exigences prévues par la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Elle définit l’approche du Commissariat à l’égard du processus de consultation lié aux orientations sur la LPRPDE et vise à établir des attentes claires et cohérentes quant à celui-ci.

Les entreprises et les autres organisations peuvent également demander une consultation auprès du Commissariat pour obtenir des conseils sur leurs pratiques et leurs activités. Ces rencontres individuelles sont menées par la Direction de la promotion et de la mobilisation du Commissariat et ne sont pas visées par la Politique sur les consultations liées aux orientations^{Note de bas de page 1} de celui-ci.

Qu’est-ce qu’une orientation?

Le Commissariat publie ses orientations pour aider les organisations à comprendre et à respecter leurs obligations au titre de la LPRPDE. Nos orientations visent à préciser la façon dont les lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent et les circonstances dans lesquelles elles s’appliquent, à établir les pratiques exemplaires en matière de protection de la vie privée, à mettre en évidence les principaux risques d’atteinte à la vie privée et à clarifier les attentes en matière de réglementation.

En général, le Commissariat publie des orientations dans les trois domaines suivants :

• Orientation sur la façon dont les lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent à l’utilisation d’une technologie, par exemple la reconnaissance faciale ou d’autres technologies biométriques;
• Orientation sur la façon dont les lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent dans certaines situations ou à un ensemble donné d’activités, par exemple au travail;
• Orientation sur l’interprétation de certains éléments de la loi, par exemple les dispositions de la LPRPDE relatives au consentement.

Quel que soit le sujet, les orientations du Commissariat visent à fournir des conseils clairs sur ce que les organisations doivent et devraient faire pour se conformer à la loi.

Qui consultons-nous?

Les questions relatives à la protection de la vie privée qui font l’objet de nos orientations peuvent avoir des répercussions importantes sur un grand nombre d’individus, de groupes et d’organisations. Nous souhaitons donc recueillir différents points de vue lors des consultations que nous menons sur nos orientations.

Nous voulons notamment entendre les entités et personnes suivantes :

• Entreprises, représentants de l’industrie et associations professionnelles
• Groupes de la société civile et organisations à but non lucratif
• Représentants de communautés autochtones
• Professionnels des milieux juridique et universitaire
• Membres du public
• Autres groupes, associations, professionnels ou organisations qui souhaitent participer

Quelles sont les orientations qui font l’objet d’une consultation?

En général, le Commissariat mène des consultations sur des documents d’orientation qui visent à fournir des explications, des interprétations et des conseils exhaustifs et approfondis. Il ne mène habituellement pas de consultation sur des documents d’orientation plus courts ou plus ciblés, tels que des bulletins d’interprétation, des fiches-conseils ou d’autres outils et ressources.

Ce qu’une orientation n’est pas

Le Commissariat a pour rôle de surveiller la conformité aux lois fédérales sur la protection des renseignements personnels et de promouvoir la protection du droit à la vie privée. Il n’a pas le pouvoir de modifier les exigences de ces lois ni de créer des règles contraignantes pour les organisations. Les orientations du Commissariat se limitent à fournir des interprétations de la législation existante.

Processus de consultation

En consultant les parties prenantes au sujet de ses orientations, le Commissariat peut se faire une idée des défis auxquels les organisations sont confrontées lorsqu’elles s’acquittent de leurs obligations en matière de protection de la vie privée ainsi que des questions qu’elles ont sur la manière dont les lois sur la protection des renseignements personnels s’appliquent à leurs activités. Les consultations aident aussi le Commissariat à mieux comprendre les risques qui pèsent sur la vie privée et l’incidence des pratiques et des technologies sur les individus et les groupes.

Afin que les consultations liées aux orientations soient efficaces et conformes à son Code de conduite, le Commissariat s’engage à mener des consultations qui :

• sont ouvertes à un large éventail de parties prenantes;
• assurent une utilisation efficace du temps et des ressources;
• sont pertinentes et prennent en compte les observations des parties prenantes;
• sont équitables pour toutes les parties prenantes qui souhaitent participer;
• sont menées dans le cadre d’un processus transparent.

En tenant compte de ces critères, le Commissariat a préparé une politique de consultation qui prévoit la collecte d’information à différentes étapes du processus d’élaboration des orientations, utilise des processus cohérents et est accessible à divers groupes de parties prenantes.

