Traitement inadéquat des renseignements personnels des employés – Services publics et Approvisionnement Canada

Plainte présentée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

1. La plaignante allègue que Travaux publics et services gouvernementaux Canada (TPSGC) a enfreint les dispositions de la Loi ayant trait à la communication de ses renseignements personnels. Plus précisément, elle allègue que lors d’une réunion de gestion de sa direction, la directrice a divulgué le fait que la plaignante était à l’origine d’une plainte de harcèlement déposée contre elle.

Contexte

2. La plaignante indique avoir déposé une plainte de harcèlement contre la directrice et en avoir reçu un accusé de réception du sous-ministre adjoint de la direction générale des ressources humaines par la suite.
3. La plaignante indique qu’une collègue de travail l’informe que lors d’une réunion présidée par la directrice, cette dernière a divulgué que la plaignante avait déposé une plainte de harcèlement contre elle.

Sommaire de l’enquête

4. Notre enquête confirme qu’une réunion de l’équipe de gestion présidée par la directrice s’est tenue.
5. Selon les notes prises par une employée présente à cette réunion, la directrice aurait divulgué à titre informatif le fait que la plaignante avait déposé une plainte contre elle. Elle a aussi indiqué que la directrice a avoué avoir hésité avant de partager cette information avec son équipe, mais comme il s’agissait aussi de ses propres renseignements personnels, elle s’est crue en droit de les partager.
6. Notre enquête nous a permis de confirmer que les notes de l’employée prises lors de la réunion étaient authentiques. Ces notes de réunion attestent que la directrice a bel et bien divulgué le fait que la plaignante avait déposé une plainte contre elle.
7. Nous avons également pu interroger tous les employés présents à cette réunion, y compris la directrice. En tout, il y avait huit individus présents à cette réunion. De ces huit individus:
   • Cinq individus, incluant la directrice, ont confirmé que la directrice avait bel et bien divulgué le fait que la plaignante avait déposé une plainte contre elle; et
   • Trois autres individus ne pouvaient pas se rappeler si la directrice avait spécifié qui avait déposé une plainte contre elle.
8. Bien que notre enquête révèle que la directrice a divulgué l’origine de la plainte déposée contre elle, nous n’avons trouvé aucune preuve qu’elle a aussi spécifiée de quel type de plainte il s’agissait.

Application de la Loi

9. Afin de rendre une décision dans ce dossier, nous avons tenu compte des articles 3 et 8 de la Loi.
10. L’article 3 de la Loi définit les renseignements personnels concernant un individu identifiable, quels que soient leur forme ou leur support, notamment ceux qui portent sur sa race, son origine nationale ou ethnique, sa couleur, sa religion, son âge, sa situation familiale, son éducation, son dossier médical, ses antécédents criminels ou professionnels, ses numéros d’identité, ses empreintes digitales, son groupe sanguin, ses opinions personnelles, etc.
11. L’article 8(1) de la Loi dispose que les renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale ne peuvent être communiqués, à défaut du consentement de l’individu qu’ils concernent, que conformément aux dispositions de l’article en question.
12. L’article 8(2)a) de la Loi prévoit que la communication des renseignements personnels qui relèvent d’une institution fédérale est autorisée lorsqu’elle se fait aux fins pour lesquelles les renseignements ont été recueillis ou préparés par l’institution, ou pour des usages compatibles avec ces fins.

Analyses

13. Parfois, le même renseignement peut être considéré comme «personnel» à plus d’une personne. Dans ce cas, le fait que la plaignante avait déposé une plainte contre la directrice est un renseignement concernant à la fois la plaignante et la directrice, ce qui constitue des renseignements personnels selon l’article 3 de la Loi.
14. D’un côté, le fait qu’une plainte a été déposée contre la directrice est l’information personnelle de la directrice. De l’autre côté, le nom de la plaignante constitue ses renseignements personnels car il révèle des informations à son sujet, c’est-à-dire son identité en tant que plaignante.
15. Dans de telles circonstances, lorsque les renseignements personnels appartiennent aux deux parties, un choix doit être fait pour concilier les intérêts publics et privés de chacune d’elles.
16. L’article 8(1) de la Loi interdit aux institutions fédérales de communiquer les renseignements personnels au sujet d’un individu, à moins d’avoir obtenu le consentement de celui-ci au préalable. Il existe toutefois des circonstances très particulières où cette règle ne s’applique pas et celles ci sont décrites à l’article 8(2). Notre enquête a eu pour objet de vérifier si la communication des renseignements par (l’institution concernée) était ou non conforme à l’article 8(2)a) de la Loi. Cet article dispose que des renseignements personnels relevant d’une institution fédérale peuvent être divulgués à des tiers lorsqu’il s’agit d’une communication aux fins auxquelles ils ont été recueillis ou préparés par l’institution ou pour des usages compatibles avec ces fins.
17. La Directive sur le processus de traitement des plaintes de harcèlement du Conseil du Trésor indique:

    5.2.1 Les plaintes de harcèlement sont traitées équitablement, confidentiellement , efficacement et sans délai.^{Note de bas de page 1}

18. De plus, selon les lignes directrices deTPSGC sur le règlement des différends liés au harcèlement en milieu de travail, toutes les personnes qui interviennent de près ou de loin dans une plainte ou dans la résolution d’un différend doivent reconnaître le caractère sérieux d’un tel cas, en respecter la confidentialité et éviter d’en parler entre elles. Elles doivent veiller en tout temps à préserver la dignité et le respect des parties en cause. Notamment, l’intimé doit:

    …Limiter toute discussion à propos de la plainte aux seules personnes qui doivent être informées.

19. Notre enquête révèle que lors de la réunion de l’équipe de gestion, la directrice de cette direction de TPSGC a divulgué le fait que la plaignante avait déposé une plainte contre elle.
20. D’une part, notre enquête a déterminé que la directrice n’avait pas préalablement obtenu le consentement de la plaignante afin de divulguer cette information et, d’autre part, nous n’avons reçu aucune indication que les employés présents à cette réunion étaient impliqués dans ce processus de règlement de plaintes ou avaient un besoin de savoir cette information. Nous ne sommes donc pas convaincus que TPSGC a raisonnablement contemplé la pertinence de divulguer l’identité de la plaignante aux employés présents à cette réunion.

Conclusions

21. Par conséquent, nous avons conclu que la plainte est fondée.