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Banque accusée de priver l'accès aux renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-122

[Principes 4.9, annexe 1; paragraphes 8(3), 8(4) et 8(5) et alinéa 9(3)a)]

Plainte

Une personne s'est plainte qu'une banque :
(1) avait dépassé le délai prévu pour répondre à sa demande d'accès aux renseignements;
(2) avait indûment retenu certaines parties des renseignements demandés;
(3) détenait des renseignements inexacts à son sujet.

Résumé de l'enquête

Lors d'un conflit avec la banque concernant la succession de son père, le plaignant a demandé à avoir accès à des renseignements personnels. Cinquante et un jours plus tard, la banque l'a informé que sa réponse serait retardée. Le plaignant a reçu l'information demandée 201 jours après avoir formulé sa demande initiale. La banque a plus tard admis qu'elle avait dépassé le délai prévu en vertu de la Loi, mais prétend toujours que ce temps supplémentaire était nécessaire pour retirer des renseignements qui ne concernaient pas le plaignant ou qui n'étaient pas assujettis à la Loi.

En citant l'alinéa 9(3)a) de la Loi, l'exemption qui s'applique au secret professionnel liant l'avocat à son client, la banque a retenu certaines notes rédigées par son service juridique. De plus, le plaignant a accusé la banque de retenir d'autres documents sans aucune justification : une certaine demande d'ouverture de compte qu'il a remplie, des notes écrites par des employés de la banque, une copie du testament de son père et une lettre rédigée par son avocat. Il a également souligné que la banque détenait des renseignements inexacts pour le joindre durant le jour et que le nom et le numéro de téléphone qui figuraient à son dossier étaient ceux de son ancien employeur et non ceux de son employeur actuel.

L'enquête a permis de déterminer que la banque ne retenait aucun des documents en question figurant au dossier. La banque ne possédait aucune demande d'ouverture de compte du plaignant. Le plaignant a reçu toutes les copies des lettres envoyées à son avocat. La banque a examiné le testament, mais n'en a jamais fait de copie. Le plaignant a reçu toutes les notes pertinentes rédigées par les employés de la banque avant que cette affaire soit transmise au service juridique.

De plus, le plaignant n'a jamais informé la banque des changements concernant les renseignements sur son employeur ou n'a jamais demandé que des corrections soient apportées.

Conclusions du commissaire

Rendues le 19 février 2003

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique aux ouvrages, aux entreprises ou aux secteurs d'activité fédéraux. Cette plainte était du ressort du commissaire, parce que les banques sont des ouvrages, des entreprises ou des secteurs d'activité fédéraux au sens de la Loi. Cependant, l'objet de la plainte se rapporte jusqu'à un certain point, à une entreprise d'investissement associée qui ne s'applique pas aux ouvrages, aux entreprises ou aux secteurs d'activité fédéraux et qui par conséquent ne relève pas de la compétence du commissaire. L'enquête n'a donc pas permis d'approfondir cet aspect de la plainte.

Application : Le principe 4.9 énonce qu'une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers et lui permettre de les consulter. Il précise également que la personne doit pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. L'alinéa 9(3)a) énonce que l'organisation n'est pas tenue de communiquer des renseignements personnels si les renseignements sont protégés par le secret professionnel liant l'avocat à son client. Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et, en tout état de cause, dans les trente jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(4) énonce que, à condition d'envoyer au demandeur un avis de prorogation dans les trente jours suivant la demande, l'organisation peut proroger le délai d'une période maximale de trente jours dans les cas où l'observation du délai entraverait gravement l'activité de l'organisation ou il serait impossible de respecter le délai en raison de toute consultation nécessaire pour donner suite à la demande. Le paragraphe 8(5) précise que faute de répondre dans le délai, l'organisation est réputée avoir refuser d'acquiescer èa la demande.

Sur le premier chef de la plainte, le commissaire a jugé que :

  • même si la banque avait avoué ne pas avoir répondu à la demande dans les délais prescrits par la Loi, elle se fondait sur le fait qu'elle avait envoyé un avis de prorogation et que le délai était nécessaire pour traiter la demande;
  • l'avis n'a pas été envoyé au plaignant dans le délai de 30 jours suivant sa demande d'accès aux renseignements;
  • même si l'avis avait été envoyé dans le délai prescrit, la prorogation s'appliquait uniquement à un maximum de 30 jours - loin du temps actuel pris par la banque pour donner finalement accès au plaignant à ses renseignements personnels;
  • même en considérant que la prorogation de 30 jours ait été justifiée pour les raisons citées dans cette affaire, il était impossible d'imaginer toute justification raisonnable pour expliquer le délai d'environ six mois pour accorder l'accès à des renseignements personnels.

Le commissaire a conclu que la banque contrevenait manifestement aux paragraphes 8(3) et 8(4) et estimait donc qu'elle avait, en vertu du paragraphe 8(5), refusé, à l'origine, la demande d'accès aux renseignements personnels.

Sur le deuxième chef de la plainte, il a jugé que les notes légales classées pour assurer le secret professionnel liant l'avocat à son client et que les autres documents en question n'existaient pas dans les dossiers de la banque.
Le commissaire était convaincu que la banque avait finalement fourni au plaignant tous les renseignements disponibles auxquels il avait droit. Il a donc conclu que la banque avait invoqué de façon appropriée l'alinéa 9(3)a) dans ce cas et qu'elle avait, en bout de ligne, accordé au plaignant l'accès à ses renseignements personnels conformément au principe 4.9.

Sur le troisième chef de la plainte, il a jugé que la banque détenait des renseignements inexacts sur le plaignant, mais qu'elle ne l'avait pas fait en connaissance de cause ou volontairement. Le commissaire a souligné que le principe 4.9 précisait qu'une organisation doit fournir à toute personne la possibilité de pouvoir contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements personnels et y faire apporter les corrections appropriées, mais en aucun cas une organisation ne peut être tenue responsable de l'inexactitudes des renseignements qu'elle détient inconsciemment. Le fardeau revenait plutôt à la personne de relever tous les renseignements inexacts et d'informer l'organisation de l'erreur, puis de faire corriger les renseignements. Puisque le plaignant n'avait pas informé la banque de ses nouvelles coordonnées pour le joindre durant le jour ni demandé à ce que des changement soient apportés, la banque pouvait difficilement être blâmée d'être encore en possession des anciens renseignements dans ces dossiers. À cet égard, le commissaire n'a aucune raison de conclure que la banque a enfreint le principe 4.9.

Par conséquent, le commissaire a conclu que le premier chef de la plainte (délai) était fondé, mais que le deuxième et le troisième chefs de la plainte étaient non fondés.

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