Enquête sur le refus du ministère de la Défense nationale de communiquer les renseignements personnels d’une personne décédée

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Le 29 avril 2024

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Description

La personne plaignante a présenté une demande d’accès aux renseignements d’une personne décédée au ministère de la Défense nationale (MDN). La personne plaignante avait été nommée comme exécuteur testamentaire de la personne décédée, anciennement membre des Forces armées canadiennes. Le MDN a conclu que la demande ne satisfaisait pas aux critères énoncés à l’alinéa 10b) du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement) et a refusé de communiquer la plupart des renseignements dans leur intégralité en vertu de l’article 26 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Le MDN a également établi que d’autres renseignements ne relevaient pas de lui, que la période de conservation prévue de ces renseignements avait été dépassée ou que ces derniers étaient accessibles par un autre moyen, et, par conséquent, il ne les a pas transmis à la personne plaignante. Le MDN n’a effectué aucune recherche pour trouver les renseignements demandés par la personne plaignante.

Cette dernière a contesté la décision du MDN en soutenant que les renseignements étaient nécessaires à la gestion de la succession de la personne décédée.

L’enquête portait sur deux grandes questions :

1. La personne plaignante avait‑elle le droit de présenter une demande au nom de la personne décédée en vertu de l’alinéa 10b) du Règlement aux fins de la gestion de la succession?
2. Le MDN a‑t‑il correctement appliqué l’article 26 de la Loi en refusant de communiquer les renseignements demandés?

Après examen, nous avons conclu que la personne plaignante avait expliqué et étayé adéquatement les fins précises relatives à la gestion de la succession pour lesquelles les renseignements étaient demandés et la manière dont les documents demandés pouvaient permettre d’arriver à ces fins. Le Commissariat a également conclu que le MDN n’avait pas effectué de recherche adéquate des documents demandés et que son refus général de communiquer des renseignements sans en avoir confirmé l’existence n’était pas justifié. Enfin, nous avons souligné que le MDN n’aurait pas dû renvoyer la personne plaignante à une autre instance sans avoir officiellement traité une partie de la demande d’accès aux renseignements.

À la lumière de ses conclusions, le Commissariat a recommandé au MDN de faire ce qui suit :

1. Effectuer une recherche raisonnable pour confirmer s’il possède ou non des documents pertinents qu’il peut valablement communiquer.
2. Fournir une nouvelle réponse à la personne plaignante en fonction des résultats de la recherche.

Le MDN a accepté de donner suite à nos recommandations. Par conséquent, la plainte est fondée et conditionnellement résolue.

Points à retenir

• Les individus qui présentent une demande d’accès à des renseignements au nom d’une personne décédée par application de l’alinéa 10b) du Règlement doivent démontrer qu’il existe un lien suffisant entre chaque document demandé et la gestion de la succession du défunt.
• Dans les cas où des individus cherchent à obtenir l’accès à des documents dont la période de conservation est dépassée, les institutions fédérales devraient effectuer une recherche pour confirmer que les documents ont été détruits.
• Les institutions fédérales doivent traiter les demandes d’accès officielles présentées en vertu de la Loi, même s’il existe d’autres moyens informels d’avoir accès aux renseignements, à moins que le demandeur ne consente à ce qu’il en soit autrement.

Rapport de conclusions

Plainte

1. La personne plaignante a affirmé que le ministère de la Défense nationale (MDN) a contrevenu aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi) relatives à l’accès en refusant de lui communiquer les renseignements relatifs à sa demande.

