Évaluation cyclique de la dotation 2021-2026
Date de remise du rapport à la Commission de la fonction publique (CFP) : Avril 2026
Résumé exécutif
La Commission de la fonction publique (CFP) a procédé à une évaluation systémique des diverses composantes du cadre organisationnel du Commissariat, dont les exigences en matière de subdélégation, de surveillance et de rapport, afin de déterminer si les principales exigences de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la CFP étaient respectées et de cerner les points forts et les points à améliorer.
La CFP a examiné un petit échantillon de nominations afin d’évaluer le respect des exigences essentielles de la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), des autres lois et règlements applicables, de l’IDRN, de la Politique de nomination de la CFP ainsi que de l’instrument de subdélégation et des politiques de dotation organisationnelles, le cas échéant.
Forces
✔ Politiques de dotation structurées et conformes.
✔ Respect systématique des exigences liées aux priorités.
✔ Conformité complète en langues officielles.
✔ Normes de qualification toujours respectées.
Principaux risques
⚠ Documentation insuffisante concernant l’évaluation des préjugés et obstacles.
⚠ Difficulté à déterminer si les personnes bénéficiant d’un droit de priorité ont été prises en considération en premier lieu.
Conclusion
Le Commissariat dispose d’un système de dotation solide et largement conforme, mais certains éléments liés à la documentation doivent être renforcés pour assurer une conformité intégrale et démontrable.
Plan d’action
Recommandation 1 – Cadre de dotation
Mise en œuvre – Mai 2026
Ajouter un élément au sujet que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire (Section 1 de l’IDRN).
| Version actuelle | Changement proposé |
|---|---|
| Le cadre actuel ne mentionne rien à cet effet. | Ajouter l’élément suivant sous « Responsabilités et résultats escomptés — Dirigeant des RH » à la page 4 : Consulter, au besoin, les agents négociateurs selon la nature et la portée des changements envisagés, et les informer des modifications de fond apportées au présent Cadre de dotation ou à l’Instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation. Mai 2026 |
Recommandation 2 – Cadre de dotation
Mise en œuvre – Mai 2026
Par souci de clarification, l’ensemble des actions qui offrent un droit de recours pourrait être nommé.
| Version actuelle | Changement proposé |
|---|---|
| Page 6 – Politique sur la zone de sélection Les exigences liées à la zone de sélection s’appliquent à tous les processus internes et externes annoncés et à tous les processus internes non annoncés à des fins de recours. Les personnes subdéléguées chargées de la dotation doivent établir des zones de sélection d’une manière qui :
|
Modifier le texte : Les exigences liées à la zone de sélection s’appliquent à tous les processus internes et externes annoncés et à tous les processus internes annoncés et non annoncés à des fins de recours. Les personnes subdéléguées chargées de la dotation doivent établir des zones de sélection d’une manière qui :
|
Recommandation 3 – Cadre de dotation
Mise en œuvre – Mai 2026
Le cadre de dotation pourrait mentionner clairement les points sur lesquels l’administrateur général doit faire rapport annuellement (Annexe D de l’IDRN).
| Version actuelle | Changement proposé |
|---|---|
| Page 8 L’approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation comprend deux types essentiels d’évaluation, à savoir : l’évaluation cyclique et les exigences d’établissement de rapports de la CFP (au minimum aux cinq ans) : un examen rigoureux du mécanisme d’application des pouvoirs de nomination qui donne l’assurance que les activités de dotation sont conformes aux exigences législatives et politiques. |
Modifier le texte : L’approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation comprend deux types essentiels d’évaluation, à savoir : les exigences d’établissement de rapports de la CFP, tels qu’énumérés à l’Annexe D de l’IDRN : les organisations doivent faire rapport annuellement à la CFP. |
Recommandation 4 – Outil pour identifier les préjugés et obstacles des méthodes d’évaluation dans les nominations annoncées et les nominations non annoncées
Mise en œuvre – Février 2026
- Mettre en évidence la considération des bénéficiaires de priorité avant tout autre candidat dans les dossiers de nominations non annoncées et ajouter une note au dossier expliquant pourquoi ce n’est pas possible, le cas échéant.
- Les outils pour identifier les préjugés et obstacles des méthodes d’évaluation devraient être signés par la personne subdéléguée, démontrer le moment où l’évaluation a eu lieu, comprendre une justification claire en l’absence de préjugés ou obstacles identifiés ou présenter les efforts déployés ou mesures prises le cas échéant.
| Version actuelle | Changement proposé |
|---|---|
| S.O. | Les outils ont été modifiés pour inclure la date à laquelle l’évaluation est complétée, le nom de la personne subdéléguée, etc. La prise en considération des bénéficiaires de priorité est déjà datée. L’ajout de la date sur les outils pour identifier les préjugés et obstacles des méthodes d’évaluation va donc permettre de démontrer que les bénéficiaires de priorité ont été considérés avant tout autre candidat. |
Mandat et priorités du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
En vertu de son mandat, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat) a la responsabilité de surveiller l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, laquelle porte sur les pratiques de traitement des renseignements personnels utilisées par les ministères et organismes fédéraux, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé au Canada.
Le Commissariat a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des personnes à la vie privée.
En 2024, le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada, Philippe Dufresne, a annoncé trois priorités stratégiques à l’appui de sa vision de la protection de la vie privée.
- Protéger et promouvoir le droit à la vie privée de manière à optimiser les efforts déployés
- Faire valoir la protection de la vie privée à l’heure où se succèdent les changements technologiques et agir en ce sens
- Défendre le droit à la vie privée des enfants
Contexte et méthodologie
Il est à noter que le Commissariat est un organisme indépendant du gouvernement et relève directement du Parlement. À cet effet, la section 6 de la Politique sur la gestion des personnes du Secrétariat du Conseil du Trésor indique que le commissaire est uniquement responsable de la surveillance et du respect de cette politique au sein de son organisation et de la résolution des cas de non-conformité.
Afin d’épauler le commissaire dans son rôle d’administrateur de comptes du Commissariat devant le Parlement, un Comité de vérification est en place et formule des avis objectifs et des recommandations à l’intention du commissaire en ce qui concerne la gestion du risque, le contrôle et la gouvernance.
En ce qui concerne la dotation, le Commissariat est assujetti aux exigences de la Politique de nomination et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) de la Commission de la fonction publique (CFP). Conformément à la section 3 de l’IDRN, les administrateurs généraux doivent tenir, au moins une fois tous les cinq ans, une évaluation cyclique du respect de la conformité aux exigences énoncées dans l’Instrument, dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), dans les autres lois et règlements applicables, dans la Politique de nomination de la CFP, ainsi que dans les politiques de dotation organisationnelles et dans l’instrument de subdélégation. Par conséquent, le Commissariat a l’obligation de soumettre à la CFP une évaluation cyclique de son système de dotation d’ici le 1er mai 2026. Selon l’IDRN, les administrateurs généraux des petites organisations (500 employés ou moins) peuvent conclure une entente avec la CFP pour qu’elle effectue l’évaluation cyclique en leur nom si l’organisation n’a pas les ressources pour le faire. C’est dans ce contexte que le Commissariat a demandé à la CFP d’effectuer la présente évaluation cyclique en son nom.
