Création d’un profil du voyageur pour les fonctionnaires

Un employé de l’État s’est plaint de la quantité de renseignements personnels que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) recueille par le biais du formulaire Profil des voyageurs.

Le gouvernement fédéral a complètement réorganisé sa façon d’effectuer les préparatifs de voyage pour ses employés. Il a créé le Bureau de modernisation des services de voyage du gouvernement, lequel a par la suite octroyé par contrat à Accenture la responsabilité de fournir tous les services ayant trait aux voyages gouvernementaux. Par la suite, Accenture a sous-traité les services de cartes de crédit et de voyages à American Express.

Les employés de l’État doivent maintenant faire tous leurs préparatifs de voyage par l’entremise de Travel AcXess Voyage. Mais ils doivent d’abord remplir leur profil du voyageur en vue d’obtenir leur numéro d’identification du voyageur avant d’entreprendre des préparatifs de voyage. Le profil est envoyé à la compagnie de cartes de crédit qui émet ensuite le numéro.

Les renseignements requis comprennent les groupe et sous-groupe et le niveau du poste de l’employé, le numéro de téléphone à la maison ainsi que l’adresse domiciliaire des voyageurs, les noms de répondants en cas d’urgence, et la date de naissance. L’enquêteur a procédé à l’examen du formulaire et a rencontré le personnel de TPSGC afin de déterminer les raisons pour lesquelles les employés devaient fournir ces renseignements. L’enquêteur a également étudié un document de TPSGC expliquant les raisons pour lesquelles les renseignements étaient requis. Par la suite, le service a accepté, à la demande de l’enquêteur, d’omettre la date de naissance et de laisser le choix d’inscrire ou non les noms des répondants en cas d’urgence et le numéro de téléphone à la maison.

Le plaignant a examiné le formulaire révisé du profil du voyageur et s’est montré satisfait qu’on ne demande plus la date de naissance et que la déclaration d’autres renseignements soit désormais facultative. Les explications données par le service au sujet des mesures de protection des renseignements ont également satisfait le plaignant ; celui-ci a consenti à considérer la plainte comme réglée en cours d’enquête.

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