Consulter vos renseignements personnels

Au Canada, deux lois fédérales sur la protection de la vie privée – la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui s’applique aux institutions fédérales, et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui s’applique à de nombreuses organisations du secteur privé – confèrent aux personnes le droit d’ accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par une organisation.

La présente page renferme de l’information visant à aider les individus à avoir accès aux renseignements personnels les concernant qui sont détenus par des entreprises ou par le gouvernement fédéral.

Comment avoir accès aux renseignements personnels vous concernant qui sont détenus par les entreprises

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), une loi fédérale en matière de protection de la vie privée qui s’applique au secteur privé au Canada, confère aux personnes un droit général d’accès aux renseignements personnels les concernant que détient une entreprise assujettie à cette loi. 

Remarque : Trois provinces, soit l’Alberta, la Colombie-Britannique et le Québec, ont adopté des lois sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé qui pourraient s’appliquer au lieu de la LPRPDE. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la fiche d’information intitulée Aperçu des lois sur la protection des renseignements personnels au Canada.

Comment puis-je présenter une demande d’accès à mes renseignements personnels?

Pour avoir accès à vos renseignements personnels, vous devez présenter une demande par écrit à l’organisation visée.

Conseils :

  • Dans la mesure du possible, présentez votre demande à la personne responsable de la conformité en matière de protection de la vie privée au sein de l’organisation – dans bien des cas, il s’agit de l’agent de protection de la vie privée. La politique de confidentialité de l’organisation devrait mentionner le nom de cette personne.
  • Donnez suffisamment d’information et autant de précisions que possible pour permettre à l’organisation de répondre rapidement à votre demande.

Quels types de renseignements personnels puis-je demander de consulter?

Selon la LPRPDE, un renseignement personnel s’entend de « tout renseignement concernant un individu identifiable ».

Il s’agit d’une définition assez large qui peut comprendre toute une variété de renseignements, par exemple l’historique de vos transactions financières, vos antécédents de crédit, l’opinion d’autres personnes à votre sujet, des photos de vous, vos empreintes digitales ou votre empreinte vocale, votre groupe sanguin ou des enregistrements vidéo ou audio où l’on vous voit ou vous entend.

Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?

En vertu de la loi, une organisation doit répondre à votre demande gratuitement ou moyennant des frais minimes. Ainsi, en règle générale, vous devriez avoir accès à vos renseignements personnels à peu de frais ou gratuitement.

Une organisation peut vous facturer des frais minimes pour répondre à votre demande seulement si elle vous a fait part d’entrée de jeu des coûts estimatifs et que vous avez accepté de poursuivre votre démarche en toute connaissance de cause.

Si une organisation tente d’exiger un montant qui vous semble déraisonnable, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?

Vous devriez généralement recevoir une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels. Les organisations sont tenues de vous donner accès à vos renseignements personnels, mais la loi ne les oblige pas à vous en fournir une copie. Dans certains cas, une organisation peut vous inviter à vous rendre sur place pour consulter le matériel.

Conseil :

Si vous avez une incapacité faisant en sorte que vous avez besoin d’information sur un support autre qu’en format papier ou vous empêchant de vous rendre sur place pour consulter le matériel, vous devriez en informer l’organisation au moment de votre demande d’accès.

Combien de temps le processus devrait-il prendre?

En vertu de la loi, l’organisation doit vous donner accès à vos renseignements personnels dans les 30 jours civils suivant la réception de votre demande. Si elle n’a pas l’information en mains, elle doit vous en informer avant l’expiration de ce délai.

Dans certaines situations très particulières, l’organisation pourra demander une prorogation du délai pouvant aller jusqu’à 30 jours. En pareil cas, elle doit vous en informer dans les 30 jours suivant la réception de votre demande en exposant les motifs de la prorogation.

Vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada concernant le retard dans la communication de vos renseignements personnels.

Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?

Vous pouvez demander à l’organisation de remédier à une erreur factuelle ou une omission. En règle générale, vous devrez fournir des preuves à l’appui de votre demande. En vertu de la loi, une organisation doit apporter les modifications nécessaires si vous démontrez que l’information est incomplète ou inexacte.

