Une enquête relative à une société de services de pardon n’offre aucune preuve de divulgation alléguée d’un dossier de jeune contrevenant, mais révèle l’absence d’une politique de confidentialité

Rapport de conclusions en vertu de la LPRPDE no 2014-005

Le 25 avril 2014


En 2010, avant de commencer un nouvel emploi, un plaignant a engagé une société de services de pardon pour qu'elle procède à une vérification de son casier judiciaire et vérifie si une accusation dont il avait été l'objet à titre de jeune contrevenant figurait à son dossier. Les vérifications faites par la société ont confirmé qu'il n'y avait aucun dossier relatif à ses accusations passées.

Au milieu de 2011, une nouvelle employée a commencé à travailler au service de la société de services de pardon. Il s'agissait en fait de l'épouse du superviseur du plaignant.

Lors d'une visite de l'employée de la société de services de pardon au lieu de travail de son époux vers la fin de 2011, le plaignant a allégué que l'attitude de cette dernière envers lui avait changé : auparavant amicale, elle était devenue sèche et condescendante. En outre, le plaignant a allégué qu'à partir de la fin de 2011, son superviseur et ses collègues de travail ont commencé à faire des remarques offensantes et insultantes à son sujet, lesquelles, selon le plaignant, étaient directement reliées à son dossier de jeune contrevenant.

Au début de 2012, le plaignant a accusé l'employée de la société de services de pardon d'avoir divulgué ses renseignements personnels à son époux, et que pour cette raison il avait été traité injustement au travail. Le plaignant a ajouté que cette divulgation avait eu lieu parce que la société de pardon n'avait pas mis en place des mesures de sécurité adéquates et qu'elle n'avait pas de politiques ni de procédures pour maintenir la confidentialité des renseignements personnels.

Dans les observations qu'elle a communiquées au Commissariat, la société de services de pardon a fourni des déclarations sous serment du superviseur du plaignant, de l'employée visée et de la directrice du bureau. Ces déclarations énonçaient que les services avaient bel et bien été fournis au plaignant, que son dossier avait été archivé avant que l'employée commence à y travailler et que l'employée travaillait sur un différent type de dossiers qui étaient conservés séparément. Ainsi, l'employée n'aurait eu aucune raison d'accéder aux renseignements contenus dans le dossier du plaignant. En outre, l'employée a nié avoir obtenu ou divulgué quelque renseignement que ce soit concernant le plaignant.

À la suite de son enquête, le Commissariat a conclu ce qui suit : (i) il n'y avait aucune preuve que la société avait divulgué des renseignements personnels concernant le plaignant; (ii) la société a des mesures de sécurité adéquates en place; (iii) la société mettait en œuvre des politiques, des procédures et un programme de formation à l'intention de ses employés pour donner effet aux principes de l'annexe 1 de la Loi, mais elle n'avait pas de politique de confidentialité. Au cours de l'enquête, la société a élaboré une politique de confidentialité, qui est maintenant affichée sur la page d'accueil de son site Web.

En conséquence, le Commissariat a conclu que les allégations du plaignant concernant la divulgation et la protection des renseignements personnels n'étaient pas fondées, et que les allégations relatives à l'absence d'une politique de confidentialité au sein de la société de services de pardon étaient fondées, mais que le problème avait été réglé.

Leçons tirées

  • Il doit y avoir des éléments de preuve tangibles pour étayer une allégation selon laquelle une personne a obtenu et divulgué les renseignements personnels d'une autre personne.
  • Toute organisation assujettie à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est tenue de mettre à la disposition des gens des renseignements concernant ses politiques et pratiques en matière de gestion des renseignements personnels. Un bon moyen d'y parvenir consiste à se doter d'une bonne politique de confidentialité, car cela permet à l'organisation de s'acquitter de son obligation, de susciter la confiance du public et de renforcer la loyauté de sa clientèle. Certains conseils pour être plus transparent en ce qui a trait aux pratiques d'une organisation en matière de respect de la vie privée sont présents dans le document Dix conseils pour améliorer votre politique de confidentialité en ligne et la transparence de vos pratiques en matière de protection de la vie privée