L’approche et la méthodologie des évaluations cycliques effectuées par la CFP pour le compte de petites organisations sont fondées sur :
- l’orientation de la CFP en matière d’évaluation cyclique de la dotation;
- les orientations de la CFP pour une évaluation rigoureuse fournissant des résultats fiables et pertinents;
- une évaluation des risques afin de cerner les domaines et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique devrait porter;
- une évaluation du cadre organisationnel de dotation (p. ex. les politiques en place, l’instrument de subdélégation);
- l’examen d’un échantillon de dossiers de nomination afin d’en vérifier la conformité.
Conclusions de la CFP
Évaluation du cadre organisationnel
Il a été déterminé que le Cadre de dotation et l’Instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation du Commissariat respectent les exigences de l’IDRN. Toutefois, les précisions suivantes pourraient être ajoutées, par souci de clarification.
- Ajouter un élément au sujet que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.
- La section « Surveillance et rapports » du Cadre de dotation pourrait mentionner clairement les points sur lesquels l’administrateur général doit faire rapport annuellement, soit ceux mentionnés à l’annexe D de l’IDRN.
- Dans la Politique sur la zone de sélection, qui se retrouve Cadre de dotation, l’ensemble des actions qui offrent un droit de recours pourrait être nommé et non seulement spécifier un processus de nomination interne non annoncé.
Évaluation de la conformité
La CFP a examiné un échantillon ciblé de huit nominations effectuées entre 2020 et 2025. Cet examen porte sur l’évaluation de neuf exigences de baseNote de bas de page 1. Les résultats indiquent un taux généralement élevé de conformité. En effet, sept des neuf exigences de base sont respectées. Les deux exigences de base nécessitant une attention particulière sont :
- Méthodes d’évaluation et identification des préjugés et des obstacles
- L’article 36 (2) de la LEFP stipule : Avant d’avoir recours à une méthode d’évaluation, la Commission procède à une évaluation afin d’établir si la méthode envisagée et la façon dont elle sera appliquée comportent ou créent des préjugés ou des obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d’équité et, le cas échéant, déploie des efforts raisonnables pour les éliminer ou atténuer leurs effets sur ces personnes.
- Cette exigence s’applique à seulement trois nominations, toutes des nominations non annoncées. Le gabarit utilisé pour faire l’évaluation n’indique pas la date à laquelle l’évaluation a été faite, manque de clarté/contexte et n’inclut aucune justification claire expliquant l’absence de préjugés ou obstacles identifiés.
- Prise en considération des bénéficiaires de priorité
- Pour trois nominations non annoncées, puisque l’évaluation contre l’énoncé de critère de mérite n’est pas signée par le gestionnaire, la CFP n’a pas été en mesure de confirmer si l’évaluation des bénéficiaires de priorité a été faite avant l’évaluation de la personne nommée.
- Pour une nomination non annoncée, les bénéficiaires de priorité ont été considérés après qu’ait eu lieu l’évaluation de la personne nommée. Pour une clarification accrue, une note au dossier aurait pu être ajoutée pour expliquer pourquoi il était impossible de considérer les bénéficiaires de priorité avant la personne nommée.
Réponse de la Direction des RH
La Direction des RH est satisfaite de ce bilan positif. Tout au long du processus d’évaluation cyclique, la CFP a tenu informés les représentants en RH de la méthodologie utilisée et les a rencontrés pour bien expliquer l’évaluation. Par conséquent, la Direction des RH est en accord avec le processus suivi et est confiant que les conclusions obtenues sont un reflet exact de la santé du système de dotation du Commissariat.
Prochaines étapes
Cadre organisationnel
Des changements administratifs seront apportés au Cadre de dotation ainsi qu’à l’Instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation (voir Plan d’action du Résumé exécutif à la page 3).
Conformité
Les deux constats de la CFP en termes de conformité peuvent être adressés par la mise à jour de l’outil utilisé pour repérer les préjugés et obstacles possibles dans la méthode d’évaluation qui pourraient désavantager les personnes issues des groupes en quête d’équité, et à déterminer les stratégies d’atténuation appropriées.
Des changements ont été apportés à l’outil utilisé lors des nominations non annoncées. Ce nouvel outil est en vigueur depuis février 2026 et le Commissariat va consulter la CFP pour s’assurer qu’il répond désormais aux exigences.
Il est à noter que l’outil utilisé pour les nominations annoncées n’a pas été revu dans le cadre de la présente évaluation. Par contre, il a été mis à jour une première fois à l’automne 2025 pour tenir compte des exigences en matière de renseignements pour l’identification des préjugés et obstacles publiées plus tôt en 2025 par la CFP. Il a également été bonifié en février 2026, suite aux constats de la CFP lors de l’évaluation cyclique.
Présentation des résultats
Une présentation sur les constatations de la présente évaluation cyclique sera faite au Comité de vérification du Commissariat ainsi que lors de la prochaine rencontre patronale-syndicale. Finalement, le présent rapport sera publié sur le site internet du Commissariat.
Attestation de l’administrateur général
Conformément aux exigences de l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination, je soumets à la Commission de la fonction publique le rapport d’évaluation cyclique organisationnelle complétée cette année.
(La version originale a été signée par)
Philippe Dufresne
Commissaire à la protection de la vie privée
25-03-26
Date
Annexe A — Rapport intégral de la CFP
Rapport d’évaluation cyclique de la dotation pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Évaluation menée par la Commission de la fonction publique (CFP)
Date de remise du rapport à l’organisation :
Février 2026
Résumé exécutif
En un coup d’œil
- Cadre : Conforme/Partiellement conforme
- Examen des dossiers : 4 conformes/4 partiellement conformes
Forces
✔ Politiques de dotation structurées et généralement conformes.
✔ Respect systématique des exigences liées aux priorités.
✔ Conformité complète en langues officielles.
✔ Normes de qualification toujours respectées.
Principaux risques
⚠ Documentation insuffisante concernant l’évaluation des préjugés et obstacles.
⚠ Les personnes bénéficiant d’un droit de priorité n’ont pas été prises en considération en premier lieu dans certains cas.
Actions recommandées
Renforcer la documentation des analyses d’évaluation (préjugés/obstacles).
S’assurer que les résultats complets des évaluations sont archivés pour chaque dossier.
Ajouter au cadre les exigences de consultation et de rapport (annexe D de l’IDRN).
Conclusion
Le CPVP dispose d’un système de dotation solide et largement conforme, mais certains éléments liés à la documentation doivent être renforcés pour assurer une conformité intégrale et démontrable.
Prochaines étapes
Transmettre le rapport d’évaluation cyclique à la CFP au plus tard le 1er mai 2026.
Contexte
Depuis avril 2016, conformément au Cadre de surveillance renouvelé de la Commission de la fonction publique (CFP), les administrateurs généraux sont tenus de soumettre à un suivi leurs activités de surveillance de la dotation et d’en faire rapport, comme le décrit l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN).