Si vous ne pouvez vous entendre avec l’organisation pour qu’elle modifie l’information, vous avez le droit de demander qu’elle prenne note de votre préoccupation.

Si l’organisation a déjà communiqué des renseignements inexacts à un tiers, elle est tenue, le cas échéant, de lui faire parvenir l’information modifiée (ou la teneur de la contestation non réglée) afin que celui-ci puisse aussi corriger ses dossiers.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?    

En règle générale, vous pouvez uniquement demander de consulter les renseignements personnels vous concernant. Les organisations peuvent retenir l’information qui se rapporte à un tiers, par exemple un membre de la famille, ou la retrancher d’autres renseignements personnels vous concernant.

Toutefois, si le membre de la famille consent par écrit à la communication de l’information ou que vous avez besoin de cette information parce que la vie, la santé ou la sécurité d’une personne est en péril, vous pourriez y avoir accès.

Une entreprise peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès à mes renseignements personnels?

Oui. La loi prévoit certaines exceptions au droit général d’accès à vos renseignements personnels.

Par exemple, dans certaines situations, une organisation peut choisir de retenir une partie ou la totalité de l’information. Dans d’autres situations, la loi interdit aux organisations de communiquer l’information.

Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez consulter la fiche d’information intitulée Accès aux renseignements personnels au titre de la LPRPDE – Ce que les entreprises doivent savoir.

Que puis-je faire si une organisation refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Si vous estimez qu’une organisation retient plus d’information qu’elle le devrait, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Toutefois, avant de le faire, vous devriez tenter de régler la question directement avec l’organisation. Le problème découle parfois d’un simple oubli ou d’un malentendu auquel on peut facilement remédier.

Comment avoir accès aux renseignements personnels vous concernant qui sont détenus par le gouvernement fédéral

La Loi sur la protection des renseignements personnels confère aux personnes un droit général d’accès à l’information détenue par le gouvernement fédéral à leur sujet. 

Comment puis-je présenter une demande d’accès à mes renseignements personnels?

Vous pouvez remplir le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels, que vous devrez faire parvenir à l’institution fédérale qui détient vos renseignements personnels.

Certaines institutions acceptent ce formulaire en ligne. On trouvera sur le site Web du gouvernement du Canada des renseignements sur la façon de présenter une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels en ligne ainsi que la liste des ministères et organismes participants.

  • Vous pouvez également faire parvenir le formulaire de demande d’accès à des renseignements personnels directement à l’institution qui détient vos renseignements personnels. Il faudrait alors l’adresser au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de cette institution. Vous trouverez en ligne les coordonnées de tous les coordonnateurs de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels.

Conseils :

  • Pour déterminer quel ministère ou organisme fédéral détient des renseignements personnels vous concernant, consultez Info Source, le répertoire public des ministères et organismes du gouvernement fédéral.
  • Dans votre demande, identifiez-vous clairement afin que le gouvernement puisse être certain que c’est bien vous qui demandez vos renseignements personnels et non une autre personne.
  • Précisez les renseignements personnels auxquels vous souhaitez avoir accès. Plus votre demande sera précise, plus vite on pourra vous répondre. De même, c’est à vous qu’il incombe d’être suffisamment précis pour permettre au ministère ou à l’organisme gouvernemental de trouver l’information.

Remarque : Les demandes d’accès à des renseignements détenus par le gouvernement fédéral qui ne sont pas des renseignements personnels devraient être déposées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Pour obtenir de plus amples renseignements à ce sujet, veuillez consulter le site Web du Commissariat à l’information du Canada ou le formulaire de demande d’accès à l’information sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

Qui peut présenter une demande d’accès à des renseignements personnels?

Un citoyen canadien, un résident permanent ou toute autre personne au Canada peut présenter une demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les personnes de l’extérieur du pays qui ne sont pas des citoyens canadiens ou des résidents permanents peuvent demander à un citoyen canadien ou à un résident permanent de les représenter et de présenter une demande en leur nom. Leur consentement écrit sera alors nécessaire.

Quels types de renseignements personnels puis-je demander de consulter?

