Plaintes relatives aux délais de réponse

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les Canadiens et Canadiennes ont le droit d'avoir accès aux renseignements personnels les concernant que détiennent les institutions gouvernementales et, en vertu de la Loi, celles-ci doivent répondre dans les 30 jours suivant la réception de la demande. Toutefois, elles peuvent proroger ce délai d'une période maximale de 30 jours, mais seulement dans deux cas précis : le cas où le respect de la période de 30 jours entraverait de façon déraisonnable le fonctionnement de l'institution et le cas où des consultations s'avèrent nécessaires et rendraient pratiquement impossible l'observation de ce délai.

Le nombre de plaintes relatives aux institutions fédérales qui ne répondent pas dans les délais prescrits aux demandes d'accès aux renseignements personnels des citoyens s'élevait à 541cette année, en comparaison des 428 plaintes signalées au cours de l'exercice antérieur. Nous avons résolu 381 de ces plaintes, dont 302 étaient fondées.

Plus de plaintes ont été déposées au sujet des pratiques de traitement des renseignements personnels du Service correctionnel du Canada (SCC) que de toute autre institution du gouvernement fédéral. Parmi les 177 plaintes à l'encontre du SCC que le Commissariat a résolues, 159 étaient fondées. Bien que le SCC ait accru son effectif et rationalisé ses procédures, il continue de ne pas répondre aux demandes de renseignements personnels en temps opportun.

Le nombre de plaintes relatives aux délais de réponse de deux institutions ont considérablement diminué par rapport à l'an dernier, tandis que celles concernant quatre autres institutions ont augmenté, à savoir :

Agence des douanes et du revenu du Canada : baisse de 85 à 31 plaintes ;
Développement des ressources humaines Canada : baisse de 57 à 16 plaintes ;
Service correctionnel du Canada : hausse de 125 à 233 plaintes ;
Gendarmerie royale du Canada : hausse de 16 à 71 plaintes ;
Ministère de la Défense nationale : hausse de 35 à 58 plaintes ;
Citoyenneté et Immigration Canada : hausse de 40 à 49 plaintes.

Un élément qui continue de nuire à la capacité des institutions de répondre aux demandes dans les délais prescrits est la complexité du traitement des bandes sonores et des bandes vidéo.

Les institutions enregistrent parfois les entrevues menées dans le cadre d'enquêtes administratives ou criminelles. Étant donné que la Loi sur la protection des renseignements personnels s'applique aux renseignements personnels « quels que soient leur forme et leur support », les personnes peuvent demander copie de leurs renseignements sur ces bandes. Il s'agit d'un processus qui prend beaucoup de temps ; il faut écouter ou regarder les bandes, puis déterminer et retirer l'information qui, parce qu'elle contient souvent des renseignements personnels concernant d'autres personnes, ne peut être communiquée aux requérants. Le ministère de la Défense nationale est un des organismes qui enregistre les entrevues. Il a récemment fait l'acquisition d'un nouvel équipement dans le but de tenter de simplifier le processus d'examen et de retrait de l'information sur bande.

Les demandes de dossiers d'enquête volumineux expliquent aussi certains retards et difficultés à répondre en temps opportun.

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