Plainte en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « Loi » ou la « LPRPDE »)

  1. Le plaignant allègue qu'une société de services de pardon (la défenderesse) a divulgué ses renseignements personnels sans son consentement. Plus précisément, le plaignant allègue que lorsqu'il a engagé les services de la défenderesse pour procéder à une vérification de son casier judiciaire, une employée de la défenderesse (l'employée) a divulgué sans son consentement des renseignements au sujet d'une accusation comme jeune contrevenant à son superviseur (le superviseur). Le superviseur est l'époux de l'employée.
  2. Le plaignant allègue également que la défenderesse n'a pas protégé ses renseignements personnels. Plus précisément, le plaignant allègue que cette divulgation est survenue parce que la défenderesse n'a pas de mesure de sécurité appropriée en place et qu'elle n'a pas de politique ni de procédure visant à préserver la confidentialité de ses renseignements personnels.
  3. Dans ses observations, la défenderesse a affirmé que les services avaient été fournis au plaignant et que son dossier avait été archivé avant que l'employée commence à travailler au service de la défenderesse; aussi, l'employée n'aurait eu aucune raison d'accéder aux renseignements personnels contenus dans le dossier du plaignant.
  4. À la suite de son enquête, le Commissariat a conclu ce qui suit : (i) il n'y avait aucune preuve que la société avait divulgué des renseignements personnels concernant le plaignant; (ii) la société a des mesures de sécurité adéquates en place; (iii) la société mettait en œuvre des politiques, des procédures et un programme de formation à l'intention de ses employés pour donner effet aux principes de l'annexe 1 de la Loi, mais elle n'avait pas de politique de confidentialité. Au cours de l'enquête, la société a élaboré une politique de confidentialité, qui est maintenant affichée sur la page d'accueil de son site Web.

Résumé de l’enquête

Chronologie

  1. Le plaignant a retenu les services de la défenderesse au milieu de 2010, avant de commencer un nouvel emploi, pour qu'elle procède à une vérification de son casier judiciaire et vérifie si une accusation dont il avait été l'objet à titre de jeune contrevenant figurait à son dossier.
  2. La défenderesse a avisé le plaignant en 2010 qu'une vérification auprès de la Gendarmerie royale du Canada (la GRC) n'avait révélé l'existence d'aucun antécédent criminel. Toujours en 2010, la défenderesse a également avisé le plaignant qu'une vérification faite auprès du service de police local n'avait révélé l'existence d'aucun antécédent judiciaire et qu'aucun pardon n'était requis.
  3. Dans une lettre, la défenderesse a informé le plaignant qu'il n'y avait aucun dossier relatif à ses accusations passées, en affirmant [TRADUCTION] " Puisque vous étiez un adolescent à l'époque, personne ne peut avoir accès à ces dossiers ou en obtenir communication ".
  4. Au milieu de 2011, l'employée a commencé à travailler au service de la défenderesse.
  5. Le plaignant allègue qu'à partir de la fin de 2011, le superviseur et ses collègues de travail ont commencé à faire des remarques offensantes et insultantes à son sujet, et que ces remarques étaient directement liées à son dossier de jeune contrevenant.
  6. Lorsque l'employée est venue rendre visite au superviseur à son lieu de travail, le plaignant allègue également que l'attitude de cette dernière envers lui a changé : auparavant chaleureuse et amicale, elle était sèche et condescendante vers la fin de 2011.
  7. Au début de 2012, le plaignant a accusé l'employée d'avoir divulgué ses renseignements personnels au superviseur, et que pour cette raison il avait été traité injustement au travail.
  8. Après avoir consulté la mère du plaignant, le propriétaire de la défenderesse et le plaignant ont rencontré le superviseur au début de 2012 et lui ont dit que le plaignant n'avait aucun antécédent judiciaire.
  9. Au début de 2012, à la demande du plaignant, la défenderesse a communiqué au plaignant les documents en sa possession. Il y a certaines contradictions quant à savoir quels documents le plaignant avait donnés initialement à la défenderesse, quels documents celle-ci avait renvoyés au plaignant et quels documents elle avait conservés en sa possession.
  10. Le plaignant allègue qu'il a subi une perte et des dommages importants en raison des remarques offensantes et insultantes à son lieu de travail résultant de cette divulgation alléguée sans son consentement.
  11. Du milieu de 2012 jusqu'au début de 2013, des tentatives ont été faites pour régler cette affaire. Au milieu de 2012, la défenderesse a répondu en niant les allégations formulées par le plaignant.
  12. Au début de 2013, le Commissariat a accepté une plainte déposée pour le compte du plaignant.