Enquête

Résumé de la demande d’accès et des réponses de l’institution

2. L’enquête menée par le Commissariat a permis de confirmer que la personne plaignante avait présenté une demande d’accès à tous les renseignements personnels détenus par les Forces armées canadiennes (FAC) concernant une personne décédée avec qui elle était unie par des liens conjugaux (la personne décédée), depuis la date de son enrôlement jusqu’à ce jour. La personne plaignante a expliqué qu’elle était la représentante personnelle de la succession de la personne décédée.
3. Dans sa réponse à la personne plaignante, le MDN a décrit le droit d’accès prévu par la Loi et les restrictions prévues à l’alinéa 10b) du Règlement sur la protection des renseignements personnels (le Règlement). Le MDN a indiqué que, pour être communiqués au représentant, les renseignements demandés devaient respecter les critères énoncés au sous-alinéa 8(2)m)(i) de la Loi ou à l’alinéa 10b) du Règlement. Le MDN a demandé à la personne plaignante de préciser le lien existant entre les renseignements demandés et la gestion de la succession, les renseignements exacts qu’elle recherchait et les fins pour lesquelles ces renseignements étaient demandés.
4. La personne plaignante a expliqué les raisons pour lesquelles elle avait besoin de ces renseignements et a affirmé qu’ils étaient nécessaires à la gestion de la succession. Elle a précisé sa demande ainsi :
   1. Tous les documents relatifs à la personne décédée, y compris les documents protégés A et B se rapportant à une période donnée, dans lesquels une personne est nommément désignée (la « personne nommée »).
   2. Toutes les correspondances relatives à la personne décédée, y compris son compte de messagerie du Réseau étendu de la Défense (RED) se rapportant à une période donnée, dans lesquelles la personne nommée est mentionnée.
   3. Tous les documents relatifs à la police collective du Régime d’assurance‑revenu militaire (RARM) de la personne décédée se rapportant à une période donnée.
   4. Tous les documents relatifs aux prestations de décès supplémentaires de la personne décédée se rapportant à une période donnée.
   5. Tous les documents relatifs aux formulaires de désignation du plus proche parent de la personne décédée se rapportant à une période donnée.
   6. Tous les dossiers médicaux relatifs à la personne décédée, y compris ceux concernant les problèmes de santé mentale de celle‑ci, et se rapportant à une période donnée.
   7. Une version mise à jour du Sommaire des dossiers du personnel militaire de la personne décédée.
   8. Les rapports d’évaluation du rendement de la personne décédée se rapportant à une période donnée.
   9. Tous les documents relatifs à la succession militaire de la personne décédée, y compris tous les testaments ou autres documents testamentaires.
5. Par la suite, le MDN a transmis les renseignements suivants par écrit à la personne plaignante :
   • Pour l’élément 2, le MDN a indiqué que les comptes de courriel des utilisateurs du RED sont conservés sur le réseau pendant une période de 60 jours à partir du moment où le membre cesse de faire partie des Forces canadiennes, après quoi le compte et son contenu sont supprimés de façon permanente. Par conséquent, le MDN a indiqué qu’il n’était pas en mesure de donner suite à cet élément de la demande. Le MDN a observé que, s’il avait encore accès au compte de courriel de la personne décédée, les renseignements y figurant seraient probablement visés par l’exception énoncée à l’article 26 de la Loi.
   • Pour l’élément 3, le MDN a indiqué que ces renseignements ne relevaient pas de lui et a renvoyé la personne plaignante au service des Biens non publics et du Personnel des Fonds non publics des Forces canadiennes.^{Note de bas de page 1}
   • En ce qui concerne l’élément 9, le MDN a informé la personne plaignante que la section des Successions militaires et élections de la Direction juridique de la rémunération, des avantages sociaux, pensions et successions militaires est chargée, au nom du Juge‑avocat‑général (JAG) à titre de directeur des Successions, de l’administration et de la distribution successorale des droits des membres des FAC qui décèdent pendant qu’ils sont en service.^{Note de bas de page 2} Le MDN a précisé que le JAG est chargé de la coordination avec l’exécuteur testamentaire et/ou le membre de la famille en vue de régler toutes les questions juridiques relatives à la succession, et a demandé à la personne plaignante de communiquer directement avec la section des Successions militaires et élections.
   • Quant aux éléments 1, 4, 5, 6, 7 et 8, le MDN a indiqué que la question était en cours d’examen.
6. Le MDN a par la suite répondu à la personne plaignante en refusant de lui communiquer tout renseignement relatif à la demande :
   • Pour les éléments 2, 3 et 9, le MDN a réitéré l’information qu’il avait initialement fournie à la personne plaignante.
   • Pour l’élément 4, le MDN a informé la personne plaignante que ce renseignement n’est pas lié à la gestion de la succession, puisque la succession n’est pas la bénéficiaire des prestations supplémentaires de décès.
   • Quant aux éléments 1, 5, 6, 7 et 8, le MDN a déterminé que la demande ne répondait pas aux critères énoncés à l’alinéa 10b) du Règlement et, par conséquent, il a refusé de communiquer les renseignements dans leur intégralité en vertu de l’article 26 de la Loi.

Portée de l’enquête

7. La personne plaignante a affirmé que le MDN avait commis une erreur en se fondant sur l’alinéa 10b) du Règlement et sur l’article 26 de la Loi pour justifier son refus de fournir les renseignements recherchés et a demandé que ceux‑ci lui soient communiqués.
8. L’enquête du Commissariat visait d’abord à établir si la personne plaignante était autorisée à présenter une demande en vertu de la Loi aux fins de gestion de la succession du militaire décédé, comme il est prévu à l’alinéa 10b) du Règlement.
9. Notre enquête a par la suite permis d’examiner l’application de l’article 26 de la Loi sur le refus de MDM de communiquer tout renseignement lié à la demande.

Analyse

Champ d’application

10. Pour arriver à sa conclusion, le Commissariat a tenu compte des articles 3, 12 et 26 de la Loi et de l’alinéa 10b) du Règlement.
11. L’article 3 de la Loi définit les « renseignements personnels » comme étant « [l]es renseignements, quels que soient leur forme et leur support, concernant un individu identifiable ». Toutefois, il est indiqué que, pour l’application des articles 7, 8 et 26 de la Loi, et de l’article 19 de la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements ne comprennent pas les renseignements concernant un individu décédé depuis plus de 20 ans.
12. Le paragraphe 12(1) de la Loi donne à un individu le droit de se faire communiquer sur demande « les renseignements personnels le concernant et relevant d’une institution fédérale ».
13. La Loi énonce certaines exceptions au droit d’accès prévu au paragraphe 12(1). Ces exceptions sont détaillées aux articles 18 à 28 de la Loi.
14. L’article 26 n’autorise pas les institutions fédérales à communiquer les renseignements personnels concernant un individu à d’autres personnes, sauf dans des circonstances particulières. Les renseignements personnels peuvent être communiqués si les autres individus y consentent, si cela est permis aux termes du paragraphe 8(2) de la Loi, qui autorise la communication dans certaines situations précises en l’absence de consentement, ou si les renseignements sont déjà accessibles au public.
15. Selon l’alinéa 10b) du Règlement, les droits ou recours prévus par la Loi et le Règlement peuvent être exercés « au nom d’une personne décédée, par une personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession de cette personne, mais aux seules fins de gérer la succession ».