Conformément à la section 3 de l’IDRN, les administrateurs généraux doivent tenir, au moins une fois tous les cinq ans, une évaluation cyclique du respect de la conformité aux exigences énoncées dans l’Instrument, dans la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP), dans les autres lois et règlements applicables, dans la Politique de nomination de la CFP, ainsi que dans les politiques de dotation organisationnelles et dans l’instrument de subdélégation.
Ces résultats d’évaluation cyclique doivent être communiqués à la CFP dans l’année suivant l’évaluation, soit séparément, soit dans le cadre du rapport annuel à la CFP, comme l’exige l’annexe D de l’IDRN.
Selon l’IDRN, les administrateurs généraux des petites organisations (500 employés ou moins) peuvent conclure une entente avec la CFP pour qu’elle effectue l’évaluation cyclique en leur nom si l’organisation n’a pas les ressources pour le faire. C’est dans ce contexte que le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a demandé à la CFP d’effectuer la présente évaluation cyclique en son nom.
Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a présenté sa dernière évaluation cyclique à la CFP le 6 juillet 2021. Ce rapport d’évaluation cyclique est le deuxième rapport du CPVP et doit être remis à la CFP au plus tard le 1er mai 2026.
Méthodologie
L’approche et la méthodologie des évaluations cycliques effectuées par la CFP pour le compte de petites organisations sont fondées sur l’orientation de la CFP en matière d’évaluation cyclique de la dotation, ainsi que sur les observations et les pratiques exemplaires en matière de processus du précédent projet pilote d’évaluation cyclique.
Ce projet a été exécuté par la Direction de la vérification de la CFP en 2019.
Bien qu’il n’y ait aucune approche ou méthodologie prescrite pour les évaluations cycliques de la dotation, les orientations de la CFP indiquent que l’évaluation doit être rigoureuse et fournir des résultats fiables et pertinents. En outre, elle doit être complétée par une évaluation des risques afin de cerner les domaines et les exigences sur lesquels l’évaluation cyclique devrait porter. Enfin, l’évaluation doit comprendre une évaluation du cadre organisationnel de dotation (p. ex. les politiques en place, l’instrument de subdélégation) et doit examiner un échantillon de dossiers de nomination afin d’en vérifier la conformité.
L’Outil de référence pour la surveillance de la dotation (ORSD) de la CFP est une ressource qui décrit les diverses exigences découlant de la LEFP, d’autres lois et règlements applicables, de la Politique de nomination de la CFP et de l’IDRN de la CFP aux administrateurs généraux. Bien que l’outil ne soit pas une liste exhaustive de toutes les exigences liées à la dotation et que son utilisation soit facultative, il a été utilisé dans le cadre de la méthodologie lorsque les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ont été invités à informer la CFP des secteurs et des exigences de dotation sur lesquels cette évaluation cyclique devait porter ainsi que de la portée et de l’échantillon des dossiers de dotation à examiner.
Ainsi, la CFP a aidé les représentants organisationnels du CPVP à cerner les domaines de risque en tenant compte de tous les renseignements disponibles et pertinents.
La CFP a ensuite procédé à une évaluation systémique des diverses composantes du cadre organisationnel du CPVP, dont les exigences en matière de subdélégation, de surveillance et de rapport, afin de déterminer si les principales exigences de l’IDRN de la CFP étaient respectées et de cerner les points forts et les points à améliorer.
Enfin, la CFP a examiné un petit échantillon de nominations afin d’évaluer le respect des exigences essentielles de la LEFP, des autres lois et règlements applicables, de l’IDRN, de la Politique de nomination de la CFP ainsi que de l’instrument de subdélégation et des politiques de dotation organisationnelles, le cas échéant.
Contexte organisationnel de dotation
Taille de l’organisation au 31 mars 2025 : 353 employés. Cette donnée provient du site suivant : Effectif de la fonction publique fédérale par ministère ou organisme — Canada.ca et il est important de noter qu’il s’agit du nombre d’employés pour les Commissariats à l’information et à la vie privée du Canada. Cette organisation compte plutôt 205 employés actuellement.
| Exercice | Nominations internes annoncées (IA) |
Nomination internes non annoncés (INA) |
Nominations externes annoncés (EA) |
Nominations externes non annoncées (ENA) |
Total |
|---|---|---|---|---|---|
| 2020‑2021 | 6 | 5 | 13 | 1 | 25 |
| 2021‑2022 | 22 | 33 | 36 | 5 | 96 |
| 2022‑2023 | 2 | 17 | 6 | 5 | 30 |
| 2023‑2024 | 7 | 47 | 19 | 3 | 76 |
| 2024‑2025 | 1 | 8 | 7 | 4 | 20 |
| Source : Tableau de bord de la dotation de la Commission de la fonction publique (CFP) | |||||
Évaluation du cadre organisationnel de dotation
Les administrateurs généraux doivent inclure dans leur cadre organisationnel de dotation les exigences minimales énoncées dans l’IDRN de la CFP.
La portée de l’évaluation comprenait un examen des politiques de dotation et de la documentation connexe exigées par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour la période allant de 2020 à 2025.
Système de dotation de l’organisation — Section 1 de l’IDRN
L’administrateur général du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a mis en œuvre les exigences d’un système de dotation organisationnel définies dans l’IDRN de la CFP comme suit :
- Établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination interne qui, au minimum :
- Prévois un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées;
- Prévois un accès raisonnable aux mécanismes de recours;
- Respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada.
Principaux résultats :
L’administrateur général a établi une politique sur la zone de sélection qui est conforme aux exigences ci-haut de l’IDRN.
Principaux résultats pour le point 1a :
Dans le cadre de dotation en vigueur depuis septembre 2023 à la page 6, on peut y lire ce qui suit :
« Les personnes subdéléguées chargées de la dotation doivent établir des zones de sélection d’une manière qui :
- offre un accès raisonnable aux processus de nomination annoncés (internes au Commissariat, externes au Commissariat, mais à l’intérieur de la fonction publique et à l’extérieur de la fonction publique), qui permettent de créer une fonction publique regroupant des personnes de tout le Canada capables de servir les Canadiens et les Canadiennes dans la langue officielle de leur choix; »
Principaux résultats pour le point 1 b :
À la page 5 du cadre organisationnel de dotation, on peut lire « Il est donc important d’évaluer soigneusement les circonstances dans lesquelles le choix est fait et de respecter les droits de recours qui y sont associés. »
De plus, à la page 6 du cadre de dotation du Commissariat, il est spécifié que « Les exigences liées à la zone de sélection s’appliquent à tous les processus internes et externes annoncés et à tous les processus internes non annoncés à des fins de recours. »
Cela dit, on peut lire plus bas l’obligation des « personnes subdéléguées chargées de la dotation ([d’établir]) des zones de sélection d’une manière qui : offre un réel accès à des recours lorsqu’elles utilisent un processus de nomination interne non annoncé; »
Recommandation :
L’ensemble des actions qui offrent un droit de recours pourrait être nommé et non seulement spécifier un processus de nomination interne non annoncé, simplement par souci de clarification.