Selon la Loi sur la protection des renseignements personnels, un renseignement personnel s’entend de tout renseignement, quels que soient sa forme et son support, « concernant un individu identifiable ». Il est important de fournir suffisamment de détails pour que l’information soit relativement facile à récupérer.

Dois-je payer pour avoir accès à mes renseignements personnels?

Il n’y a aucuns frais pour demander de l’information en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Puis-je obtenir une copie papier de mes renseignements personnels?

Vous devriez généralement recevoir une copie papier des documents contenant vos renseignements personnels. Les organisations sont tenues de vous donner accès à vos renseignements personnels, mais la loi ne les oblige pas à vous en fournir une copie. Dans certains cas, une organisation peut vous inviter à vous rendre sur place pour consulter le matériel.

Conseil :

Si vous avez une incapacité faisant en sorte que vous avez besoin d’information sur un support autre qu’en format papier ou vous empêchant de vous rendre sur place pour consulter le matériel, vous devriez en informer l’organisation au moment de votre demande d’accès.

Combien de temps le processus devrait-il prendre?

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, l’institution fédérale doit répondre rapidement à une demande d’accès. Dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite, elle doit répondre par écrit pour indiquer si elle donnera accès à l’information demandée et, le cas échéant, produire cette information.

Dans certaines situations très particulières, l’institution pourra proroger ce délai, par exemple pour une période pouvant aller jusqu’à 30 jours, si le respect du délai initial peut nuire de façon déraisonnable aux activités de l’institution, ou si les consultations nécessaires pour donner suite à la demande rendent pratiquement impossible l’observation du délai initial.

Le délai peut également être prorogé pour une durée « raisonnable » si les renseignements personnels doivent être traduits ou convertis pour être transférés sur un support de substitution.

Que puis-je faire si je constate une erreur dans mes renseignements personnels?

Après avoir reçu et vérifié les renseignements, vous devriez avoir l’assurance qu’ils sont exacts et complets. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez demander au ministère ou à l’organisme d’effectuer les corrections, ajouts ou suppressions qui s’imposent. Lorsqu’un organisme ou un ministère n’effectue pas une correction, vous pouvez demander que vos renseignements personnels soient annotés à cet effet. En règle générale, les opinions formulées par d’autres personnes à votre sujet ne sont pas modifiées; on peut toutefois y ajouter une note pour faire part de votre point de vue.

Pour présenter une demande de correction, vous devez remplir le formulaire de demande de correction de dossier et l’envoyer au coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution visée.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne?      

Pour consulter les renseignements personnels d’une autre personne, vous devez présenter une autorisation écrite de cette personne vous permettant de recevoir ses renseignements personnels. Le consentement doit être signé et daté par la personne donnant l’autorisation.

Puis-je avoir accès aux renseignements personnels d’une personne décédée?

Les renseignements personnels peuvent être communiqués si la personne est décédée depuis 20 ans ou plus. (Il faut produire une preuve de décès raisonnable.)

Si le décès remonte à moins de 20 ans, seul l’exécuteur testamentaire, le liquidateur de la succession, ou l’administrateur de la succession peut demander les renseignements personnels de la personne, mais uniquement les renseignements qui lui permettront de s’acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de la loi.

Une institution fédérale peut-elle refuser de répondre à ma demande d’accès à mes renseignements personnels?

Il y a des exceptions limitées et précises au droit général d’accès prévu par la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, le dirigeant d’une institution peut refuser l’accès à des renseignements personnels qui ont été obtenus en toute confidentialité d’un autre gouvernement ou qui se rapportent à une enquête policière.

Que puis-je faire si l’institution refuse de me donner accès à une partie ou à la totalité de mes renseignements personnels?

Si vous éprouvez un problème en ce qui concerne votre demande, ou si vous estimez que le gouvernement fédéral recueille, utilise ou communique vos renseignements personnels à mauvais escient, vous souhaiterez peut-être discuter de vos préoccupations avec le coordonnateur de l’Accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de l’institution visée.

Vous pouvez également communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada pour savoir comment Déposer une plainte en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

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