La personne plaignante avait-elle le droit de présenter une demande au nom de la personne décédée au titre de l’alinéa 10b) du Règlement?

16. La Loi donne aux individus le droit d’accéder aux renseignements personnels les concernant et relevant d’une institution fédérale. Elle n’autorise pas les institutions fédérales à communiquer les renseignements personnels concernant un individu à d’autres personnes, sauf dans des circonstances particulières. L’article 8 de la Loi décrit les circonstances dans lesquelles les renseignements personnels concernant un individu peuvent être communiqués sans son consentement. Les renseignements personnels des personnes décédées depuis moins de 20 ans bénéficient de la même protection que ceux des personnes vivantes. Qu’une personne soit vivante ou décédée depuis moins de 20 ans, les mêmes restrictions et exceptions de la Loi s’appliquent.
17. L’alinéa 10b) du Règlement autorise un individu à agir au nom d’une personne décédée et à exercer les droits qui seraient accordés à cette personne par la Loi, pourvu que les deux conditions suivantes soient respectées :
    1. L’individu doit être la personne autorisée à gérer la succession du défunt.
    2. Le droit doit être exercé aux seules fins de gérer la succession.
18. Si l’individu respecte les exigences de cet alinéa, il se verra accorder le même accès aux renseignements personnels de la personne décédée que celle-ci avait de son vivant. Sa demande d’accès aux renseignements personnels du défunt sera traitée comme si elle avait été présentée par la personne décédée elle-même conformément au paragraphe 12(1) de la Loi.

Personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession d’une personne décédée

19. Le demandeur doit fournir un document écrit qui prouve qu’il est autorisé en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession de la personne décédée.
20. La personne plaignante a fourni une copie initialement notariée de la lettre d’homologation indiquant qu’elle était l’unique exécuteur testamentaire de la succession de la personne décédée. Elle a également fourni une copie du testament de la personne décédée dans lequel on la désignait à titre d’unique exécuteur et fiduciaire testamentaire.
21. Dans la présente affaire, le MDN n’a pas contesté le fait que la personne plaignante était la personne autorisée en vertu d’une loi fédérale ou provinciale à gérer la succession de la personne décédée. La personne plaignante a présenté une copie notariée de la lettre d’homologation indiquant qu’elle était l’unique exécuteur testamentaire de la personne décédée. En outre, le MDN était d’accord avec le fait que la personne plaignante était autorisée à gérer la succession de la personne décédée en l’espèce. Par conséquent, le Commissariat est convaincu que la personne plaignante était bel et bien autorisée à gérer la succession de la personne décédée aux fins de l’application de l’alinéa 10b) du Règlement.

