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Une personne se plaint du retard d'une réponse sur ses antécédents de crédit et du refus de modifier des renseignements personnels

Résumé de conclusions d'enquête en vertu de la LPRPDE no 2003-124

[Principe 4.9, principe 4.9.5, annexe 1; paragraphes 8(3) et 8(5)]

Plainte

Une personne s'est plainte tout d'abord qu'une agence d'évaluation du crédit n'avait pas répondu à sa demande de lui donner accès à ses antécédents de crédit et ensuite qu'elle avait refusé de modifier certains renseignements apparaissant dans son rapport de crédit.

Résumé de l'enquête

À la fin de juillet, la personne a écrit à l'entreprise pour lui demander une copie de ses antécédents de crédit. L'entreprise a informé la personne qu'avant de communiquer tout renseignement personnel, celle-ci devait fournir une pièce d'identité adéquate et valide. Pendant plusieurs semaines, la personne a correspondu avec l'entreprise jusqu'à ce que celle-ci soit convaincue que le plaignant lui avait remis suffisamment de renseignements.

Par la suite, l'entreprise a envoyé deux accusés de réception non datés sur lesquels elle indiquait que, même si sa demande serait traitée selon son ordre de réception, dans la mesure du possible et avec rapidité, la demande ne pourrait pas être traitée dans les 30 jours, comme cela est énoncé dans la Loi, à cause d'une augmentation du nombre de demandes reçues à ce moment.

À la fin de novembre, alors que la personne n'avait toujours par reçu ses renseignements personnels, elle a téléphoné à l'entreprise et a obtenu une divulgation verbale de ses antécédents de crédit le concernant. À ce moment, l'entreprise l'a informée qu'une copie des renseignements la concernant suivrait sous peu.

À la fin de décembre, alors que le plaignant n'avait toujours pas reçu les renseignements personnels le concernant, il a de nouveau écrit à la compagnie en indiquant qu'il attendait les renseignements depuis plus de six mois. Il a reçu ses renseignements personnels au début de janvier.

Selon l'entreprise, la fin de décembre aurait dû être considérée comme la date d'entrée en vigueur de la demande de la personne, car, jusqu'à ce moment-là, celle-ci n'avait toujours pas fourni suffisamment de renseignements pour prouver son identité. Selon l'entreprise, la période allant de la fin de novembre jusqu'à la fin de décembre aurait donc dû ne pas être prise en compte dans le calcul du temps de réponse. Ainsi, l'entreprise a laissé entendre qu'elle avait répondu à la demande de la personne dans un délai de une semaine, ce qui respecte aisément la limite prescrite par la Loi.

Toutefois, l'enquête a confirmé que la personne avait reçu une communication verbale de son dossier par téléphone en novembre, ce qui indique que l'entreprise était convaincue de l'identité de la personne et qu'elle était au courant de sa demande d'accès à ce moment.

Pour ce qui est de la deuxième plainte du plaignant, après avoir examiné les renseignements personnels le concernant, il a envoyé une demande à l'entreprise pour lui demander d'effacer une entrée particulière de son rapport de crédit qu'il jugeait inexacte. L'enquête a révélé que l'entrée en question était exacte et que, lorsque ce fait avait été transmis au plaignant, ce dernier avait estimé que l'affaire était réglée.

Conclusions du commissaire

Rendues le 3 mars 2003

Compétence : Depuis le 1er janvier 2001, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques s'applique à toutes les entreprises fédérales et à toute entreprise provinciale qui communique des renseignements personnels à des bailleurs pour contrepartie à l'extérieur de la province. Le commissaire a compétence dans cette affaire parce que l'agence d'évaluation du crédit en question, quoique sous réglementation provinciale, communique des renseignements personnels pour contrepartie à des clients à l'extérieur de la province.

Application : Le principe 4.9 énonce que l'organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l'existence de renseignements personnels qui la concernent, de l'usage qui en est fait et du fait qu'ils ont été communiqués à des tiers et lui permettre de les consulter. Une personne peut aussi contester l'exactitude et l'intégralité des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées. Le principe 4.9.5 énonce que, lorsqu'une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, l'organisation doit apporter les modifications nécessaires à ces renseignements. Le paragraphe 8(3) énonce que l'organisation saisie de la demande doit y donner suite avec la diligence voulue et,en tout état de cause, dans les 30 jours suivant sa réception. Le paragraphe 8(5) énonce que, faute de répondre dans le délai, l'organisation est considérée comme ayant refusé la demande.

Pour ce qui est de la première plainte du plaignant, le commissaire a déterminé qu'il s'était écoulé 44 jours entre la fin de novembre, quand la compagnie avait discuté verbalement avec ce dernier des antécédents de crédit le concernant, et janvier, quand il avait reçu les renseignements personnels. Il a donc conclu que l'entreprise n'avait pas respecté ses obligations en vertu du paragraphe 8(3) et qu'elle était ainsi considérée, en vertu du paragraphe 8(5), comme ayant refusé la demande, contrevenant donc au principe 4.9 de l'annexe 1.

Le commissaire a conclu que la première plainte était fondée.

Pour ce qui est de la deuxième plainte de la personne, le commissaire était convaincu que, comme les renseignements personnels étaient exacts et complets, il n'y avait aucune exigence, de la part de l'entreprise, de modifier le dossier. Il a donc conclu que l'entreprise ne contrevenait pas au principe 4.9.5.

Le commissaire a conclu que la seconde plainte était non fondée.

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