Appel aux observations et commentaires écrits

Dès le début du processus de rédaction d’une orientation, le Commissariat publie un appel aux observations. Celui-ci définit les paramètres généraux de l’orientation et peut contenir des positions préliminaires, des recommandations, des facteurs à prendre en considération et des domaines d’intérêt. Il s’agit là d’une occasion pour les parties prenantes de voir leurs observations prises en compte dans le cadre des premières décisions concernant la structure et le contenu des documents d’orientation, y compris les sujets sur lesquels il convient de se pencher.

Les parties prenantes sont invitées à donner leur avis sur ces aspects préliminaires de l’orientation et sur tout autre facteur pertinent dont il faut tenir compte. Par exemple, elles peuvent présenter les pratiques exemplaires qu’elles connaissent, les cas d’utilisation pertinents qui pourraient être pris en compte lors de la rédaction de l’orientation, les principaux défis auxquels elles sont confrontées en matière de conformité ou les dispositions de la loi qui mériteraient d’être clarifiées.

L’appel aux observations est publié sur le site Web du Commissariat et s’adresse à l’ensemble des organisations et des individus. Les observations peuvent être présentées par courriel en format Word, PDF ou texte dans les 60 jours suivant l’ouverture de la consultation.

D’autres formats peuvent être acceptés au cas par cas pour les organisations ou les individus qui en font la demande. Les demandes de mesures d’adaptation et les questions relatives au processus de consultation peuvent être envoyées au Commissariat, par courriel (à l’adresse indiquée dans l’appel aux observations), par téléphone ou par la poste.

Rencontres avec les parties prenantes

En plus d’un appel aux observations, le Commissariat peut décider d’organiser des rencontres avec des représentants des parties prenantes et des communautés autochtones. Ces rencontres peuvent être l’occasion de mettre en contexte l’information reçue dans le cadre de l’appel aux observations et d’explorer plus en détail le point de vue des parties prenantes.

Organisées et animées par le Commissariat, ces rencontres prennent généralement la forme de tables rondes au cours desquelles les représentants de diverses parties prenantes sont invités à donner leur avis sur des questions liées à l’orientation et à l’appel aux observations. Dans des situations particulières, le Commissariat peut également tenir des rencontres individuelles avec certaines parties prenantes, par exemple lorsque l’une d’elles a une expertise unique et particulièrement pertinente. Comme les ressources du Commissariat sont limitées, les rencontres individuelles sont peu fréquentes.

La tenue de rencontres avec les parties prenantes dépend de la nature et de la portée de l’orientation, des ressources du Commissariat et de la disponibilité des représentants externes.

Période de consultation

Les consultations peuvent avoir une incidence importante sur le calendrier de publication d’une orientation. Afin que les orientations soient mises à la disposition des entreprises et des organisations lorsque celles-ci en ont le plus besoin, le Commissariat limite la durée des consultations sur les documents en cours d’élaboration. Il peut ainsi publier des orientations pertinentes en temps opportun. C’est aussi pour cette raison qu’il ne tient pas de multiples périodes de consultation publique pour un même document d’orientation en cours de rédaction.

Les consultations liées aux nouveaux documents d’orientation sur la LPRPDE sont ouvertes pendant 60 jours à compter de la publication de l’appel aux observations sur le site Web du Commissariat. Les tables rondes, le cas échéant, ont lieu pendant la période de consultation de 60 jours.

Analyse des commentaires et rédaction de l’orientation

Une fois la période de consultation et les rencontres avec les parties prenantes terminées, le Commissariat analyse les commentaires reçus et tient compte des suggestions et des recommandations durant la rédaction du document d’orientation.

Le Commissariat s’engage à prendre en considération de manière équitable, impartiale et raisonnable tous les commentaires reçus au cours d’une consultation. Cela signifie qu’il évalue les commentaires à la lumière des observations des autres parties prenantes, de la portée, des objectifs et du public visé par l’orientation ainsi que des éléments opérationnels à prendre en compte relativement à la rédaction et à la publication. Tout commentaire qui contrevient à la Politique relative aux commentaires du Commissariat ne sera pas pris en compte dans le cadre des consultations liées aux orientations.

Une fois que le document d’orientation est prêt, il est publié sur le site Web du Commissariat.

