Un employé d'un chemin de fer se voit refuser l'accès à une lettre se trouvant dans son dossier d'emploi

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE n^o 2002-103

[Principe 4.9 de l'annexe 1; paragraphe 9(1), alinéa 9(3)c)]

Plainte

Une personne s'est plainte que son employeur, une compagnie de chemin de fer, a refusé de lui communiquer certains des renseignements personnels qu'elle avait demandés.

Plus particulièrement, elle a allégué que, en réponse à ses demandes d'accès à une copie d'une lettre que la compagnie avait envoyée à son médecin particulier, la compagnie a refusé de la lui communiquer.

Résumé de l'enquête

L'enquête a permis de constater, ce que la compagnie ne nie pas, qu'elle avait en fait refusé de communiquer la lettre au plaignant en invoquant les dispositions d'exemption des paragraphes 9(1) et 9(3) de la Loi.

Conclusions du commissaire

Rendues le 19 décembre 2002

Compétence : Depuis le 1^er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux entreprises fédérales. Le commissaire a compétence dans cette cause parce qu'une compagnie de chemin de fer est une entreprise fédérale selon la définition de la Loi.

Application : Le principe 4.9 énonce que toute personne qui en fait la demande doit être informée de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers, et qu'il doit lui être permis de les consulter. Le paragraphe 9(1) énonce notamment qu'une organisation ne peut communiquer de renseignements dans le cas où cette communication révélerait vraisemblablement un renseignement personnel sur un tiers. L'alinéa 9(3)c) énonce qu'une organisation n'est pas tenue de communiquer des renseignements dans le cas où cette communication risquerait vraisemblablement de nuire à la vie ou la sécurité d'un autre individu.

Le commissaire était tenu d'établir si la compagnie avait eu raison d'invoquer le paragraphe 9(1). En d'autres termes, la lettre en question révélait-elle des renseignements personnels sur un tiers ?

Au cours de l'enquête, le commissaire n'a pas trouvé de preuves appuyant les allégations de la compagnie selon lesquelles la lettre contenait de ces renseignements. Les seules mentions de tiers concernaient le médecin du plaignant (à qui la lettre s'adressait), l'employée qui avait écrit la lettre, un gestionnaire anonyme et le médecin de la compagnie. Le commissaire a fait remarquer que les renseignements sur le médecin sont bien aussi ceux du plaignant, puisque cette personne est nommée comme le médecin du plaignant. La mention du gestionnaire fait aussi partie des renseignements personnels du plaignant car le gestionnaire faisait une allégation relativement au plaignant. La rédactrice de la lettre avait déjà informé le plaignant qu'elle avait écrit la lettre en question; il était difficile d'admettre l'argument que ces renseignements ne devaient pas être communiqués. Enfin, le commissaire a établi que les détails sur le médecin de la compagnie ne comprenait que son nom et son adresse professionnelle, qui ne sont pas des renseignements personnels en vertu du paragraphe 2 de la Loi.

Le commissaire devait aussi établir si la compagnie avait eu raison d'invoquer l'alinéa 9(3)c). C'est-à-dire, les renseignements compris dans la lettre pourraient-ils vraisemblablement nuire à la vie ou à la sécurité d'une autre personne – Après examen, le commissaire était convaincu que la lettre ne comportait pas de mots, de phrases ou d'énoncés qui, s'ils étaient communiqués au plaignant, risqueraient vraisemblablement de nuire à la vie ou à la sécurité d'une autre personne. Le commissaire a établi que la compagnie avait invoqué indûment l'alinéa 9(3)c).

Le commissaire a donc conclu que, en refusant de communiquer au plaignant ses renseignements personnels, la compagnie contrevenait au principe 4.9.

Le commissaire a conclu que la plainte était fondée.

Autres considérations

Le commissaire a recommandé à la compagnie de communiquer la lettre au plaignant. Il a aussi rappelé à la compagnie qu'elle devait à l'avenir prendre les mesures nécessaires pour se conformer aux obligations énoncées au paragraphe 8(7) de la Loi, qui énonce qu'une organisation refusant d'acquiescer à une demande d'accès aux renseignements personnels doit notifier par écrit au demandeur son refus motivé et l'informer des recours que lui accordent la Loi.