Principaux résultats pour le point 1c :
Le cadre organisationnel de dotation à la page 6 énonce que le gestionnaire doit s’assurer que la zone de sélection « respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada; »
- Établir une direction, par le biais d’une politique, d’activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés.
Principaux résultats :
Le cadre de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada contient une Politique sur le choix du processus de nomination à la page 4 qui guide le choix entre les processus de nomination annoncés ou non, pour garantir une dotation efficace, équitable et adaptée aux besoins organisationnels. Elle insiste sur la prise de décision réfléchie, en tenant compte des ressources, des talents internes et des principes d’inclusion.
- Établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection.
Principaux résultats :
Le cadre de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada contient une politique sur la justification des décisions de sélection à la page 7 qui exige que « La justification des décisions de sélection doit être écrite et devrait comprendre à tout le moins les éléments suivants ».
- S’assurer que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.
Principaux résultats :
Le cadre de dotation ne mentionne rien à cet effet, toutefois il se pourrait que le Commissariat ait considéré qu’il n’était pas nécessaire ou souhaitable de le faire.
Recommandation :
Cet élément pourrait être ajouté au besoin.
- S’assurer d’étudier leurs systèmes, politiques et pratiques d’emploi en matière de nomination ou liés à la nomination, lorsqu’une sous-représentation a été identifiée, afin de déterminer s’ils comportent des préjugés ou des obstacles pour les personnes qui sont membres des groupes désignés au sens de l’article 3 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi (LEE) et, si tel est le cas, faire des efforts raisonnables pour les éliminer ou pour en atténuer les effets sur ces personnes.
Principaux résultats :
Le CVPC élabore son approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation dans son cadre de dotation à la page 8. Celle-ci s’applique à toutes les mesures de dotation et permet, entre autre, de « veiller à l’examen des systèmes, des politiques et des pratiques d’emploi ou liés à la nomination du Commissariat, lorsqu’une sous-représentation a été détectée, afin de déterminer s’ils présentent des préjugés ou des obstacles envers les personnes appartenant aux groupes désignés, tels qu’ils sont définis à l’article 3 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et, le cas échéant, déployer des efforts raisonnables en vue de les éliminer ou d’en atténuer les effets sur lesdites personnes. »
Subdélégation — Section 2 de l’IDRN
Pour des besoins de subdélégation des pouvoirs de nomination et des pouvoirs connexes, l’administrateur général du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a mis en œuvre l’ensemble des exigences de l’IDRN en matière de subdélégation, telle qu’elles sont décrites ci-dessous :
- Identifier et documenter les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués.
Principaux résultats :
L’instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation qui est en vigueur depuis juillet 2024 énonce adéquatement les pouvoirs de dotation et le niveau de subdélégation requis pour mener le processus et/ou faire des nominations en fonction des niveaux suivant :
« NIVEAUX DE SUBDÉLÉGATION DES POUVOIRS DE L’AG
NIVEAU 1
Responsable de secteur
NIVEAU 2
Cadre ou équivalent
NIVEAU 3
Tous les titulaires ayant un rôle de supervision relevant du niveau 2, 1
ou de l’AG
FONCTIONNEL RH (F)
Professionnel des ressources humaines
Remarque : À titre de chef fonctionnel de la dotation désigné par l’administrateur général, le dirigeant ministériel des RH peut exercer tous les pouvoirs de dotation à tous les niveaux du Commissariat, à l’exception de ceux relevant uniquement de l’AG. »
- Établir les exigences de formation préalables à la subdélégation, qui doivent inclure une formation sur les préjugés inconscients.
Principaux résultats :
L’instrument de subdélégation des pouvoirs de dotation énonce à la première page les conditions préalables à la subdélégation, soit :
« Tous les niveaux, sauf “Fontionnel RH” : Avant de recevoir des pouvoirs de dotation subdélégués au Commissariat, une personne doit remplir les conditions préalables suivantes :
A. Pour mener un processus (voir la définition à la page 5)
— Avoir réussi le cours COR120 — Pratiques d’embauche inclusives pour un effectif diversifié offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).
— Avoir suivi la formation interne sur l’orientation en dotation.
— Avoir signé la lettre de subdélégation/formulaire d’attestation.B. Pour faire des nominations (voir la définition à la page 5)
— Avoir réussi le cours COR120 — Pratiques d’embauche inclusives pour un effectif diversifié offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).
— Avoir réussi le cours COR132 — Dotation : Un outil de renouvellement de l’effectif à l’intention des gestionnaires offert par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) ou une formation équivalente.
— Avoir suivi la formation interne sur l’orientation en dotation.
— Avoir signé la lettre de subdélégation/formulaire d’attestation. »
Avant de subdéléguer, s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguées :
- Ont suivi les formations requises;
- Ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences de l’annexe C et la clause suivante :
« Je m’assurerai que l’évaluation est inclusive et menée de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation, et que des efforts raisonnables ont été déployés pour y éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets. »
Principaux résultats pour le point 3a :
La lettre aux gestionnaires subdélégués énonce ce qui suit :
« Cette subdélégation doit être exercée en conformité avec les modalités et conditions de l’Instrument de subdélégation en matière de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (Commissariat). Un manquement aux modalités de cette entente peut résulter en un retrait, à des restrictions ou des conditions additionnelles aux pouvoirs subdélégués, incluant des actions disciplinaires et de rendement dépendamment de la nature du mésusage ou de l’abus de pouvoir. »
Principaux résultats pour le point 3 b :
La lettre aux gestionnaires subdélégués énonce stipule clairement les exigences de l’annexe C et la clause suivante :
« Je m’assurerai que l’évaluation est inclusive et menée de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation, et que des efforts raisonnables ont été déployés pour y éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets. »
- Communiquer par écrit aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués.
Principaux résultats :
Dans la lettre aux gestionnaires subdélégués, celle-ci réfère aux modalités et conditions de l’Instrument de subdélégation en matière de dotation du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.
- S’assurer que les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont elles ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués.
Principaux résultats :
Dans les modalités et conditions liées à la subdélégation de l’Instrument de Subdélégation des pouvoirs de dotation, on peut lire ce qui suit :
« Modalités et conditions liées à la subdélégation
- Les personnes subdéléguées exercent les pouvoirs subdélégués correspondants à leur niveau, comme il est précisé dans l’Instrument, en se limitant à leur propre domaine de responsabilité et aux employés ou aux postes sous leur supervision (à moins d’indication contraire dans le présent instrument), en consultation avec le représentant des ressources humaines, qui fournit conseils et orientation »
Surveillance et rapports — Section 3 de l’IDRN
L’administrateur général du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a mis en œuvre l’ensemble des exigences relatives à la surveillance et à l’établissement de rapports définis dans l’IDRN comme suit :
Conformément à l’IDRN, les administrateurs généraux doivent faire ce qui suit :
- Dans le cadre de la surveillance continue de leur système de dotation, évaluer, de manière cyclique, le respect des exigences prévues par le présent instrument de délégation, la LEFP, les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP, ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation.
