Révision d’une demande d’accès aux renseignements personnels pour accommoder le demandeur et l’organisation

Résumé des conclusions de plainte réglée rapidement no 2016-01

Le 23 septembre 2016


Leçons apprises

  • Les organisations doivent fournir les renseignements demandés moyennant des droits minimes.
  • Tant les demandeurs que les organisations devraient, lorsque possible, faire preuve de souplesse et envisager des solutions de rechange dans le règlement d’une demande d’accès.
  • Une organisation qui accepte qu’un demandeur consulte des dossiers gratuitement, mais refuse de lui en fournir de copies gratuitement, ne contrevient pas nécessairement aux obligations en matière d’accès qui lui incombent en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Pour en savoir plus, consultez notre document d’orientation, intitulé « Réponse aux demandes d’accès à l’information en vertu de la LPRPDE ».

Résumé de la plainte

Un nouveau propriétaire de condominium souhaitait que le promoteur remédie à certaines défectuosités dans son unité. Il a rencontré différents représentants de l’organisation et a convenu avec eux du remplacement des éléments défectueux, mais s’est par la suite trouvé insatisfait de la progression des travaux de remplacement.

Il a transmis sa plainte à un échelon supérieur de l’organisation et, n’obtenant toujours aucun résultat concret, a fait parvenir une demande d’accès à ses renseignements personnels à l’agent de la protection de la vie privée du promoteur, en vertu du principe 4.9 de la LPRPDE.

Selon le propriétaire, on lui aurait indiqué que sa demande d’accès renvoyait à plus de 1 000 pages de documents et que les photocopies de ces pages entraîneraient un coût de 0,20 $ par page (taxes en sus) dont il devrait s’acquitter. Ce n’est que plus tard qu’il aurait appris qu’il pouvait consulter les pages gratuitement au bureau de l’avocat de l’organisation, même s’il lui était toujours impossible d’en obtenir une copie sans frais. Le propriétaire a estimé que cette réponse était inacceptable, c’est-à-dire qu’elle ne lui offrait pas un accès moyennant « des droits minimes », selon ce que prévoit le principe 4.9.4 de la LPRPDE.

Ensuite, l’individu a déposé une plainte au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada dans laquelle il demande d’accéder à une copie de ses renseignements personnels à un coût raisonnable.

Résultat

L’unité de règlement rapide du Commissariat s’est penchée sur le dossier. Lors d’une discussion à propos des frais d’accès demandés par l’organisation, le promoteur a proposé que le propriétaire vienne consulter l’éventail complet des documents au bureau de son avocat et qu’il sélectionne uniquement les pages présentant pour lui un intérêt. L’organisation lui fournirait alors une copie de ces pages, et ce, sans frais. Le propriétaire a répondu que, comme il a une déficience, la consultation de 1 000 pages de documents dans un bureau était pour lui déraisonnable.

Afin de parvenir à un compromis harmonieux, le Commissariat a proposé à l’individu de reformuler et de restreindre sa demande d’accès afin d’y inclure uniquement les renseignements particuliers qu’il souhaitait obtenir. Il y a accepté cette proposition. Après qu’il a consenti à restreindre la portée de sa demande d’accès, l’organisation a accepté de lui fournir gratuitement une copie des documents contenant ses renseignements personnels.

Après avoir reçu sans frais les renseignements voulus et avoir appris que toutes les mesures prises au sein d’une organisation ne sont pas nécessairement documentées, le plaignant s’est finalement déclaré satisfait de l’accès qui lui a été consenti.

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Remarque

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