Aux seules fins de gestion de la succession

22. Pour satisfaire à cette partie du critère, l’individu doit démontrer que sa demande ne porte que sur la gestion de la succession du défunt. Pour ce faire, l’individu doit prouver qu’il souhaite accéder aux documents aux seules fins de gestion de la succession.
23. La Loi ne définit pas l’expression « aux seules fins de gérer la succession », et la jurisprudence limitée relative à l’application de l’alinéa 10b) du Règlement ne fournit pas de directives claires sur la question. Cependant, il est possible de tirer des informations pertinentes de l’affaire MacDonald c. Ministère de la Défense nationale^{Note de bas de page 3} et des conclusions auxquelles en est venu le Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario (CIPVP) concernant l’alinéa 54a) de la Loi sur l’accès à l’information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), qui est une disposition analogue.
24. Dans le cadre de l’affaire MacDonald c. Ministère de la Défense nationale, le MDN avait refusé de communiquer les renseignements personnels d’un employé décédé à ses exécuteurs testamentaires. La Cour n’avait pas réalisé une analyse complète de l’alinéa 10b) du Règlement. Cependant, elle avait souligné que la communication de ces renseignements constituait une atteinte à la vie privée et avait exigé une [traduction] « bonne raison » et une [traduction] « autorisation législative précise ». Cette approche prudente démontrait la réticence du MDN à communiquer des documents sans avoir obtenu une justification claire.
25. Dans le cadre de l’affaire Association canadienne des Sociétés Elizabeth Fry c. Canada,^{Note de bas de page 4} la Cour fédérale a indiqué, au paragraphe 61, que l’alinéa 10b) du Règlement est « presque identique » à l’alinéa 54a) de la LAIMPVP.
26. Le CIPVP a présenté de nombreuses conclusions sur l’interprétation de l’alinéa 54a) de la LAIMPVP et de l’alinéa 66a) de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, qui sont presque identiques. Ces conclusions ont, par le fait même, facilité l’interprétation de l’alinéa 10b) du Règlement.
27. Il est utile de comparer l’alinéa 54a) de la LAIMPVP et l’alinéa 10b) du Règlement. L’alinéa 54a) de la LAIMPVP prévoit que « les droits […] peuvent être exercés par : a) son représentant successoral, dans le cas du particulier décédé, si l’exercice de ce droit ou du pouvoir est relié à l’administration de sa succession ». L’alinéa 10b) du Règlement autorise les administrateurs de succession à exercer les droits d’une personne décédée « aux seules fins de gérer la succession » (caractères gras ajoutés). L’utilisation d’« aux seules fins de » plutôt que d’« est relié » pourrait insinuer que les exigences imposées par l’alinéa 10b) du Règlement sont plus strictes que celles imposées par l’alinéa 54a) de la LAIMPVP.
28. À l’instar de la Cour dans l’affaire MacDonald, le CIPVP a interprété l’alinéa 54a) de la LAIMPVP de façon restrictive afin d’assurer un équilibre entre les droits du demandeur et ceux du défunt. Dans l’ordonnance M-1075, le commissaire adjoint Mitchinson a indiqué que les défunts conservent leur droit à la vie privée, sauf en ce qui concerne la gestion de leur succession. Par conséquent, il faut restreindre l’interprétation de l’alinéa 54a) de la LAIMPVP de manière à ce qu’il s’applique uniquement aux renseignements nécessaires à la gestion de la succession.^{Note de bas de page 5}
29. Plus particulièrement, des conclusions du CIPVP mettent l’accent sur le fait que les renseignements demandés doivent servir à gérer la succession (voir les ordonnances MO-1256,^{Note de bas de page 6} MO-1301,^{Note de bas de page 7} MO-1315,^{Note de bas de page 8} MO-1525^{Note de bas de page 9} et MO-2042).^{Note de bas de page 10} Elles font également ressortir que le lien entre les renseignements demandés et la gestion de la succession doit être clair (voir les ordonnances MO-1449^{Note de bas de page 11} et MO-1803).^{Note de bas de page 12}
30. En bref, plusieurs principes et thèmes peuvent être pris en considération :
    1. Il faut tenir compte des intérêts en matière de protection de la vie privée d’un défunt avant de communiquer ses renseignements personnels à une autre personne.
    2. La succession doit préciser les fins de la communication et en démontrer la validité. Elle doit également expliquer pourquoi les renseignements doivent lui être communiqués plutôt qu’à une autre personne.
    3. Le lien entre la gestion de la succession et les renseignements demandés doit être clair. La succession doit démontrer clairement que les documents demandés sont nécessaires aux fins légitimes de gestion de celle-ci.
    4. Les fins visées par la succession ainsi que leurs liens avec les renseignements demandés doivent être clairement décrits afin de justifier l’intrusion dans la vie privée du défunt.
31. Ainsi, les individus qui présentent une demande en vertu de l’alinéa 10b) du Règlement au nom d’un défunt doivent préciser et justifier les fins de la demande, prouver la légitimité de ces fins et décrire la manière dont les documents demandés permettront d’arriver auxdites fins.
32. Le CIPVP a conclu que les demandes [traduction] « sont liées à l’administration de la succession » lorsque les documents sont :
    • demandés pour permettre la poursuite d’une action civile intentée au nom de la succession en vue d’obtenir des dommages‑intérêts qui seraient recouvrables par la succession plutôt que par les membres survivants de la famille [ordonnances MO‑1803^{Note de bas de page 13} et MO-2042];^{Note de bas de page 14}
    • pertinents quant à la question de savoir si la succession devrait recevoir des prestations au titre d’une police d’assurance‑vie [ordonnance MO-1315];^{Note de bas de page 15}
    • pertinents quant à la situation financière du défunt et aux allégations de fraude ou de vol des biens du défunt [ordonnance MO‑1301];^{Note de bas de page 16}
    • nécessaires aux fins d’établir une défense dans le cadre d’une action intentée contre la succession [ordonnance M‑919];^{Note de bas de page 17}
    • nécessaires pour préparer une action à intenter au nom de la succession en vue d’obtenir des dommages‑intérêts pour des blessures causées au défunt avant son décès, lorsque les dommages‑intérêts peuvent être recouvrés par la succession plutôt que par les membres survivants de la famille [ordonnance MO-1803].^{Note de bas de page 18}
33. Le CIPVP a conclu que les demandes ne sont pas [traduction] « liées à l’administration de la succession » lorsque les documents sont :
    • demandés en appui à une action civile intentée au nom de la succession du défunt pour homicide délictuel, car le paragraphe 38(1) de la Loi sur les fiduciaires exclut le recouvrement de dommages‑intérêts par la succession pour le décès ou la perte de l’espérance de vie du défunt [ordonnances M-400^{Note de bas de page 19} et PO-1849];^{Note de bas de page 20}
    • demandés à l’appui d’une action civile intentée par des membres de la famille en vertu de la Loi sur le droit de la famille, lorsque les dommages‑intérêts seraient versés aux membres de la famille et non à la succession [ordonnance MO-1256];^{Note de bas de page 21}
    • demandés pour des raisons personnelles, par exemple lorsque le demandeur [traduction] « souhaite tourner la page sur [...] des événements tragiques » [ordonnances MO‑1563,^{Note de bas de page 22} PO-3073^{Note de bas de page 23} et PO-3086].^{Note de bas de page 24}