Principaux résultats :
Le cadre organisationnel de dotation prévoit l’approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation à la page 8 qui va comme suit :
« Elle constitue un moyen cohérent de surveiller et d’analyser le rendement touchant la dotation. Elle permet de :
- veiller à la santé et à l’intégrité globales du régime de dotation du Commissariat;
- respecter les exigences énoncées dans la Politique de nomination de la CFP et l’IDRN de la CFP;
- veiller à l’examen des systèmes, des politiques et des pratiques d’emploi ou liés à la nomination du Commissariat, lorsqu’une sous-représentation a été détectée, afin de déterminer s’ils présentent des préjugés ou des obstacles envers les personnes appartenant aux groupes désignés, tels qu’ils sont définis à l’article 3 de la Loi sur l’équité en matière d’emploi et, le cas échéant, déployer des efforts raisonnables en vue de les éliminer ou d’en atténuer les effets sur lesdites personnes.
L’approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation comprend deux types essentiels d’évaluation, à savoir :
- la surveillance continue et les rapports internes : les organisations observent, suivent et enregistrent l’information sur les activités liées à la dotation (il peut s’agir d’examens sur l’efficacité et l’efficience et la durée du processus de dotation, d’analyses de données internes, de tendances en matière de dotation, de données démographiques sur le recrutement, etc.);
- l’évaluation cyclique et les exigences d’établissement de rapports de la CFP (au minimum aux cinq ans) : un examen rigoureux du mécanisme d’application des pouvoirs de nomination qui donne l’assurance que les activités de dotation sont conformes aux exigences législatives et politiques. »
- S’assurer que des mesures de redressement appropriées sont prises pour remédier aux manquements.
Principaux résultats :
Le cadre organisationnel de dotation prévoit les conséquences de la non-conformité à la page 9 :
« Le commissaire peut retirer et restreindre les pouvoirs subdélégués ou imposer des conditions supplémentaires de délégation aux personnes subdéléguées, y compris imposer des mesures disciplinaires ou administratives dans les cas où les personnes subdéléguées prennent des actions contraires aux normes établies ou posent un risque potentiel de non-conformité à l’égard des lois, règlements, politiques, conventions collectives, conditions d’emploi, du présent cadre ou des autres exigences applicables. »
- Faire rapport à la CFP sur les points mentionnés à l’annexe D de l’IDRN :
Principaux résultats :
L’approche de surveillance et d’établissement de rapports en matière de dotation ne fait pas mention explicitement de l’annexe D de l’IDRN. Toutefois, il se peut que cette phrase que l’on trouve à la page 8 dans le cadre organisationnel de dotation ait été ajoutée pour y faire indirectement référence :
« l’évaluation cyclique et les exigences d’établissement de rapports de la CFP (au minimum aux cinq ans) : un examen rigoureux du mécanisme d’application des pouvoirs de nomination qui donne l’assurance que les activités de dotation sont conformes aux exigences législatives et politiques. »
Recommandation :
Le cadre de dotation pourrait mentionner clairement les points sur lesquels l’administrateur général doit faire rapport annuellement, soit ceux mentionnés à l’annexe D de l’IDRN.
Évaluation de la conformité
En ce qui concerne l’évaluation de la conformité, bien que les ministères et organismes soient responsables de respecter toutes les exigences législatives et stratégiques, les administrateurs généraux peuvent déterminer l’ampleur des exigences à évaluer dans leur évaluation cyclique.
Comme point de départ, on peut examiner certaines des exigences de base qui assurent l’intégrité du système de dotation, par exemple :
- Méthodes d’évaluation/Identification des préjugés et des obstacles
- Application d’une zone nationale de sélection pour tous les processus de nomination externes annoncés (exceptions applicables)
- Prise en considération des bénéficiaires de priorité
- Obligations en matière de langues officielles (LO)
- Normes de qualification
- Dotation fondée sur le mérite
- Préférence aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents
- Formulaire d’attestation
- Serment ou affirmation solennelle
En fonction de son contexte et de son évaluation des risques, et en consultation avec la CFP, l’organisation peut adapter le choix des exigences examinées lors de l’évaluation cyclique.
Dans le cas du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, l’organisation a déterminé que les activités de surveillance continue constituaient des risques pour la conformité en raison du fait qu’il y a une seule conseillère en dotation à temps plein, également responsable de l’élaboration des politiques en dotation, de leur application, ainsi que de veiller aux respects des diverses exigences en dotation.
De plus, cette organisation a soulevé le manque de documentation pour démontrer leurs améliorations, la façon dont ils adressent les enjeux. Lorsque des lacunes sont identifiées, celles-ci sont réglées sans toutefois que la démarque soit formellement documentée. Le manque de documentation pourrait être un risque, par exemple en cas de départ au sein de l’équipe de dotation.
L’organisation a également soulevé des préoccupations concernant l’utilisation et l’accessibilité des données du CPVP. D’abord puisque celles-ci ont souvent été amalgamées à celles du Commissariat à l’information et puisque dans le passé, il n’analysait pas nécessairement en profondeur les données du Sondage sur la dotation et l’impartialité politique, du Tableau de bord de la dotation, etc. Heureusement, leur nouveau Plan intégré des RH 2025-2030 contient des actions prévues pour adresser cette lacune et procéder avec des analyses plus systématiques.
Champ d’application et échantillonnage
En se fondant sur les discussions tenues avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant les risques relatifs à la dotation et l’examen du système de dotation organisationnel décrit dans les sections précédentes du présent rapport, la CFP a examiné un échantillon ciblé de 8 nominations effectuées entre 2020 à 2025 afin d’évaluer le respect des exigences législatives et celles liées aux politiques :
- 2 processus de nomination externes non annoncés;
- 2 processus de nomination internes non annoncés;
- 2 processus de nomination externes annoncés;
- 2 processus de nomination internes annoncés.
Un nombre proportionnel de nominations découlant d’un processus non annoncé faisait partie de l’échantillon pour que les préoccupations concernant ces types de nominations soient examinées adéquatement dans le cadre de l’examen des dossiers.
Veuillez consulter l’annexe A pour voir une liste des exigences de base examinées dans le cadre de cette évaluation cyclique.
Résultats de conformité
Méthodes d’évaluation/Identification des préjugés et des obstacles
Attentes de la CFP :
Avant d’utiliser une méthode d’évaluation, effectuer une évaluation pour établir s’il existe des préjugés ou des obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d’équité. Si l’évaluation permet de déceler des obstacles ou des préjugés, des efforts raisonnables doivent être faits pour les éliminer ou pour atténuer leurs effets sur ces personnes.
S’assurer que l’évaluation est inclusive et menée de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation, et que des efforts raisonnables ont été déployés pour éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets.