Renseignements communiqués par le plaignant

  1. Selon la mère du plaignant, celui-ci a remis à la défenderesse une copie de son accusation comme jeune contrevenant lors de sa rencontre initiale avec la défenderesse le 20 mai 2010. Le propriétaire de la défenderesse ne se souvient pas d'avoir reçu un tel document du plaignant.
  2. Un examen de la liste de vérification relative au plaignant, dressée sur un formulaire de la défenderesse, révèle ce qui suit :
    1. des cases sont cochées à côté des éléments [TRADUCTIONS] " vérification auprès de la police ", " empreintes à la GRC " et " identité ";
    2. l'abréviation " ass't " qui, selon la défenderesse, indique qu'elle procédait à une évaluation pour savoir si un pardon était requis;
    3. une vérification auprès du service de police local avait été demandée à une certaine date;
    4. les empreintes digitales avaient été envoyées à la GRC à une certaine date;
    5. la vérification auprès de la GRC n'avait révélé l'existence d'aucun antécédent criminel;
    6. [TRADUCTION] " [date] j'ai parlé à [la mère du plaignant], [nom de la vérification des antécédents criminels auprès du service de police local] commandé, rien au fédéral;
    7. [TRADUCTION] " [date] [nom du service de police local] - aucun dossier - j'ai appelé [employée du service de police local] - elle a dit qu'il n'y a aucun dossier - ça ne peut être divulgué à personne sauf lui ? aucun [pardon] à demander, aucun dossier nulle part ".
  3. L'examen de ce document par le Commissariat a révélé que rien n'indiquait que le plaignant avait remis à la défenderesse une copie de l'accusation comme jeune contrevenant.
  4. Au cours de la présente enquête, le plaignant a fourni au Commissariat le formulaire de la défenderesse qu'il avait rempli.
  5. L'examen de ce document par le Commissariat a révélé que la section du questionnaire relative aux antécédents judiciaires avait été remplie et comportait des renseignements au sujet du dossier antérieur de jeune contrevenant du plaignant, notamment le type d'infraction, la date et le fait qu'il s'agissait d'une accusation à titre de jeune contrevenant.
  6. Le plaignant a allégué en outre que lorsqu'elle avait rendu visite au superviseur à son lieu de travail, l'employée avait fait le commentaire suivant au plaignant plus d'une fois : [TRADUCTION] " Oh, tu devrais savoir, je travaille avec des criminels à longueur de journée ". Le plaignant a attiré l'attention du Commissariat sur l'emploi du mot [TRADUCTION] " tu " dans cette affirmation comme preuve que l'employée était au courant de son dossier de jeune contrevenant. L'employée n'a pas nié avoir fait une remarque similaire au plaignant, en expliquant qu'elle faisait allusion au fait qu'elle travaillait avec des criminels.
  7. Le plaignant a communiqué au Commissariat les coordonnées de deux collègues de travail du plaignant qui étaient présents à une des occasions où l'employée avait fait le commentaire précité au plaignant. Puisque l'employée n'a pas nié avoir fait un commentaire semblable et qu'elle a donné une explication valable à son commentaire, le Commissariat n'a pas communiqué avec les deux collègues de travail du plaignant.