Les observations initiales de la personne plaignante

34. Dans sa plainte et ses observations adressées au Commissariat et au MDN, la personne plaignante a expliqué les raisons pour lesquelles elle cherchait à obtenir les renseignements en question et a demandé qu’ils lui soient communiqués.
35. Pour situer le contexte, la personne plaignante a fourni les précisions suivantes :
    • Elle et la personne décédée étaient unies par des liens conjugaux, et vivaient séparées de corps à la date du décès.
    • Elle est la représentante personnelle de la personne décédée, qui est désignée à titre d’exécuteur dans le testament et qui a reçu une lettre d’homologation.
    • Les prestations militaires de la personne décédée représentent une part importante de l’ensemble de la succession de celle‑ci.
    • La personne décédée avait entamé une relation avec la personne nommée quelques mois avant son décès. Au cours de cette période, la personne nommée a été désignée comme bénéficiaire d’une grande partie des prestations militaires de la personne décédée.
    • Au moment où les modifications ont été apportées aux prestations militaires de la personne décédée, celle‑ci présentait des troubles de santé mentale. Dans les semaines qui ont précédé son décès, la personne décédée était en congé de maladie en raison de son état mental.
36. La personne plaignante a affirmé que les biens de la personne décédée étaient au cœur de la relation. Elle allègue que la personne nommée aurait exercé une pression excessive et indue sur la personne décédée et l’aurait influencée pour qu’elle apporte des modifications à ses prestations militaires.
37. La personne plaignante soutient que les documents :
    • peuvent être pertinents quant à la situation financière de la personne décédée et aux allégations de fraude ou de vol de ses biens;
    • sont demandés pour permettre la poursuite d’une action civile intentée au nom de la succession en vue d’obtenir des dommages‑intérêts qui pourraient être recouvrés par la succession.
38. Après avoir examiné les éléments présentés, le MDN a établi que la personne plaignante n’avait pas démontré l’existence d’un lien suffisant entre chacun des éléments en cause et la gestion de la succession de la personne décédée, et ce, même si on lui avait donné l’occasion de le faire. Le MDN était d’avis que sa réponse à la demande d’accès aux renseignements respectait les dispositions de la Loi et que les éléments en cause, comme les courriels et les évaluations du rendement, n’étaient pas nécessaires ni utiles à la gestion de la succession.
39. De l’avis du Commissariat, en ce qui concerne les éléments 4, 5 et 9, la personne plaignante a initialement fourni une preuve suffisante pour établir que la demande était liée « aux seules fins de gérer la succession » en ce qui a trait à la deuxième partie du critère prévu à l’alinéa 10b) du Règlement. Par conséquent, nous concluons que la personne plaignante est autorisée à agir au nom de la personne décédée et, conformément au paragraphe 12(1) de la Loi, à avoir accès aux renseignements demandés, à savoir des renseignements auxquels aurait eu accès la personne décédée de son vivant.
40. Pour l’élément 4, le MDN a informé la personne plaignante que ce renseignement n’est pas lié à la gestion de la succession, puisque la succession n’est pas la bénéficiaire des prestations supplémentaires de décès. Le Commissariat est d’avis que la personne plaignante a besoin de ces renseignements pour s’acquitter de ses responsabilités à titre de représentante personnelle de la personne décédée. Elle doit s’assurer que la succession n’est pas la bénéficiaire des prestations supplémentaires de décès.
41. En ce qui a trait aux éléments 5 et 9, le Commissariat estime que la personne plaignante a besoin de ces renseignements à titre de personne chargée de la gestion de la succession de la personne décédée afin de déterminer qui est le parent le plus proche, qui a droit à l’héritage, et les droits reliés à la succession militaire.
42. Toutefois, nous ne sommes pas convaincus que la personne plaignante a établi l’existence d’un lien suffisant entre les éléments 1, 2, 6, 7 et 8 et la gestion de la succession de la personne décédée.
43. Dans ses observations, la personne plaignante a énuméré un grand nombre de documents qu’elle demandait, a donné une vue d’ensemble de la situation et a ensuite décrit de manière générale comment ces renseignements peuvent être pertinents quant à des procédures éventuelles. Il est tout à fait possible que d’autres éléments remplissent les conditions requises pour être communiqués dans les circonstances. Toutefois, la personne plaignante n’a pas expliqué ni étayé adéquatement les fins précises de la succession et la manière dont chacun des éléments en cause permettrait d’arriver à ces fins.
44. Pour que le Commissariat et le MDN soient tous les deux convaincus que le MDN peut valablement communiquer des documents de nature très personnelle, la personne plaignante doit présenter des observations qui précisent et justifient clairement les fins de la demande, la validité de ces fins et la manière dont chacun des éléments mentionnés permettra d’arriver à ces fins.
45. Par conséquent, le Commissariat a demandé à la personne plaignante d’expliquer directement pourquoi les renseignements précis faisant partie de sa demande sont nécessaires à la gestion de la succession.
46. Enfin, concernant l’élément 3, le MDN a indiqué que ces renseignements ne relevaient pas de lui et a renvoyé la personne plaignante au service des Biens non publics et du Personnel des fonds non publics, Forces canadiennes. Le Commissariat a confirmé que les renseignements relèvent des Services de bien‑être et moral des Forces canadiennes pour les biens non publics et du Personnel des fonds non publics, Forces canadiennes. Par conséquent, la réponse du MDN était adéquate.

