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Enquête sur la communication par l’Agence du revenu du Canada du nom d’un enfant adopté à sa mère biologique

Plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi)

Le 27 février 2025

Mise à jour

La journée suivant la transmission du rapport final, l’ARC a accepté de mettre en œuvre deux des trois recommandations du CPVP. En effet, l’ARC s’est engagée à examiner et réviser les procédures actuelles et à fournir à ses employés une formation complète à ce sujet. Toutefois, elle a décidé de ne pas mettre en place des mesures pour surveiller la conformité aux nouvelles procédures pour l’année suivant la mise en œuvre de nos recommandations.

Description

La plaignante a adopté un enfant dans le cadre d’un processus d’adoption fermée et a changé son nom peu de temps après l’adoption pour des raisons de sécurité. Elle a affirmé que l’ARC avait communiqué à tort ses renseignements personnels et ceux de son enfant à la mère biologique de celui-ci. Nous avons conclu que, selon la prépondérance des probabilités, l’ARC a communiqué à tort le nom adoptif de l’enfant à la mère biologique et par conséquent, qu’elle a enfreint l’article 8 de la Loi. De plus, nous avons constaté des lacunes dans ses procédures internes qui exposent les renseignements personnels des enfants adoptés à un risque de communication non autorisée.

Rapport de conclusions

Vue d’ensemble

La plaignante (la mère adoptive) affirme que l’Agence du revenu du Canada (ARC) a communiqué à tort ses renseignements personnels et ceux de son enfant adoptif à la mère biologique de l’enfant (la mère biologique). Elle soutient également que l’ARC a apporté des changements à son compte et à celui de son enfant à leur insu et sans leur consentement, et que l’ARC a utilisé de l’information erronée pour le faire.

En ce qui concerne l’exactitude de l’information, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada constate que l’ARC a changé le nom de l’enfant dans son système après avoir reçu une demande de prestation de la mère biologique. L’ARC a corrigé le tout lorsque la plaignante a signalé l’erreur. Puisque cette question a été réglée avant le lancement de l’enquête, elle ne sera pas examinée dans le présent rapport.

Il s’agit donc d’établir en l’espèce si l’ARC a contrevenu à l’article 8 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (la Loi). Cet article prévoit que les renseignements personnels ne peuvent être communiqués qu’avec le consentement de l’individu concerné – paragraphe 8(1) – ou conformément à l’un des cas d’autorisation énumérés au paragraphe 8(2) de la Loi.

Au cours de l’enquête, l’ARC n’a présenté aucune observation quant à savoir s’il y avait eu violation de l’article 8 de la Loi, car elle n’a pas été en mesure de confirmer si les renseignements personnels de la plaignante et de l’enfant ont bel et bien été communiqués. Elle a toutefois reconnu qu’elle n’avait pas protégé adéquatement les renseignements personnels de l’enfant.

Après avoir pris en considération les faits et les observations des parties, le Commissariat a établi que, selon la prépondérance des probabilités, l’ARC a communiqué à tort les renseignements personnels de la plaignante et de l’enfant à la mère biologique.

Par conséquent, le Commissariat a présenté un rapport de conclusions préliminaire dans lequel il recommandait que l’ARC i) examine et révise les procédures qui figurent actuellement dans le manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC afin d’y souligner l’importance de protéger les renseignements personnels des enfantsFootnote 1 et de renforcer les mesures de protection, ii) s’assure que ses employés reçoivent une formation approfondie sur les procédures mises à jour et iii) mette en place des mesures pour surveiller la conformité aux nouvelles procédures.

L’ARC n’a pas fourni de réponse au rapport préliminaire dans les délais prescrits et n’a pas indiqué au Commissariat si elle avait accepté de mettre en œuvre les recommandations formulées ci-dessus. À la lumière de ce qui précède, le Commissariat conclut que la plainte est fondée et non résolue.