Constats :
Seulement 3 dossiers sur 8 ont permis d’évaluer la conformité de cet élément, compte tenu des types d’actions et des dates effectives des évaluations. Dans 1 de ces 3 dossiers, certaines cases du formulaire d’évaluation n’avaient pas été cochées, laissant croire que l’évaluation n’a pas été réalisée dans son intégralité.
Dans 2 des 3 dossiers, bien que la liste de vérification ait été entièrement cochée, la méthode utilisée pour réaliser l’évaluation ne permettait pas de démontrer si des préjugés ou des obstacles avaient été identifiés ni le moment ou l’évaluation a eu lieu.
Enfin, aucun des 3 dossiers n’a démontré une justification claire expliquant l’absence de préjugés ou obstacles identifiés. Finalement, puisque le gestionnaire subdélégué n’a pas signé l’évaluation (et les stratégies d’atténuation si applicable), nous ne pouvons pas confirmer si celui-ci à veiller au respect du paragraphe 36 (2) de la LEFP.
Zone de sélection
Attentes de la CFP :
Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent définir une zone nationale de sélection pour les processus de nomination externes annoncés, sauf dans les cas énumérés à l’annexe A de la Politique de nomination.
Constats :
Cette exigence a été respectée dans les deux dossiers auxquels elle s’appliquait.
Prise en considération des bénéficiaires de priorité
Attentes de la CFP :
La LEFP et le Règlement sur l’emploi dans la fonction publique (REFP) donnent le droit à certaines personnes répondant à des conditions précises d’être nommées de façon prioritaire par rapport aux autres. Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent évaluer les personnes ayant un droit de priorité et doivent respecter les exigences pour administrer les droits de priorité conformément à la Directive sur l’administration des priorités, notamment l’obtention de l’autorisation en matière de priorité avant de lancer un processus de nomination.
La section 8.2.i de la Directive sur l’administration des priorités stipule que les organisations doivent « évaluer les bénéficiaires de priorité avant de prendre la candidature d’autres personnes en considération pour toutes les nominations à des postes de durée déterminée et indéterminée ». Cette exigence renforce l’attente de la Politique de nomination selon laquelle les personnes bénéficiant d’un droit de priorité doivent être prises en considération en premier lieu. Toutefois, dans certaines situations, cette exigence peut être difficile à appliquer, par exemple dans le cadre de processus de nomination non annoncés ou lors de nominations annoncées subséquentes effectuées à partir d’un bassin déjà établi.
Constats :
Cette exigence fut respectée dans 2 des dossiers évalués. Cette exigence n’a pas pu être appliquée dans le cadre de processus de nominations annoncées subséquentes effectuées à partir d’un bassin déjà établi (2 dossiers). Dans le cas des 3 nominations non annoncées puisque l’évaluation contre l’énoncé de critère de mérite n’est pas signée par le gestionnaire, il est difficile de confirmer cette information. Dans un des dossiers, les bénéficiaires de priorité ont été considérées après qu’aient eu lieu les évaluations de la candidate.
Obligations en matière de langues officielles
Attentes de la CFP :
Conformément à la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent respecter les obligations en matière de langues officielles (LO) tout au long du processus de nomination, notamment en fournissant des renseignements complets et exacts sur le processus de nomination dans les deux langues officielles. Cette obligation renforce aussi l’engagement pris dans le cadre de la Loi sur les langues officielles (LLO) afin de s’assurer que le gouvernement du Canada offre des possibilités égales d’emploi et d’avancement au sein des organisations fédérales aux Canadiens d’expression anglaise et d’expression française.
Constats :
Les obligations en matière de langues officielles, pour chacune des étapes applicables aux dossiers :
- les demandes d’autorisation en matière de priorité,
- les annonces d’emploi (pour les processus de nomination annoncés),
- les outils d’évaluation (pour les processus de nomination annoncés),
- les notifications (pour les processus de nomination internes)
Ont toutes été respectées dans les dossiers concernés.
Normes de qualification
Attentes de la CFP :
En vertu de la LEFP, le Conseil du Trésor du Canada, en sa qualité d’employeur de la fonction publique, est chargé de fixer des normes de qualification, notamment en matière d’instruction, d’attestation professionnelle ou d’autres qualifications qu’il juge nécessaires ou souhaitables, compte tenu de la nature du travail à accomplir. Les gestionnaires qui ont reçu des pouvoirs de dotation subdélégués doivent s’assurer que les normes de qualification applicables sont respectées ou dépassées lorsqu’ils établissent les titres de compétence requis pour le poste à pourvoir.
Constats :
Cette exigence fut respectée dans la totalité des dossiers évalués.
Dotation fondée sur le mérite
Attentes de la CFP :
La LEFP prévoit que toutes les nominations internes et externes à des postes de la fonction publique doivent être fondées sur le mérite. Le paragraphe 30 (2) de la LEFP définit les conditions qui doivent être réunies pour déterminer le mérite, notamment les qualifications essentielles pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute qualification supplémentaire, toute exigence opérationnelle et tout besoin organisationnel précisé par l’administrateur général.
Conformément à l’annexe B de la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent s’assurer que l’information relative à la nomination, notamment l’évaluation et les résultats de tous les candidats, est accessible en ligne ou par d’autres moyens pendant au moins cinq ans. Finalement, il est essentiel d’obtenir l’autorisation de la CFP avant d’utiliser des tests psychologiques d’intelligence, de personnalité, d’intégrité et d’aptitude, de même que des tests visant à évaluer la santé mentale.
Constats :
- Pour l’ensemble des nominations examinées, la personne nommée possédait toutes les qualifications essentielles.
- Pour l’ensemble des nominations examinées où les qualifications considérées comme un atout, et/ou) les exigences opérationnelles et/ou) les besoins organisationnels ont été appliqués, la personne nommée y répondait.
Préférence aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents
Attentes de la CFP :
Conformément au paragraphe 39 (1) de la LEFP, dans le cadre d’un processus de nomination externe annoncé, les personnes ci-après doivent être nommées avant les autres candidats dans l’ordre indiqué, pourvu qu’elles possèdent les qualifications essentielles visées : les pensionnés de guerre, les anciens combattants, les survivants des anciens combattants et les citoyens canadiens, au sens de la Loi sur la citoyenneté, et les résidents permanents, au sens du paragraphe 2 (1) de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, dans les cas où une personne qui n’est ni citoyen canadien ni résident permanent est aussi candidat.
Constats :
Pour l’ensemble des nominations externes annoncées examinées, l’ordre de préférence a été respecté.
Lors de la nomination
Attentes de la CFP :
Conformément à l’IDRN, les subdélégués doivent avoir signé le formulaire d’attestation avant de faire l’offre de nomination. Le formulaire d’attestation doit également comprendre une référence pour s’assurer que l’évaluation est inclusive et menée de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation, et que des efforts raisonnables ont été déployés pour éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets.
De plus, dans le cas d’une nomination provenant de l’extérieur de la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle est prêté(e) et souscrit(e) par la personne nommée au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet.
Constats :
- Pour l’ensemble des nominations examinées, la personne qui a fait l’offre de nomination avait signé le formulaire d’attestation avant de faire l’offre.