Les observations supplémentaires de la personne plaignante

47. La personne plaignante a présenté des observations supplémentaires afin de préciser la portée des documents demandés et d’expliquer pourquoi ces documents sont nécessaires à la gestion de la succession de la personne décédée.
48. La personne plaignante a invoqué la décision Ontario (Community Safety and Correctional Services) (Re), 2012 CanLII 32952 (ON IPC),^{Note de bas de page 25} à titre de précédent, pour souligner que le CIPVP a conclu en partie que les demandes sont [traduction] « liées à l’administration de la succession » lorsque les documents [traduction] « sont pertinents quant à la situation financière du défunt et aux allégations de fraude ou de vol des biens du défunt. »
49. La personne plaignante s’est également appuyée sur la décision Hamilton-Wentworth Regional Police Services Board (Re), 2000 CanLII 21054 (ON IPC),^{Note de bas de page 26} dans laquelle l’arbitre a conclu que les documents en cause étaient liés [traduction] « directement à la situation financière du défunt et au détournement possible de ses biens ». Par conséquent, l’arbitre a conclu qu’[traduction] « il est raisonnable que les renseignements de cette nature contenus dans ces documents soient pertinents à l’administration de la succession par l’appelant. »

Portée de la demande

50. La personne plaignante a indiqué qu’elle ne souhaitait pas donner suite à sa demande concernant l’élément 1 et qu’elle acceptait que l’élément 3 ne relève pas du MDN. Elle a également demandé à ce que les éléments 7 et 8 de sa demande soient révisés de la manière suivante :
    • Le dossier d’emploi militaire de la personne décédée se rapportant à une période donnée.

Justification

51. Dans ses observations présentées au Commissariat, la personne plaignante a souligné l’importance de comprendre le contexte et les circonstances de sa demande. Elle a précisé qu’elle avait intenté une poursuite contre la personne nommée en son propre nom et en sa qualité d’exécuteur testamentaire de la personne décédée.
52. La déclaration de la personne plaignante dans le cadre de la poursuite inclut des allégations relatives à des circonstances suspectes et à de l’abus d’influence, formulées à l’encontre de la personne nommée relativement à une désignation de bénéficiaire d’une assurance‑vie (la « désignation de bénéficiaire »).
53. En résumé, la personne plaignante a indiqué qu’elle avait de sérieuses inquiétudes concernant l’état mental de la personne décédée au moment de son décès et quant à l’influence que la personne nommée exerçait sur elle, compte tenu de son état mental. La personne plaignante a fait état de circonstances suspectes entourant la signature de la désignation de bénéficiaire par la personne décédée, indiquant que cette signature aurait été obtenue par la personne nommée par suite d’un abus d’influence.
54. La personne plaignante a expliqué comment les renseignements précis demandés aux éléments 2, 6, 7 et 8 (révisés) sont nécessaires à la gestion de la succession de la personne décédée.
55. En ce qui concerne l’élément 2, la personne plaignante a fait valoir que, compte tenu des allégations relatives à la conduite de la personne nommée au sujet de la désignation de bénéficiaire, elle est préoccupée par la conduite de cette personne en ce qui concerne la situation financière de la personne décédée en général et de l’incidence que cette conduite aurait pu avoir sur celle-ci. Par conséquent, la personne plaignante estime que toute correspondance entre la personne décédée et la personne nommée qui pourrait se trouver sur le compte de messagerie RED de la personne décédée est importante aux fins de la gestion de la succession de celle‑ci.
56. Pour ce qui est de l’élément 6, la personne plaignante a expliqué que la personne décédée avait des troubles de santé mentale et qu’elle craint que ces troubles, combinés à la conduite de la personne nommée, n’aient eu des répercussions sur la situation financière de la personne décédée. La personne plaignante estime donc que les dossiers médicaux de la personne décédée sont pertinents quant à la gestion de la succession de celle-ci.
57. Quant aux éléments 7 et 8 (révisés), la personne plaignante souhaite établir si le rendement professionnel de la personne décédée, et par conséquent sa situation financière, ont été affectés par la conduite de la personne nommée. Elle soutient donc que le dossier d’emploi militaire de la personne décédée, avant et pendant sa liaison avec la personne nommée, est pertinent en ce qui a trait à la gestion de la succession de la personne décédée.
58. Après examen, le Commissariat conclut qu’il est raisonnable que les renseignements figurant aux éléments 2 et 4 à 9 puissent être pertinents aux fins de la gestion de la succession par la personne plaignante. Nous sommes convaincus que la demande a été présentée, du moins en partie, pour permettre de déterminer si des activités frauduleuses ont eu lieu relativement à la situation financière de la personne décédée en raison de sa relation avec la personne nommée, et pour faciliter la poursuite d’une action civile intentée au nom de la succession en vue d’obtenir des dommages‑intérêts qui seraient recouvrables par la succession. Par conséquent, le Commissariat conclut que le MDN aurait dû effectuer une recherche sur les éléments figurant dans la demande de la personne plaignante afin de confirmer s’il possédait ou non des documents pertinents qu’il pouvait communiquer valablement.
59. Enfin, au sujet des éléments 2 et 9, le Commissariat tient à souligner ce qui suit :
    • Pour l’élément 2, le MDN a indiqué que les comptes courriel des utilisateurs du RED sont conservés sur le réseau pendant une période de 60 jours à partir du moment où un membre cesse de faire partie des Forces canadiennes, après quoi le compte et son contenu sont supprimés de façon permanente. Par conséquent, le MDN a indiqué qu’il n’était pas en mesure de donner suite à cet élément de la demande. Toutefois, le MDN n’a pas effectué de recherche pour confirmer s’il détenait ou non des documents pertinents relevant de lui. Selon la personne plaignante, l’adresse électronique du RED de la personne décédée était toujours active au début de l’année 2022. Dans des cas où des individus cherchent à avoir accès aux comptes des utilisateurs du RED des membres qui quittent l’organisation, le Commissariat estime que, malgré la période de conservation de 60 jours, le MDN devrait effectuer une recherche pour confirmer si le compte et son contenu ont été supprimés de façon permanente. Cela étant dit, même si les renseignements existaient, il est possible qu’ils ne relèvent pas du MDN.
      