Contexte

Chronologie

  1. En 2010, la plaignante a adopté l’enfant en faisant appel à une organisation non gouvernementale de protection de l’enfance dans le cadre d’un processus d’adoption fermée. Ce type d’adoption signifie que l’enfant et sa famille adoptive ne sont pas en contact avec la famille biologiqueFootnote 2. L’enquête du Commissariat a permis de confirmer que l’enfant n’était pas en contact avec ses parents biologiques depuis que sa garde leur avait été retirée. De plus, le Commissariat a constaté dans les observations de la plaignante que celle-ci avait décidé de changer le nom de l’enfant peu de temps après l’adoption, et ce, pour des raisons de sécurité.
  2. Le 11 juin 2010, l’ARC a reçu de la plaignante une demande de prestation fiscale canadienne pour enfantsFootnote 3 (PFCE). La demande avait été remplie en utilisant le nom adoptif de l’enfant.
  3. Le 5 août 2010, l’ARC a reçu une deuxième demande de PFCE. Cette fois, la demande avait été soumise par la mère biologique et avait été remplie en utilisant le nom d’origine de l’enfant. À la réception de cette deuxième demande, le nom adoptif de l’enfant a été remplacé dans le système de l’ARC par son nom d’origine.
  4. En 2015, la plaignante a communiqué avec l’ARC parce qu’elle recevait de la correspondance sur laquelle figurait le nom d’origine de l’enfant. L’ARC a confirmé que le nom de l’enfant dans son système était inexact et l’a corrigé en le changeant de nouveau pour le nom adoptif.
  5. Au cours de l’enquête, le Commissariat a communiqué avec la mère biologique; celle-ci a confirmé qu’à l’été 2018, une personne travaillant à l’ARCFootnote 4 lui a communiqué de vive voix le nom adoptif complet de l’enfant lorsqu’elle a communiqué avec le centre d’appels pour une question non liée à l’enfant. Elle a également confirmé qu’avant cette conversation, elle ne connaissait pas le nouveau nom de l’enfant ni l’identité de ses parents adoptifs. Finalement, elle a expliqué que, grâce à ces renseignements, elle a été en mesure de retrouver la plaignante et l’enfant et entrer en contact avec eux.
  6. La plaignante a déclaré que la mère biologique a communiqué pour la première fois avec l’enfant en décembre 2018, peu de temps après la communication présumée des renseignements.

Compte associé à un numéro d’identification de personne à charge

  1. L’ARC utilise un numéro d’identification de personne à charge (NIPC) afin d’identifier l’enfant dans son Système de gestion des crédits pour enfants (compte associé à un NIPCFootnote 5) et de traiter des demandes de prestation telles que l’allocation canadienne pour enfants (ACE) et les allocations spéciales pour enfants. Le compte associé à un NIPC est lié au compte du contribuable qui demande des prestations pour un enfant (ou au compte de l’organisation publique dans les cas où un enfant est sous la garde légale d’une telle organisation), et ce, même si l’ARC juge que la personne n’est pas admissible à les recevoir. Tout changement apporté à un compte associé à un NIPC apparait dans le compte du contribuable qui y est lié.
  2. L’ARC a indiqué que lorsqu’elle reçoit plusieurs demandes pour un même enfant provenant de demandeurs différents, elle crée pour l’enfant, dans la plupart des cas, des comptes distincts associés à un NIPC et entreprend un examen pour [traduction] « déterminer avec qui la personne à charge admissible réside, et qui est principalement responsable de ses soins et de son éducation ». Dans le cas présent, l’ARC n’a pas créé de NIPC distinct et n’a pas jugé nécessaire d’effectuer un examenFootnote 6.
  3. Il est important de noter que lorsque la plaignante a présenté sa demande afin d’obtenir la PFCE, un compte associé à un NIPC existait déjà pour l’enfant dans le système de l’ARC : l’organisation non gouvernementale de protection de l’enfance qui avait initialement la garde de l’enfant avait présenté une demande pour des allocations, et l’ARC les lui versait. Les fonds étaient ensuite déposés par l’organisation dans un compte de régime enregistré d’épargne-étudesFootnote 7 au nom de l’enfant. Selon les procédures de l’ARC, il existe une exception à l’obligation de créer un nouveau compte associé à un NIPC dans les cas où un enfant a toujours été sous la garde d’un organisme. Par conséquent, lorsque la plaignante a présenté sa demande afin d’obtenir la PFCE, l’ARC n’a pas créé de nouveau compte associé à un NIPC. Elle a plutôt modifié le compte existant pour tenir compte des renseignements que la plaignante avait fournis dans sa demande et l’a lié à son compte de contribuable.
  4. Dans ses observations, l’ARC a expliqué qu’une erreur s’est produite parce qu’un de ses employés n’a pas suivi les procédures internesFootnote 8 pour traiter la demande de la mère biologique. Elle a également expliqué que l’employé a apporté des modifications au compte associé au NIPC existant de l’enfant plutôt que d’en créer un nouveau. Par conséquent, le compte associé au NIPC de l’enfant a par la suite été lié à la fois au compte de la plaignante et à celui de la mère biologiqueFootnote 9. Cela signifie qu’à partir de ce moment, toute modification apportée au compte associé au NIPC de l’enfant, comme le changement de nom entré dans le système de l’ARC en 2015, s’affichait dans le compte de la mère biologique (dans la section sur les renseignements sur le ou les enfants visés par l’allocation canadienne pour enfant)Footnote 10.