Renseignements communiqués par la défenderesse

  1. La défenderesse a affirmé qu'elle avait appris que l'employée était mariée au superviseur lorsque le plaignant a formulé des allégations contre la défenderesse au début de 2012.
  2. Selon la défenderesse, l'employée a commencé à travailler aux services de pardon au milieu de 2011, après que la défenderesse eut terminé son travail pour le plaignant; par conséquent, le dossier du plaignant aurait été rangé dans le classeur des dossiers archivés, séparément des dossiers actifs et des dossiers américains. Comme la défenderesse l'a expliqué, l'employée travaille pour des clients américains, et non pour des clients canadiens, de sorte qu'elle n'aurait eu aucune raison de consulter le dossier du plaignant.
  3. Dans le cadre de la présente enquête, le Commissariat a effectué une visite sur place au bureau de la défenderesse. Cette visite a confirmé que tous les classeurs sont munis de serrures à clé et que différents dossiers (canadiens, américains, actifs et archivés) sont conservés à différents endroits dans le bureau. Le Commissariat a également confirmé que le bureau de la défenderesse était équipé d'un système d'alarme.
  4. Selon la défenderesse, il n'y avait aucun document dans le dossier du plaignant que l'employée aurait pu consulter pour s'informer au sujet des antécédents criminels du plaignant. La défenderesse n'a pas pu confirmer si des renseignements au sujet des antécédents criminels du plaignant avaient été inscrits dans la section du questionnaire relative aux antécédents criminels parce qu'elle avait remis ce document au plaignant. Tel qu'indiqué précédemment, notre examen du questionnaire a confirmé que cette section comportait des renseignements au sujet de l'accusation du plaignant comme jeune contrevenant.
  5. La défenderesse a affirmé qu'autant qu'elle sache, elle avait remis au plaignant le questionnaire rempli et les documents relatifs à la vérification du casier judiciaire qu'elle avait obtenus lorsque le plaignant lui en avait fait la demande au début de 2012 (après la divulgation alléguée). Des copies des pièces d'identité du plaignant ont soit été détruites par la défenderesse ou également remises au plaignant à sa demande. La défenderesse a affirmé en outre qu'elle avait seulement conservé une copie de la liste de vérification remplie dans le dossier du plaignant afin de documenter les services fournis par la défenderesse.
  6. La défenderesse a affirmé en outre que, si elle avait été mise au courant de l'accusation comme jeune contrevenant lors de sa rencontre initiale, elle aurait dit au plaignant qu'une accusation comme jeune contrevenant n'apparaîtrait pas dans son casier judiciaire. À notre avis, cette affirmation est contradictoire étant donné que le questionnaire rempli du plaignant indiquait clairement qu'il avait fait l'objet d'une accusation comme jeune contrevenant.
  7. La défenderesse a également avisé le Commissariat que le plaignant avait accusé le service de police local d'avoir divulgué ses renseignements personnels, à savoir son accusation comme jeune contrevenant, à un membre de sa famille. La défenderesse a fait des vérifications à ce sujet, et un commis du service de police local a dit que cela était impossible.
  8. Le Commissariat a confirmé que le questionnaire comporte une annotation au sujet de cette accusation et la défenderesse a procédé à des vérifications concernant cette accusation auprès du service de police local.
  9. Selon la défenderesse, lorsqu'elle a rencontré le plaignant et le superviseur au début de 2012, le superviseur a affirmé qu'il croyait que toute corrélation entre les commentaires sur le lieu de travail du plaignant et tout incident dans les antécédents du plaignant n'était que pure coïncidence, en notant que le plaignant adoptait volontairement ce type de conduite avec ses collègues de travail. La défenderesse croyait que le superviseur n'avait aucune connaissance ni aucun renseignement relatif à quelque infraction que ce soit liée au plaignant.
  10. La défenderesse a indiqué que les dossiers étaient conservés pendant au moins sept ans. Les dossiers vieux de plus de sept ans et tout autre renseignement qui n'est pas jugé important sont déchiquetés chaque mois par une société de déchiquetage locale.
  11. La défenderesse a également indiqué que ses ordinateurs ne sont pas interreliés (c'est à dire que les documents dans un ordinateur ne sont pas accessibles à partir d'un autre ordinateur) et qu'elle ne conserve pas de documents électroniques, puisqu'elle travaille dans un secteur où l'on se sert de documents papier. En conséquence, la défenderesse a confirmé que la version électronique de la lettre du 31 août 2010 adressée au plaignant avait été supprimée immédiatement après avoir été imprimée, et d'autres employés de la défenderesse n'auraient pas pu y avoir accès à partir d'autres ordinateurs.
  12. Le Commissariat a obtenu des copies de l'entente de confidentialité et d'une reconnaissance de traitement de documents confidentiels [titre expurgé] (la " reconnaissance "), signées par tous les employés de la défenderesse. La reconnaissance trace les grandes lignes de la responsabilité d'un employé de protéger les renseignements et de ne pas communiquer de renseignements à des personnes non autorisées.
  13. Selon la défenderesse, tous les employés ont signé l'entente de confidentialité lorsqu'ils ont commencé à travailler pour elle, puis ils ont tous signé la reconnaissance lors d'une réunion du personnel tenue par suite de la présente enquête. La défenderesse a également indiqué que ces documents étaient examinés avec chaque employé lors des évaluations semi-annuelles du rendement et revus toutes les quinzaines lors de réunions du personnel.
  14. Le Commissariat a confirmé que l'employée avait signé l'entente de confidentialité au milieu de 2011 et la reconnaissance au milieu de 2013.
  15. En réponse à des questions, la défenderesse a indiqué que le propriétaire de la défenderesse était son agent de protection de la vie privée, mais elle a été incapable de produire une copie de sa politique de confidentialité. Au cours de notre enquête, la défenderesse a élaboré une politique de confidentialité, puis elle l'a affichée sur la page d'accueil de son site Web, et elle a confirmé que la politique sur la confidentialité serait donnée aux clients.
  16. Notre examen de la politique de confidentialité de la défenderesse confirme qu'elle décrit sommairement quels renseignements personnels elle recueille et à quelle fin, comment elle utilisera les renseignements personnels recueillis, comment des renseignements personnels peuvent être corrigés ou supprimés, qui est l'agent de protection de la vie privée, et comment communiquer avec l'agent de protection de la vie privée.