- Pour les 8 processus de nominations examinés, 2 exigeaient que la personne nommée prête et souscrive le serment ou l’affirmation solennelle, ce qui, dans ces cas, a été fait avant ou au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet.
Vue d’ensemble des résultats de conformité
Le tableau 2 ci-dessous résume les résultats tirés de notre examen des nominations. D’après les renseignements fournis à la CFP en ce qui a trait à la conformité aux exigences en matière de dotation :
- 4 nominations étaient conformes.
- 3 nominations étaient partiellement conformes en ce qui concerne l’évaluation des méthodes d’évaluation et l’identification des préjugés et des obstacles.
- 4 nominations étaient partiellement conformes quant à la prise en considération des bénéficiaires de priorités.
| Exigences de base | Dossier 1 | Dossier 2 | Dossier 3 | Dossier 4 | Dossier 5 | Dossier 6 | Dossier 7 | Dossier 8 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Méthodes d’évaluation et identification des préjugés et des obstacles | Partiellement conforme |
S. O. | S. O. | S. O. | Partiellement conforme |
S. O. | Partiellement conforme |
S. O. |
| Zone nationale de sélection (exceptions s’appliquent) | S. O. | Conforme | S. O. | S. O. | S. O. | S. O. | S. O. | Conforme |
| Prise en considération des bénéficiaires de priorité | Impossible de conclure | Conforme | Conforme | Conforme | Impossible de conclure | Partiellement conforme |
Impossible de conclure | Conforme |
| Obligations en LO | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme |
| Normes de qualification | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme |
| Mérite : Qualifications essentielles/études/LO | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme |
| Mérite : Qualifications constituant un atout/exigences opérationnelles/besoins organisationnels | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme |
| Préférence aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents | S. O. | Conforme | S. O. | S. O. | S. O. | S. O. | S. O. | Conforme |
| Serment ou affirmation solennelle | S. O. | S. O. | S. O. | S. O. | Conforme | S. O. | Conforme | S. O. |
| Formulaire d’attestation | S. O. | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme | Conforme |
Conclusion et points à améliorer
- Pour le dossier de nomination 2, 3, 4 aucune amélioration n’est à noter.
- Pour le dossier de nomination 1, l’évaluation des méthodes d’évaluation ainsi que l’identification des préjugés et des obstacles pourraient être davantage étoffées, afin de démontrer si des mesures correctives ont été prises et, le cas échéant, de quelle façon celles-ci ont été mises en œuvre.
Aussi, l’évaluation contre l’énoncé de critère de mérite devrait être signée par le gestionnaire afin de démontrer si les personnes bénéficiant d’un droit de priorité ont été prises en considération en premier lieu. - Pour le dossier de nomination 5, l’évaluation des méthodes d’évaluation ainsi que l’identification des préjugés et des obstacles pourraient être davantage étoffées, afin de démontrer si des mesures correctives ont été prises et, le cas échéant, de quelle façon celles-ci ont été mises en œuvre.
Aussi, l’évaluation contre l’énoncé de critère de mérite devrait être signée par le gestionnaire afin de démontrer si les personnes bénéficiant d’un droit de priorité ont été prises en considération en premier lieu. - Pour le dossier de nomination 7, l’évaluation des méthodes d’évaluation ainsi que l’identification des préjugés et des obstacles pourraient être davantage étoffées, afin de démontrer si des mesures correctives doivent être prises et, le cas échéant, de quelle façon celles-ci ont été mises en œuvre.
Aussi, l’évaluation contre l’énoncé de critère de mérite devrait être signée par le gestionnaire afin de démontrer si les personnes bénéficiant d’un droit de priorité ont été prises en considération en premier lieu. - Pour le dossier 6, une justification devrait être ajoutée au dossier pour démontrer pourquoi les personnes bénéficiant d’un droit de priorité n’ont pas été prises en considération en premier lieu.
Annexe A : Prochaines étapes pour le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
Mesures correctives recommandées
Concernant le cadre de nomination
Dans le cadre de l’évaluation cyclique de la dotation, Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est encouragé à intégrer une disposition précisant que l’employeur ou les agents négociateurs seront consultés lorsque les politiques de la CFP l’exigent, ou lorsqu’il est jugé pertinent ou souhaitable de le faire. Bien que rien n’indique que cette consultation était nécessaire dans le contexte actuel, l’absence de toute mention dans les documents organisationnels crée une zone d’incertitude. L’ajout de cette mention permettrait de formaliser la démarche, d’assurer une transparence accrue et de démontrer que l’organisation est attentive à ses obligations en matière de consultation, lorsque celles-ci s’appliquent.
De plus, relativement à la surveillance et à l’établissement de rapports définis dans l’IDRN, le cadre de dotation pourrait clairement faire mention des points sur lesquels l’administrateur général doit faire rapport, soit ceux mentionnés à l’annexe D de l’IDRN.
Concernant les dossiers de dotation
Pour respecter l’attente de la Politique de nomination selon laquelle les personnes bénéficiant d’un droit de priorité doivent être prises en considération en premier lieu, le Commissariat devrait s’assurer de documenter ses dossiers en conséquence, soit par la signature de l’évaluation contre l’énoncé de mérite dans le cas des processus de nomination non annoncé ou en ajoutant une note au dossier dans le cadre des nominations annoncées.
Finalement, l’organisation devrait mettre en place un processus plus structuré et mieux documenté pour analyser les méthodes d’évaluation afin d’établir s’il existe des préjugés ou des obstacles qui désavantagent les personnes qui proviennent de tout groupe en quête d’équité. L’évaluation actuelle des outils pourrait être davantage étoffée afin de démontrer si, et comment, des efforts raisonnables ont été déployés pour éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets sur ces personnes. Une telle démarche contribuerait à renforcer l’équité, l’inclusion et l’accessibilité du processus de sélection, tout en démontrant clairement la conformité aux exigences de l’IDRN.
Présentation du rapport d’évaluation cyclique à la CFP d’ici le 1er mai 2026
Les ministères et les organismes doivent communiquer à la CFP les résultats de l’évaluation cyclique de la dotation par rapport aux exigences choisies au cours de l’année où l’évaluation est réalisée, soit séparément, soit dans le cadre du rapport annuel à la CFP, comme l’exige l’annexe D de l’IDRN.
Annexe B : Système de dotation organisationnel — Liste des exigences examinées pour la conformité
Système de dotation de l’organisation — Section 1 de l’IDRN
- Établir une politique sur la zone de sélection pour les processus de nomination interne qui, au minimum :
- Prévois un accès raisonnable lorsque des possibilités d’emploi sont annoncées;
- Prévois un accès raisonnable aux mécanismes de recours;
- Respecte les droits résiduels des employés d’Anciens Combattants Canada et de la Régie de l’énergie du Canada.
- Établir une direction, par le biais d’une politique, d’activités de planification ou d’autres moyens, portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés.
- Établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, leur décision de sélection.
- S’assurer que l’employeur ou les agents négociateurs ont été consultés sur les politiques de dotation organisationnelles lorsque demandé, ou s’ils considèrent qu’il est nécessaire ou souhaitable de le faire.