Analyse

Enjeu : L’ARC a-t-elle communiqué le nom adoptif de l’enfant à la mère biologique en violation de l’article 8 de la Loi?

Procédures établies dans le manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC
  1. Étant donné que l’ARC a mentionné que l’employé ayant traité la demande du parent biologique n’avait pas suivi les procédures internes, le Commissariat a examiné les extraits pertinentsFootnote 11 du manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC. La section intitulée « Adoption »Footnote 12 est libellée comme suit :

    [Traduction]

    « Adoption

    Une adoption a lieu lorsqu’un tiers adopte un enfant et ne sait pas qui sont ses parents biologiques ou des principaux responsables des soins précédents. Dans la plupart des cas, l’enfant existe déjà dans notre système; par conséquent, l’enfant aura un NIPC.

    Pour ces types d’adoptions, un nouveau NIPC doit être créé pour l’enfant afin de protéger l’identité des principaux responsables des soins précédents ou actuels. Un [indicateur de litige relatif à la garde (ILG)]Footnote 13 doit être établi pour l’ancien NIPC. »

  1. Le Commissariat a constaté que la procédure ne renvoie à aucun autre scénario et ne décrit que la situation la plus courante et la plus probable, soit une situation où l’ARC reçoit une première demande provenant d’un parent biologique et où le compte initial associé à un NIPC est lié au compte de ce dernier. Cette constatation a également été confirmée par les observations de l’ARC. L’agence a expliqué que [traduction] « lorsque les procédures du manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC sont suivies, les renseignements sur l’enfant après l’adoption ne sont accessibles qu’au moyen du compte de la personne qui a adopté l’enfant. Une fois le nouveau NIPC créé, l’ancien NIPC (associé aux renseignements sur l’enfant avant l’adoption) ne peut plus être modifié par la suite ».
  2. Dans le cas présent, la situation était inversée puisque la demande de la mère adoptive a été reçue avant celle de la mère biologique, un scénario qui n’est pas prévu dans le manuel. Par conséquent, le compte associé à un NIPC (initialement créé par l’organisation et associé à celle-ci, et par la suite associé à la mère adoptive) existait déjà dans le système de l’ARC lorsque cette dernière a reçu la demande de la mère biologique. Étant donné que le manuel ne tient pas compte de cette situation inverse, cela pourrait avoir créé de la confusion chez l’employé de l’ARC qui a traité la demande du parent biologique.
  3. De plus, le Commissariat a remarqué que l’utilisation des ILG ne visait que les « anciens » comptes associés à un NIPC et qu’il n’y avait pas d’autre mécanisme en place dans les procédures permettant de signaler un risque pour la sécurité des enfants adoptés.
  4. Bien que l’ARC ait expliqué que la raison pour laquelle on crée un nouveau compte associé à un NIPC pour les enfants adoptés (ce qui n’est pas arrivé dans ce cas-ci) est de protéger leur identité, les procédures mettent seulement l’accent sur le fait qu’un nouveau NIPC doit être créé [traduction] « pour protéger l’identité des principaux responsables des soins précédents ou actuels ». Nulle part on ne fait mention de la protection de l’identité des enfants ou du fait que le nouveau NIPC devrait aussi servir à protéger les renseignements personnels et la vie privée des enfants adoptés.
  5. Même si rien n’indique qu’il s’agit d’un problème systémique, cet incident démontre le rôle important que joue l’ARC dans la protection des renseignements personnels qui relèvent d’elle et qui concernent des enfants.
  6. En résumé, l’ARC devrait avoir des procédures claires et rigoureuses en place pour protéger adéquatement les renseignements personnels des enfants adoptés. Afin de corriger les lacunes mentionnées précédemment, le Commissariat estime donc que les procédures actuelles de l’ARC devraient être examinées et mises à jour. D’ailleurs, les employés de l’ARC qui créent et mettent à jour les comptes d’enfants adoptés devraient avoir une connaissance approfondie des procédures applicables et être conscients des préjudices que pourraient subir les enfants si leurs renseignements personnels étaient compromis.
La communication des renseignements à la mère biologique
  1. La plaignante a également fait valoir que la communication de ses renseignements personnels et de ceux de l’enfant au parent biologique a eu des incidences négatives graves sur eux, ce qui va à l’encontre de l’objectif d’une adoption fermée. La plaignante a fourni des éléments de preuve faisant état des conséquences que la communication des renseignements a entraînées sur sa famille et, plus important encore, sur l’enfant, notamment des répercussions psychologiques et juridiques considérables.