Renseignements communiqués par l’employée

  1. Bien que le Commissariat ait obtenu au départ une déclaration écrite signée par l'employée, il a également obtenu par la suite une déclaration solennelle faite sous serment par l'employée.
  2. L'employée a déclaré sous serment qu'elle avait été avertie verbalement de l'importance de préserver la confidentialité des renseignements lors de son entrevue initiale avec la défenderesse au milieu de 2011, puis lorsqu'elle avait signé l'entente de confidentialité. Le Commissariat a pu confirmer qu'elle avait signé l'entente de confidentialité à une date précise au milieu de 2011.
  3. L'employée a déclaré sous serment qu'elle n'avait jamais vu le dossier du plaignant, ni même par hasard, au bureau de la défenderesse. Elle a ajouté qu'elle ne savait pas que le plaignant était un client de la défenderesse puisqu'il avait engagé les services de la défenderesse et que son dossier avait été archivé avant qu'elle commence à travailler pour la défenderesse.
  4. Elle a déclaré sous serment qu'elle ne connaissait pas le nom de famille du plaignant jusqu'à ce que celui-ci formule des allégations contre elle. Elle a ajouté qu'elle n'avait jamais partagé de renseignements avec son époux ni avec quiconque en dehors de son travail. Elle a confirmé qu'elle connaissait le plaignant par son prénom puisqu'elle le voyait au lieu de travail de son époux et le plaignant l'avait aidée à déménager à l'automne 2011.
  5. Elle a confirmé qu'elle travaillait uniquement sur des dossiers pour des clients américains et qu'elle ne touchait pas aux dossiers canadiens à moins que d'autres membres du personnel soient occupés et qu'un client canadien appelle. Elle a confirmé en outre que ses contacts avec des clients canadiens étaient très limités.
  6. L'employée était prête à subir le test du polygraphe pour attester des faits énoncés dans sa déclaration écrite et celle faite sous serment, mais le Commissariat ne le lui a pas demandé.