- S’assurer d’étudier leurs systèmes, politiques et pratiques d’emploi en matière de nomination ou lié à la nomination, lorsqu’une sous-représentation a été identifiée, afin de déterminer s’ils comportent des préjugés ou des obstacles pour les personnes qui sont membres des groupes désignés au sens de l’article 3 de la LEE et, si tel est le cas, faire des efforts raisonnables pour les éliminer ou pour en atténuer les effets sur ces personnes.
Subdélégation — Section 2 de l’IDRN
- Identifier et documenter les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui sont subdélégués, et à quelles personnes ces pouvoirs sont subdélégués.
- Établir les exigences de formation préalables à la subdélégation, qui doivent inclure une formation sur les préjugés inconscients.
- Avant de subdéléguer, s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguées :
- Ont suivi les formations requises;
- Ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences énoncées à l’annexe C et la clause suivante :
« Je m’assurerai que l’évaluation est inclusive et menée de manière à respecter le droit d’une personne à des mesures d’adaptation, et que des efforts raisonnables ont été déployés pour y éliminer les préjugés ou les obstacles, ou en atténuer les effets. »
- Communiquer par écrit aux personnes sur le point d’être subdéléguées les modalités et conditions de la subdélégation, ainsi que les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes qui leur sont subdélégués.
- S’assurer que les personnes subdéléguées reçoivent les renseignements ainsi que les conseils et les services en matière de ressources humaines dont elles ont besoin pour exercer leurs pouvoirs subdélégués.
Surveillance et rapports — Section 3 de l’IDRN
- Dans le cadre de la surveillance continue de leur système de dotation, évaluer, de manière cyclique, le respect des exigences prévues par le présent instrument de délégation, la LEFP, les autres lois et règlements applicables, la Politique de nomination de la CFP, ainsi que les politiques organisationnelles en matière de dotation et l’instrument de subdélégation.
- S’assurer que des mesures de redressement appropriées sont prises pour remédier aux manquements.
- Faire rapport à la CFP sur les points mentionnés à l’annexe D.
Annexe C : Examen des dossiers — Liste des exigences examinées pour la conformité
| Méthodes d’évaluation/ Identification des préjugés et des obstacles |
Références |
|---|---|
Une évaluation a été menée pour :
|
LEFP par. 36 (2) Politique de nomination, annexe B (5), (Exigence en matière de renseignements) IDRN, annexe C — Formulaire d’attestation |
| Zone de sélection | Références |
|---|---|
| Application d’une zone nationale de sélection pour un processus de nomination externe annoncé (exceptions applicables). | Politique de nomination s. 6, annexe A3 LEFP par. 34 (1), 35 (1), art. 44, 45, par. 50 (4) |
| Considération des bénéficiaires de priorité | Références |
|---|---|
| L’organisation a obtenu un numéro d’autorisation en matière de priorité auprès de la Commission de la fonction publique pour cette nomination (si requis). | LEFP art. 38, par. 39,1, art. 40, par. 41 (1), 43 REFP par. 4 (1) — (10) Politique de nomination s. 2, annexe B2 IDRN, annexe A (C) Directive sur l’administration des priorités s. 8.2, 8.2.6, 8.2.7 |
| Si l’article 43 de la LEFP était invoqué pour la non-application du droit de priorité, la preuve venant appuyer les motifs était au dossier. | LEFP art. 43 |
Il n’y a aucune différence entre les exigences utilisées dans la demande d’autorisation en matière de priorité et celles utilisées lors de la nomination qui auraient pu empêcher un bénéficiaire de priorité d’être pris en considération. Une attention particulière devrait être accordée selon :
|
Politique de nomination s. 2 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4, 8.2.6 |
| Les bénéficiaires de priorité intéressés identifiés par la Commission de la fonction publique ou qui se réfèrent eux-mêmes sont évalués avant de procéder à l’évaluation d’autres personnes. | Politique de nomination s. 1 Directive sur l’administration des priorités s. 8.2.4 |
| Obligations en matière de langues officielles | Références |
|---|---|
Il n’y a aucune différence entre les versions française et anglaise des éléments suivants qui pourrait avoir une incidence sur les personnes admissibles à postuler ou participer au processus de nomination ou à ses résultats :
|
Politique de nomination s. 5 (langues officielles) LLO, par. 39 (1), art. (2), (3) |
| Normes de qualification | Références |
|---|---|
| L’exigence en matière d’études (qualification essentielle) respecte ou dépasse la norme de qualification du Secrétariat du Conseil du Trésor applicable établie par l’employeur. | Politique de nomination s. 15, annexe B 1, 6 Normes de qualification pour l’emploi dans l’administration publique centrale LEFP par. 31 (1) (2), art. 32 |
| Dotation fondée sur le mérite | Références |
|---|---|
| La personne nommée satisfait à la norme de qualification applicable ou dépasse le minimum requis en matière d’éducation/certification professionnelle (qualification essentielle). L’équivalence canadienne est obtenue le cas échéant. | Politique de nomination s. 15, annexe B 1, 6 Normes de qualification pour l’emploi dans l’administration publique centrale LEFP par. 30 (1) (2) (3) |
| La personne nommée, y compris celle avec un droit de priorité, satisfait à toutes les autres qualifications essentielles établies (critères de mérite), y compris l’exigence en matière de langues officielles. | Politique de nomination s. 15, annexe B 1, 6 LEFP par. 30 (1) (2), 31 (1) (2), art. 36, 38 |
| La personne nommée satisfait aux qualifications constituant un atout, les exigences opérationnelles et/ou les besoins organisationnels appliqués dans la décision de nomination. | Politique de nomination s. 15, annexe B 1, 6 LEFP par. 30 (1) (2) (3) |
| L’approbation de la Commission de la fonction publique est reçue avant l’utilisation de tests psychologiques d’intelligence, personnalité, d’intégrité et d’aptitude, ainsi que de tests de santé mentale (le cas échéant). | Politique de nomination s. 9 Approbation des tests psychologiques par la Commission de la fonction publique |
| Préférence aux anciens combattants, aux citoyens canadiens et aux résidents permanents | Références |
|---|---|
| Pour un processus de nomination externe annoncé, l’ordre de préférence est respecté. | LEFP par. 39 (1), art. 40, 41 |
| Lors de la nomination | Références |
|---|---|
| Dans le cas d’une nomination provenant de l’extérieur de la fonction publique, le serment ou l’affirmation solennelle est prêté(e) et souscrit(e) par la personne nommée au plus tard à la date à laquelle la nomination a pris effet. | LEFP art. 54, 55, 134 IDRN, annexe C Politique de nomination, annexe B11 |
| L’offre de nomination est faite par écrit par une personne qui était déléguée ou subdéléguée au plus tard à la date de l’offre de nomination et qui avait signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences énoncées à l’annexe C de l’IDRN. | Politique de nomination s. 17, annexe B12 IDRN s. 2,2, s. 2,3, Annexe C — Formulaire d’attestation |
- Date de modification :