  2. Il est important de noter que le nom de famille adoptif de l’enfant est le même que celui de la plaignante, ce qui a permis à la mère biologique d’identifier à la fois la plaignante et l’enfant. Étant donné que la plaignante a fourni le nom adoptif de l’enfant à l’ARC dans une correspondance confidentielle, le Commissariat estime que le nom adoptif de l’enfant peut également être considéré comme un renseignement personnel de la plaignante au sens de l’article 3 de la LoiFootnote 14.
  3. L’article 8 de la Loi précise que la communication des renseignements personnels sans le consentement de l’individu concerné ne peut être faite que dans certaines circonstances décrites au paragraphe 8(2) de la Loi.
  4. Comme le Commissariat l’a expliqué dans une section précédente du présent rapport, l’ARC a indiqué que l’employé qui a traité la demande du parent biologique en août 2010 n’a pas suivi les procédures internes. Les renseignements personnels de l’enfant, notamment son nom adoptif complet, ont donc été liés au compte de la mère biologique ainsi qu’à celui de la mère adoptive.
  5. L’ARC a indiqué que [traduction] « le niveau de sécurité approprié n’avait malheureusement pas été attribué aux renseignements de l’enfant … ». Cependant, puisque l’ARC ne disposait d’aucun document permettant d’établir si les renseignements de l’enfant et de plaignante avaient été communiqués ou non au parent biologique, elle n’a présenté aucune observation concernant le respect de l’article 8 de la Loi.
  6. Étant donné que l’ARC n’a pas fourni d’observations quant à la communication présumée des renseignements et à cause du temps écoulé depuis les événements, le Commissariat a tenu compte des éléments suivants pour en arriver à sa conclusion :
    • L’ARC a confirmé que le compte associé au NIPC de l’enfant a été lié au compte de la mère biologique ainsi qu’à celui de la mère adoptive. Elle a également expliqué que si la mère biologique a posé des questions à l’ARC au sujet de l’enfant à l’époque, il est possible qu’elle lui ait communiqué les renseignements contenus dans le dossier de l’enfant, notamment son nom adoptif.
    • La mère biologique a confirmé que lorsqu’elle a communiqué avec le centre d’appels de l’ARC en 2018, un employé lui a donné le nom adoptif complet de l’enfant, ce qui l’a aidée à retrouver l’enfant et sa famille adoptive, et à entrer en contact avec eux.
    • Selon les procédures de l’ARC en vigueur, l’employé travaillant au centre d’appels n’aurait eu aucune raison de soupçonner que le NIPC contenait des renseignements que la mère biologique n’avait pas le droit de connaître. Au dire de l’ARC, le NIPC qui a été lié au compte de la mère biologique aurait dû être créé uniquement en fonction des renseignements contenus dans la demande que celle-ci a présentée pour la PFCE.
  1. Compte tenu de ce qui précède, le Commissariat conclut que, selon la prépondérance des probabilités, il est probable que l’ARC ait communiqué le nom adoptif complet de l’enfant à la mère biologique et, par conséquent, qu’elle ait enfreint l’article 8 de la Loi. En fait, l’ARC n’a fourni aucune preuve du contraire et a admis que les procédures n’avaient pas été suivies. La plainte est donc fondée.
  2. Au cours de l’enquête, l’ARC a confirmé qu’elle avait manuellement supprimé et dissocié le premier compte associé au NIPC du compte de la mère biologiqueFootnote 15, puis qu’elle en avait créé un nouveau, à titre de [traduction] « mesure de sécurité supplémentaire ». Le nouveau compte associé au NIPC, lié au compte de la mère biologique, ne contient que les renseignements qu’elle a fournis dans sa propre demande et, par conséquent, les renseignements figurant dans le premier compte associé au NIPC ne seront plus visibles à partir de son compte. L’ARC a également indiqué qu’elle a ajouté un ILG au compte initial ainsi qu’au nouveau compte.
  3. Bien que la communication des renseignements ait déjà eu lieu et que celle-ci ait entraîné des incidences négatives sur la famille adoptive, un fait qui est irréversible, le Commissariat est convaincu que l’ARC a pris des mesures adéquates pour atténuer les risques liés à la présente affaire. Toutefois, le Commissariat estime que les procédures du manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC visant à protéger les renseignements personnels des enfants adoptés demeurent insuffisantes pour gérer les cas semblables susceptibles de survenir. L’ARC devrait donc mettre en place des mesures correctives pour éviter que des incidents semblables se reproduisent et causent du tort à d’autres familles.