      La Loi accorde le droit d’accès aux renseignements personnels recueillis par une institution fédérale qui sont directement liés à ses programmes ou à ses activités. Les facteurs permettant d’établir si des renseignements personnels relèvent d’une institution vont au‑delà de l’emplacement physique de ces renseignements et tiennent compte notamment des éléments suivants : si les renseignements se rapportent ou non à une affaire institutionnelle; si l’institution s’est fondée sur les renseignements pour préparer des documents gouvernementaux; si l’institution a un droit d’accès aux documents ayant force exécutoire; et si les renseignements ont été intégrés à d’autres documents détenus par l’institution et, le cas échéant, dans quelle mesure.
    • En ce qui concerne l’élément 9, le MDN a informé la personne plaignante que la section des Successions militaires et élections de la Direction juridique de la rémunération, des avantages sociaux, pensions et successions militaires est chargée, au nom du JAG à titre de directeur des Successions, de l’administration et de la distribution successorale des droits des membres des FAC qui décèdent pendant qu’ils sont encore en service. Le MDN a précisé que le JAG est chargé de la coordination avec la personne chargée de gérer la succession et/ou un membre de la famille en vue de régler toutes les questions juridiques relatives à la succession, et a demandé à la personne plaignante de communiquer directement avec la section des Successions militaires et élections.
      
      La Loi apporte un complément aux procédures en vigueur en matière d’accès aux renseignements personnels. Lorsqu’il existe plus d’un moyen d’obtenir les renseignements demandés, l’institution peut informer l’individu des autres voies d’accès possibles. Si le demandeur, après avoir présenté une demande officielle, décide d’utiliser un autre moyen pour obtenir les renseignements, l’institution peut lui demander s’il souhaite mettre fin à la demande d’accès. Autrement, l’institution doit traiter officiellement la demande.
      
      Dans la présente affaire, le Commissariat est d’avis que le MDN ne s’est pas acquitté de son obligation de traiter officiellement la demande de la personne plaignante lorsqu’il lui a demandé de s’adresser directement à la section des Successions et élections afin d’obtenir l’accès aux renseignements demandés. Le MDN ne peut mettre fin à une demande d’accès aux renseignements qu’après avoir reçu le consentement écrit de la personne ayant présenté la demande.

Le MDN a‑t‑il correctement appliqué l’article 26 de la Loi en l’invoquant pour justifier son refus de communiquer les renseignements relatifs à la demande?

60. Afin de déterminer si les exceptions invoquées par le MDN s’appliquent, il est nécessaire de savoir si les documents contiennent des « renseignements personnels » et, dans l’affirmative, à qui ils se rapportent.
61. En l’espèce, le MDN a indiqué qu’il avait refusé de communiquer tous les renseignements en se fondant uniquement sur le libellé de la demande. Il n’a effectué aucune recherche relativement aux renseignements précisés par la personne plaignante.
62. Le MDN a soutenu que les documents en cause contiennent des renseignements personnels sur la personne décédée, y compris des évaluations, des antécédents professionnels et des renseignements médicaux. Le MDN a également soutenu que les documents comportent vraisemblablement des renseignements personnels se rapportant à d’autres individus.
63. Il ne fait aucun doute que les documents demandés contiennent principalement les renseignements personnels de la personne décédée. Puisque, de l’avis du Commissariat, la personne plaignante agit au nom de la personne décédée pour les besoins de cette demande, ces documents doivent être considérés comme contenant les renseignements de la personne plaignante.
64. Nous sommes aussi d’avis que les documents contiennent probablement peu de renseignements personnels concernant d’autres individus que la personne décédée.
65. Les observations du MDN reposent principalement sur l’affirmation selon laquelle la personne plaignante n’a pas satisfait au critère énoncé à l’alinéa 10b) du Règlement et qu’elle est tenue de demander l’accès aux renseignements à titre de simple tiers.
66. Toutefois, après avoir conclu que l’alinéa 10b) du Règlement s’applique bel et bien aux éléments précisés par la personne plaignante dans sa demande, le Commissariat est tenu d’examiner l’application de l’article 26 de la Loi, puisque la personne plaignante agit maintenant au nom de la personne décédée. En outre, bien que la personne plaignante puisse, en réalité, chercher essentiellement à obtenir l’accès aux renseignements personnels de la personne décédée, l’article 26 ne vise pas à refuser à un demandeur l’accès à ses propres renseignements contenus dans les mêmes documents.
67. Puisque le paragraphe 12(1) de la Loi accorde aux individus un droit d’accès à leurs renseignements personnels, la personne plaignante a droit non seulement aux renseignements personnels concernant la personne décédée qui se trouvent dans les documents, mais aussi à tous les renseignements qui la concernent.
68. L’article 26 de la Loi prévoit certaines exceptions au droit d’accès énoncé au paragraphe 12(1). Aux termes de l’article 26, lorsqu’un dossier contient à la fois des renseignements personnels sur la personne décédée (ou la personne plaignante) et sur d’autres individus, le MDN a le pouvoir discrétionnaire de refuser au plaignant l’accès à ces renseignements s’il détermine qu’aucune exception ne permet de les communiquer. Le Commissariat est donc convaincu que les renseignements sont visés par l’exception prévue à l’article 26 de la Loi.
69. Comme mentionné précédemment en l’espèce, le MDN n’a pas effectué de recherche sur les éléments précisés dans la demande de la personne plaignante afin de confirmer s’il possède ou non des documents pertinents qu’il pourrait communiquer valablement. Par conséquent, le Commissariat ne peut pas conclure que tous les renseignements sont visés par l’article 26 de la Loi, puisqu’il n’a pas examiné les documents en cause.

