Une banque est accusée d'avoir refusé de communiquer des renseignements sur le congédiement d'un ancien employé

Résumé de conclusions d'enquêtes en vertu de la LPRPDE no 2002-50

[Principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphes 8(3), 8(5), 9(1) et alinéa 9(3)c)]

Plainte

Un ancien employé s'est plaint qu'une banque (1) ait refusé d'acquiescer à sa demande d'accès aux renseignements se trouvant dans son dossier d'emploi et (2), en répondant finalement à sa demande, lui avait refusé l'accès à certains renseignements auxquels il avait droit.

Résumé de l'enquête

Le plaignant avait été congédié par la banque un certain nombre d'années auparavant pour cause de harcèlement, sans jamais avoir eu les détails des allégations faites contre lui à l'époque. Désireux de tourner la page, il a présenté une demande officielle d'accès à son dossier d'emploi à la banque en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et des documents électroniques.

Après un délai de 41 jours, la banque a répondu à sa demande en lui envoyant le contenu du dossier, mais non sans en avoir retiré certains documents en invoquant le paragraphe 9(1) de la Loi, qui permet de retrancher des renseignements personnels sur un tiers. Après un examen des documents, le Commissariat à la protection à la vie privée a jugé qu'il y était effectivement fait mention de tiers qui avaient fait les allégations, mais qu'ils ne renfermaient pas de renseignements sur ces tiers aux fins de la Loi, ni de renseignements sur personne d'autre que le plaignant. La banque en a été avisée.

La banque a ensuite exprimé des réserves quant aux motifs qui poussaient le plaignant à demander des renseignements sur son congédiement, après tant de temps. Craignant pour les employés qui avaient fait des déclarations au sujet du plaignant, la banque a invoqué l'alinéa 9(3)c), de la Loi qui permet d'exclure des renseignements dont la communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d'un autre individu. Cependant, la banque n'a fourni aucun élément de preuve indiquant que cette crainte était fondée, et l'enquête n'en a pas mis au jour. Ayant été avisée qu'elle ne pouvait plus invoquer l'alinéa 9(3)c) dans ce cas, la banque a invité le plaignant à une rencontre, pour tenter de régler le différend.

Lors de cette rencontre, la banque n'a pas communiqué au plaignant tous les documents, mais lui a plutôt remis une copie dactylographiée de cinq commentaires qu'il aurait faits du temps où il était au service de la banque. Les commentaires n'étaient attribués à personne; cependant, le plaignant en a reconnu certains comme étant les siens et a pu les remettre en contexte. La banque a aussi avisé le plaignant que, dans ses dossiers, le motif de son congédiement était indiqué comme étant « pour cause ». Elle lui a donné à entendre que, à cet égard, s'il devait un jour préciser sur un formulaire officiel la raison de son congédiement, il pourrait raisonnablement faire état de « commentaires déplacés ». Le plaignant s'est montré satisfait des résultats de cette rencontre et a considéré que sa plainte était réglée.

Conclusions du commissaire

Rendues le 10 mai 2002

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire avait compétence dans cette cause parce que les banques sont des entreprises fédérales selon la définition de la Loi.

Application : Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refusé d'acquiescer à la demande. Le paragraphe 9(1) énonce qu'une organisation ne peut communiquer de renseignements dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers et doit, si possible, retrancher du document le renseignement sur un tiers. L'alinéa 9(3)c) stipule qu'une organisation n'est pas tenue de communiquer des renseignements dans le cas où cette communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d'un autre individu. Le principe 4.9 de l'annexe 1 énonce que l'organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettre de les consulter. L'individu doit aussi pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et d'y faire apporter les corrections appropriées.

En ce qui concerne la première plainte, le commissaire a établi que la banque avait dépassé de 11 jours le délai énoncé au paragraphe 8(3) avant de répondre à la première demande d'accès du plaignant. Il a donc conclu que la banque était réputée avoir refusé au plaignant l'accès à ses renseignements personnels, violant ainsi le paragraphe 8(5) de la Loi.

En ce qui concerne la deuxième plainte, le commissaire a établi que ni l'une ni l'autre des dispositions d'exemption invoquées par la banque n'était valide. La banque avait eu tort d'appliquer le paragraphe 9(1) à des renseignements qui faisaient mention de tiers, mais qui n'étaient pas des renseignements sur ces tiers. De plus, la banque n'avait pas de motif sérieux de croire que la communication au plaignant de documents exclus risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d'un autre individu. La banque a donc contrevenu aux paragraphes 9(1) et 9(3) et au principe 4.9.

Cependant, après l'intervention du Commissariat, la banque et le plaignant en sont arrivés à un règlement lorsque le plaignant a obtenu les renseignements qu'il demandait.

Par conséquent, le commissaire a conclu que les plaintes étaient fondées et résolues.

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