Participation ouverte

Le Commissariat examine régulièrement les documents d’orientation publiés sur son site Web afin de s’assurer de leur pertinence et de leur exhaustivité et de voir s’ils peuvent être améliorés. Il peut aussi les réviser après avoir pris connaissance de faits nouveaux ou des observations convaincantes d’une partie prenante, ou encore en raison de l’évolution de la situation, par exemple des changements réglementaires ou technologiques.

Le Commissariat continue d’accepter les commentaires des parties prenantes même après la publication d’un document d’orientation sur son site Web. Ces commentaires sont examinés en continu et pris en compte lors de l’évaluation des documents d’orientation en vue d’éventuelles améliorations. Les commentaires relatifs à un document d’orientation peuvent être soumis au Commissariat par courriel à l’adresse cpvp-opcconsultation1@priv.gc.ca, en format texte, Word ou PDF.

Retrait ou archivage des documents d’orientation

Les documents d’orientation désuets (p. ex. en raison d’une modification de la loi ou d’une évolution technologique) peuvent être retirés définitivement du site Web du Commissariat ou archivés. Lorsqu’un document d’orientation est archivé, il peut rester disponible sur le site Web du Commissariat aux fins de référence, de recherche ou de tenue de documents, mais il n’est plus considéré comme un document d’orientation actif. Les documents d’orientation sont retirés du site Web lorsqu’ils deviennent redondants ou obsolètes.

Les documents d’orientation archivés sont clairement indiqués comme tels sur le site Web du Commissariat et ils ne sont plus ouverts aux observations des parties prenantes.

Comment puis-je participer à une consultation liée à une orientation du Commissariat?

Tout le monde peut participer à une consultation au sujet d’une orientation du Commissariat en soumettant des commentaires en réponse à un appel aux observations ou en faisant part de son point de vue dans le cadre du processus de participation ouverte. Les commentaires soumis dans le cadre d’une consultation sont examinés et analysés systématiquement, et ils contribuent à l’élaboration, à l’évaluation et à la révision des documents d’orientation du Commissariat.

Des appels aux observations sont publiés régulièrement sur le site Web du Commissariat. Lorsque c’est le cas, une annonce est également faite sur les canaux de médias sociaux du Commissariat.

Toute observation qui contrevient aux lois canadiennes ou à la Politique relative aux commentaires du Commissariat ne sera pas prise en compte dans le cadre des consultations liées aux orientations.

Le Commissariat publie-t-il les observations reçues sur son site Web?

Les observations ne sont pas publiées sur le site Web du Commissariat; cependant, celui-ci peut publier le résumé des observations qu’il reçoit et le transmettre à des organisations externes. Les résumés ne permettront pas d’attribuer les opinions ou les commentaires obtenus à une personne ou à une organisation donnée.

Le Commissariat est assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels. La Loi sur l’accès à l’information accorde au public un droit d’accès aux documents de l’administration fédérale. La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux particuliers un droit d’accès aux renseignements personnels les concernant et protège ces renseignements contre toute communication non autorisée.

Les commentaires qui nous sont fournis dans le cadre d’un processus de consultation lié à une orientation peuvent être accessibles à des tiers en dehors du Commissariat au titre de la Loi sur l’accès à l’information. Toutefois, cela ne s’applique pas aux renseignements personnels (tel que défini dans la Loi sur la protection des renseignements personnels) qui peuvent être liés à vos observations.

Comment le Commissariat traite-t-il les renseignements personnels recueillis durant les consultations?

Veuillez consulter la Politique sur la protection des renseignements personnels du Commissariat, les modalités d’utilisation ainsi que la Politique relative aux commentaires du Commissariat pour savoir comment il traite vos renseignements. Les renseignements personnels fournis seront utilisés et pourraient être communiqués aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou rassemblés par le Commissariat, ou pour un usage compatible avec ces fins.

Si vous avez une question qui ne concerne pas le présent appel aux observations, veuillez utiliser le formulaire de demande d’information en ligne ou communiquer avec le Centre d’information du Commissariat. Les commentaires obtenus en réponse au présent appel aux observations ne seront pas traités comme des plaintes concernant la protection de la vie privée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels ou de la LPRPDE. Pour obtenir de plus amples renseignements sur la procédure de dépôt d’une plainte en vertu de l’une ou l’autre de ces lois, veuillez consulter la page Déposer une plainte officielle concernant la protection de la vie privée.