Conclusions

70. Après examen, le Commissariat considère que la personne plaignante était l’exécuteur de la succession et qu’elle était autorisée, au titre du paragraphe 12(1) de la Loi et de l’alinéa 10b) du Règlement, à présenter une demande au nom de la personne décédée aux fins de la gestion de la succession de celle-ci.
71. En outre, nous considérons que le MDN n’a pas correctement appliqué l’article 26 de la Loi en l’invoquant pour justifier son refus de communiquer tous les renseignements relatifs à la demande de la personne plaignante.
72. Dans les circonstances, le Commissariat conclut que la personne plaignante n’a pas eu accès aux renseignements personnels auxquels elle avait droit au titre de la Loi. Par conséquent, la plainte est fondée.

Recommandations

73. À la lumière de ses conclusions, le Commissariat a recommandé au MDN de faire ce qui suit :
    1. Effectuer une recherche raisonnable des documents afin de confirmer s’il possède ou non des documents pertinents qu’il peut valablement communiquer concernant les éléments 2 et 4 à 9;
    2. Traiter tous les documents pertinents récupérés dans le cadre de l’attribution de la demande et fournir immédiatement une nouvelle réponse à la personne plaignante.
74. En réponse à ces recommandations, le MDN a indiqué qu’il préparait une nouvelle réponse à fournir à la personne plaignante concernant les éléments 2 et 4 à 9 de la demande d’accès.
75. Le MDN a fait remarquer que, bien que la personne plaignante ait demandé de réviser le libellé de sa demande en ce qui concerne les éléments 7 et 8, il a jugé opportun de conserver le libellé initial, compte tenu des renseignements supplémentaires fournis, ainsi que du contexte additionnel.
76. Quant à l’élément 9, le MDN a précisé qu’il existe une procédure informelle permettant d’avoir accès à ces renseignements et a demandé à la personne plaignante d’abandonner cette partie de la demande. Le MDN a expliqué que les testaments sont conservés de façon sécuritaire dans des enveloppes scellées, et que le fait de les ouvrir en l’absence d’un représentant légal les rend invalides. Il a donc demandé à la personne plaignante de communiquer directement avec la section des Successions et élections afin d’obtenir ces renseignements, au cas où elle ne l’aurait pas déjà fait. Le MDN a précisé que tous les documents relatifs à la succession devraient être inclus dans la demande relative au dossier P‑2024‑00323, comme il est indiqué ci‑après.
77. La personne plaignante a accepté de modifier l’élément 9 de sa demande de la manière suivante :
    • Tous les documents relatifs à la succession militaire de la personne décédée, à l’exception du testament placé dans une enveloppe scellée.
78. Le Commissariat a constaté que les renseignements demandés par la personne plaignante à l’élément 9 relèvent du fichier de renseignements personnels MDN PPE 856 et qu’il est fort probable que le JAG, en sa qualité de directeur des Successions, détienne des documents pertinents.
79. Ainsi, nous avons demandé au MDN d’effectuer une recherche de documents auprès du directeur des Successions pour vérifier s’il détient des documents pertinents liés à l’élément 9 de la demande de la personne plaignante et traiter tout document pertinent récupéré dans le cadre de cette recherche.
80. Compte tenu de ce qui précède, le MDN a indiqué qu’il traitera les éléments 2 et 4 à 9 dans sept nouveaux dossiers en raison des renseignements demandés :
    • Élément 2 : P‑2024‑00319. Le MDN a indiqué qu’il consultera le service des technologies de l’information pour vérifier si le compte RED peut encore être récupéré.
    • Éléments 4 et 5 : P‑2024‑00323 pour les renseignements contenus dans le fichier de renseignements personnels (FRP) MDN PPE 836 (Dossiers du personnel militaire des unités). Le MDN a indiqué qu’il effectuera une recherche ciblée pour trouver les documents demandés et qu’il les fournira conformément à la Loi.
    • Élément 6 : P‑2024‑00326 concernant les renseignements contenus dans le FRP MDN PPE 810 (Dossiers médicaux) et P‑2024‑00327 pour ceux contenus dans le FRP MDN PPE 812 (Services psychosociaux). Le MDN s’est engagé à récupérer et à traiter les documents relatifs aux troubles de santé mentale.
    • Élément 7 : P‑2024‑00337 concernant le Sommaire des dossiers du personnel militaire.
    • Élément 8 : P‑2024‑00328 concernant les renseignements détenus dans le FRP MDN PPE 838 (Dossier d’évaluation du rendement).
    • Élément 9 : P‑2024‑00449 concernant les renseignements détenus dans le FRP MDN PPE 856 (Dossiers du Juge‑avocat général/successions militaires). Plus précisément, tous les documents relatifs à la succession militaire de la personne décédée, à l’exception du testament placé dans une enveloppe scellée.
81. Par conséquent, le Commissariat conclut que la plainte est conditionnellement résolue. Cette conclusion est conditionnelle du fait qu’il est entendu que le MDN fournira une nouvelle réponse à la personne plaignante à l’égard de chacun des éléments visés, sous leur nouveau numéro de demande.