Renseignements communiqués par le superviseur du plaignant

  1. Bien que le Commissariat ait obtenu au départ une déclaration écrite signée par le superviseur, il a également obtenu par la suite une déclaration solennelle du superviseur faite sous serment.
  2. Le superviseur a déclaré sous serment que la défenderesse et le plaignant l'avaient rencontré au début de 2012. En réponse à l'allégation du plaignant selon laquelle le superviseur avait divulgué en milieu de travail ses renseignements personnels concernant ses antécédents criminels, le superviseur a présenté une copie du casier judiciaire du plaignant, que celui-ci avait fournie lors de son embauche, et qui indiquait qu'il n'avait aucun antécédent criminel.
  3. Le superviseur a également déclaré sous serment qu'il n'était au courant d'aucun démêlé que le plaignant aurait pu avoir avec la police étant donné le casier judiciaire vierge fourni par le plaignant. Le superviseur a confirmé qu'un ancien collègue de travail, qui avait travaillé avec le plaignant au service d'une autre entreprise, avait laissé entendre que le plaignant avait eu certains démêlés avec la police.
  4. Le superviseur a en outre déclaré sous serment que l'employée, son épouse, n'avait jamais divulgué de renseignements concernant son travail ou ses clients, et qu'elle ne connaissait pas le nom de famille du plaignant jusqu'à ce que celui-ci formule des allégations contre elle.
  5. Le superviseur était lui aussi prêt à subir le test du polygraphe pour attester des faits énoncés dans sa déclaration écrite et celle faite sous serment, mais le Commissariat ne le lui a pas demandé.

Renseignements communiqués par d’autres personnes

  1. Le Commissariat a également obtenu de brèves déclarations de plusieurs employés du lieu de travail du plaignant et du superviseur.
  2. En général, ceux-ci ont confirmé que les antécédents criminels d'autres collègues de travail n'étaient pas discutés, et qu'ils ne savaient pas que le plaignant avait des antécédents criminels. Ces déclarations ont été produites pour appuyer les dires du superviseur.
  3. Le Commissariat a également obtenu une déclaration signée de la directrice du bureau de la défenderesse (la " directrice du bureau ").
  4. La directrice du bureau a confirmé les prétentions de la défenderesse lorsque celle-ci disait que des documents relatifs à la confidentialité étaient signés par tous les employés et passés en revue lors de réunions du personnel. Elle a confirmé en outre que, lors de sa rencontre initiale avec la défenderesse, le plaignant alléguait que le service de police local avait divulgué son dossier de jeune contrevenant à un membre de sa famille.
  5. La directrice du bureau a indiqué qu'elle avait été présente lors de l'entrevue de l'employée et lorsque le propriétaire de la défenderesse avait expliqué l'entente de confidentialité à l'employée. La directrice de bureau a confirmé qu'elle avait vu l'employée signer ce document. Le Commissariat a pu le confirmer en inspectant l'entente de confidentialité signée par l'employée.
  6. La directrice du bureau a confirmé qu'elle avait été la principale intervenante dans le dossier du plaignant et que l'employée n'avait aucune raison de consulter le dossier du plaignant. La directrice du bureau croyait également que l'employée n'avait jamais su que le plaignant était un client de la défenderesse ou qu'il existait un dossier le concernant.