Recommandations

  1. Étant donné que le Commissariat a conclu 1) que l’ARC n’a pas respecté les obligations qui lui incombent d’empêcher la communication non autorisée des renseignements personnels de l’enfant et de la plaignante et 2) qu’il existe des lacunes dans les procédures en vigueur qui posent un risque pour les renseignements personnels des enfants adoptés, il a présenté un rapport de conclusions préliminaire à l’ARC le 17 janvier 2025 dans lequel il a recommandé que, dans l’année suivant la transmission du présent rapport, l’ARC fasse ce qui suit :
    1. Examiner et réviser les procédures du manuel relatif au traitement des prestations de l’ARC ainsi que toute autre politique ou procédure connexe liée au traitement des renseignements personnels des enfants.
    2. Veiller à ce que les employés qui traitent les demandes liées aux enfants, comme les demandes pour l’allocation canadienne pour enfants, reçoivent une formation approfondie sur les procédures mises à jour et sur l’importance de protéger les renseignements personnels des enfants.
  2. De plus, le Commissariat a recommandé que, au cours de l’année qui suit la mise en œuvre des recommandations formulées ci-dessus, l’ARC prenne des mesures pour surveiller la conformité aux nouvelles procédures et ainsi veiller à ce que celles-ci soient mises en œuvre de façon cohérente et que les employés les respectent.
  3. L’ARC n’a pas fourni de réponse au rapport préliminaire dans les délais prescrits et n’a pas indiqué au Commissariat si elle avait accepté de mettre en œuvre les recommandations formulées ci-dessus. Par conséquent, le Commissariat conclut que la plainte est fondée et non résolue.
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