Demande

  1. Pour tirer nos conclusions, nous avons appliqué les principes 4.1, 4.3, 4.5 et 4.7 de l'annexe 1 de la Loi.
  2. Le principe 4.1 énonce qu'une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s'assurer du respect des principes suivants. Plus précisément, le principe 4.1.4 prévoit que les organisations doivent assurer la mise en œuvre des politiques et des pratiques destinées à donner suite aux principes, y compris : a) la mise en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels; b) la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite; c) la formation du personnel et la transmission au personnel de l'information relative aux politiques et pratiques de l'organisation; et d) la rédaction des documents explicatifs concernant leurs politiques et procédures.
  3. Le principe 4.3 énonce que toute personne doit être informée de toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels qui la concernent et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
  4. Le principe 4.5 énonce que les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n'y consente ou que la loi ne l'exige.
  5. Le principe 4.7 énonce que les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité. Plus précisément, le principe 4.7.1 énonce que les mesures de sécurité doivent protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée, et les renseignements plus sensibles doivent jouir d'un degré de protection plus élevé. Le principe 4.7.4 énonce également que les organisations doivent sensibiliser leur personnel à l'importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels.

Constatations

  1. La présente enquête concerne des renseignements personnels très sensibles, à savoir le dossier de jeune contrevenant du plaignant. Le Commissariat reconnaît que ces renseignements peuvent avoir une incidence très importante sur la vie d'une personne. Le Commissariat ne conteste pas les éléments de preuve communiqués par le plaignant concernant l'ambiance dans son lieu de travail et l'impact que cela a eu sur lui. Le rôle du Commissariat consiste à déterminer si l'employée a divulgué au superviseur les renseignements personnels du plaignant, à savoir son dossier de jeune contrevenant, une divulgation au sujet de laquelle la défenderesse serait tenue de rendre des comptes en vertu du principe 4.1.
  2. Il n'est pas nécessaire que le Commissariat tire une conclusion quant au nombre exact de documents en la possession de la défenderesse.
  3. Le Commissariat conclut que le dossier du plaignant chez la défenderesse documentait clairement les antécédents criminels comme jeune contrevenant du plaignant, compte tenu du questionnaire rempli, de sorte que quiconque aurait vu le dossier du plaignant aux bureaux de la défenderesse entre le milieu de 2010 et le début de 2012 aurait conclu que le plaignant avait des antécédents criminels.
  4. Cependant, le Commissariat conclut qu'il n'y a aucune preuve de divulgation des renseignements personnels du plaignant par la défenderesse, conformément aux principes 4.3 et 4.5. Cette conclusion est tirée malgré le fait que l'employée aurait pu avoir accès au dossier du plaignant et divulguer ces renseignements à son époux, le superviseur.
  5. Une divulgation par l'employée au superviseur au sujet du dossier de jeune contrevenant du plaignant n'est pas le seul scénario qui puisse expliquer la manière dont d'autres ont traité le plaignant dans son lieu de travail. Il est difficile pour notre enquête de même seulement commenter la question de savoir si le plaignant a été traité de cette façon parce que d'autres étaient au courant de son dossier de jeune contrevenant.
  6. Le Commissariat conclut en outre que la défenderesse dispose de mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels, comme l'exigent les principes 4.7 et 4.7.1. La défenderesse a fourni au Commissariat des renseignements au sujet de la manière dont ses dossiers sont protégés et comment les tâches sont réparties entre ses employés.
  7. Le Commissariat conclut également que la défenderesse a fait comprendre à ses employés l'importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels, comme l'exige le principe 4.7.4. Cela ressort des ententes de confidentialité signées ainsi que des reconnaissances signées par la suite par tous les employés de la défenderesse et de l'examen périodique des obligations prévues à ces documents par la défenderesse et ses employés.
  8. La défenderesse avait des politiques et des pratiques en place pour donner effet aux principes de l'annexe 1 de la Loi, mais le Commissariat conclut que la défenderesse n'avait pas de politique de confidentialité au moment où il a entrepris son enquête, comme l'exigent les principes 4.1 et 4.1.4. Au cours de notre enquête, la défenderesse a élaboré une politique de confidentialité et l'a mise à la disposition de ses clients en format numérique (page d'accueil de son site Web) et papier.

Conclusion

  1. Le Commissariat conclut donc que les allégations liées à la divulgation et à la protection des renseignements personnels du plaignant ne sont pas fondées.
  2. Le Commissariat conclut également que les allégations liées à la politique de confidentialité de la défenderesse sont fondées, mais que la question a été réglée.

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